Pilot nieuwe Studielink architectuur

SISlink 2013

Aanleiding

• Huidige Studielink kent 1 workflow voor alle studenten– Meer behoefte aan differentiatie en flexibiliteit

• Studielink nu geheel maatwerk– Hoe kan er meer gebruik gemaakt worden van

standaard software

• Ontwikkelingen in de Studielink keten zijn duur en hebben lange doorlooptijd– Hoe kan dit goedkoper en flexibeler

Aanbesteding

• In 2009, bij de vernieuwde aanbesteding van Studielink, leveranciers gevraagd naar oplossingen

• Als referentie werd verwezen naar gemeenten, waar in toenemende mate gebruik gemaakt werd van ‘standaard’ zaaksystemen

• Kernwoorden waren:– Standaard systemen– Zero coding / Configureren i.p.v. programmeren– Flexibiliteit– Kostenverlaging / doorlooptijd ontwikkeling verkorten

Definities

• Standaard software– Software die niet exclusief voor één partij ontwikkeld

is en waarvan de eigendomsrechten bij de leverancier liggen. Daarnaast kent standaard software zijn eigen verbetertraject.

• Zero coding / configureren ipv programmeren– Nieuwe workflow moet zonder programmeren

toegevoegd kunnen worden. De pilot zal duidelijk moeten maken in hoeverre koppelingen met andere systemen en services van andere partijen programmeren noodzakelijk maakt.

Definities

• Flexibiliteit– Hiermee wordt bedoeld dat het beter mogelijk moet

worden om de verschillende inschrijftrajecten van studenten te ondersteunen. Dus meerdere workflows naast elkaar. Flexibiliteit slaat ook op het gemakkelijk kunnen aanpassen van Studielink.

• Kostenverlaging / doorlooptijd ontw. verkorten– De nieuwe architectuur moet tot kostenverlaging in de

gehele keten leiden. De kosten van aanpassingen aan de Studielink functionaliteit moeten 40 – 50% lager worden. Ook de kosten van de koppeling aan de SISSEN moeten aanzienlijk gereduceerd worden.

Pilot

• Met de leverancier (CACI) afgesproken om middels een pilot ‘aan te tonen’ dat de door hen geschetste oplossing voldoet aan de in de aanbesteding beschreven uitgangspunten voor de nieuwe Studielink architectuur

• Uitvoering van de pilot samen met een aantal SIS-leveranciers

Tijdschema

• In 2012 eerste gesprekken• In 1e helft 2013 uitvoeren van de pilot• Op de SISlink een presentatie van de

tussenstand• Voor september 2013: Opstellen Business Case• In 2e helft 2013 komen tot conclusies en zo

mogelijk komen tot een realisatievoorstel in 2014/2015

Doelstellingen pilot (1)

• Inzicht verkrijgen in optimale nieuwe Studielink architectuur

• Vaststellen of m.b.v. een zaaksysteem de gewenste flexibiliteit en kostenreductie bereikt kan worden– Kunnen er meerdere workflows naast elkaar?– Kunnen er instelling specfieke processen opgenomen

worden?– Kan Studielink gemakkelijk aangepast worden?– Wat is de besparing op ontwikkelkosten

• zowel bij Studielink als de instellingen?

Doelstellingen pilot (2)

• Aantonen dat berichtenverkeer vervangen kan worden door uitwisseling dossiers

• Inzicht in integratie met huidige componenten• Wat zijn de financiële consequenties voor alle

partijen in de keten? Dit moet uit de Business Case blijken.

Producten van de pilot

• Een ‘werkende’ versie van Studielink waarin meerdere flows naast elkaar worden getoond:– Huidige workflow (VTI) (demo)– Uitgebreide workflow (Decentrale selectie) met upload

document (demo)– Complexere workflow waarbij meerdere instellingen

betrokken zijn (Joint Degree) (niet in demo)

• Architectuurnotitie waarin ook samenhang met andere SL-keten componenten is opgenomen

• Een dossiersysteem dat uitgewisseld kan worden met de SISSEN

• Business Case

Huidige architectuur

Studielink Instelling

Fro

nt Office

Midoffice Studielink

Studielink Database

ES

B/B

roker

SISAd

apter

KVA berichten

Nieuwe architectuur

Studielink Instelling

Fro

nt Office

Zaak-systeem

ES

B/B

roker

ES

B/B

roker

SISDecentraaldossier met deeldossiers

(Deel) dossiers

DossierDefinitie

Centraaldossier met deeldossiers

Nieuwe architectuur

Studielink Instelling

Fro

nt Office

ES

B/B

roker

ES

B/B

roker

SISDecentraaldossier met deeldossiers

(Deel) dossiers

DossierDefinitie

Centraaldossier met deeldossiers

Viewer andere

applicatie

Zaak-systeem

Nieuwe architectuur

Studielink Instelling

Fro

nt Office

ES

B/B

roker

ES

B/B

roker

SISDecentraaldossier met deeldossiers

(Deel) dossiers

DossierDefinitie

Centraaldossier met deeldossiers

Zaak-systeem

Zaak-systeem

(optioneel)

DEMO’s

• Demo 1: huidige VTI uitwisselen middels dossier ipv KvA

• Demo 2: extra attribuut in keten• Demo 3: Decentrale selectie +

ongestructureerde data (bv pasfoto)

Vraag 1

• Kan een zaaksysteem de basis zijn van Studielink, waarbij de student via de huidige FO bevraagd wordt en waarbij de gegevens middels een dossier uitgewisseld worden met het SIS van de instelling?

DEMO 1

• Tonen van een eenvoudige (huidige) workflow– Invullen Verzoek tot Inschrijving (VTI) in FO– Uitleg dossiersysteem en uitwisseling

• View op centrale dossier (logo CACI)• View op lokaal dossier (logo instelling)

– VTI komt aan in het SIS

Wat hebben we gezien

• Verzoek tot inschrijving vanuit Studielink FO dat aankomt in het SIS– So What? Dat hebben we toch al?– Maar deze is wel “vele” malen sneller ontwikkeld en is

geconfigureerd in plaats van geprogrammeerd

Vraag 2

• Is het mogelijk om de workflow zonder programmeren uit te breiden?– Afstemming wat wel en niet doorgevoerd wordt en per

wanneer– Beheer dossierdefinities borgen– Wildgroei voorkomen

DEMO 2

• Stap 1:– Configureren nieuwe functionaliteit in zaaksysteem;

toevoegen extra veld

• Stap 2: – Tonen dat dit zichtbaar is in de FO

• Stap 3:– Tonen dat dit zichtbaar is in het centrale dossier

• Stap 4:– Tonen dat dit zichtbaar is in het lokale dossier

• Stap 5:– De instelling kan dit via het SIS zien, mits het SIS daarvoor

is aangepast

Wat hebben we gezien

• Ontwikkeling gaat dus sneller:– Omdat er velden toegevoegd kunnen worden– Deze kunnen worden uitgewisseld zonder dat

hiervoor een nieuwe versie van het KVA nodig is– Ook als het SIS nog niet aangepast is kan een

instelling al dossier systeem inzien

Vraag 3

• Is het mogelijk om een complexere workflow te realiseren, voor één of meer instellingen, waarbij ook ongestructureerde data (bv pasfoto) opgevraagd en toegevoegd kan worden aan het dossier?

DEMO 3

• Voorbeeld van TUDelft die decentrale selectie wil invoeren voor een opleiding en die de student een motivatiebrief en een pasfoto wil laten uploaden. Ook moet het mogelijk zijn een datum voor een interview te plannen.

• Tenslotte moet het oordeel van de interviewer getoond kunnen worden nadat het gesprek geweest is.

Wat hebben we gezien

• Toevoegen extra processtap• Configureren en uploaden van documenten• Dossier link getoond in het SIS, dit wordt als

URL vanuit het zaaksysteem doorgegeven aan het SIS

• Tonen resultaat interview (in Studielink) kan zodra dit in het SIS kan worden geregistreerd

Tussenstand pilot

• Inzicht krijgen in nieuwe architectuur– Conceptueel model ligt er

• Kan een dossiersysteem het huidige berichtenverkeer vervangen? Ja– Concept definitie voor dossiersysteem– Concept uitwerking van uitwisselsysteem dossiers

• Is de nieuwe architectuur flexibel? Ja– Getoond is dat er meerdere configuraties naast elkaar

kunnen bestaan– Progress en Osiris zijn aangesloten op Dossier ipv

KvA

Tussenstand pilot

• Leidt dit tot lagere ontwikkelkosten? Ja– Duidelijk is dat er meer geconfigureerd kan worden

i.p.v. alles te moeten programmeren– Businesscase moet nog gemaakt worden

• Zit de geschetste oplossing van CACI technisch gezien goed in elkaar en is deze toekomst vast?– Advies Wouter Keller

• Emeritus hoogleraar informatica aan de VU• Autoriteit op het gebied van implementatie

zaaksystemen binnen o.a. de gemeente sector

Tot slot

• Vragen?