1

Een nieuwe benadering van de digitale Inschrijfketen-De volgende generatie Inschrijfsystemen-

Rob van der Salm

Chronotech BV

www.caci.co.uk

1• Trends en Ontwikkelingen

2• Eisen aan de digitale inschrijfketen van morgen

3• Mogelijkheden van zaakgericht werken

4• De digitale Inschrijfketen van morgen

2

www.caci.co.ukWelk inschrijfsysteem kiezen?

1

• Welk SIS ondersteunt een flexibel inschrijf proces?

2• Kostenvermindering mogelijk?

3• ERP of toch lokaal SIS?

4• En wat gaat Studielink doen?

www.caci.co.ukHoe belangrijk is de Cloud voor uw instelling?

1• Uw SIS in de Cloud?

2• Waar zijn de studentgegevens dan?

3• Infrastructure as a Service?

4• Platform as a Service?

5• Application/Software as a Service?

6• Business Process as a Service?

3

www.caci.co.ukDe student van morgen spreekt een andere taal, heeft andere gewoonten, ondergaat

een ander intakeproces, communiceert verschillend

1• Studentenadministratie vs. International Office?

2• IND?

3• Modern Migratiebeleid?

4• Huisvesting?

5• NUFFIC?

6• Toelaatbaarheid?

www.caci.co.ukConcurrentie om de (internationale) student verhardt zich

1• War for Talent

2• University of Liverpool

3

• Snelle response op maat nodig naar de student

4• Duidelijke communicatie is essentieel

4

www.caci.co.uk

The Millenials are coming!

1 • Geboren rond 1990

2 • Sterk Onafhankelijk

3 • Persoonlijke Aandacht vereist

4• Efficiënte afhandeling vereist

5 • Samenwerking

6 • Goed kunnen omgaan met discontinue informatie

7• Innovatief vermogen: digitale communicatie

8• Communicatieve Vaardigheden

www.caci.co.uk

Iedere student zijn eigen persoonlijke benadering?

1• Mass Market?

2• Gedifferentieerd over groepen student?

3• Customization per instelling?

4• Relatie opbouwen met iedere student?

5• Personalization?

6• Of een verschillende aanpak per Instelling/per opleiding,

per type student?

We are ready to

welcome you at the

best Dutch

University!

Call me: +311234567890

5

www.caci.co.ukOf toch maar Mass Customization in het Inschrijfproces?

www.caci.co.uk

De principes van Mass Customization

6

www.caci.co.uk

Agile Inschrijf Proces inrichting vereist

1 • Business Agility

2 • Herken Kansen

3 • Veranderende omgeving

4 • Pas proces flexibel aan

5 • Zonder programmering

www.caci.co.uk

Wat vraagt dit alles van de volgende generatie inschrijfsystemen?

EISEN AAN HET NIEUWE INSCHRIJFSYSTEEM

1. Mass Customization

• Proces inrichten per instelling/type student/opleiding

• Student individueel en persoonlijk bedienen

2. Te gebruiken door studentadministratie EN door international office

3. Behoud statusoverzicht

• Van de totale dienst

• Per deelproces in de keten

• Tijdigheid

• Verantwoording van de afhandeling communicatie met de

student via internet

4. Alle studentgegevens in 1 studentdossier

5. Studentdatabase is hart van Instellingsgegevens

6. Studentdossier pas na toelaatbaarheidscheck in SIS

7. Registratie, audit en kwaliteitsbewaking van communicatie met

student

8. Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a.

landelijke voorzieningen), burgers en bedrijven.

9. Scheiding van dossier en statusinformatie

10. Optimale klantvriendelijkheid

11. Ondersteunen Cloud Computing

7

www.caci.co.ukGemeentelijk model architectuur zaakgericht werken

Overheid en burger stellen hogere eisen:Tijdigheid en de verantwoording van de afhandeling Statusinformatie via internet.

Uitwisseling van gegevens met andere overheidsorganisaties (o.a. landelijke voorzieningen),

burgers en bedrijven.

Kanaalpatronen(Telematica Instituut / TU Delft http://www.telin.nl/Project/Kanalen/Kanaalpatronen.htm)

Probleem: Hoe kunnen medewerkers toegang krijgen tot alle informatie bij een lopende klantzaak?

Oplossing: Gebruik een centraal zakenmagazijn, toegankelijk voor alle medewerkers die aan die

zaak werken.

Context:

Meerdere processen, afdelingen en/of systemen betrokken bij één lopende klantzaak

Overlap in de benodigde gegevens.

Vaak moeilijk een statusoverzicht te verkrijgen van de totale dienst.

Verder zijn backoffice-systemen niet altijd 24x7 in de lucht

Een zakenmagazijn, waarin deze status- en voortgangsgegevens worden bijgehouden, biedt hiervoor een oplossing

Dit patroon komen we veel tegen bij organisaties die te maken hebben met een heterogene en verzuilde backoffice-

inrichting.

www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO

NL Studenten

Internationa-

le Studenten

Instellingen

BronHO

Digi-D

Nuffic

IND

SIS

Intern. Office

Ladok etc.

Etc.

Inschrijven

Volg

CRM

Financials

Logistiek

HRM

Roosteren

Etc.

8

www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO

NL Studenten

Internationa-

le Studenten

Instellingen

BronHO

Digi-D

Nuffic

IND

SIS

Intern. Office

Ladok etc.

Etc.

Inschrijven

Volg

CRM

Financials

Logistiek

HRM

Roosteren

Etc.

Zakenmagazijn bewaakt alle status en

voortgangsgegevens

Gegevensmagazijn bevat compleet student

inschrijfdossier

(Geen papieren dossiers meer die maar door één

medewerker tegelijk gebruikt kunnen worden,

maar altijd en overal snelle toegang voor iedereen

tot alle relevante zaakgegevens)

Procesinrichting per zaaktype

(per instelling, per opleiding per type student)

Een ZAAK is een samenhangende hoeveelheid

werk met een welgedefinieerde aanleiding en een

welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit en

doorlooptijd bewaakt moet worden

Samen werken aan een zaak/Uitwisseling van gegevens met

andere overheidsorganisaties (o.a. Digi-D, Nuffic, IND, ???),

studenten, instellingen etc)

Front Office ondersteunt verschillende manieren van

communiceren met de student

Communicatie op maat voor de individuele student

(mass customization). Student wordt individueel en

op maat bediend

Student dossier kan op ieder moment aan Backoffice

geleverd worden.

www.caci.co.ukModelarchitectuur zaakgericht werken voor HO

NL Studenten

Internationa-

le Studenten

Instellingen

BronHO

Digi-D

Nuffic

IND

SIS

Intern. Office

Ladok etc.

Etc.

Inschrijven

Volg

CRM

Financials

Logistiek

HRM

Roosteren

Etc.

BronHO

Digi-D

Nuffic

IND

SIS

Intern. Office

Ladok etc.

Etc.

9

www.caci.co.ukWaarom Zaakgericht Werken?

1

• Klantlogica volgen i.p.v. organisatielogica

• Per type student, instelling, opleiding etc. eigen procesinrichting

2

• Het verzoek staat centraal, in de taal van de klant

• Proces en formulieren worden op maat aan student aangeboden

3

• Student / keten beter informeren

• Specifieke, individuele communicatie met student vanuit zaaksysteem mogelijk

4

• Voortgang (status), samenhang, pro-actief informeren

• Complete zaak bewaken op basis van statussen

5

• Dienstverlening bundelen

• Zaak heeft deelzaken: identificatie, MVV, huisvesting, vooropleiding, betaling, etc. die individueel EN gezamenlijk bewaakt worden

6

• Zonder programmering processen inrichten

• Perfect voor mass customization en afrekenen per service in de Cloud

www.caci.co.uk

Individuele procesinrichting en individuele Front Office Inrichting

Mass Customization van het Inschrijfproces

ID

1

ID

2

ID

3

ID

4

VOPL

1

VOPL

2

VOPL

3

VOPL

4

ID

5

ID

6

ID

7

ID

8

VTI

1

VTI

2

VTI

3

VTI

4

Inst

1

Inst

2

Inst

3

Inst

4

Portfolio van Studenten Portfolio van Formulieren en

Processtappen

Behoefte per

instelling per

opleiding per student ZaaksysteemStudent Specifiek

Inschrijfproces

ID

1VOPL

2

VOPL

3

VTI

2

Inst

3

10

www.caci.co.ukFlexibele Front Office op maat per instelling, opleiding, studenttype

Voorbeeld Zaakgerichte FrontOffice uit Rode Loper

www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice

Zaakmagazijn

Gegevensmagazijn

Start van

een zaak

Status 1

Bewaak

Kwaliteit

en

doorloop-

tijd

Status 4

Stap 1

Stap 2

Stap 3 Stap 4

Stap 5a

Stap 6

Stap 5b

Stap 7

Stap 8

Stap 9 Stap 10

Stap 11

Stap 12 Stap 13

Stap 14

Stap 15

Stap 16

Bewaak

Kwaliteit

en

doorloop-

tijd

Bewaak

Kwaliteit

en

doorloop-

tijd

Status 2 Status 3

1• Alle SIS functionaliteit tot en met Toelating

2• Doorgeven studentdossier aan SIS op ieder gewenst moment

3• Alle betrokken partijen inzicht in hetzelfde studentdossier

4• Bewaking van het totale inschrijfproces vanaf 1 plek

5• Optioneel Bekostiging

6• Optioneel inschrijving

7• Mass Customization in aansturing communicatie met de student

8• Studentdossier bevat alle documenten inclusief kopieën diploma, paspoort etc.

11

www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice – Hoofdzaak: Rode Loper

www.caci.co.ukZaakgerichte MidOffice – Subzaak: Rode Loper

12

www.caci.co.ukZaakgerichte BackOffice

Gegevensmagazijn

Gevoed met dossiers uit

Studielink

•Verdere begeleiding intake student

•Huisvesting

•Communicatie

•Correspondentie

•Betaling

•Bekostiging

•Etc.

•Management info over student

populatie

•Opvraag en inzage functionaliteit

ZaaksysteemBI tbv management

informatie

•Synchronisatie met andere

backoffice systemen

•Inrichting communicatie met

Studielink

•(Bulk)Communicatie met studenten

•Optioneel•Debiteurenadministratie

•Onderhouden studentgegevens

•Bekostiging

•Inschrijven

Locale Inschrijf

Processen

De Nieuwe BackOffice van het Inschrijfsysteem

•Bestaande SIS database?

•CRM database?

•Open Source Oplossing?

www.caci.co.ukWat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem?

• Huidig Inschrijfsysteem• Inrichten tabellen

• Onderhouden persoonsgegevens

• Onderhouden VTI

• Groepsmutaties en Mailmerge

• Debiteurenadministratie

• Wijzigen opleidingsfase

• Integratie met andere BackOffice systemen

• Beeindigen

• Herinschrijven

• Loting

• Studieadvies

• CRI signalen en mutaties

• Jaarwerk

• Bekostiging

• Opvraag/Inzage

• Management Informatie

• Rapportages

13

www.caci.co.ukWat blijft er over van het traditionele inschrijfsysteem?

• Toekomst MidOffice (SL)

• Inrichten

• Onderhouden persoonsgegevens

• Onderhouden VTI

• Groepsmutaties

• Beëindigen

• Herinschrijven

• Loting

• CRI signalen en mutaties

• Bekostiging (optioneel)

• Opvraag/Inzage

• Procesinrichting

• Ketenintegratie

• Wettelijke wijzigingen

• Toekomst BackOffice

Inschrijven

•Communicatie met Studielink

•Groepsmutaties/Mailmerge

•Backoffice Integratie

•Optionele process

•Bekostiging

•Jaarwerk

Business Intelligence

• Opvragen/Inzage

• Rapportage

• Management Info

Zaaksysteem

• Procesinrichting

• Voortgangsbewaking

• Kwaliteitsbewaking

Conclusies

1• Doel Zaakgericht werken optimale communicatie met de individuele

student, tussen verschillende afdelingen en in de keten

2• Student dossiers in plaats van complexe berichtuitwisseling

3• Kostenefficiency

4• Cloud computing / betaal voor de diensten die je afneemt

5• Procesinrichting per instelling, per opleiding per type student

6• Nieuwe generatie inschrijffunctionaliteit ontstaat

7• Welke Instellingen zijn bereid om hiermee te gaan starten?

8• Een nieuwe benadering van de digitale inschrijfketen ontstaat