Themasessie De businesscase: kosten en baten van e-learning

Programma

• Wie zijn wij?

• Basisprincipes businesscase

• Specificeren naar e-learning

• Valkuilen en tips

Wie zijn wij?

Michiel Baldal

m.baldal@berenschot.com

- 10- 2- 60.000

Janine van Zoest

janine.van.zoest@ghz.nl

- 1986- 20- 5000

Basisprincipes Businesscase

• Het gaat om inschattingen van effecten die moeilijk te kapitaliseren zijn

• Het dwingt de beslissers om de verwachte uitkomsten te expliciteren

• HRM maakt haar activiteiten toetsbaar

Waarom een business case?

Stappenplan

1. Werk het beleidsvoornemen uit in een stappenplan2. Bepaal de kosten van het beleid:

• Materiële kosten• Personeelskosten

3. Bepaal de verwachte effecten4. Gebruik kengetallen om verwachte effecten (financieel)

meetbaar te maken5. Vergelijk kosten

en batenJa

arlijk

se c

ashf

low

Tijd

‘Niets doen’-scenario

Project-scenario

Busines s case

Investeringsfase Exploitatiefase

Inhoud van een business case

Doelstelling: Het vertalen van een planin een financieelhaalbaarheidsmodel

• Doelstelling en relatie met organisatiestrategie

• Risico’s en randvoorwaarden

• Tijdshorizon en –planning met mijlpalen

• Kosten en batenConclusie & aanbevelingen

Risico’sFinanciële consequenties &

Verwachte opbrengsten

Verwachtekosten&

Doel en scope

Commercieel plan Operationeel plan

inhoud business case

Strategische verkenning Business case Beslissing

Welke financiële consequenties spelen vaak een rol in HRM business cases?

• Eenmalige materiële investeringskosten (bijvoorbeeld bij software, systemen, cursussen)

• Terugkerende materiële onderhoudskosten (licenties, updates, systeemonderhoud)

• Eenmalige personele kosten (tijdsbesteding bij voorbereiding en implementatie)

• Terugkerende personele kosten (tijdsbesteding bij uitvoering)

• Directe besparingen op bestaande materiële kosten (stopzetten licenties, externe inhuur)

• Lange termijn besparingen (kapitalisatie van opbrengsten tav materieel en personeel: bijv. lagere uitstroom, kortere inwerktijd, minder verzuim, hogere kwaliteit, meer inkomsten)

Specificeren naar e-learning

• Beperkt gestart met e-learning

• Ontwikkelingen volgen zich in sterk tempo op

• Overtuigingskracht nodig bij Raad van Bestuur

• Methode om financiele resultaten inzichtelijk te maken

• Draagvlak binnen de organisatie creeren

Waarom een e-learning businesscase?

• Grote flexibiliteit niet plaats- en tijdgeboden

• Leeraanbod per persoon functie, niveau en het tempo

• Hoog rendement wisselend onderwijsaanbod

• Kennis delen gebruik van logs, chat, forumdiscussie

• Leerstof makkelijk wijzigen up-to-date, één versie

• Aansturing en controle portfolio’s en managementrapportages

Voordelen van e-learning

• leer- en opleidingsklimaat versterken

• stimulerende en creatieve arbeidsomgeving creëren

• bewustwording dat leren een continu proces is

• continu reflecteren op eigen handelen om leerervaringen te borgen

• snel reageren op ontwikkelingen in vakgebieden

• Tijdsinvestering begeleiders beperken en oefenen van vaardigheden niet ten koste van productie

Doelstelling bepalen

• Werk een aantal klassikale scholingen uit in kosten• Bereken de besparing die e-learning had kunnen opleveren• Bepaal de kosten voor de project implementatie• Bepaal de financiële opbrengsten van e-learning

Gemiddelde kosten scholing theorie en praktijk € 50.000 Besparing € 25.000

Implementatie e-learning eerste jaar €100.000

Na 4 scholingen al uit de kosten

Verwachte kosten en opbrengsten

Verwachte oplevering en risico’s

Wat levert e-learning op?

• Verkorten klassikaal onderwijs door voorkennis

• Betere beklijving

• Lerende zelf verantwoordelijk: opbouw portfolio en bespreken in jaargesprek

• Gemakkelijke rapportage: weinig administratieve werkzaamheden

Wat zijn de risico’s?

• Draagvlak in beide organisaties onder verschillende doelgroepen

• Beschikbare capaciteit om digitale omgeving op te zetten, aan te vullen en te gebruiken

• Beschikbare apparatuur

Valkuilen en tips

• Business Case wordt uitsluitend als ‘sales’ instrument gebruikt

• Toch afmaken als het niet blijkt te werken: ‘Fallacy of Sunk costs’

• Vergeten van variabele en terugkerende kosten (beheer, onderhoud, nascholing, etc.)

• Niet-realistische uitgangspunten (extrapolatie, onmogelijke randvoorwaarden)

• Oneigenlijke argumentatie• Kloppend maken van de business case• Liegen met statistiek• Keuze en volgorde van alternatieven

• Na het project de follow-up vergeten

Valkuilen

• Houd het kort en daarmee vooral krachtig

• Bespreek voor met belangrijke betrokkenen

• Controleer cijfers regelmatig (voor indienen)

• Denk goed na wat je precies wilt bereiken

• Begin er alleen aan als doel helder is en voldoende middelen aanwezig zijn

• Gebruik voorbeelden en kennisvan omgeving!

Tips

• Doelstelling bepalen

• Kosten en opbrengsten berekenen

• Businesscase schrijven en ter besluitvorming indienen

• Na positieve besluitvorming– Plan van aanpak schrijven– Keuze voor aanbieder software– Evaluatiecriteria opstellen– Projectgroep vormen– Organisatie informeren en vooral enthousiasmeren!

Aanpak

Wat ga jij maandagochtend doen?