PROJECTMATIG WERKEN

Luk Indesteege

VVJ 18 nov 2014 1

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

----------------------------

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing

projectmanagement

VVJ 18 nov 2014 2

Doelstellingen

Na deze bijeenkomsten:

heb je een basisinzichtin projectmatig werken

kan je een project faseren

weet je hoe beslissingen in een projectgenomen worden

heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project

VVJ 18 nov 2014 3

Werkwijze

oefeningen,

actieve inbreng van de deelnemers

beperkte stukjes theorie

praktijkvoorbeelden,

ervaringsuitwisseling

interactie en vragen

VVJ 18 nov 2014 4

Oefening 1 : kennismaking

1. Naam, functie of rol

2. Werk je nu in projecten? Wat is jouw taak hierin?

3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten?

4. Wat verwacht je van vandaag?

VVJ 18 nov 2014 5

Projectmatig werken is niet nieuw

VVJ 18 nov 2014 6

1. Er zijn meerdere

manieren van werken

1. Routinematig werken: seriewerkstandaardprocedures

2. Improviserend werken:innovatiecreativiteit

3. Projectmatig werken: eenmaligtussen improviserend en routinematig werken

Dit is geen kwalitatieve indeling!VVJ 18 nov 2014 7

2. Projectmatig werken

Tussen improviseren en seriewerk l

Een project heeft als kenmerken:

Doel opdrachtgever

Einddatum mijlpalen

Budget geld, werkuren

Structuur projectleider, medewerkers,werkpakketten WP

Een naam duidelijk, goed bekkend…

VVJ 18 nov 2014 8

structuur van een project

OpdrachtgeverDOEL

projectleider

WP1 WP2 WP3 WP4

Admin

VVJ 18 nov 2014 9

Oefening 2: Mijn project

omschrijf een eigen project

(thuis of op het werk):

doel

start en einddatum

projectleider

werkpakketten, medewerkers

VVJ 18 nov 2014 10

Drie succesvoorwaarden bij de start van een project

Het projectvoorstel met een haalbaar resultaat waarmee het gekozen doel bereikt wordt

De projectleiderDe geschikte persoon met de nodige competentiesen bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken

De projectgroepeen divers team dat o.l.v. de projectleider alle

verschillende taken goed en tijdig uitvoert

VVJ 18 nov 2014 11

succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel

Is er een akkoord over het op te lossenprobleem ?

Is er een akkoord over het doel vanhet project en zijn afbakening?

Zijn er tegengestelde belangen?

Is het resultaat duidelijk omschreven?

Is het resultaat een goede oplossingvoor het probleem?

VVJ 18 nov 2014 12

Oefening

Wat is de meerwaarde van jouw project? Waarom is de doelgroep of de maatschappij hierbij gebaat?

VVJ 18 nov 2014 13

succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider

kent hij/zij de organisatie en het thema?

is hij/zij bevoegd om te beslissen?

heeft hij/zij organisatietalent?

heeft hij/zij leidinggevende talenten?(mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)

kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?

VVJ 18 nov 2014 14

succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam

zijn de betrokken groepen, afdelingen, …

vertegenwoordigd?

zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig

is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland?

aanvaarden de teamleden het leiderschap

van de PL?

VVJ 18 nov 2014 15

Oefening

Stel een lijst op met alle belanghebbenden in jouw project: mensen nodig voor de uitvoering, opdrachtgever, doelpubliek, experten, collega’s …

Waarom heb jij hen nodig? Waarom hebben zij jou nodig? Dus wat is de win-win voor elke partij?

VVJ 18 nov 2014 16

3. Fasering in een project

0. initiatief we gaan ‘iets’ doen

1. definitiefase akkoord over wat we willen + PL, grootte van budget

2. ontwerpfase plan opstellen, subsidiedossier?

3. voorbereiding afspraken maken

4. uitvoering nu gebeurt het

5. nazorg opruimen, onderhoud, toepassing

VVJ 18 nov 2014 17

Oefening 3:projectfasering

Herneem (per 2) een eigen project:

Omschrijf kort de 5 fasen1. Definitie

2. Ontwerp

3. Voorbereiding

4. Uitvoering

5. Nazorg

VVJ 18 nov 2014 18

Projectfase 1 : definitie

Doel: duidelijkheid over het project krijgen

Werkwijze:

Overleg over de opdracht, keuzes maken

Definiëren van doel en resultaat of middel

Bepalen van de einddatum

Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten

Projectleider aanduiden

Eensgezindheid bereiken

Mijlpaal 1: akkoord over projectopzet

VVJ 18 nov 2014 19

Projectfase 2 : ontwerp

Doel: precies plan van aanpak

Werkwijze:

Brainstormen met projectmedewerkers

Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten

Tijdsplanning opmaken

Kosten berekenen, subsidiedossier schrijven

Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan(door de opdrachtgever) GO/NOGO

VVJ 18 nov 2014 20

Projectfase 3: voorbereiding

Doel: alles klaar hebben voor uitvoering

Werkwijze:

Draaiboek opstellen

Materialen bestellen

Mensen inplannen

Toeleveranciers vastleggen

Risico management

Mijlpaal 3 : startensklaar

VVJ 18 nov 2014 21

Projectfase 4 : uitvoering

Doel: projectresultaat bouwen

Werkwijze:

Stap voor stap uitvoeren

Kwaliteit bewaken

Risk management

Bijsturen

Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan

VVJ 18 nov 2014 22

Projectfase 5 : nazorg

Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik

Werkwijze:

Nazorgplan uitvoeren

Al het tijdelijke opruimen

Alle administratie afwerken

Toepassing of voortzetting systematiseren

Mijlpaal 5: project is af, resultaat blijft, doel bereikt

VVJ 18 nov 2014 23

Vragen over fasering ???

VVJ 18 nov 2014 24

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

----------------------------

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing

projectmanagement

VVJ 18 nov 2014 25

4. Beslismomenten

Mijlpalen in het project . Ze geven:

veiligheid voor de opdrachtgever

duidelijkheid voor de projectmedewerkers

houvast voor de projectleider

VVJ 18 nov 2014 26

Wie beslist, wanneer, waarover?

Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af

de projectleider beslist (met hetteam) gedurende elke fase

de opdrachtgever beslist bij elkemijlpaal (na elke fase)indien afwezig: adviesgroep

hoe: met beslisdocumenten

VVJ 18 nov 2014 27

Beslisdocumenten

1. Na de definitiefase: projectvoorstelAanleiding, doel, resultaat,

doelgroep, middelen, timing, kwaliteit

2. Na de ontwerpfase: plan van aanpakActiviteiten, fasering, gedetailleerd budget,…

3. Na de voorbereiding: draaiboekDetail van acties en middelen

4. Na de uitvoering: resultaatBeschrijving, eindrapport, nazorgplan

VVJ 18 nov 2014 28

Projectbeheersing : 5 beheersaspecten

Tijd mijlpalen

Geld budgetbewaking

Kwaliteit gestelde eisen

Informatie duidelijkheid voor allen

Organisatie eenduidige afspraken

Dit is de taak van een projectleider

VVJ 18 nov 2014 29

5.1. TIJD beheersen

werktijd per takenpakket en werkpakket WP

totale werktijd verdelen over WP

marges voorzien

heen en weer denken

doorlooptijd werktijd

parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning

tijden strikt registreren en rapporteren

VVJ 18 nov 2014 30

BALKENPLANNING

J A N F E B M A A

Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

WP1

Taak 1

WP1

Taak 2

WP1

Taak 3

WP2

Taak 1

VVJ 18 nov 2014 31

Oefening 4:balkenplanning

Omschrijf de activiteiten bij het orgainseren van een fuif

Ontwerp Voorbereiding Uitvoering Nazorg

Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden

VVJ 18 nov 2014 32

5.2. BUDGET beheersenTotale budget is de norm, en deelbudgetten per fase

marges zijn mogelijk tussen fases

kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit

werkelijke uitgaven strikt registreren

na elke fase budgetcontrole en bijsturing

vergeet de kosten achteraf niet (nazorgfase)

geen niet-gebudgetteerde uitgaven

VVJ 18 nov 2014 33

5.3. INFORMATIE beheersen

duidelijke en eenduidige informatie

goedgekeurd en op papier/pdf

niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt

info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten

info dient gearchiveerd

Naamgeving documenten!

VVJ 18 nov 2014 34

5.4. KWALITEIT beheersen

moeilijkst te omschrijven beheersfactor

eisen zo duidelijk mogelijk formuleren

Effect voor de gebruikers

Inhoud, omvang van het resultaat

Vorm van het resultaat

karakter is afhankelijk van fase:

1+2: kwaliteitseisen stellen

3+4: bewaken van de gestelde kwaliteit

4+5: toetsen of de gestelde kwaliteit behaald is

VVJ 18 nov 2014 35

5.5. ORGANISATIE beheersen

bevoegdheden en beslisstructuur vastleggen

relatie met rest van de organisatie de opdrachtgever moeit zich niet met de

uitvoering

de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen

de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren aan de projectleider

VVJ 18 nov 2014 36

Wat vind je van de volgende uitspraken van projectleiders

Iedereen weet toch zelf wel wat te doen zeker?

Kan ik Jan N. voor 10% op mijn project laten werken van nu tot het einde? Ik moet dit overmorgen weten…

Ik weet niet wat mijn collega’s en mijnexterne partners aan het doen zijn. Ik mag hopen dat ze op het project werken. Ik heb eigenlijk geen voeling met hen…

VVJ 18 nov 2014 37

In een prefecte wereld zijn projecten op tijd en binnen budget klaar, zonder grote problemen.

Maar we leven niet in een perfecte wereld. Er treden problemen op in onze projecten .

Beschouw dat als interessant en onthou dit: Laat ze nooit zien dat je aan het zweten bent…

38

Een ervaren projectleider:

VVJ 18 nov 2014

Risicomanagement

Onzekerheid is eigen aan een project

Risicomanagement is het identificeren en beoordelen van de onzekerheden of risico's en het vaststellen van beheersmaatregelen. Met beheersmaatregelen worden activiteiten bedoeld waarmee de kans van optreden of de gevolgen van risico's verkleind worden.

De impact van een risico:

Impact = kans(%) x gevolg(€)

VVJ 18 nov 2014 39

Risicotabel

nr Risico Impact% x €

Preventieve actie Evo-lutie

Curatieve actie

1

2

3

4

VVJ 18 nov 2014 40

VVJ 18 nov 2014 41

Oefening 5:risk-management

Project : fuifOmschrijf kort 5 risico’s (brainstorming)

Denk hierbij ook aan de fasenOntwerp, Voorbereiding en Uitvoering

Vul de Risk Management tabel in

VVJ 18 nov 2014 42

Vragen ???

VVJ 18 nov 2014 43

Dank u voor uw aandachtige medewerking!

VVJ 18 nov 2014 44