Mixed SourcesProductgroep uit goedbeheerde bossen en andere gecontroleerde bronnen

volg de tips, sportadvies en ervaringen op het gebied van hardlopen op www.techxx.nl

Onze teams lopen warm!18 september 2011Dam tot Damloop

SpOrtief

ieruit voortvloeiend is een aantal projecten gedefinieerd, waarvan

een groot deel inmiddels is afgerond. Het volledig benutten van het digitaal archief is bij de totale digitalisering een wezenlijk onderdeel. Techxx heeft hiervoor een optimalisatietraject van E-Archief Services uitgevoerd.

Het optimalisatieproject“Techxx heeft op basis van projectmatige interviews met onze medewerkers een advies neergelegd over de beste manier voor het inrichten van onze archiefkasten. Dit was de basis voor onze keuze om te beginnen met vijf basiskasten, waarin wij al onze post kwijt kunnen”, aldus

Henk Kooij - Manager Financiën. Een training ‘wat is E-Archief en wat kun je ermee’ heeft de medewerkers het belang van het efficiënt gebruik van het Document Management Systeem doen inzien. Ook weet men nu hoe eenvoudig het is om documenten te vinden. Alle gebruikers vragen nu vanaf hun bureau documenten en facturen op en dat werkt ontzettend efficiënt. “E-Archief ontzorgt je papierstromen. Wij hebben daar geen zorgen meer over, omdat papieren nu niet meer door de organisatie slingeren. Je hebt het op één centrale plek vastgelegd”, licht hij toe.

exit papieren archief“Er is voor ons een wereld open

gegaan van mogelijkheden met het vernieuwde E-Archief. Voor de optimalisatie hielden wij een papieren archief bij. Wij zijn dermate tevreden over de digitale postregistratie in E-Archief, dat wij binnen een half jaar hebben besloten om het schaduwarchief te verwijderen. Het papieren archief is overbodig geworden. “

ij het inrichten van de eerste SharePoint 2010 omgevingen is duidelijk geworden

dat SharePoint 2010 een aantal krachtige nieuwe toepassingen heeft meegekregen.

Krachtige functionaliteitMicrosoft SharePoint is een uitstekend platform voor allerlei portaalfuncties zoals Intranet, DMS, kennisbank en huurdersportaal. Microsoft SharePoint bevat een intelligent CMS waarin interactieve communicatie met de verschillende doelgroepen tot zijn recht komt. Ook uw website is hierdoor geheel te ontwikkelen op dit platform. Al met al zaken waar veel organisaties op zitten te wachten.

Visie op SharepointKlanten en partners verwachten steeds vaker 24 uur per dag online betrouwbare informatie te kunnen vinden en proactief

geïnformeerd te worden bij belangrijke veranderingen. De druk voor organisaties om accuraat, transparant en klantgericht te werken neemt toe als gevolg van maatschappelijke veranderingen. Alle betrokkenen moeten beschikken over betrouwbare informatie die overzichtelijk en op maat wordt aangeboden.

Doelgroepgerichte portalen, digitale werkprocessen, managementinformatie en een organisatiebrede oplossing voor content- en documentmanagement zijn hierin belangrijke schakels. Het samenbrengen van op maat en op doelgroep afgestemde informatie en functionaliteit ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van werkzaamheden, samenwerking, kennisontwikkeling en kennisdeling. Het Microsoft SharePoint platform 2010 is hiervoor een uitstekend platform.

Ontwikkel uw portaalvisieHet geheim van een goed functionerend portaal is de kunst om de juiste keuzes te maken, zodat het aan de wensen, behoeften en ontwikkelingen binnen uw organisatie voldoet. De ontwikkeling van het portaal is geen eenmalig project, waarin via een big-bang scenario een kant-en-klare oplossing wordt geleverd. Het betreft veel meer een traject waarin achtereenvolgens meerdere stappen worden genomen, om uiteindelijk tot een geïntegreerd portaal te komen. Dit is een logisch gevolg van aspecten zoals de omvang van de organisatie, de organisatiecultuur en de bekendheid met het werken

via een portaal. Daarnaast is het portaal net zoals uw organisatie continu in ontwikkeling.

Bij de ingebruikname van een portaaloplossing hanteert Techxx de volgende groeifasen: Stap 1: Toegankelijk maken van kennis, documenten en informatie (Intranet) Stap 2: Samenwerken aan documenten en taken binnen afdelingen en teams Stap 3: Ondersteuning van het gebruik van applicaties en processen Stap 4: Applicatie integratie

Met het aanschaffen van SharePoint 2010 wordt een gereedschapskist in huis gehaald, die een hoop waardevolle sociale software componenten bevat. Het Microsoft SharePoint platform is een plaats waar personen nieuws, informatie, documenten en kennis kunnen uitwisselen. Nadat in de lente van 2010 Microsoft SharePoint 2010 beschikbaar is gekomen, zijn de eerste implementaties uitgevoerd.

nr 4 - JUli 2011 - 4e Jaargang Informatiebulletin over de ontwikkelingen binnen de woningcorporatiemarkt op het gebied van ICT oplossingen.

inhoUd

04

Digitale dienstverlening op basis van SharePoint Interview met Henk Rakké van Techxx

Beheer uw communicatie en informatieZet Microsoft SharePoint 2010 in

voor uw informatievoorziening

Bouwvereeniging Volksbelang in Vianen heeft een aantal belangrijke stappen gezet om de bedrijfsvoering efficiënter te laten verlopen. Ook de inrichting van de ICT werd hierbij onder de loep genomen.

E-Archief Services voor veranderde bedrijfsvoering

coloFon

Techxx World is een uitgave van Techxx BV en is bestemd voor alle klanten en relaties in de woningcorporatiebranche. Techxx World verschijnt viermaal per jaar.

B

Microsoft SharePoint 2010

LeeS Verder Op pagina 2

LeeS Verder Op pagina 4

Het CMS van SharePoint 2010 is duidelijk verbeterd ten opzichte van SharePoint 2007 Lees hier meer over op pagina 2

LeeS Verder Op pagina 3

prOceSOptimaLiSatie

LeeS Verder Op pagina 4

tecHxx innOVatie

HoofdredactieTechxx BV

EindredactieCarlijn Hoogvliet

Concept en realisatieTechxx BV

Vormgeving en illustratiesSimeon Hulsman

DrukDrukkerij Palteam

Website www.techxx.nl

ContactPostbus 92130 AAHoofddorpT 023-5574400E info@techxx.nl

BezoekadresSiriusdreef 17-272132 WTHoofddorp

H

SOR migreert E-Archief en Intranet naar SharePoint 2010

E-Archief Services voor veranderde bedrijfsvoering Deze oplossing ontzorgt je

papierstroom

OpgeLeVerde prOJecten

techxxFacts

digitale dienstver-lening op basis van sharepoint

techxx message

met trots pesenteren wiJ U onze nieUwe website

techxx aanwezig op corporatieplein 2011

swz breidt FUnctionaliteit e-archieF services Uit

werken in de cloUd met microsoFt oFFice 365

loop mee van dam tot dam 2011

p2

p2

p2

p2

p2

p3

p4

p4

et de Office 365 suite worden werknemers in de binnendienst

én in de buitendienst tegen lage gebruikskosten plaats- en tijdonafhankelijke de online-oplossingen van Exchange 2010 en SharePoint 2010 aangeboden.

impuls voor de organisatieToegang tot e-mail en het intranet is met Office 365 plaats- en tijdonafhankelijk. Organisatiedoelstellingen kunnen een extra impuls krijgen door het beschikbaar stellen van de genoemde faciliteiten aan alle medewerkers. U kunt medewerkers

maximaal informeren over belangrijke ontwikkelingen binnen uw organisatie. Organisaties van alle grootten besparen op investeringen in eigen hardware en infrastructuur en de beheerlast van de IT organisatie neemt niet toe. Diverse selfservices, waaronder wachtwoordbeheer, zijn beschikbaar om eindgebruikers eventuele benodigde ondersteuning te bieden.

functionaliteiten Office 365• Werkenmetwatukent• Nagenoegoveralvandaanwerken• Betersamenwerken• Nagenoegoveraltoegang

• Chatberichtenenonlinevergaderingen• Beheerenmakenvanteamsitesen openbarewebsite• Office-webtoepassingen

Succesvolle implementatieDe verschillende componenten van Office 365 kunnen afhankelijk van de ambitie en doelstellingen van de organisatie op maat worden samengesteld. Zo kunt u met een implementatiestrategie passend bij uw organisatie de cloud-oplossingen succesvol integreren binnen uw bestaande infrastructuur. Heeft u vragen of bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neemt u dan contact met ons op.

Werken in de cloud met Microsoft Office 365

M

Met de introductie van Microsoft Office 365 op 28 juni 2011 biedt Microsoft haar software voor e-mail, communicatie en samenwerking beschikbaar via de cloud.

SharePoint 2010 is de eerste versie van SharePoint die alleen nog maar als 64 bit versie verkrijgbaar is.

Het is mogelijk om deze te installeren op Windows Vista of Windows 7, waardoor lokaal ontwikkelen

mogelijk is. Het moet dan wel de 64-bit versie van het besturingssysteem zijn. SharePoint 2010 is

volledig gebaseerd op IIS7 en vereist daarom Windows Server 2008 of Windows Server 2008 R2

De SharePoint 2007 omgeving van de SOR is succesvol gemigreerd naar SharePoint 2010. SOR wil de volledige workflow functionaliteit van SharePoint 2010 gaan inzetten, waardoor migratie wenselijk was. Techxx heeft met een goede voorbereiding de omgeving gemigreerd.

SOR uit Rotterdam heeft de afgelopen jaren een snelle groei doorgemaakt, waardoor beleidsaanpassingen nodig waren. SOR heeft sinds 2010 KlantVenster E-Archief Services en KlantVenster Intranet van Techxx op het SharePoint platform in gebruik.

De woningcorporatie zet het digitaal archief en het medewerkersportaal in voor procesoptimalisatie, klantgericht werken en transparantie. Hier zullen dit jaar ook een aantal gedigitaliseerde workflows aan worden toegevoegd.

SOr migreert e-archief en intranet naar Sharepoint 2010

bekiJk het resUltaat op: www.techxx.nl U kUnt ons ook volgen op:

E-Archief Services ontzorgt je papierstromenHenk Kooij - Manager Financiën bij Bouwvereniging Volksbelang

lees het gehele interview met gert-Jan raidt en Jannine niezen van swz op:www.techxx.nl

alle inFormatie over klantvenster vindt U op: www.techxx.nl

e druk voor organisaties om accuraat, transparant en klantgericht te

werken neemt toe als gevolg van maatschappelijke veranderingen. “Klanten en partners verwachten steeds vaker betrouwbare informatie 24 uur per dag online te kunnen vinden en proactief geïnformeerd te worden bij belangrijke veranderingen. Diensten en producten moeten digitaal aangevraagd kunnen worden, evenals het kunnen inzien van de status van onder meer lopende aanvragen, afrekeningen en contracten”, zegt Henk Rakké, salesmanager bij Techxx.

HaarlemmerolieHet waarmaken van dit verwachtingspatroon is geen sinecure en vraagt om een geïntegreerde oplossing, waarin werkprocessen, medewerkers en IT-oplossingen één geheel moeten vormen. “De interne en externe informatievoorziening vormten de haarlemmerolie in

dit geheel. Concreter gezegd: alle betrokkenen moeten beschikken over betrouwbare informatie die overzichtelijk en op maat wordt aangeboden.”

BasisonderdelenOm dit te bereiken dient een aantal primaire onderdelen aanwezig en goed geïmplementeerd te zijn. Henk: “Doelgroepgerichte portalen,

digitale werkprocessen, managementinformatie en een organisatiebrede oplossing voor content- en documentmanagement zijn hierin belangrijke schakels. Het samenbrengen van op maat en op doelgroep afgestemde

informatie en functionaliteit ondersteunt medewerkers bij het uitvoeren van werkzaamheden, samenwerking, kennisontwikkeling en kennisdeling. Het Microsoft SharePoint platform is hiervoor een uitstekend platform.”

KlantvensterTechxx heeft sinds haar bestaan op al deze onderdelen veel ervaring en

kennis opgedaan en heeft daarbij diverse producten van verschillende leveranciers geïmplementeerd. In 2010 heeft Techxx besloten haar productontwikkeling en dienst-verlening te baseren op een aantal Microsoft-producten: Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange, Microsoft Lync en Microsoft Office. “Door deze Microsoft producten te combineren met haar eigen pro-ductontwikkelingen, kan Techxx haar klanten een rijke en schaalbare totaaloplossing bieden met Klant-Venster. Het resultaat levert iedere organisatie een krachtig instrumen-tarium op, dat ingezet kan worden op het gebied van online communi-catie, samenwerking, kennisontwik-keling en archivering. KlantVenster geeft concrete invulling aan Het Nieuwe Werken binnen organisaties, waarbij klant- en partnerrelaties leidend zijn. Hiermee voorzien we in veel behoeften van onze klanten”, aldus Henk.

D

‘Digitale dienstverlening op basis van SharePoint’

Aan het woord is Henk Rakké, Salesmanager bij Techxx, over communiceren, kennisdelen, samenwerken en publiceren en hoe het Microsoft SharePoint platform dit ondersteunt.

Henk rakké van Techxx

Alle betrokkenen moeten beschikken over betrouwbare informatie die overzichtelijk en op maat wordt aangebodenHenk Rakké - Salesmanager bij Techxx

Sharepoint 2001 was de eerste SharePoint versie die Microsoft uitbracht.

Wereldwijd zijn er

4.600 Sharepoint professional partners. Techxx is hier één van.

In Nederland zijn er zo’n

950bedrijven en 285.000 gebruikers die hun werkzaamheden ondersteunen met SharePoint.

Microsoft geeft aan dat er tot eind 2010 al meer dan

100.000.000 Sharepoint gebruikers zijn. De aantallen blijven groeien met de dag.

In elke SharePoint omgeving kunnen 250.000 sites en sub-sitesgemaakt worden...

...in elke site of sub-site kan

5.000 lijsten gemaakt worden, dus in totaal kan een SharePoint omgeving maximaal

1250.000.000 lijsten in 1 omgeving ...per lijst kan je dan ook nog

30.000.000 items kwijt, dus in totaal .....

In een SharePoint 2010 omgeving kunnen er wel 2 aan het werk zijn!

02 03

dOcument managementtecHxx OnLine tecHxx Op de BeurS

Sinds de lancering van SharePoint 2010 hebben wij veel ervaring opgedaan. Om u de voordelen en functionaliteit van SharePoint 2010 te laten ervaren, hebben wij onze nieuwe huisstijl geïntegreerd in een geoptimaliseerde website.

groeiDe content zal de komende tijd groeien. Net als een intranet, groeit ook de website met een organisatie mee. De productfolders en productfilmpjes zullen binnenkort worden gepubliceerd. Daarnaast zal de website worden uitgebreid met klantensites, waarop wij onze klanten optimaal zullen informeren.

techxx aanwezig op corporatieplein 2011

met trots presenteren wij u onze nieuwe websiteWaarom zelf de infrastructuur

van een intranet ontwikkelen, als u kunt leren van uw collega-corporaties

techxxFacts

Microsoft SharePoint 2010

Beheer uw communicatie en informatie

SWZ breidt functionaliteit E-Archief Services uit

Microsoft SharePoint 2010

Met KlantVenster E-Archief Services op basis van SharePoint 2010 heeft u een intelligent portaal tot uw beschikking, dat ingezet kan worden om de bedrijfsbrede informatievoorziening te ondersteunen. Individuele gebruikers, maar ook teams, afdelingen, werkgroepen en projectgroepen kunnen documenten, kennis en informatie met elkaar delen.

Message

Wist u dat Sharepoint 2010 social tagging biedt? : Defunctionaliteitbiedtmedewerkersinuworganisatiede

mogelijkheidinformatietecategoriserenenmakkelijkertevinden.SharePoint2010maaktgebruikvandevolgendesocialtagging

functies:the note board - ratings - Bookmarklets

MetOffice365heeftu50 licenties beschikbaar voor samenwerkingopeensitemet

externen.Ukuntiedereenmeteene-mailaccountvanMicrosoftgratisuitnodigingenkuntzonderkosten

samenwerkenaandocumenten.na afronding van een project kunt u de licenties opnieuw beschikbaar stellen. Ditisvoorelkeorganisatielicentietechnischerginteressant.

Het Sharepoint platform is uitstekend in te zetten voor een WeBSite. Dehuisstijlenbrandingkunnennaadloosgeïntegreerdwordenindemasterpagevandewebsite.Erzijntalrijke

voorbeeldentevindenvaninternetsitesontwikkeldopSharePointzoalspfizer.nl,volvocars.nl,zakelijk.eneco.nl,

bernarduswonen.nl,poort6.nl,sintjoseph.nl,wbvbrederode.nlentechxx.nl

KLantVenSter

Een solide bouwwerk dat verder bouwt op de fundamenten van uw bestaande informatiesystemen.

BrieVen arcHiVering

BuLKBrieVen arcHiVering

dOSSier SyncHrOniSatie

digitaLe HandteKening

Document Management Systeem voor het digitaliseren, indexeren en snel terugvinden van uw documenten.

meer inFormatie over de klantvenster oplossingen en modUles vindt U op onze website: woningcorporaties / oplossingen

Vanuit Microsoft Outlook direct archiveren, taken aanmaken en gegevens inzien

Met standaard Word-sjablonen direct documenten genereren en archiveren

Alle documenten, taken en correspondentie uit meerdere informatiesystemen centraal

WZ archiveerde voorheen de eindafrekeningen wel, maar de andere bulkbrieven zoals

afrekening stookkosten, de jaarlijkse huuraanpassing en de servicekosten nog niet. “Wij sloegen deze voorheen op op onze netwerkschijf. Dit was inefficiënt, omdat de medewerkers in het PDF-bestand het VHE-nummer moesten opzoeken waarna ze de verstuurde brief konden inzien. Onze wens was om de bulkbrieven om huurdersniveau te gaan archiveren,” zegt Gert-Jan Raidt, hoofd Informatisering & Automatisering bij woningstichting SWZ.

compleet dossierDe module Bulkbrieven Archivering zorgt ervoor dat de pdf-bestanden worden gesplitst in individuele brieven waarna de brieven automatisch op basis van VHE-nummers worden gearchiveerd in E-Archief Services. “De bulkbrieven zijn nu keurig op naam gearchiveerd. Ze zijn wel een dag bezig geweest om de 8.000 brieven in E-Archief te importeren, maar de uitval was nog niet eens 20 brieven. Dus dat is fantastisch. Vooral tijdsbesparing en een compleet dossier realiseren we met deze module.”

toekomst“Het is niet ondenkbaar dat we volgend jaar SharePoint gaan inzetten als een nieuwere manier van werken. We zijn op dit moment bezig met een proeftuintje waarmee we een gevoel willen krijgen bij de manier van samenwerking via een portaal. Het is goed mogelijk dat we dit combinatie met een migratie van E-Archief Services naar SharePoint”, aldus Gert-Jan en Jannine.

S

lantVenster E-Archief Services op basis van SharePoint 2010

biedt één webbased oplossing voor meerdere systemen zoals Officeprogramma’s en moderne bedrijfsinformatiesystemen zoals ERP, CRM, HRM en projectmanagementsystemen. Deze portaal oplossing stelt uw organisatie in staat de verschillende informatiesystemen te bundelen en zo efficiënt mogelijk in te zetten. Gebruikers kunnen relevante informatie ophalen en hergebruiken uit verschillende informatiesystemen. Zij zijn daardoor in staat snel documenten, projecten, informatie, procedures en werkinstructies te vinden.

Hoge gebruiksvriendelijkheid E-Archief op basis van SharePoint 2010 biedt hoge gebruiksvriendelijkheid door het werken binnen documentbibliotheken. Met behulp van ynamische kaarten wordt informatie uit de verschillende systemen getoond en gebruikt. Data op de dynamische kaart kan gerelateerd worden aan verschillende kaarten. Zo kan men van de bewonerskaart naar de eenhedenkaart, van de eenhedenkaart naar de complexkaart, enzovoort. Ook is er de mogelijkheid voor het opzetten van bedrijfsactiviteitenkaarten.

KruisverbandenDe samenwerkingsvoordelen van SharePoint komen onder meer tot

uiting in verdergaande versiebeheer en de ‘reserveren voor bewerking’-functie. Daarnaast zijn er allerlei kruisverbanden te leggen, waarbij documenten uit verschillende dynamische kaarten aan elkaar gerelateerd kunnen worden.

e-archief onderdelenE-Archief op basis van SharePoint 2010 omvat de volgende onderdelen:

e-archief - Scannen,indexerenenarchiveren vanfysiekeenelektronische documenten.Scanninginbatch eninmeerdereformatenen bestandstypenmogelijk; - Opmaatgesnedenindexeringvan inkomende,uitgaandeeninterne documenten;

- Dossiervormingdesgewenst overeenkomstigdeindelinginhet primairesysteemofhetCRMsysteem, waarmeekoppelingenkunnenworden gerealiseerd;

- Meerderearchieven(archiefkasten) metvooriederekastdefinitiesvoorde indexeringenvandocumenten;

- Raadplegenvandocumentendoor medewerkersopanderevestigingen, locatiesenthuiswerkers.

Zoeken- Zoeken,sorterenenraadplegenvan documentenendossiersopbasisvan kenmerkenoffulltextsearch.

postverwerking- Afhandelingvaninkomendeen uitgaandeposteninternestukken.

document management - Inhoudstypenendocumentkenmerken;- Word-sjablonen.VanuitMicrosoft Worddirectdemogelijkheidhet documenttearchiveren;- Reserverenvoorbewerking(checkin/ checkout);- Versiebeheer.

K

Woningstichting SWZ uit Zwolle heeft sinds 2003 het Document Management Systeem E-Archief Services van Techxx in gebruik. De oplossing heeft een positief effect gehad op de service van de woningcorporatie. Om de werkprocessen te optimaliseren en efficiënter werkzaamheden te verrichten, zijn de modulen Bulbrieven Archivering en Dossiersynchronisatie geïmplementeerd.

Op 29 september 2011 wordt in Expo Houten CorporatiePlein 2011 georganiseerd. Op onze stand kunt u alle informatie verkrijgen over Microsoft SharePoint en onze oplossingen voor ECM, digitale factuurverwerking, relatiebeheer, websites en portalen gebaseerd op het SharePoint platform.Als partner in ICT zal Techxx een kennissessie verzorgen over de ontwikkelingen van onze oplossingen en visie voor de toekomst.

U kunt zich als corporatiemede-werker gratis inschrijven via de link op onze website. Zet 29 september alvast in uw agenda! Wij zien ernaar uit u daar persoonlijk te ontmoeten.

miljoen gebruikers tegelijkertijd

Het CMS van SharePoint 2010 is duidelijk verbeterd ten opzichte van SharePoint 2007