ShareCafé SharePointEfficiënt samenwerken

Wat gebruik je wanneer?

Case 1: Contractbeheer

Case 2: Project beheer

Case 3: Basic Business Workflows

Agenda

Portaal = verzamelnaam SharePoint omgeving

Site = onderdeel hierarchie van het Portaal

Bibliotheek = bevat documenten, foto’s, …

Metadata = extra informatie

Glossary

Portaal

Site HR

Site Finance

Site Projecten

Project 1

Project 2…SiteLegal

Central Portal

Department Portal

Projects and Workgroups

2013201020072003

De evolutie van SharePointVerschillende

devicesBeter Beheer

Op maat aanpassen

Teams today are overwhelmed61% of time is spent coordinating collaboration.

Source: McKinsey 2012

Employees struggle to find what they need38% of time is lost duplicating work and searching for information.

Demo

Oud Nieuw

• Email attachment in Outlook voor review

• Iemand maakt een wijziging, en stuurt het via email terug

Issues

• Opvolging van wie wat gereviewed heeft

• Versiebeheer

• Meerdere bestanden moeten worden gemerged

• Contracten worden online gedeeld met het team en extern

• Legal Advisor kan link emailen OF…

• Een formele review cyclus starten, met bijbehorende meldingen

Case 1: ContractbeheerCase: Contractbeheer

Legal team kan documenten even gemakkelijk extern delen dan met interne team leden

Intern en extern delen van bestanden

Via een Workflow kan er formeel worden opgevolgd wie wat heeft gereviewed

Ingave van medewerkers wie een review moeten uitvoeren, in de volgorde van uitvoering

Omschrijving van de request, met een gewenste uitvoeringsdatum

Er wordt een mail gestuurd naar de eerste medewerker bij het starten van de workflow

Formele review van bestanden

Demo

Case: Projectbeheer

Dashboard dat een overzicht biedt in het steeds breder wordende scala aan applicaties

Delen met externe partijen

Demo