Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Projectmanagementsysteem

Ontwerp inrichtingProjectmanagementsysteemZorgpartners

ProcesontwerpHulpmiddel om te komen tot een kloppende inrichting van het projectmanagementsysteem ten behoeve van de zorgpartners binnen de Qsuite

Procesontwerp Inrichting Qsuite Pagina 1 van 14

Procesontwerp totaaloplossingDe totaaloplossing bestaat uit drie onderdelen / omgevingen. In dit procesontwerp werken we één van de omgevingen nader uit. Het procesontwerp is de basis voor de inrichting van de applicatie.

Omgeving 1 Leer- en werkomgeving per zorgpartnerIn de eerste plaats de leer- en werkomgeving van de zorgpartner. Hier worden de primaire en ondersteunende processen van de zorgpartner in gefaciliteerd. Klantdossier, medewerkersdossiers en de toetsing daarop vindt plaats in deze omgeving. Het is een aparte database per zorgpartner, zodat persoonsgegevens goed gescheiden blijven.Iedere organisatie, iedere zorgpartner, is uniek. We hanteren een procesontwerp per type organisatie (kleinschalig wonen, V&V thuis, begeleiding thuis) als basis. In de inrichting per zorgpartner is dit basisontwerp verder te verfijnen of te combineren (door middel van verschillende klantprofielen), zodat er een maatwerkinrichting ontstaat binnen een uniform raamwerk.In dit document vindt u het procesontwerp van het Kleinschalig wonen.

Omgeving 2 Overkoepelend kwaliteitssysteem voor alle zorgpartnersIn het tweede systeem wordt het overkoepelende kwaliteitssysteem voor de zorgpartners gefaciliteerd. Die onderdelen die voor alle zorgpartners gelden worden hierin gefaciliteerd. Voordeel is dat het systeem maar op één plaats onderhouden hoeft te worden. Daar waar het kwaliteitssysteem echt maatwerk per organisatie vraagt, kan dit weer in de lokale omgeving van de zorgpartner (omgeving 1) worden geregeld. Uitgangspunt is: uniform in systeem 2 waar dat kan, maatwerk in systeem 3 alleen wanneer dat echt moet.

Omgeving 3 Projectmanagementsysteem voor Lelie zorggroepAl deze omgevingen dienen beheerd en onderhouden te worden. De omgeving verandert snel, nieuwe vragen komen op de organisaties af. Het ‘geheim van de smit’ is het vertalen van deze eisen naar het reguliere werkproces in de leer- en werkomgeving per zorgpartner. Zodat we niet stapelen, maar samenhang aanbrengen. Dat proces faciliteren we door een overkoepelend verbeteren releasemanagement. Ook de relaties en de doelstellingen per zorgpartner (per project) moet slim en handig worden gemanaged. Door proactief te werken, voor de wagen uit, kan er winst behaald worden. Standaardisatie waar dat kan en alleen afwijken van de vaste route wanneer dat echt moet.De jaarcyclus is hierbij leidend. Het projectmanagementsysteem faciliteert de betrokken medewerkers van de Lelie zorggroep (en Novire) in het:


(1) inrichten van de leer- en werkomgeving per zorgpartner, (2) het toetsen van de uitkomsten van de processen bij de zorgpartners middels de Improvement Scan, (3) het begeleiden van de zorgpartner bij de opvolging van de verbeterpunten uit de Improvement Scans,(4) het uitvoeren van de acties die nodig zijn om de overstijgende releasecyclus (verbetercyclus) uit te voeren.

JaarcyclusDe jaarcyclus is als volgt opgebouwd:

Ontwikkelingen extern / intern

Releasecyclus Improvement Model Zorgpartner

Januari Toetsingskader IGZ Uitvoeren werkplan en begroting huidig jaar

Februari Overdracht uitkomsten BO’s voorgaande 6 maanden

Maart Uitbrengen tussenrelease Nieuwe onderdelen leeromgeving doorlopen

April Inventarisatie begroting aankomend jaar

Aanlevering inventarisatie komend jaar

Mei

Juni Inkoopeisen nieuwe contracten bekend

Verzamelen inkoopeisen centraal en opstellen concept overzicht inkoopeisen aankomend jaar

Presentatie concept inkoopeisen komend jaar

Opstellen inventarisatie beleidsonderwerpen op basis van de inkoopeisen en –criteria en ontwikkelen inventariserende screenings : huidige situatie en ideeën bij de zorgpartners

Invullen inventariserende screenings

Analyseren ingevulde inventariserende screenings en vaststellen structurele oplossing

Juli

Augustus Overdracht uitkomsten BO’s voorgaande 6 maanden

Integreren oplossing n.a.v. inkoopbeleid in de Qsuite, aanpassen leeromgevingOntwikkelen nieuwe release

Publicatie en nieuwe uitrol nieuwe release

September Contractafspraken Definitief overzicht inkoopeisen aankomend jaarFormeren ‘meedenkgroepen’ vanuit de zorgpartners t.b.v. nieuwe release

Presentatie definitieve inkoopeisen komend jaar

Deelnemen ‘meedenkgroepen’


vanuit de zorgpartners t.b.v. nieuwe release

Presentatie en uitrol nieuwe release Nieuwe onderdelen leeromgeving doorlopen

Oktober Werkplan en begroting definitief opmaken aankomend jaar

November Voorbereiden teamleden op nieuwe release – doornemen leeromgeving

December Voorbereiden teamleden op nieuwe release – doornemen leeromgeving


Procesontwerp - totaalproces


Functionele beschrijving onderdelen procesontwerp

Input1. Organisatiegegevens zorgpartner1. De zorgpartner is een samenwerkingsrelatie. De organisatie heeft gegevens. Contactgegevens, gegevens over de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een juridische structuur en andere bedrijfsinformatie.

2. Betrokken personen en relaties1. Ook heeft de zorgpartner contactpersonen. Een directeur / eigenaar, een eerste aanspreekpunt, en andere betrokkenen. De personen die bij de uitvoeren van het ‘project zorgpartnerschap’ betrokken zijn, leggen we vast in het projectmanagementsysteem. Met de desbetreffende rollen daarbij, zodat duidelijk is wie het aanspreekpunt is voor de verschillende onderdelen die voor het zorgpartnerschap van belang zijn. Wie is bijvoorbeeld het zorginhoudelijke aanspreekpunt? Wie is er juridisch tekenbevoegd? Wie is het aanspreekpunt voor de productieadministratie? Wie voor de productieplanning en de financiële controle?2. Daarnaast heeft de zorgpartner zelf ook een groot netwerk van samenwerkingsrelaties. Een organisatie staat immers niet op zichzelf. Zij werkt ten behoeve van haar klanten in een netwerk. Ze heeft te maken met andere organisaties, samenwerkingen, verwijzers, maar ook leveranciers. Deze organisaties zijn van invloed op de kwaliteit van de dienstverlening van de organisatie en worden daarom ook betrokken bij het managementsysteem van de organisatie. Deze gegevens liggen dan ook niet vast in het projectmanagementsysteem van de Lelie zorggroep, maar wel in de leer- en werkomgeving van de individuele zorgpartner.

Organisatie-relaties en daaraan gelieerde contactpersonen worden door de zorgpartner vastgelegd in de leer- en werkomgeving van de zorgpartner. De gegevens zijn daar ook inzichtelijk voor de medewerker van de Lelie zorggroep.

3. Rollen1. De basis voor de inrichting van het projectmanagementsysteem zijn de rollen. Wie van de Lelie zorggroep-medewerkers moet wat kunnen doen of doen? En moeten ook zorgpartners inzage hebben in bepaalde onderdelen, zoals bijvoorbeeld de voortgang van de activiteitenplanning, maar dan alleen voor hun eigen dossier? Beide opties zijn mogelijk: de omgeving kan ook alleen zichtbaar zijn voor Lelie zorggroep-medewerkers, of ook voor de zorgpartner op bepaalde onderdelen.

4. Producten en dienstverlening1. De basis voor de inrichting van het projectmanagementsysteem zijn de producten en diensten die de Lelie zorggroep aanbiedt aan de zorgpartner. De basis bestaat uit de volgende onderdelen:- Het faciliteren van de contractafspraken en het bedrijfsmatig proces voor de zorgpartners;- Het faciliteren en delen van de zorginhoudelijke kennis en expertise;- Het faciliteren en delen van netwerken en relaties;Procesontwerp Inrichting Qsuite

Pagina 6 van 14

- De inrichting van de op maat leer- en werkomgeving van de zorgpartner (op basis van een uniform procesontwerp, maar wel op maat toegesneden op de situatie en de wensen van de zorgpartner);- Het daarmee faciliteren van opleidingen voor alle medewerkers van de zorgpartner;- Het toetsen van de uitkomsten van de processen van de zorgpartner middels de Improvement Scan;- Het begeleiden bij het verbeteren van de processen;- Het faciliteren van de servicedesk en de releasecyclus.2. Voor wat betreft het inrichten, toetsen en begeleiden én het faciliteren van een overstijgende releasecyclus liggen de producten en diensten vast in het projectmanagementsysteem. Deze producten en diensten worden in de vorm van activiteiten gepland en op het planbord zichtbaar gemaakt.

5. Landelijke (wettelijke) eisen1. Aan de wettelijke eisen heeft de organisatie te voldoen. Wetgeving verandert vaak per januari of per juli. De releasecyclus moet hierop afgestemd zijn, zodat de organisatie er altijd zeker van kan zijn dat alle wettelijke eisen in het managementsysteem zijn geïntegreerd. Daarin zijn deze eisen input voor alle drie de omgeving van de Lelie zorggroep en de zorgpartners en dus ook van dit projectmanagementsysteem.

6. Trends en ontwikkelingen1. Dit geldt ook voor de trends en ontwikkelingen. Naast de wettelijke eisen zijn er ook bredere maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Vaak is aan ontwikkelingen en trends al te zien welke kant de markt zich op beweegt en volgt de feitelijke wetgeving pas later. Om die reden is het erg belangrijk om niet alleen de wetgeving te volgen, maar nog meer op de wagen vooruit te lopen door ook de trends en ontwikkelingen mee te nemen in de ontwikkeling van het management systeem. Deze ontwikkelingen worden – net als de wettelijke eisen – structureel geïntegreerd in het managementsysteem door middel van de releasecyclus. 2. Het projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat we de releasecyclus draaiende houden door tijdig alle stappen te doorlopen die daarvoor nodig zijn.

7. Inkoopeisen1. Jaarlijks worden de nieuwe inkoopeisen bekend. Alle financiers vragen jaarlijks weer nieuwe onderdelen. Het vraagt flexibiliteit van het managementsysteem om hier snel op in te kunnen spelen. Het is belangrijk om in al deze eisen de samenhang te blijven zien én om de samenhang met het normale methodische proces te blijven aanbrengen. Daarmee voorkomen we namelijk dat we alle eisen gaan ‘stapelen’ en de belasting voor alle betrokkenen enorm toeneemt. Licht en wendbaar opnemen in het methodisch proces, maakt dat we met elkaar eigenlijk ongemerkt alle gegevens verzamelen die voor de verantwoording in het nieuwe jaar noodzakelijk zijn.2. Het projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat we deze releasecyclus draaiende houden door tijdig alle stappen te doorlopen die daarvoor nodig zijn.


Throughput

8. Projectdossier1. Iedere zorgpartner heeft een projectdossier.2. Het dossier heeft een status, zodat ook zorgpartners in een aanmeldingsfase onderdeel van het projectmanagementsysteem kunnen zijn. Uiteraard kan het ook zijn dat er afscheid genomen kan worden van een zorgpartner. In dat geval moet het dossier weliswaar gearchiveerd worden, maar gegevens moeten wel inzichtelijk blijven.

Op de overzichtspagina zijn de dossierstatussen zichtbaar en het aantal dossiers per status.

3. De inhoud van het dossier bestaat uit een voorblad, uit de contactgegevens en relaties, uit de mogelijkheid om contactverslagen toe te voegen, om documenten toe te voegen, om geplande en uitgevoerde activiteiten in te zien, om meldingen te doen en om metingen over de samenwerking vast te leggen. Ook kunnen opvolgacties worden vastgelegd en gedeeld in het team, zodat de opvolging van afspraken goed geregeld is.

In het dossier worden de belangrijkste contacten, werkafspraken en documenten gedeeld. Altijd is er zo één duidelijk overzicht van de laatste stand van zaken voor alle betrokkenen bij dit project.


9. Documenten1. Alle documenten en correspondentie wordt gestructureerd opgeslagen in de desbetreffende dossiers. De mappenstructuur kan op een centrale plaats worden ingesteld en bewerkt, zodat de documentenopbouw in alle dossiers gelijk is.

10. Jaarplanning activiteiten1. In de jaarplanning wordt de totale structuur van alle producten en diensten geplaatst. Het biedt houvast en een kapstok om op de juiste momenten de juiste activiteiten uit te voeren. (zie bovenstaande tabel).

11. Plannen activiteiten1.De activiteiten die bij deze onderdelen in de jaarplanning horen worden vervolgens per zorgpartner gepland vanaf het planbord. Hierdoor ontstaat er één overzicht van de voortgang en de bijzonderheden per procesonderdeel, per activiteit en per zorgpartner.

Het planbord met alle onderdelen van de samenwerking per zorgpartner.

2. De activiteiten zijn geordend in de volgende stappen:1 | Inrichting2 | Voorbereiding (door de zorgpartner)3 | Toetsing4 | Bespreking5 | Opvolging (door de zorgpartner)6 | Begeleiding7 | ReleaseIn de bijlage zijn deze stappen nader uitgewerkt in de onderliggende activiteiten. Per kolom in het planbord zijn deze onderdelen in te plannen.Procesontwerp Inrichting Qsuite

Pagina 9 van 14

De in te plannen activiteiten per onderdeel uit het proces (kolom).

3. De activiteiten die via het planbord worden gepland, worden ook meteen opgeslagen in de activiteitenagenda. De activiteiten kunnen worden gefilterd, geprint en ook vanuit hier worden gepland. Per zorgpartnerdossier worden de desbetreffende activiteiten ook in het dossier getoond, zodat er op verschillende plaatsen een overzicht is van de geplande en geleverde activiteiten.

In de centrale activiteitenagenda worden alle activiteiten geplaatst die hier worden gepland en die vanuit het planbord worden gepland.

12. Analyse uitvraag1. Jaarlijks, op basis van alle inkoopeisen, ontwikkelt de Lelie zorggroep nieuwe screenings die de zorgpartners uitvragen op relevante thema’s. De zorgpartners geven zo gestructureerd input aan nieuw beleid en aan de nieuwe release. Dit is één van de activiteiten die – ten behoeve van de releasecyclus – periodiek terugkeert.

13. Uitvoeren inrichting1. Volgens de daarvoor ontwikkelde stappen voeren de medewerkers van de Lelie zorggroep de


inrichting van de Qsuite uit bij de zorgpartners. Op basis van het uniforme basisontwerp kan er zo maatwerk worden geboden in de inrichting van de leer- en werkomgeving per zorgpartner.

14. Uitvoeren toetsing1. Volgens de daarvoor bepaalde stappen wordt ook de toetsing uitgevoerd.

15. Uitvoeren begeleiding1. Volgens de daarvoor bepaalde stappen wordt ook de begeleiding uitgevoerd.

16. Vragen1. Vragen en opmerkingen worden via de servicedesk in de eerste lijn voor de Lelie zorggroep behandeld en in de tweede lijn door Novire. Er is één ticketsysteem dat beide partijen

17. Voortgangsverslagen1. Contacten die niet via de tickets verlopen, worden als contactmoment aan het dossier toegevoegd. Zie onderdeel 8. Projectdossier.

Output18. Overzicht voortgang1. Om ervoor te zorgen dat de processen actueel blijven, ontvangt de proceseigenaar op de evaluatiedatum een herinnering. Hij of zij evalueert het proces, legt de evaluatie vast en de beheerder van de processen kan de processen waar nodig aanpassen.

19. Uitkomsten1. Zo werkt het bij de documenten ook. Op de evaluatiedatum ontvangt de documenteigenaar de herinnering. Als eigenaar hoef je niet persé beheerdersrechten voor het gehele handboek te hebben. Als eigenaar mag je altijd wel je eigen document aanpassen. Is er een document aangepast, dan vult de eigenaar de toelichting in en de wijzigingen worden op de startpagina getoond en per mail gecommuniceerd.

25. Releasecyclus1. Alle instrumenten binnen dit managementsysteem worden met behulp van de releasecyclus steeds actueel gehouden.


Bijlage

De uit te voeren activiteiten zijn per zorgpartner als onderstaand. Deze activiteiten komen overeen met de jaarplanning zoals aan het begin van dit document in de tabel staat getoond.

1 | Inrichting01 | Inrichtingssessie 1: inventarisatie

02 | Aanvragen accounts

03 | Omgeving aanmaken

04 | Uitgeven tokens

05 | Ontvangen informatie en documentatie zorgpartner

06 | Opstellen inrichtingsdocument

07 | Inrichten Qsuite: proof of concept

08 | Inrichtingssessie 2: terugkoppeling en validatie

09 | Aanpassen proof of concept

10 | Testperiode kernteam en doornemen leeromgeving

11 | Reacties ontvangen via reactiedocument en verwerken

12 | Testperiode geheel team en doornemen leeromgeving

13 | Klant- en medewerkergegevens in importbestand verzamelen

14 | Klant- en medewerkergegevens inlezen

15 | Van start: klanten medewerkersdossiers vullen

16 | Van start: werken met kwaliteitssysteem Lelie zorggroep

17 | In beheer nemen

2 | Voorbereiding (door de zorgpartner)01 | Vullen klantwizards

02 | Vullen medewerkerswizards

03 | Vullen organisatiewizard

04 | Aanleveren van informatie

05 | Vullen van de risicoscreenings

06 | Controle wizards


Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Projectmanagementsysteem

Healthcare

Transcript of Procesontwerp inrichting leer- en werkomgeving Zorgpartners | Projectmanagementsysteem