Inhoudsopgave

Inleiding

Casus Project Leeflang

Deel 1 Kijken naar projecten en onderzoek: concepten en uitgangspuntenDeel 1 maakt duidelijk wat projectmatig werken is en wat onderzoek daarmee van doen heeft. Het is een conceptuele plaatsbepaling, dit deel laat zien hoe je naar projecten en onderzoek kunt kijken

1. Wat zijn projecten en wat is projectmatig werken?1.1 Projectenpalet

1.1.1 Project is een bijzondere, éénmalige taak1.1.2 Project is een verandering, verbetering of vernieuwing tot

stand brengen1.1.3 Project is een nieuw tijdelijk werkverband1.1.4 Projectresultaat en projectproduct 1.1.5 Projectdoelstelling1.1.6 Projectgroep1.1.7 Project en samenwerking1.1.8 Projectorganisatie1.1.9 Projectleider1.1.10 Projecten en opdrachtgever 1.1.11 Projectcontext

1.2 Projectmatig werken1.2.1 Uitgangspunten1.2.2 Structuurkenmerken Projectmatig Werken: faseren, beheer-

sen en beslissen1.2.3 Faseren van activiteiten1.2.4 Beheersen1.2.5 Beslissen

1.3 Projectmatig creëren1.3.1 Commitment1.3.2 Expliciete aandacht voor de ik-kant of de persoonlijke leider-

schapskant van het project

1.3.3 Creëren1.4 Projectactiviteiten

1.4.1 inhoudelijke activiteiten1.4.2 Beheersactiviteiten1.4.3 Onderzoeksactiviteiten1.4.4 De samenwerking in het projectteam

1.5 Om over na te denken

2. Projecten en onderzoek2.1 Onderzoek in kort bestek

2.1.1 Deskresearch en veldonderzoek2.1.2 Kwantitatief en kwalitatief onderzoek2.1.3 Fases van onderzoek2.1.4 databronnen2.1.5 Dataverzamelingstechnieken2.1.6 Onderzoek en kwaliteitseisen

2.2 Functies van onderzoek in projecten2.3 Onderzoek in projecten

2.3.1 Aanleidingen, redenen en doelen van het project 2.3.2 De context, het domein of situatie van het project2.3.3 Het projectthema2.3.4 Verkenning van de uitgangssituatie 2.3.5 Probleemanalyse en/of situatieanalyse2.3.6 Verlangens betrokkenen inzake gewenste situatie/product2.3.7 Onderzoek gewenste situatie en/of product2.3.8 Het inventariseren van ontwerp mogelijkheden2.3.9 Kiezen voor het te maken product2.3.10 Inschatting van de realiseerbaarheid van het product2.3.11 Het uitwerken/vervaardigen van het ontworpen ‘product’2.3.12 Testen van het ontworpen ‘product’2.3.13 Implementatie van het ontworpen ‘product’2.3.14 Kanttekeningen2.3.15 Overzichtstabel betekenis onderzoek voor projecten

2.4 Om over na te denken

3. Projecten en TGI TGI= Thema Gecentreerde Interactie geeft mij handvaten om een project suc-cesvol te laten zijn. Nadat het concept TGI uitgewerkt is, laat ik zien wat het betekenen kan voor werken in een project.

3.1 Het TGI systeem3.1.1 Het vierfactorenmodel

3.1.2 Dynamisch balanceren3.1.3 HET THEMA in TGI3.1.4 Het storingspostulaat: storingen hebben voorrang3.1.5 Chairperson postulaat: Leid jezelf 3.1.6 Participerend leiden3.1.7 De theoretische basis van het TGI systeem

3.2 Projecten met TGI3.2.1 Kijken naar projecten met het vierfactorenmodel3.2.2 Reflecteren in projecten met het vierfactorenmodel3.2.3 TGI als kompas voor het opzetten en voorbereiden van bij-

eenkomsten 3.2.4 TGI als kompas voor het sturen van processen en het doen

van interventies in projecten 3.2.5 Het eigen leiderschap

3.3 Tenslotte3.4 Om over na te denken

Deel 2 Uitvoeren en (bege)leiden van projectenDit deel gaat over hoe je projecten kunt opzetten, uitvoeren, leiden en begeleiden. Hoewel elk project uniek is en elk project maatwerk is, worden aan de hand van de fasen van projectmatig werken concrete stappen, werkwijzen en methodische handreikingen gegeven. Wij presenteren PMW in dit deel als een geheel van gekoppelde activiteiten, die gefaseerd verlopen. Activiteiten om van de bestaande werkelijkheid te komen tot de gewenste nieuwe werkelijkheid.Activiteiten die moeten worden uitgevoerd om het projectresultaat waar te maken. Deze activiteiten verlopen in zeven fasen. Een fase bevat een serie activiteiten in een project die bij elkaar horen.Onze indeling in fasen volgt in grote lijnen de ‘klassieke’ fasen structuur. De indeling is op grond van onze ervaring opgedaan in een reeks van jaren in onderwijs, gezondheidszorg en welzijn, enigszins aangepast.Zo benoemen wij nadrukkelijk een aanloopfase of nulfase, voorafgaande aan de Initiatieffase. De ontwerpfasen en voorbereidingsfasen zullen na de definitiefase niet altijd nodig zijn. Om die redenen benoemden wij deze fasen als subfasen van de realisatiefasen. Daarnaast vragen wij met nadruk aandacht voor de implementatiefase. Met de implementatie van het projectproduct staat of valt ons inziens een project.In hoofdstukken ingedeeld per fase pmw wordt op praktische wijze aangeven wat in elke fase aan de orde is aan activiteiten.

4. De aanloopfase van een project4.1 Situaties, motieven en initiatief

4.1.1 Initiatief van een professional4.1.2 Initiatief van een teamleider, manager of directie4.1.3 De verplichte initiator

4.2 Actoren in de voorfase en bij de start4.3 Steun zoeken en belangen samenbrengen4.4 Checklist

5. De initiatieffase: van idee naar projectopdracht5.1 Projectgroep samenstellen en kennismaken5.2 Projectinhoud

5.2.1 De uitgangssituatie verkennen5.2.2 Het projectdoel en projectresultaat5.2.3 Afbakening van het project

5.3 De beheerskant van het project5.3.1 Tijd 5.3.2 Geld5.3.3 Menskracht en projectorganisatie5.3.4 Faciliteiten, productiemiddelen en hulpmiddelen

5.4 Einde initiatieffase is input definitiefase5.5 Checklist

6. De definitiefase6.1 Verbinding maken met de projectopgave

6.1.1 Projectteam6.1.2 De projectleider6.1.3 De opdrachtgever

6.2 Vaststellen van de projectinhoud6.2.1 Werkwijze6.2.2 Verdieping van projectinhoud: hulpmiddelen en onderzoek6.2.3 Uitgangsituatie, doelen en projectresultaat (projectproduct)

scherp en acceptabel formuleren6.3 Activiteiten plannen

6.3.1 Projectactiviteiten benoemen6.3.2 Faseren 6.3.3 Tussenproducten en mijlpalen6.3.4 Tijdspad en doorlooptijd

6.4 Projectgroep samenstellen, kennismaken en samenwerken 6.5 Projectorganisatie

6.5.1 Interne organisatie

6.5.2 Projectomgeving6.6 Beheersaspecten vastleggen

6.6.1 Geld6.6.2 Organisatie6.6.3 Kwaliteit6.6.4 Informatie & communicatie6.6.5 Tijd

6.7 Fase afronden: definitiefaseformulier of projectplan opstellen6.8 Checklist

7. De realisatiefase7.1 Het ontwikkelen van ideeën7.2 Bewerken en conceptualiseren

7.2.1 Kiezen van verbeteringsideeën7.2.2 Kennis verzamelen om te kiezen7.2.3 Uitwerken van concreet en gedetailleerd ontwerp

7.3 Voorbereiding op de uitvoering7.3.1 Opstellen analyseschema 7.3.2 Inventariseren van benodigde informatie, materialen, en

hulpmiddelen7.3.3 Vastleggen van wanneer, wie, wat, moet gaan doen7.3.4 Voorbereiden op de realisatie van het projectproduct

7.4. Het vervaardigen van het product7.5 Volgen van de vervaardiging van het product7.6 Voorleggen en uitproberen van het product7.7 Presenteren van het product7.8 Beoordelen van het product7.9 Samen werken en samen beslissen7.10 Projectorganisatie en de beheersaspecten7.11 Vieren realisatiefase7.12 Checklist

8. De afsluiting van een project8.1 Implementatie product8.2 Een implementatieplan maken en uitvoeren8.3 Nazorgprogramma projectproduct8.4 Afronden project8.5 Checklist

Deel 3 Processen en methoden in projectmatig werkenIn dit deel wordt ingezoomd op projectprocessen en daarbij passende methoden en technieken. Op basis van het methodisch kader in deel 2 worden thematisch projectprocessen beschreven en uitgewerkt met methoden, werkvormen, en hulpmiddelen. Dit deel 3 geeft handvatten om planningen te maken, om te wer-ken aan kwaliteit, om samen te werken, om te beslissen en om te monitoren en evalueren. De indeling is als volgt:

9. Projectactoren9.1 De opdrachtgever 9.2 de projectleider9.3 de projectmedewerkers: samen de projectgroep9.4 gebruikers van het projectproduct9.5 de initiatiefnemer of probleemaanbrenger 9.6 probleemdragers, situationeel betrokkenen, indirect betrokkenen en

doelsysteem actoren9.7 de financier of sponsor9.8 de stuurgroep9.9 de klankbordgroep 9.10 de projectomgeving9.11 Checklist

10. Planningen maken 10.1 Activiteiten plannen

10.1.1 Work Breakdown Structure (WBS)10.1.2 Aandachtspunten bij het maken van een planning

10.2 Balkenplanning10.3 Planning van de samenwerking10.4 Capaciteitsplanning

10.4.1 Mensen10.4.2 Middelen

10.5 De financiële planning 10.6 Planningssoftware10.7 Checklist

11. Samenwerken11.1 De basis van samenwerken11.2 Aandachtspunten voor de kennismaking

11.2.1 Projectbetrokkenheid11.2.2 Taakinhoudelijke kennismaking

11.2.3 Persoonlijke kennismaking 11.2.4 Persoonlijke achtergronden en omstandigheden11.2.5 Samenwerking

11.3 Samenwerkingscontract 11.4 Groepsontwikkeling en mogelijke stagnaties

11.4.1 Oriënteringsfase 11.4.2 Toenaderingsfase 11.4.3 Strijd en vlucht11.4.4 Autonomie en interdependentie11.4.5 Vertrouwen en intimiteit11.4.6. Afscheid en scheiding

11.5 Samenwerking bevorderen11.5.1 Regelmatig evalueren van de samenwerking11.5.2 Groepsontwikkeling en samenwerking

11.6 Conflicten11.6.1 Conflictdiagnose en conflictoplossing11.6.2 Stappen in conflictoplossing11.6.3 Conflictinterventie door derde partij

11.7 Checklist

12. Werken aan kwaliteit12.1 De PDCA-cirkel en het project12.2 Niveau’s van kwaliteitseisen12.3 Kwaliteitseisen aan projecten12.4 Het formuleren van kwaliteitseisen

12.4.1 Voorbeeld van materieel object12.4.2 Verhalen vertellen12.4.3 Verwachtingen12.4.4 Citeria SMART formuleren en checken

12.5 Rangorde in belangrijkheid van kwaliteit12.6 Checklist

13. Beslissen en besluitvorming13.1 Beslissen en beslisdocumenten13.2 Beslissen over beheersaspecten13.3 Manieren van besluitvorming13.4 Werkwijze consent13.5 Tussenstations voor besluitvorming13.6 Besluiten in stappen13.7 Uitvoerbare besluiten13.8 Checklist

14. Monitoren en evalueren14.1 Monitoren 14.2 De inrichting van een monitor14.3 Evalueren

14.3.1 Drie gebieden 14.3.2 Tussentijdse evaluatie14.3.3 Evaluatie-manieren

14.4 Op ervaring gebaseerde evaluatie14.4.1 Open evaluatieverhaal14.4.2 Gestructureerde evaluatievragen 14.4.3 Inhoud van de evaluatie14.4.4 Voorbeelden evaluatievragen

14.5 Checklist

15. Methoden en technieken15.1 De 5xW+H formule15.2 De SMART methode15.3 Mindmapping

15.3.1 Voorbeeld15.3.2 Gebruik15.3.3 Werkwijze

15.4 Brainstormen15.4.1 Werkwijze15.4.2 Praktische overwegingen

15.5 Werkconferentie volgens de Delphi techniek15.5.1 Kenmerken15.5.2 Delphi techniek in een werkconferentie15.5.3 Selectie van de deelnemers

15.6 De Nominale groepstechniek15.6.1 Werkwijze15.6.2 Praktische overwegingen

15.7 Krachtenveldanalyse15.7.1 Voorbeeld resultaat15.7.2 Werkwijze

15.8 Risico-analyse15.8.1 Risicogebieden15.8.2 Werkwijze

15.9 Checklist voor het maken van een projectplan.15.10Handleiding en checklist voor de eindpresentatie

15.10.1 Uitgangspunten15.10.2 Opzetten en voorbereiden van de presentatie

15.10.3 Beoordeling van de presentatie15.11Een sociogram maken en gebruiken

15.11.1 Doel sociogram 15.11.2 Werkwijze sociogram

Deel 4 Methoden en technieken van onderzoek voor projectenDeel 4 geeft handvatten en hulpmiddelen om in het kader van projecten onder-zoek te doen. ‘Onderzoekstools’ worden beschreven, die praktisch ingezet kun-nen worden voor de in deel 1, 2 en 3 benoemde uitgangspunten, fases, stappen, werkwijzen en aandachtsgebieden van projectmatig werken.De in dit deel 4 opgenomen hoofdstukken zijn gericht op het zelf gaan doen van onderzoek voor het project. Geheel in lijn met het projectmatig werken geven wij in dit deel eerst een overzicht van wat er moet gebeuren als voorbereiding op het zelf gaan doen van onderzoek voor het project. Dit gebeurt met name in hoofdstuk 16, maar ook in de daarop volgende hoofdstukken 16 t/m 23 wordt telkens aandacht besteed aan het eerst denken en dan pas doen. In de hoofdstuk-ken 16 t/m 23 worden per hoofdstuk een en soms meerdere manieren van data-verzameling en databronnen beschreven.

16. Onderzoek gaan doen16.1 Doelstelling en vraagstelling formuleren

16.1.1 Van idee, onderwerp, thema, vraag of probleem naar vraag-stelling

16.1.2 Eisen aan de vraagstelling16.1.3 Doelstellingen

16.2 Maken van een onderzoeksontwerp16.2.1 Ontwerpen16.2.2 Componenten van het onderzoeksontwerp16.2.3 Keuzes maken

16.3 Constructie dataverzamelingstechnieken16.4 Checklist

17 Deskresearch: bestaande gegevens en literatuur17.1 Gebruik maken van bestaand materiaal en bestaande gegevens

17.1.1 Soorten van bestaand materiaal 17.1.2 Aanwezigheid: vindplaatsen of bronnen17.1.3 Ontsluiting van bestaand materiaal

17.2 Literatuurverkenning en literatuuronderzoek17.2.1 Literatuurverkenning17.2.2 Literatuuronderzoek17.2.3 Voorbereiden van literatuuronderzoek

17.2.4 Stappen in literatuurverkenning en literatuuronderzoek17.3 Checklist

18. De vragenlijst18.1 Werkwijze bij het maken van een vragenlijst18.2 Het opstellen van de vragen

18.2.1 Soorten vragen18.2.2 Gevoeligheid van vragen18.2.3 Vraagtypen en vraagvormen

18.3 Criteria voor formulering van vragen en volgorde van de vragen18.3.1 Vraagformulering18.3.2 Vraagvolgorde (routing)

18.4 Veel gemaakte fouten18.5 De afname van de vragenlijst

18.5.1 Voorbereiding van de afname18.5.2 Werkwijze bij de mondelinge afname

18.6 Verwerken en analyseren van de gegevens18.6.1 Verwerken van gegevens18.6.2 Analyseren

18.7 Checklist

19. Het interview19.1 Soorten interviews

19.1.1 Gestructureerde interviews 19.1.2 Het ongestructureerde of open interview19.1.3 Open interview in drievoud19.1.4 Geformaliseerde interviews en informele gesprekken19.1.5 Individuele interviews en groepsinterviews

19.2 De opbouw van een interview19.3 Het open interview als gespreksproces

19.3.1 Voorbereiding19.3.2 Houding van de interviewer19.3.3 Vragen stellen19.3.4 Gesprekstechnieken

19.4 Kwalitatieve analyse van gegevens uit interviews19.4.1. Doel kwalitatieve analyse19.4.2 De stappen van kwalitatieve data-analyse

19.5 Checklist

20. Groepsinterview en focusgroep20.1 Groepseffecten20.2 Soorten groepsinterview20.3 De focusgroep

20.3.1 Beoogde informatie focusgroep 20.3.2 Groepssamenstelling20.3.3 Voorbereiding van de uitvoering20.3.4 Werkwijze20.3.5 Meerdere begeleiders20.3.6 Verwerking en analyse van de focusgroep gegevens

20.4 Checklist

21. Observeren21.1 Observeren en observatiefouten

21.1.1 Interpretaties21.1.2 Observatiefouten

21.2 Hoe observeren?21.3 Vastleggen, verwerken en analyseren van observaties

21.3.1 Vastleggen21.3.2 Rubrieken21.3.3 Verwerken en analyseren

21.4 Participerende observatie 21.4.1 Gebruiksmogelijkheden21.4.2 Eisen

21.5 Werkwijze participatieve observatie21.6 De verschillende rollen bij participerende observatie

21.6.1 Openlijk of verhuld21.6.2 Persoon en onderzoeker21.6.3 Groepslid en buitenstaander21.6.4 Participant en observant21.6.5 De keuze van rollen

21.7 Checklist

Deel 5 Projecten in de praktijkDe praktijk van het werken met en in projecten wordt getoond aan de hand van vier interviews met vier mensen die veel met projecten werken. In ieder inter-view wordt verteld én gereflecteerd op het werken met projecten vanuit de orga-nisatie waar de geïnterviewde persoon werkzaam is.

De vier geinterviewde personen representeren de volgende domeinen of werk-velden:• Overheid en onderwijs • Wonen: projecten bij een woningcorporatie• Onderwijs: afstudeerprojecten in het hoger beroepsonderwijs (hbo)• Zorg en Welzijn: projecten in het maatschappelijk werk

22. In gesprek met … Marjoke Kager Interview met Marjoke, directeur/eigenaar van Kager Projectmanagement

in Beverwijk, over haar ervaringen bij het ondersteunen van pmw bij over-heid en zorginstellingen.

23. In gesprek met … Hettie v.d. Heijden Interview met Hettie, coördinator MBRT opleiding Fontys Paramedi-

sche Hogeschool, over projectmatig werken in de MBRT opleiding, een medisch-technische opleiding.

24. In gesprek met … Joeri Migchelbrink Interview met Joeri, Manager VvvE Diensten De Alliantie Amsterdam, eer-

der senior medewerker Strategie en Markt van de Alliantie, over pmw bin-nen en vanuit een woningcorporatie

H 25 In gesprek met … Wil v.d. Meché Interview met Wil, teamleider bij een grote welzijnsinstelling Eindhoven

over pmw in het maatschappelijk werk

Literatuur

Verantwoording

Index

Over de auteur