©© PROJECTMATIG WERKEN. © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn...
-
Upload
christian-kok -
Category
Documents
-
view
223 -
download
0
Transcript of ©© PROJECTMATIG WERKEN. © Inleiding Aanleiding: Aanleiding:Behoefte aan sturing en stroomlijn...
©©
PROJECTMATIG PROJECTMATIG WERKENWERKEN
PROJECTMATIG PROJECTMATIG WERKENWERKEN
©
InleidingInleiding
Aanleiding:Aanleiding: Behoefte aan sturing en stroomlijn d.m.v. standaard procedures, systemen en hulpmiddelen.
Hoe:Hoe: 1. Type werkzaamheden2. Principe projectmatig werken3. Implementatie – BMC (Cultuur)4. Investeren in eigen medewerkers
©
•Bakje in/uit
•Zeker
•Duidelijk
•Bekende
•Procedures
•Ad hoc
•Onzeker
•Vaag
•Nieuw
•Gaandeweg wordt resultaat bekend
Regulier werk versus ProjectenRegulier werk
versus ProjectenRoutine Procesm
atig•Bepaalde tijd / budget
•Teamwork
•Ingekaderd
•Eenmalig
•Doel- of resultaat
gericht
Toenemende voorspelbaarheid van resultaat en weg
Projectmatig
Typen werkzaamheden Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werken
©
Vertaling in de Gemeente WeertVertaling in de
Gemeente WeertOnderscheid in:Integraal Werken
Reguliere taken, wel relaties met andere afdelingen, maar geen aparte projectstructuur
Projectmatig Werken Alleen voor complexe Projecten, wordt aparte
projectstructuur opgezetComplex:- Meervoudig / samengesteld - Afweging belangen / risico’s- Dynamisch
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
BMC BMC
Kenmerken
Integraal werken / adviseren door netwerken95% van de taken wordt in de lijn afgedaanTaakvolwassen en taakverantwoordelijkAangewezen “trekker” (interdisciplinair)
voor samengestelde handelingen Principes van Projectmatig Werken toepassen
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
Projectmatig werkenProjectmatig werken
KenmerkenProbleem, doel en taakstelling helder
formulerenGericht en planmatig werken naar resultaat
Activiteiten en middelenFaseringBesluiten
Sturing op voortgang Rapportage op inhoud en proces (GOKIT)
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
ProjectorganisatieProjectorganisatie
Kenmerken Buiten de lijn : PT = een tijdelijke afdeling Relatie opdrachtgever - opdrachtnemer Opdracht: taak, bevoegdheid en verantwoordelijkheid
vooraf helder formuleren Desgewenst Stuurgroep en Klankbordgroep
Voorwaarden Alleen voor complexe / samengestelde handelingen
waarbij veel partijen en/of belangen zijn betrokken Deelprojecten (z.s.m.) in de lijn zetten = integraal werken
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
In de praktijkIn de praktijk
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
Aansturing projectenAansturing projectenFormele bevoegdheden
Gemeenteraad (Visie en beleid op hoofdlijnen) Burgemeester en Wethouders (bedrijfsvoering) Mandaat en sub-mandaat
directeur, afdelingshoofd en/of medewerker
Aansturing Opdrachtgever = directeur / afdelingshoofd Opdrachtnemer = Projectleider Bestuurlijk overleg c.q. Stuurgroep = altijd B&W (aangevuld met derden bij contractuele relatie)
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
Matrix organisatieMatrix organisatie
Integraal ProjectmatigWerken Werken
Opdrachtgever:: MT / MT-lidTaakverantw.: MedewerkerMedeverantw.: Afd.hfd / dir. Eindverantw.: Gem. secretarisBestuurlijk verantw.: Port.houder
Opdrachtgever.: MT / MT-lidTaakverantw.: Projectleider
(voorz.)Medeverantw.: MT Eindverantw.: Gem.
secretarisBestuurlijk verantw.:
Projectcollegelid
Opdrachtgever::
Afdelingshoofd
Taakverantw.: MedewerkerMedeverantw.:
Afdelingshoofd
Eindverantw.: DirecteurBestuurlijk verantw.:
Port.houder
Opdrachtgever : Afd.hfd / dirTaakverantw.: ProjectleiderMedeverantw.: Afd.hfd / OpdrachtgeverEindverantw. : Dir. / OpdrachtgeverBestuurlijk verantw.: Projectcollegelid
Concern
Sector
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
ProjectleiderProjectleider
Taak en rolVerantwoordelijk voor resultaat: inhoud
en proces GOKIT voor bedrijfsvoering en communicatie
Leidt het ProjecttamRapporteert aan de opdrachtgeverAdviesfunctie naar afdelingshoofd en
directeur (geldt voor alle PT-leden)Door processturing werkdruk laag houden
Inhoud wordt geleverd door de lijnorganisatie
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
ProjectteamProjectteam
Rol en taak Is de motor van het project Verantwoordelijk voor de integrale plankwaliteit Bevat deskundigheid en capaciteit om alert en
precies te reageren op wensen van de opdrachtgeverTeamleden
Hebben mandaat van de lijnorganisatie en houden verbinding tussen project en afdeling
Krijgen (per fase) opdrachten van de projectleiderVoorwaarde
Er worden geen belangrijke beslissingen genomen zonder advies van het projectteam
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
©
De “Project” omgevingDe “Project” omgeving
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurPrincipe projectm. werkenTypen werkzaamheden
Verantwoordelijkheden
Extern krachtenveld
Intern krachtenveld
TakenBevoegdheden
De opdracht
Projectleider/Medewerker
©
Het principe van “Projectmatig Werken”
Het principe van “Projectmatig Werken”
Doel: het kunnen beheersen van risico’s in projecten
Hoe? Faseren (Projectfasering)Beheersen (GOKIT CSR) Beslissen
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Tijd
100 %
0 %
50 %
25 %
75 %
Beheers-baarheid
Keuze-vrijheid
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5
Resultaat
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
PMW = SMARTPMW = SMART
S pecifiek M eetbaarA cceptabelR ealistischT ijdgebonden
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
FaserenFaseren
Voorbe-
reidingsfase
Reali-satieFase
Beheers
Fase
3 5 6
Alternatieve
Realisatie-
mogelijkheden
vallen af
InitiatiefFase
Pro-grammafase
Ontwerp
Fase
Idee Wat Hoe Hoe make
n
Doen Instand
houden
1 2 4
Resul-taat
Op-lossing
Uitwer-
king
Materia-
lisering
Onder-
houd
Project
Alternatieveprojecten vallen af
Alternatieveeisen
vallen af
Alternatieve gebruiks- en
onderhoudsmogelijkhedenvallen af
Alternatieve
oplossingen
vallen af
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Beheersen: GOKIT CSRBeheersen: GOKIT CSR
Kwaliteit
Geld
Organisatie
Tijd
Informatie en Communicatie
Contracten
Scope
Risico’s
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
BeslissenBeslissen
Initiatief
Fase
Program.Fase
Ontwerp
Fase
Voorbereid.Fase
RealisatieFase
Beheers
Fase
FASEREN:
BESLISSEN:•Projectresultaat•Projectweg•Beheersaspecten
BEHEERSEN
Geld
Organisatie
Kwaliteit
Informatie
Tijd
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Implementatie PMW Implementatie PMW
Cultuurverandering / CultuurcodeStrakke en intensieve aansturingMaximale benutting van interne
capaciteit Minimale vermenging van het werk
voor projecten en overige werkzaamheden
Punt van aandacht: betrokkenheid van bestuur, managementteam en lijn
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Cultuurcode 1 t/m5 Cultuurcode 1 t/m5
1. Ik communiceer open, eerlijk en met respect voor en met vertrouwen in de ander
2. Ik houd mij aan afspraken en spreek anderen er op aan wanneer zij hun afspraken niet nakomen
3. Ik signaleer kansen en handel ernaar4. Ik begin (liever) vanuit mijzelf dan
dat ik passief afwacht5. Ik wordt niet gehinderd door negatieve
ervaringen
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Cultuurcode 6 t/m 10 Cultuurcode 6 t/m 10
6. Ik beschouw collega’s en burgers als gewaardeerde klanten en behandel hen zoals ik zelf behandeld wil worden
7. Ik draag bij aan het gezamenlijk resultaat van de gemeente Weert, ook al strookt het niet altijd met mijn persoonlijke inzichten
8. Bovenstaande waardeer ik ook bij mijn collega’s9. Bovenstaande zorgt er voor dat ik met
enthousiasme, plezier en gepaste trots bij de gemeente werk
10. Ik ken mijn verantwoordelijkheden en durf beslissingen te nemen op basis van afgewogen risico’s
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Cultuurverandering Cultuurverandering
Taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastgelegd in functiebeschrijvingen
Project- en dus resultaat-verantwoordelijk inhoud proces (GOKIT)
Budgetverantwoordelijkheid Projectbegroting / afrekening Opdracht / fiatteren binnen goedgekeurde
(project)begroting
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Ontwikkeling medewerkers Ontwikkeling
medewerkers
Ontwikkelen visieBeschrijven gewenste competentiesOntwikkelen Competenties:
KennisVaardighedenGedrag
Functioneren Coachen, volgen en beoordelen
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©
Concern trainingConcern training
PMW (april 2002)Dualisme en mandatering(mei 2002)Budgethouders (juni 2002)
Eigen medewerkersImplementatie - CultuurTypen werkzaamhedenPrincipe projectm. werken
©©
PROJECTMATIG PROJECTMATIG WERKENWERKEN
PROJECTMATIG PROJECTMATIG WERKENWERKEN