8-7-2011

1

Van praktijk naar systeem(en niet andersom)

• Jan Lindhout, Hogeschool van Amsterdam

• Bas Rijnbende, ParView

Inhoud bijeenkomst

Introductie, door Jan Lindhout (HvA)

Headlines van ParSys, door Bas Rijnbende (ParView)

De invoering bij HvA domein Onderwijs en Opvoeding, door Jan Lindhout

Vragen en discussie

8-7-2011

2

Introductie

Domein Onderwijs en Opvoeding

Drie opleidingen, drie stageprocessen

Nieuw stage-informatiesysteem voor de drie afzonderlijke processen

Uitdaging: hoe te komen tot één hoofdproces

Domein Onderwijs en Opvoeding

8-7-2011

3

Domein Onderwijs en Opvoeding

Ruim 5000 studenten

tweedegraads lerarenopleidingen (vo en mbo)

opleiding Pedagogiek

pabo

(masteropleidingen voor 1e graads en pedagogiek)

Domein Onderwijs en Opvoeding

Aanleidingen:

verouderde registratiesystemen

behoefte aan meer dan alleen registreren: actieve rol voor aanbieders en studenten

van drie stagebureaus naar één

eerdere poging mislukt

8-7-2011

4

Domein Onderwijs en Opvoeding

Complexiteit:

Veelheid aan opleidingen (pabo, pedagogiek, 14 vakken 2e graads; voltijd/deeltijd)

Verschillen in systematiek (plaatsen, solliciteren, zelf aanmelden)

Verschillen in werkvelden(basisscholen, scholen vo, mbo, jeugdzorginstellingen)

Wel/geen vaste afspraken met aanbieders(opleidingsscholen bij pabo en 2e graads)

ParSys

Voor het regisseren van de stages

• Ontwikkeld door ParView vanaf de werkvloer

• Verschillende modules

• web-based

• Voor verschillende rollen

• Interfaces

• Op maat

• Gebruiksvriendelijk

8-7-2011

5

Inloggen in ParSys

8-7-2011

6

Ingelogd als aanbieder van stages

Ingelogd als student

8-7-2011

7

Ingelogd als stagebureau

Werkstructuur

Opdrachtgever: manager bedrijfsvoering Domein Onderwijs en Opvoeding

Uitvoering:

• twee medewerkers ParView

• projectgroep van drie niveaus: medewerkers stagebureaus / hoofd bedrijfsbureau/ twee docenten

• projectleider: hoofd bedrijfsbureau

Klankbordgroep gebruikers

8-7-2011

8

Het proces

1. Open ruimte: in kaart brengen huidige werkprocessen (sept-okt 2010)

2. Confrontatie: overeenkomsten en verschillen (nov 2010)

3. Vertaalslag naar een ‘eenduidig algemeen proces’ in ParSys (nov 2010)

4. Invullen van ParSys (dec 2010 - jan 2011)

5. Testen: zijn wensen opgenomen, werkt alles (febr – maart 2011)

6. Communicatie met studenten en aanbieders (febr – april 2011)

Het proces stap 1: Open ruimte

Door middel van tekeningen de huidige processen in kaart brengen. Effecten:

er wordt naar ons geluisterd: we kregen alle ruimte

begrijpelijk voor iedereen, betrokkenheid groeit

verschillen tussen de opleidingen werden duidelijk

samenwerkingsgevoel tussen de opleidingen

communicatie tussen stagebureaus en docenten als vertegenwoordigers van onderwijsinhoud

8-7-2011

9

Het proces stap 2: Confrontatie

Resultaat van inventarisatie huidige processen:

Verschillen en overeenkomsten werden helder

Het werd duidelijk waar aan gewerkt moest gaan worden

Het maken van taxatie of de verschillen tussen de opleidingen overbrugbaar waren

Sturende begeleiding van ParView om tot overeenstemming te komen door ‘boven de processen te staan’

Het proces stap 3: Vertaalslag

Afbakenen ‘eenduidig algemeen proces’ en ‘vrije ruimte’

Rollen verhelderen en eenduidig maken:• stagebureau

• aanbieders

• studenten

• anderen: stagebegeleider, mentor, stagecoördinator, stagedocent

Ondersteuning van de hoofdprocessen:• plaatsen van studenten door stagebureau

• aanbieden van stageplaatsen door aanbieders

• solliciteren doorstudenten

• aanmelden van stageplaatsen door student zelf

• berichten van betrokkenen via e-mail

8-7-2011

10

Het proces stap 4: Invullen

Huiswerk voor leden projectgroep:• kenmerken van stageplaatsen

• kenmerken van stagesoorten

• kenmerken van aanbieders

• kenmerken van studenten

Opleidingen bepalen welke kenmerken

Schermconfiguraties: wat zien gebruikers

Veel ruimte voor eigen terminologie

Resultaat: document van ruim 80 pagina’s met specificaties voor de programmeurs

Het proces stap 5: Testen

Testen van de applicatie: zijn de wensen opgenomen en werkt alles

resultaten van de geformuleerde specificaties werden getest door zoveel mogelijk deelnemers

door gerichte opdrachten werden alle stappen en specificaties onderzocht

testen vond plaats in een aantal ronden

8-7-2011

11

Het proces stap 6: Communicatie

Communicatie met studenten, aanbieders en medewerkers:

veel energie besteed aan voorlichting om systeem te laten accepteren bij studenten aanbieders

informeren over gebruik en keuzemogelijkheden

meerdere kanalen:

• aanbieders bezoeken

• bijeenkomsten voor aanbieders

• Handleiding voor aanbieders

• Helpdeskfunctie

• creatief ‘propaganda’ materiaal voor met name studenten

overige betrokkenen beperkte info

Opbrengsten (1)

Een systeem dat:

• eigenheid van de opleidingen recht doet

• ruimte biedt om onderwijskundige keuzes te maken, bijv. t.a.v. rol student (solliciteren vs. geplaatst worden)

• aanbieders een actieve rol geeft

• andere betrokkenen real-time info geeft

• meer info t.b.v. sturing geeft

Stagebureau doet ander werk:

• minder administratie

• meer aandacht voor studenten en aanbieders; ruimte voor sollicitatie-coaching

8-7-2011

12

Opbrengsten (2)

Basis voor functioneren als één stagebureau:

• iedereen is op de hoogte van elkaars proces

• iedereen eigenaar van het traject en van de applicatie : ‘we hebben het met zijn allen gebouwd’

• duidelijk wie voor welk onderdeel van het proces verantwoordelijk is

Kortom: iets bijzonders tot stand gebracht

Leerpunten

Ondanks complexiteit het hele proces bij de kop pakken.

Alle geledingen van elke opleiding opnemen in de projectgroep

Blijf er bij: als je iets mist merk je de gevolgen te laat

Bemoei je overal mee, hierdoor wordt de applicatie beter én van jezelf

8-7-2011

13

www.doo.hva.nl

www.parview.nl