Désirée Schipper, Floor Veld

(Harold Poels)

Nieuwe Architectuur Studielink:de realisatie

Waarom nieuwe architectuur

• Studielink is nu 10 jaar oud– Software moet vernieuwd worden

• Hogere ontwikkelkosten• Beperkingen• Onderhoudsproblemen• Grotere risico’s gezien complexiteit

• Aanbesteding 2009– opdracht aan leverancier om met

vernieuwingsvoorstel te komen

Doel

• Overstap naar standaardproducten

• Kosten voor aanpassingen lager

• Flexibel inrichten van koppelvlakken

• Flexibel aanpassen van formulieren

• Flexibel inrichten van processen

2013 Pilot

• Inzicht krijgen in nieuwe architectuur– Conceptueel model ligt er

• Kan een dossiersysteem het huidige berichtenverkeer vervangen?– Concept definitie voor dossiersysteem– Concept uitwerking van uitwisselsysteem dossiers

• Is de nieuwe architectuur flexibel?– Getoond is dat er meerdere configuraties naast elkaar

kunnen bestaan

Resultaat van de pilot was positief

Differentiatie en flexibiliteit

Flexibiliteit• Nieuwe processen die mogelijk worden

– Bijvoorbeeld student direct laten intekenen op bijeenkomst studiekeuze check

– Motivatiebrieven uploaden

Differentiatie• Joint Degree (samen aan 1 dossier werken)

Stand van zaken besluitvorming

• Positief advies van de WAR• Besluit genomen door Studielink bestuur• Financiering opgenomen in meerjarenbegroting• Meerjarenbegroting goedgekeurd door bestuur• Verhoging bijdrage ligt nu bij de koepels

– VSNU en VH

• Daarna tekenen contracten

In 3 stappen naar vernieuwing

• Studielink 6.0 Dossiers– Voorbereiding Studielink voor werken met dossiers– Experimenteren met dossiers op een testomgeving

• Studielink 6.1 Formulieren– Nieuwe dossiers definiëren– Formulieren genereren voor de student– Keuze tussen KVA5 of dossier koppelvlak

• Studielink 6.2 Processen– Nieuwe architectuur o.b.v. standaardproducten

Studielink 6.2 Processen

• Huidige KVA (5) komt te vervallen• De Mid Office komt te vervallen• Aansturing Front Office via TODO lijst van

procesengine• Basis dossiers worden gevuld via bestaande

formulieren• Andere dossiers via nieuw gegenereerde

formulieren

Planning

10-4-2014 1-10-2016

7-2014 10-2014 1-2015 4-2015 7-2015 10-2015 1-2016 4-2016 7-2016

10-2014

SL6.0 (test)Fase 1

Raadpleegdossier gereed (in test)

4-2015

SL6.1 (test)Flexibel gegevens

Toevoegen aan dossier(op testomgeving) 10-2015 - 10-2016

Gefaseerde aansluiting/overgang

10-2015

SL6.1 in productie

2-2016

SL6.2 (test)processen ingericht

in procesengine (test)

10-2016

SL6.2 (productie)Inclusief selectie ipv

loting

Stand van zaken

• Werkgroep procesinrichting gestart– Brengt de bestaande processen in kaart– Wat gaat goed, wat gaat beter– Voorstel voor ideaalplaatje– Verander traject om tot ideaalplaatje te komen

• Werkgroep technische uitwisseling Studielink en SIS gestart– Technische uitwisseling tussen SL en SIS– Notificaties aan SIS over nieuwe data– Opbouw van dossiers e.d.

Procesinrichting

• Als nieuwe Studielink in productie gaat moet het:– nog wel werken met de huidige SIS-sen– keten moet blijven functioneren met alle koppelingen

• Stip op de muur zetten: vaststellen meest optimale processen

• Verandertraject uitzetten om van huidig naar ideaal te komen:– Wat is direct haalbaar en wenselijk bij inrichting van

de nieuwe architectuur– Hoe komen we op de langere termijn in stappen tot

ideaalplaatje

10-4-2014 1-10-2016

7-2014 10-2014 1-2015 4-2015 7-2015 10-2015 1-2016 4-2016 7-2016

10-2014Fase 1

Raadpleegdossier gereed (in test)

4-2015Flexibel gegevens

Toevoegen aan dossier

10-2015processen ingericht

in procesengine (test) 10-2015 - 10-2016Gefaseerde aansluiting/overgang

1-5-2014 1-4-2015

6-14 7-14 8-14 9-14 10-14 11-14 12-14 1-15 2-15 3-15

15-51e bijeenkomst

26-62e bijeenkomst

18-93e bijeenkomst 30-10

4e bijeenkomst

Uitwerken processen

Genoemde verbeterpunten

• Eerst een paar positieve punten!• Beheer/inrichting instellingen• Communicatie & transparantie richting student• De ‘niet-reguliere studenten’ • Uitbreiden van betaalmogelijkheden• Volgordelijkheid acties• Nieuwe functionaliteiten; uploaden bestanden,

extra modules• Acties genereren vanuit het SIS• Uniformiteit

Stellingen gebaseerd op verbeterpunten

Geef aan of je eens of oneens bent door aan een bepaalde kant van de

zaal te gaan staan en weet te beargumenteren waarom je dit vindt

Zelf brainstormen

① Excellent onderwijs wordt mede mogelijk gemaakt door goed ondersteunende systemen

Zelf brainstormen

② Één loket voor de student om alles omtrent aanmelden/inschrijven te regelen;

de student moet zo min mogelijk ‘last’ ervaren van alle systemen die

achterliggend zijn

Zelf brainstormen

③ Er zouden meer verschillende ´gebruikersgroepen´ gespecificeerd

moeten worden bij het inrichten van processen

Zelf brainstormen

④ Naast de digitale machtiging zouden er meer (digitale) betaalwijzen ondersteund

moeten worden

Zelf brainstormen

⑤ De vaste volgorde die we momenteel kennen in het inschrijfproces moet minder

strikt zijn

Zelf brainstormen

⑥ Er moeten zo veel mogelijk nieuwe modules en functionaliteiten worden

meegenomen om de instelling werk uit handen te nemen

Zelf brainstormen

⑦ Het garanderen van een uniform inschrijfproces heeft de hoogste prioriteit

Zelf brainstormen

⑧ Decentrale verificatie van gegevens moet ‘gedeeld’ kunnen worden

Zelf brainstormen

Bedankt!

Zelf brainstormen