2011

PROJECTMATIG WERKEN

Luk Indesteege

2011

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

----------------------------

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing/projectmanagement

2011

Doelstellingen

Na deze bijeenkomsten:

heb je een basisinzicht in projectmatig werken

kan je een project faseren

weet je hoe beslissingen in een project kunnen genomen worden

heb je een inzicht in de 5 managementsaspecten van een project

2011

Werkwijze

oefeningen,

actieve inbreng van de deelnemers

beperkte stukjes theorie

praktijkvoorbeelden,

ervaringsuitwisseling

interactie en vragen

2011

Oefening 1 : kennismaking

1. Naam, functie of rol

2. Werk je in projecten? Wat is jouw taak hierin?

3. Wat zijn de problemen waar je tegenaan loopt in projecten?

4. Wat verwacht je van vandaag?

2011

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing/projectmanagement

2011

Projectmatig werken is niet nieuw

2011

1. Er zijn meerdere

manieren van werken

1. Routinematig werken: seriewerkstandaardprocedures

2. Improviserend werken:innovatiecreativiteit

3. Projectmatig werken: eenmaligtussen improviserend en routinematig werken

Dit is geen kwalitatieve indeling!

2011

Vergelijking werktypes

improvisatie project routine

onderwerp nieuw nieuw bekend

resultaat onbekend gepland bekend

regels weinig krijtlijnen procedures

aanpak flexibel planmatig vast

structuur weinig tijdelijk standaard

2011

2. Projectmatig werken

Tussen improviseren en seriewerk ligtprojectmatig werken

Een project heeft als kenmerken:

Doel opdrachtgever

Einddatum mijlpalen

Budget geld, werkuren

Structuur projectleider, medewerkers,werkpakketten WP

2011

Oefening 2: wat is een project?

omschrijf een eigen projecten

(thuis of in het werk):

doel

periode, duur

projectleider

medewerkers

2011

Drie succesvoorwaarden bij de start van een project

Het projectvoorsteloverleg tussen opdrachtgever en projectleider over het doel, het resultaat van het project

De projectleiderDe geschikte persoon met de nodige competentiesen bevoegdheden om het doel te kunnen bereiken

De projectgroepeen divers team dat o.l.v. de projectleider alle

verschillende taken goed en tijdig uitvoert

2011

succesvoorwaarde 1: vragen over het projectvoorstel

Is er een akkoord (tussen opdrachtgever en projectleider)

over het op te lossen probleem ?

Is het resultaat (doel) duidelijk omschreven?

Is het resultaat een goede oplossingvoor het probleem?

Zijn er tegengestelde belangen?

2011

succesvoorwaarde 2: vragen over de projectleider

kent hij/zij de organisatie en het thema?

is hij/zij bevoegd om te beslissen?

heeft hij/zij organisatietalent?

heeft hij/zij leidinggevende talenten?(mensen motiveren, communiceren, conflicten hanteren…)

kan hij/zij goed samenwerken met de opdrachtgever?

2011

succesvoorwaarde 3: vragen over het projectteam

zijn de betrokken groepen, afdelingen, …vertegenwoordigd?

zijn de nodige (aanvullende) talenten aanwezig

is de nodige werktijd beschikbaar en ingepland?

zijn er tegenstrijdige belangen in het team?

aanvaarden de teamleden het leiderschapvan de projectleider?

2011

structuur van een project

OpdrachtgeverDOEL

projectleider

WP1 WP2 WP3 WP4

Admin

2011

Extraatje bij succesvoorwaarden

Een NAAM voor het project

duidelijk

link met het doel

goed bekkend

2011

Drie sleutelbegrippen bij projectmatig werken

faserenproject indelen in fasen (standaard)

beslissenopdrachtgever geeft groen licht voorvolgende fase

beheersenis de taak van de projectleider

Dit zijn de 3 thema’s van deze opleiding

2011

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing/projectmanagement

2011

3. Projectfasering

0. initiatieffase

1. definitiefase

2. ontwerpfase

3. voorbereidingsfase

4. uitvoeringsfase

5. nazorgfase

Doel: het project te kunnen overzien

en de werkzaamheden te kunnen plannen

2011

Fasering in een project

0. initiatief we gaan ‘iets’ doen

1. definitiefase akkoord over wat we willen + PL, budget

2. ontwerpfase plan opstellen, offerte

3. voorbereiding afspraken maken

4. uitvoering nu gebeurt het

5. nazorg opruimen, onderhoud, toepassing

2011

Oefening 3:projectfasering

Herneem (per 2) een eigen project:

Omschrijf kort de 5 fasen 1. Definitie

2. Ontwerp

3. Voorbereiding

4. Uitvoering

5. Nazorg

en de bijbehorende mijlpalen

2011

Projectfase 1 : definitie

Doel: duidelijkheid over de opdracht krijgen

Werkwijze:

Overleg over de opdracht, keuzes maken

Definiëren van doel en resultaat

Bepalen van de einddatum

Nodige middelen (mensen, dagen) inschatten

Projectleider aanduiden

Kwaliteitseisen vastleggen

Eensgezindheid bereiken

Mijlpaal 1: goedgekeurd projectopzet

2011

Projectfase 2 : ontwerp

Doel: precies plan van aanpak

Werkwijze:

Brainstormen met projectmedewerkers

Activiteiten verdelen in fasen en werkpakketten

Tijdsplanning opmaken

Kosten berekenen, offerte maken, plan

Mijlpaal 2 : een goedgekeurd projectplan(door de opdrachtgever) GO/NOGO

2011

Projectfase 3 : voorbereiding

Doel: alles klaar hebben voor uitvoering

Werkwijze:

Draaiboek / checklist opstellen

Materialen bestellen

Mensen inplannen

Toeleveranciers vastleggen

Risk management opstarten

Communicatie opstarten

Mijlpaal 3 : startensklaar

2011

Projectfase 4 : uitvoering

Doel: projectresultaat bouwen

Werkwijze:

Stap voor stap uitvoeren

Kwaliteit bewaken

Risk management

Bijsturen

Mijlpaal 4: projectresultaat klaar op tijd, volgens plan

2011

Projectfase 5 : nazorg

Doel: verankering in organisatie, blijvend gebruik

Werkwijze:

Nazorgplan uitvoerendisseminatie, inbedding, valorisatie….

Al het tijdelijke opruimen

Alle administratie afwerken

Opleiding voor de gebruikers

Onderhoud systematiseren

Mijlpaal 5: project is af (oplevering),resultaat blijft

2011

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing/projectmanagement

2011

4.1 Het belang van beslismomenten

veiligheid voor de opdrachtgever:

Hij heeft informatie over het projectverloop

Hij kan bijsturen

Hij blijft betrokken

veiligheid voor de projectmedewerkers

Ze krijgen tussentijdse feedback

Zij hebben een duidelijk kader

Ze hebben vrijheid van werken binnen elke fase

De kans op aanvaarding en succes is groot

2011

4.2 Wie beslist, wanneer, waarover?

Beslissen is een keuze maken, de andere mogelijkheden vallen af

de projectleider beslist (met hetteam) gedurende elke fase

de opdrachtgever beslist bij elkemijlpaal (na elke fase)indien afwezig: adviesgroep

hoe: met beslisdocumenten

2011

4.3 beslisdocumenten

1. Na de definitiefase: projectvoorstelAanleiding, doel, resultaat, doelgroep, middelen, timing

2. Na de ontwerpfase: plan van aanpakActiviteiten, fasering, gedetailleerd budget,…

3. Na de voorbereiding: draaiboekDetail van acties en middelen

4. Na de uitvoering: resultaatBeschrijving, publicatie, …… nazorgplan

5. Na de nazorg einddossiersaldodossier, eindrapport

2011

Overzicht van de inhoud

1. Verschillende manieren van werken

2. Wat is een project?

3. Fasen in een project

4. Beslissingen nemen

5. Projectbeheersing/projectmanagement

2011

5. Projectbeheersingprojectmanagement

Derde sleutelelement naast faseren en beslissen

De taken van de projectleider: Zorgen dat het project goed loopt en tijdig binnen budget het resultaat bereikt

plannen en organiseren

beheren en beheersen

meten en bijsturen

risicomanagement en brandjes blussen

weten en laten weten

2011

Projectbeheersing : 5 beheersaspecten

1. Tijd mijlpalen

2. Geld budgetbewaking

3. Kwaliteit gestelde eisen

4. Informatie duidelijkheid voor allen

5. Organisatie eenduidige afspraken

Dit zijn de taken van een projectleider

2011

5.1. TIJD beheersen

werktijd per takenpakket en werkpakket WP

totale werktijd verdelen over WP

marges voorzien

heen en weer denken

van grof naar fijn plannen (nu fijn en later grof)

doorlooptijd werktijd

parallelle acties zijn mogelijk balkenplanning

tijden strikt registreren en rapporteren

2011

BALKENPLANNING

J A N F E B M A A

Week 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

WP1

Taak 1

WP1

Taak 2

WP1

Taak 3

WP2

Taak 1

2011

Oefening 4:balkenplanning

Omschrijf 6 activiteiten bij het bouwen van een huis, 2 per fase

Ontwerp Voorbereiding Uitvoering

Teken een eenvoudige balkenplanning in maanden

2011

5.2. BUDGET beheersenTotale budget is de norm, en deelbudgetten per fase

marges zijn mogelijk tussen fases

kleine marges in geld = grotere marges in tijd of kwaliteit

eerstvolgende fase wordt in detail uitgewerkt, latere fases grof

werkelijke uitgaven strikt registreren

na elke fase budgetcontrole en bijsturing

vergeet de onderhoudskosten achteraf niet (nazorgfase)

geen niet-gebudgetteerde uitgaven

2011

5.3. INFORMATIE beheersen

Communicatie kent 3 problemen: De zender het kanaal De ontvanger

enkele verduidelijkingen: Gezegd ≠ gehoord Gehoord ≠ begrepen Begrepen ≠ aanvaard Aanvaard ≠ uitgevoerd

Uitvoeren is nagenoeg onnatuurlijk

2011

5.3. INFORMATIE beheersen

duidelijke en eenduidige informatie

goedgekeurd en op papier

niet alle info aan iedereen: overdaad schaadt

overzichtelijke documenten : Van wie + doelstelling

Voor wie + verwachte actie

Datum verzending + datum afhandeling

info aan opdrachtgever: in beslisdocumenten

info dient gearchiveerd (naamgeving)

2011

5.4. KWALITEIT beheersen

moeilijkst te omschrijven beheersfactor

eisen zoveel mogelijk als (meetbare) kwaliteitsnormen in cijfervorm formuleren

Effect voor de gebruikers

Inhoud, omvang van het resultaat

Vorm van het resultaat, presentatie

karakter is afhankelijk van fase:

1+2: kwaliteitseisen omzetten in normen

3+4: handhaven van kwaliteitsnormen

4+5: toetsen van de normen

ook hier zijn marges noodzakelijk

2011

5.5. ORGANISATIE beheersen

bevoegdheden vastleggen

beslisstructuur vastleggen

relatie met rest van de organisatie afspreken: de opdrachtgever moeit zich niet met de uitvoering

de projectleider heeft bevoegdheid en vrijheid van handelen

de projectmedewerkers werken zelfstandig, overleggen en beslissen mee en rapporteren (tijdelijk) aan de projectleider

2011

Beheersaspecten integreren

de 5 beheersaspecten beïnvloedenmekaar, vooral de marges

bij elke mijlpaal moet de balansopgemaakt van alle 5, en de prioriteiten in de volgende fase

een projectleider is maar gelukkig als de 5 beheersaspecten goed lopen

2011

Nog enkele extraatjes

hoe denken?eenvoudige denkregels

hoe risico’s verkleinenrisk management

hoe projectmatig werken intern ‘verkopen’? De voordelen

softwarepakketten

2011

Hoe werken in projecten: 3 regels

1. Eerst denken, dan doen

2. Van voren naar achteren denken en terug

3. Van grof naar fijn denken

Deze 3 denkregels gelden in elke fase

2011

Risk managementnr Risico Impact Preventieve actie Evo-

lutieCuratieve actie

1

2

3

4

verder: financiële impact, wie?, prioriteiten…..

2011

Oefening 5:risk-management

Project : studiebezoek in SpanjeOmschrijf kort 5 risico’s (brainstorming)Denk ook aan de fasenOntwerp, Voorbereiding en Uitvoering

Vul de Risk Management tabel in

2011

Softwarepakketten voor projectmatig werken

betalend: MS Project e.a.

freeware:

www.zoho.com

http://ganttproject.biz/

www.openworkbench.org

2011

Voordelen van projectmatig werken

efficiënte inzet van schaarse mankracht

PW is motiverend

PW is overzichtelijk, veilig

PW is leerrijk

PW is afwisselend

PW is niet-hiërarchisch

2011

Vragen ???

2011

Dank voor uw aandachtige medewerking en tot ziens