Quick Start Handleiding - ABN AMRO...In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke manier u de...

Quick Start Handleiding

Doelgroep: Leveranciers ABN AMRO Bank N.V.

Datum: juni 2013

Documentnaam: Quick Start Handleiding.doc

Quick Start Handleiding Pagina 2 van 28

© 2013 ABN AMRO Bank N.V.

Inhoud

1. Inleiding ................................................................................................................................... 3

2. Registratie ................................................................................................................................ 4

3. Inloggen ................................................................................................................................... 6

4. Account configuratie ................................................................................................................. 7

5. Test Account ............................................................................................................................. 9

6. Inschakelingstaken ................................................................................................................. 10

7. Rollen en Gebruikers beheren ................................................................................................. 11

7.1 Rollen creëren ............................................................................................................................. 11

7.2 Gebruikers creëren ...................................................................................................................... 12

7.3 Rollen van de gebruikers aanpassen ........................................................................................... 13

8. Klantenrelaties ....................................................................................................................... 14

9. Voorbereidingen facturatie ..................................................................................................... 15

9.1 Facturatieregels ABN AMRO ....................................................................................................... 15

9.2 Elektronische factuurroutering ................................................................................................... 17

10. Factuur aanmaken ................................................................................................................ 18

10.1 PO Factuur ................................................................................................................................. 18

10.2 Creditnota .................................................................................................................................. 21

10.3 Non-PO Factuur ......................................................................................................................... 22

10.4 CSV-factuur ................................................................................................................................ 24

11. Rapporten ............................................................................................................................ 26

11.1 Rapporten maken ...................................................................................................................... 26

11.2 Rapporten Genereren ............................................................................................................... 27

11.3 Rapporten downloaden ............................................................................................................. 28



1. Inleiding Wij stellen het erg op prijs dat u gebruik gaat maken van het Ariba Network om digitaal

aan ABN AMRO te factureren. Deze Quick Start Handleiding legt beknopt uit hoe het

Ariba Network in elkaar zit en hoe u het Ariba Network kunt gebruiken. Bij elk hoofdstuk

wordt aangegeven welk document geraadpleegd kan worden voor meer gedetailleerde

informatie.



2. Registratie Om facturen digitaal naar ABN AMRO te kunnen versturen, moet u zich eerst als

leverancier registreren bij het Ariba Network. Dit doet u als volgt:

1. Stel de juiste taal in

De taal die binnen het Ariba Network gebruikt wordt, is dezelfde taal als die van

uw webbrowser. Mocht u deze willen wijzigen, dan kunt u dat (in Internet

Explorer) doen via de menu’s Tools Internet Options Languages.

2. Activeer uw account

Ariba heeft u een e-mail gestuurd met als onderwerp “ABN AMRO Bank N.V. is

bezig met omzetten naar documentuitwisseling op Ariba Network”. Open het

bericht en klik op de link onder “Zo activeert U Uw account”. Hiermee verlaat u de

ABN AMRO omgeving en komt u op de beveiligde Ariba website terecht.



3. Op de inlogpagina kunt u kiezen uit 2 mogelijkheden: Registreren als nieuwe

gebruiker of Registreren als bestaande gebruiker. Kies de optie die voor u

van toepassing is. Bent u een bestaande gebruiker, ga dan verder naar hoofdstuk

3.

4. Volg de schermen en vul de gegevens bij Bedrijfsinformatie en

Gebruikersaccountinformatie in, controleer deze in de laatste stap en klik op

Indienen.

5. Na de registratie ontvangt u twee e-mails; de eerste bevat aanvullende

informatie. Met behulp van het tweede bericht bevestigt u activering van uw

account.

Voor aanvullende informatie: Zie Registratie Handleiding



3. Inloggen Log in op http://supplier.ariba.com met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord.

Rechts bovenin het scherm ziet u welke gebruiker er is ingelogd en of er is ingelogd als

een test-user of als “normale” gebruiker. Hier komen we later op terug.

1. Gebruikersnaam

2. Bedrijfsnaam (inclusief AN-nummer = Ariba Network ID)

3. Help-knop voor ondersteuning. Voor meer informatie: zie de handleiding Ariba

Network Ondersteuning

http://supplier.ariba.com/



4. Account configuratie In dit hoofdstuk doorlopen we de stappen die nodig zijn om uw account te configureren:

1. Log in op het Ariba Network

2. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer Bedrijfsprofiel.

3. Vul de velden in tabbladen Basis, Business, Marketing, Contactpersonen en

Certificeringen zo volledig mogelijk in. Klik op Opslaan en vervolgens op

Sluiten. De velden met een “*” moeten ingevuld zijn.

4. Klik opnieuw op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer

Meldingen onder het kopje Accountinstellingen.

5. Controleer de instellingen voor meldingen en wijzig deze waar nodig. Doe dit ook

met de e-mail adressen waar de meldingen naar toe gaan. Kies Opslaan en

vervolgens Sluiten.



6. Klik opnieuw op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer

Elektronische factuurroutering onder het kopje Ariba Network-instellingen.

7. Vul de benodigde informatie in. Klik, nadat uw informatie zo volledig mogelijk is

ingevuld, op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

8. Klik wederom op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer

Overschrijvingen onder het kopje Ariba Network-instellingen.

9. Kies op het tabblad Verrekening onder Overschrijvingen via elektronische

overschrijving of cheque voor Maken. Vul de benodigde informatie in, klik op

Opslaan en kies vervolgens Sluiten.

Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding



5. Test Account U kunt eerst een test uitvoeren op het Ariba Network om te kijken hoe u een e-factuur

aan maakt en verstuurt. Hiervoor maakt u een test account aan.

Let op:

- de facturen die u invoert op uw “normale” (productie-)account worden als echte

facturen gezien en behandeld!

Uw test account maakt u als volgt aan:

1. Ga naar de tab Introductiepagina en klik rechtsboven op uw Gebruikersnaam.

2. Klik vervolgens op Overschakelen naar test-ID.

3. Klik vervolgens op OK.

4. Creëer een Gebruikersnaam en Wachtwoord en doorloop dezelfde stappen als

in hoofdstuk 4.




6. Inschakelingstaken ABN AMRO kan Inschakelingstaken toewijzen om uw bedrijf voor te bereiden op tests

en transacties. Als er inschakelingstaken aanwezig zijn ziet u bovenin het scherm het

tabblad Inschakelingstaken. Daarnaast staat er dan op uw Introductiepagina een

blok met Taken in afwachting.

1. Als uw inschakelingstaken uit moet voeren, selecteer dan het tabblad

Inschakelingstaken deze taken te zien.

Als inschakelingstaken in afwachting van voltooien aanwezig zijn, ziet u deze ook

op de Introductiepagina. U handelt ze af door op Actie vereist om

inschakelingstaken te voltooien te klikken.




7. Rollen en Gebruikers beheren

7.1 Gebruikersrollen creëren

Een gebruikersrol is een combinatie van autorisaties voor het Ariba Network. Meerder

gebruikers kunnen dezelfde rol hebben. Een beheerder heeft bijvoorbeeld andere

autorisaties dan een medewerker van de debiteurenadministratie. U maakt deze rollen

als volgt aan:

1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin en klik op Gebruikers onder het kopje

Accountinstellingen.

2. Om een nieuwe rol aan te maken klikt u op Rol maken onder Gebruikersrollen

beheren in het tabblad Gebruikers.

3. Geef de gebruikersrol een naam en kies de bijbehorende autorisaties. Klik op

Opslaan. U kunt direct de volgende rol aan maken.



7.2 Gebruikers creëren

Gebruikers krijgen de rollen toegewezen zodat ze met het Ariba Network kunnen werken.

Meerdere gebruikers kunnen dezelfde gebruikersrol krijgen. Maak gebruikers als volgt

aan:

1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en klik vervolgens op

Gebruikers onder het kopje Accountinstellingen.

2. Klik op Gebruiker maken onder het gedeelte Gebruikers beheren op het

tabblad Gebruikers.

3. Vul de velden zo volledig mogelijk in en selecteer een rol onder Roltoewijzing.

Klik vervolgens op Klaar.



7.3 Rollen van de gebruikers aanpassen

Om een gebruiker aan een nieuwe rol toe te wijzen of een oude rol te ontnemen, moet u

de volgende stappen volgen:

1. Klik rechts bovenin het scherm op uw bedrijfsnaam en klik vervolgens op

Gebruikers onder het kopje Accountinstellingen.

2. Selecteer de gewenste gebruiker en klik op Bewerken onder Gebruikers

beheren.

3. Pas de rollen aan zoals gewenst en klik daarna op Opslaan.




8. Klantenrelaties Binnen het Ariba Netwerk is het mogelijk om uw klantenrelaties te bekijken. Om huidige

en potentiële klantrelaties te bekijken moeten de volgende stappen doorlopen te worden:

1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en kies Relaties met klanten

in de Beheer tab

2. Op het tabblad Relaties met klanten onder Huidige relaties ziet u de relaties

met huidige klanten. Hier kunt u aangeven hoe aanvragen van nieuwe relaties

worden geaccepteerd (automatisch of handmatig). Daarnaast toont dit tabblad

een overzicht van de relaties met de volgende statussen: In afwachting van

goedkeuring, Huidige, Afgewezen en Mijn Groepen. Onder het kopje Mijn

Groepen kunnen groepen aangemaakt worden, waar relaties in onderverdeeld

worden.

3. Op het tabblad Relaties met klanten onder Potentiële relaties is een lijst te

vinden met inkooporganisaties die momenteel relatieverzoeken accepteren.

Per potentiële relatie kan een projectnaam en beschrijving bekeken worden.




9. Voorbereidingen facturatie In dit hoofdstuk bekijkt u de regels die ABN AMRO voor het factureren op het Ariba

Network heeft ingesteld en kiest u de wijze van versturen van uw factuur; de

factuurroutering.

9.1 Facturatieregels ABN AMRO

Bekijk de facturatieregels van ABN AMRO:

1. Log in op uw Ariba Network account

2. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en kies Relaties met klanten

onder het kopje Accountinstellingen.



3. Klik in het tabblad Relaties met klanten onder het kopje Huidige op de klant

waarvan u de facturatieregels wilt bekijken, in dit geval ABN AMRO.

4. Onder het kopje Factuursetup zijn de Algemene factuurregels terug te

vinden.

5. Klik op Klaar om terug te keren naar het Accountinstellingen scherm.

Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding



9.2 Elektronische factuurroutering

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke manier u de factureren naar ABN AMRO kunt

versturen: de elektronische factuurroutering.

Om de factuurroutering in te stellen doorloopt u de volgende stappen:

1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en klik op de optie

Elektronische factuurroutering onder het kopje Ariba Network-instellingen.

2. Maak onder Verzendmethode een keuze uit: Online, cXML of EDI

3. Vul de overige gegevens zo volledig mogelijk in. Alleen de velden met een “*” zijn

verplichte velden. Klik daarna op Opslaan en vervolgens op Sluiten om terug te

keren naar de Introductiepagina.




10. Factuur aanmaken In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een PO Factuur (zie 10.1), Creditnota (zie 10.2), non-PO Factuur (zie 10.3) en CSV-factuur

(zie 10.4) kunt aanmaken in het Ariba Network.

10.1 PO Factuur

1. Ga naar het Postvak IN van het Ariba Network en klik op het pijltje aan de linkerkant naast de naam van de klant. De

inkooporders van de klant zullen nu tevoorschijn komen. Klik vervolgens op de inkooporder waar een factuur van gemaakt moet

worden.



2. Klik op Factuur maken en vervolgens op Standaardfactuur.

Informatie vanuit de order wordt nu automatisch omgezet in informatie voor de factuur.

3. Vul de velden zo volledig in. Het Factuurnummer moet een uniek nummer zijn. Bij het Overmaken naar moet het adres van de

klant geselecteerd worden. Klik na het invullen van de benodigde informatie op Opslaan en vervolgens op Volgende.



4. Kijk de factuur na op de bevestigingspagina, scrol naar beneden om de bedragen

te controleren. Indien alles correct is, klikt u op Indienen om de factuur te

verzenden naar ABN AMRO. Indien veranderingen nodig zijn, klik op Vorige.


Eerst moet je de klant

kiezen waarvan je de

orders wilt zien

(openklappen), dan kan

je de order kiezen.



10.2 Creditnota

Een creditnota kunt u

1. Ga naar Postvak IN en klik op het pijltje aan de linkerkant naast de naam van de

klant. Nu ziet u de inkooporders van deze klant. Klik vervolgens op de gewenste

PO, in het volgende scherm op Factuur maken en selecteer Creditnota.

2. Maak een Creditnota aan door dezelfde stappen te volgen als voor het aanmaken

van een PO Factuur. Zie hiervoor hoofdstuk 10.1, vanaf stap 2.

Het bedrag moet steeds negatief te zijn, omdat het een creditnota betreft.

3. Controleer de ingevoerde data na en verzeker u er van dat het bedrag negatief is,

voordat u de creditnota indient.

4. Klik op Indienen om de creditnota naar ABN AMRO te versturen




orders wilt zien


je de order kiezen.



orders wilt zien


je de order kiezen.



orders wilt zien


je de order kiezen.



orders wilt zien


je de order kiezen.



10.3 Non-PO Factuur

1. Ga naar de Introductiepagina van het Ariba Network en klik aan de linkerkant

van het scherm op Factuur voor niet-inkooporder onder het gedeelte Maken.

2. Selecteer ABN AMRO in het uitklapmenu en vink Standaardfactuur aan. Klik

vervolgens op Volgende.

Als het om een nieuwe klant gaat, klik dan op Nieuwe klanten factureren.

Deze klant moet een klantcode geven alvorens u kunt factureren.



3. Vul de velden zo volledig mogelijk in zodat het factureren zo goed mogelijk verloopt.

Onder Overzicht vult u een uniek factuurnummer, een factuurdatum en het bedrijf waaraan het bedrag overgemaakt moet

worden in.

Onder Orderinformatie moet het BO-nummer ingevuld worden en, indien van toepassing, het COMM-nummer. Vul de overige

informatie zo volledig mogelijk in, klik op Opslaan en vervolgens op Indienen. De velden met een “*” zijn verplichte velden.

N.B. Vul het e-mail adres dat u van ABN AMRO heeft gekregen volledig en juist in ([email protected]). Dit is

van de persoon die uw factuur goedkeurt.




10.4 CSV-factuur

Het is mogelijk om als leverancier CSV facturen (Comma Seperated Value) te uploaden

naar het Ariba Network. Om de CSV template te downloaden en CSV facturen te kunnen

uploaden moet u de volgende stappen volgen:

1. Klik rechts bovenin het scherm op uw bedrijfsnaam en vervolgens op Relaties

met klanten onder het kopje Accountinstellingen.

2. Klik op ABN AMRO en vervolgens Download CSV Factuur Template.

Screenshot invoegen wanneer beschikbaar



3. Vul de template in en klik vervolgens op CSV factuur op de Introductiepagina

onder het kopje Maken.

4. Selecteer ABN AMRO bij het veld Klant en klik vervolgens op Browse. Selecteer

nu de factuur die geüpload moet worden, klik op CSV-factuur importeren en

klik vervolgens op Klaar.

5. De CSV-factuur wordt verwerkt door het Ariba Network en doorgestuurd naar ABN

AMRO in de vorm van een cXML bestand.

Zie, voor een uitgebreide beschrijving van CSV-facturen, het document:

CSV-factuur Handleiding.



11. Rapporten Het Ariba Network voorziet in de volgende soorten rapporten:

Inkooporder Rapport

Factuur Rapport

Mislukte Factuur Rapport

Tijdstaat Rapport

Orderoverzicht Rapport

BTW – Boek Rapport

11.1 Rapporten maken

Om nieuwe rapporten aan te maken moet u de volgende stappen volgen:

1. Klik op het tabblad Rapporten en vervolgens op de knop Maken.

2. Voer de velden zo volledig mogelijk in. Voor het Soort rapport kan een keuze

gemaakt worden uit: Inkooporder, Factuur, Orderoverzicht, Tijdstaat,

Mislukte Factuur en BTW Boek. Klik vervolgens op Volgende. De velden met

een “*” zijn verplichte velden.



11.2 Rapporten Genereren

Om rapporten in het Ariba Network te genereren moet u de volgende stappen doorlopen:

1. Ga naar het Rapporten scherm binnen het Ariba Network, selecteer het gewenste

rapport en klik op Starten.

2. Klik vervolgens op Status vernieuwen, de status wijzigt naar Bezig met

verwerken. Als het rapport verwerkt is ziet u de status Verwerkt.

Het is niet van belang wanneer het rapport aangemaakt wordt; het zal steeds de

data bevatten zoals opgegeven in het sjabloon.

Het Ariba Network overschrijft de huidige versie van het rapport met het nieuwe

rapport. Downloadt daarom altijd een kopie naar uw harde schijf, voordat u een

nieuw rapport genereert.



11.3 Rapporten downloaden

Zoals reeds aangegeven in de vorige paragraaf moet een rapport steeds gedownload

worden om te zorgen dat een kopie van het rapport beschikbaar blijft.

Rapporten downloadt u als volgt:

1. Ga naar het Rapporten scherm binnen het Ariba Network, selecteer het gewenste

rapport en klik op Downloaden.

2. Selecteer in het Pop-Up scherm of u het rapport wilt Openen, Opslaan of het

downloaden wilt Annuleren.

Let op: Rapporten moeten binnen 30 dagen gedownload worden; het Ariba

Network verwijdert alle rapporten na 30 dagen!

Als het rapport groter is dan 1 MB, wordt het rapport als ZIP-file opgeslagen.

Quick Start Handleiding - ABN AMRO...In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke manier u de...

Documents

Transcript of Quick Start Handleiding - ABN AMRO...In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke manier u de...