28-6-2011

1

AHK heeft een nieuw SIS geïmplementeerd!Benieuwd naar onze ervaringen?

Amrita van Veldhoven (AHK)

Gerrit Lauwers (Educus)

1. AHK organisatie;

2. Overwegingen nieuw SIS;

3. Projectplan;

4. ”Look & feel”…

5. Planning & fasering;

6. Techniek;

7. Terugkijken;

8. 2011 en verder…...

9. Vragen?

Inhoud

28-6-2011

2

Schets van de organisatie (1)

Schets van de organisatie (2)

28-6-2011

3

Het pakket (B&E) zit aan het einde van zijn levensduur,knelpunten:

1. gebruiksonvriendelijkheid;2. ouderwetse interface (dos-achtig);3. rapportages voor het onderwijs;4. managementinformatie;5. kleinere aanpassingen kosten veel tijd;6. onmogelijkheid van grotere aanpassingen/wensen.

Overwegingen nieuw SIS (1)

probleemstelling oude pakket

A. Gebruiksvriendelijk!

• Flexibele module studievolg, variatie aan curricula

B. Robuuste module inschrijvingen:

• Studielink;• koppeling financieel pakket.

C. Eenvoudig te genereren informatie:• te gebruiken in onderwijsproces;• generieke managementinformatie.

D. Koppeling naar andere toepassingen/pakketten:

agenda systeem, roostering, docenten (uren) administratie.

Overwegingen nieuw SIS (2)

Wat willen we eigenlijk?

28-6-2011

4

Presentatie leverancier

Vier mensen gingen blij naar huis!

• gebruiksvriendelijkheid• SAAS architectuur• invloed op het ontwikkel proces• snelle software productie• rapportage database• standaardiseren rapportages; diploma’s, cijferlijsten• eenvoudiger inschrijfproces• standaard koppelingen (en financieel)• deadlines worden gehaald (bewezen in MBO)

Projectplan (1)

Dilemma’s om op te lossen

1. Hoog tempo van de ontwikkelaar en leverancier (eind 2010 gereed), kunnen we daarin mee?

2. Knelpunt in planning: jaarritme van faculteiten & studentenzaken is verschillend

3. Negatieve ervaring van vorige implementatie leeft nog bij een aantal faculteiten

4. Project moet geen CENTRAAL project worden

5. Enthousiast & onervaren team functioneel en technisch applicatiebeheer

28-6-2011

5

Projectplan (2)

Compacte planning (oktober-april)

Besluit om project op te delen:

• eerst conversie huidige functionaliteiten in nieuwe systeem

• tweede verbetering van processen en uitbreiden functionaliteiten.

Faculteiten meekrijgen & geen CENTRAAL project

• alle faculteiten betrokken bij pve opstellen

• intern experts betrekken, per faculteiten één kerngebruiker administratie en één kerngebruiker curriculum

• gelaagde projectorganisatie inrichten

Functioneel/applicatiebeheer ondersteunen vanuit leverancier

Start & resultaat project

• Complexe omgeving

• Samenwerking

• Generieke implementatie producten

28-6-2011

6

Implementatieplan

Projectleider

BV IV

projectgroep

Medewerkersprocessen

SystemenInformatie

Stuurgroep

opleidingsplan

Conversiescript

Procesmodellen

Inrichtings-document

CommunicatiePlan

RapportagesKoppelvlakbeschrijving

Beheerplan

Op

eration

eel

TactischStrategisch

Implementatieplan

Productbeschrijvingen

Korte impressie Alluris / wat hebben we….

28-6-2011

7

Project organisatie

Inrichtingsvoorstel Kerngebruikers

nov dec jan feb mrt aprokt

Ontwikkeling

Ketentest

Transitie Live

Planning en fasering (1)

28-6-2011

8

Planning en fasering (2)

Werven ToelatenLeerroute bepalen

Groeperen Onderwijsactiviteiten

Begeleiding

Resultaatbeheer

Plannen en Organiseren

diplomerenUit-

schrijven

Begeleidingsdossier

Admin. intake

DiplomaResultatenlijst(ind. + groep)

Inschrijvingsdossier

Inschrijven

Factureren

Curriculum beheer

Management informatie

Brieven

Extra voor april

Mogelijk na april

B&E in Alluris

Rooster - Agenda

Begeleidingstrajecten

Toelaten

Integratie in bedrijfsvoering

Werven Toelaten

Leerroute bepalen

Groeperen

Onderwijsactiviteiten

Begeleiding

Resultaatbeheer

Plannen en Organiseren

diplomerenUit-

schrijven

Administr. intake

DiplomaResultatenlijst(ind. + groep)

Inschrijvingsdossier

Inschrijven

Factureren

Curriculum beheer

Brieven

26/27 januari2/3 februari

19/20 januari

9/10/16/17 februari

28-6-2011

9

nov dec jan feb mrt apr

Inrichtings- en conversievoorstel

Directie

rondje

Kick-

off

Testen admin +

curriculum

Ketentest Acceptatietest

Train-de

Gebruiker

Restinrichting

Conversie Alluris

In gebruik

okt

Werkinstructie

IV

Koppelingen

Rapportages

Intranetsite

Student website

Financieel

Testen BI

Testen Conversie

ICT

Beheer/PM

Faculteiten

Planning en fasering (3)

Techniek (1)

28-6-2011

10

Techniek (2)

Werven ToelatenLeerroute bepalen

Groeperen Onderwijsactiviteiten

Begeleiding

Resultaatbeheer

Plannen en Organiseren

diplomerenUit-

schrijven

Administr. intake

Inschrijven

Factureren

Curriculum beheer

IDM

Exact

Terugkijken (1)Wat is er geïmplementeerd?

28-6-2011

11

1. 6 verschillende bedrijven (faculteiten)• 6x administratieve organisatie (procedures);• 6x functiehuis (aansturing);• 6x verandervermogen/ bezettingsgraad• 6x verschillende relatie met het Service Bureau

2. Nog onvoldoende kennis & ervaring + systeem voor operationele fase;

3. Meegezogen management in operationele uitvoering;

4. Onvoldoende geplande inzet van mensen vanaf het begin, kost uiteindelijk veel meer inzet en stress;

5. Meer doorlooptijd nodig om te laten ‘inzinken’.

Terugkijken (2)Geleerde lessen

• verantwoordelijkheid implementatie ligt bij faculteitsmanagement

• Het Service Bureau neemt een eenduidige positie in

• We houden Alluris op de ‘projecttafel’

• Inrichting staande organisatie

• Inrichting tijdelijke ondersteunende organisatie

2011 en verder…….

Zijn we klaar?

De implementatie is redelijk binnen de planning gelukt, daar zijn we trots op!

Zijn we tevreden?

Er is een hele mooie basis om op verder te bouwen……, met nog een paar modules en organisatieonderdelen te gaan

Huh? Verder bouwen en je bent toch klaar?

Het is nooit af……

we gaan graag door in de samenwerking