PLAN VAN AANPAK PERIODE 4

Gemeente Lingedijk

Minor Exploitatie en Beheerperiode 4Versie: 0.1Datum: 17-03-2009

Consultant: Harald DrillenburgTutor: Monique Heemskerk

Hogeschool INHOLLAND, Amsterdam/DiemenSchool of EconomicsCluster ManagementBedrijfskundige Informatica

Projectgroep 5

Yasar Butt 467562 Chris Lyengo 461364Bayram Saritas 471624Khalid el Abbassi 447764Arthur Boender 451444Khalid Agarad 451773

1

InhoudsopgaveInhoudsopgave....................................................................................................................................................2

Aanleiding.............................................................................................................................................................3

1.0 Definitie project..............................................................................................................................................4

1.1 Doelstelling................................................................................................................................... 4

1.2 Probleemstelling........................................................................................................................... 4

1.3 Opdrachtomschrijving................................................................................................................... 4

1.4 Op te leveren producten...............................................................................................................5

2.0 Projectaanpak................................................................................................................................................6

2.1 Projectafbakening......................................................................................................................... 6

2.2 Randvoorwaarden........................................................................................................................ 6

2.3 Risico’s en oplossingsrichtingen...................................................................................................7

3.0 Projectorganisatie.........................................................................................................................................8

3.1 Beschikbaarheid en communicatie...............................................................................................8

3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden....................................................................................8

3.3 Betrokken partijen en communicatieschema................................................................................9

Contact gegevens............................................................................................................................... 9

3.4 Vergaderschema.......................................................................................................................... 9

3.5 Voorzitter en Notulist schema.......................................................................................................9

4.0 Critical Path Analysis..................................................................................................................................10

5.0 Planning.......................................................................................................................................................12

5.1 Grafische weergave Projectplanning..........................................................................................13

6.0 Workdown Breakdown Structure..............................................................................................................14

7.0 Product Breakdown Structure...................................................................................................................15

8.0 Resources....................................................................................................................................................16

Bijlage.................................................................................................................................................................17

Samenwerkingcontract..................................................................................................................... 17

2

Aanleiding

De gemeente Lingedijk heeft enkele jaren geleden het technisch beheer gestructureerd volgens ITIL en de IT-dienstverlening ondergebracht in een aparte organisatorische eenheid, het Shared Service Center. Dit heeft tot een zekere mate van professionalisering geleid, maar heeft ook geleid tot een grotere wrijving tussen het SSC en de gebruikersorganisatie.

Tijdens deze periode gaan we tijdens het project aan de slag met het onderzoeken van de te beheren processen in de gemeente Lingedijk en geven hier een advies over, hoe dit het beste kan worden beheert.

3

1.0 Definitie projectIn dit gedeelte van het verslag staat de opdracht uitgelegd. Hier vindt u de doelstelling, de probleemstelling, de opdrachtomschrijving en de op te leveren producten

1.1 DoelstellingDoel van dit project is een alomvattend advies over de inrichting van het applicatiebeheer en functioneel beheer te geven. Hierbij moet rekening gehouden worden met de huidige inrichting van de beheersvormen IT beheer, funcioneel en applicatiebeheer. Ook moet er een financiële en personele onderbouwing worden gegeven.

1.2 ProbleemstellingDe gemeentesecretaris heeft het idee dat het inzetten van ITIL slechts een begin geweest is van de gewenste structurele verbetering. Het doel is te komen tot een organisatie waarin zowel de IT-afdeling als de gebruikersorganisatie in een professionele rol optreden, waardoor de dienstverlening naar de burger, uiteindelijk het doel van een gemeente, zo goed mogelijk zal zijn.

1.3 OpdrachtomschrijvingDit project richt zich op het beheer van de informatievoorziening en informatiesystemen, informatiesystemen zelf. De gemeente wil weten op welke manier het beheer moet worden vormgegeven en laat de projectgroep vrij in de te gebruiken theorie.

Dit project richt zich niet op het verbeteren van het technisch beheer; dit wordt als een gegeven beschouwd. Voor het goed inrichten van al het beheer is het echter wel nodig rekening te houden met de wijze waarop het technisch beheer is vormgegeven; dit zal dus ook door de projectgroep in kaart moeten worden gebracht. Het is binnen dit project echter expliciet niet de bedoeling aanpassingen te doen aan de inrichting van het technisch beheer.

Als onderdeel van het advies moet de projectgroep een presentatie geven aan alle medewerkers van de gemeente. Deze kunnen natuurlijk niet allemaal gelijktijdig naar de presentatie komen, dus er is voor gekozen een poster te laten maken die door alle projectgroepleden wordt toegelicht. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van Powerpoint.

4

1.4 Op te leveren productenDe paragraaf op te leveren producten geeft aan welke producten moeten worden opgeleverd bij het project.

1. Een beschrijving van de gemeente Lingedijk Een organogram van de hele gemeente Een organogram van de ICT afdeling Een zelf geformuleerde missie, visie en doelstelling van de gemeente Een beknopt overzicht van de gebruikte applicaties

2. Een beschrijving in schema’s van de inrichting van het technisch beheer van de gemeente Lingedijk.

Dit wordt gedaan door het opstellen van procesmodellen volgens Yourdon, als geleerd bij het vak Procesmodelleren (kwartaal 5)

3. Een korte beschrijving (maximaal 1/3 A4 per proces) van elk proces van ASL en BiSL, met daarin:

Het doel van het proces De voordelen als het wordt ingevoerd, specifiek gemaakt voor Lingedijk De knelpunten als het wel of juist niet wordt ingevoerd, ook specifiek voor Lingedijk

4. Voor elk procescluster kiest u twee processen die nader moeten worden onderzocht. Voor deze processen stelt u een beschrijving in schema’s op, door middel van procesmodellen.

5. Een onderbouwing voor de keuze van de processen van vorig punta. Een analyse van de kosten voor de organisatie als geheel als het proces niet wordt

geïmplementeerd, gerekend over de komende drie jaarb. Een analyse van de kosten voor de organisatie als geheel als het proces wel wordt

geïmplementeerd, gerekend over de komende drie jaarc. Een kwalitatieve analyse van de overige relevante aspecten (denk bijvoorbeeld aan

dienstverlening aan de burgers, betere handhaving van de regels etc)d. Een conclusie of het proces ingevoerd moet worden

6. Een beschrijving waaruit blijkt hoe de gekozen processen geïmplementeerd gaan worden. Een volledige procesbeschrijving Een functiebeschrijving voor de procesmanager, inclusief zaken als salarisindicatie en

gewenste opleiding Een personeelsplanning: hoeveel mensen met welke vaardigheden en achtergrond

zijn er nodig om dit proces te implementeren? Een personeelsadvertentie voor de procesmanager

7. Een grafisch model waaruit de samenhang van de gekozen processen blijkt Ook dit wordt gedaan door het opstellen van procesmodellen volgens Yourdon

8. Een adviesrapport waarin voorgaande punten in een logische volgorde verwerkt zijn.9. Een presentatie voor de medewerkers en wethouders van Lingedijk. Een belangrijk onderdeel

van deze presentatie is een poster op minimaal A2 formaat.

5

2.0 ProjectaanpakAls projectgroep gaan we het huidige situatie analyseren. De bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering zullen worden bekeken. In de casus is er uitgebreid beschreven hoe het organisatie in elkaar zit. Als hoofdtaak word er een advies uitgebracht over de inrichting van het applicatiebeheer en functionele beheer. Hierbij zal er gebruik gemaakt worden van een framework zoals BiSL en ASL. De opdrachtgever stelt een aantal randvoorwaarden waar het project aan moet voldoen. Aan de hand van deze eisen zal het werk ingepland en nageleefd worden. Uiteindelijk zal er over de inrichting van het applicatie beheer en functionele beheer een advies uitgebracht worden. En vervolgens zal het ook gepresenteerd worden.

2.1 ProjectafbakeningWaar wij ons op zullen richten:

Dit project richt zich op het beheer van de informatievoorziening en informatiesystemen, informatiesystemen zelf. Hierbij gaan wij kijken naar het functioneebeheer en de applicatiebeheer hoe dit efficiënter kan worden beheerd.

Waar wij ons niet op zullen richten:

Dit project richt zich niet op het verbeteren van het technisch beheer; dit wordt als een gegeven beschouwd. Echter er wordt wel rekening gehouden met het technisch beheer.

2.2 Randvoorwaarden

De randvoorwaarden qua tijdDe deadline voor dit project is 6 juni 2009 voor 10:00 uur. Op of voor deze dag moeten we een adviesrapport inleveren. De eindpresentatie zal gehouden worden op 17 juni 2009.

De randvoorwaarden qua middelenDe middelen die wij nodig hebben zijn vergaderruimtes, internet en literatuur .De vergaderruimte gebruiken wij voor onze interne vergaderingen en overleg. Het internet gebruiken wij als informatiebron. Literatuur van de colleges gebruiken wij ook als een belangrijke informatiebron. Daarnaast gebruiken wij ook literatuur buiten de colleges om die wij raadplegen voor informatie.

De randvoorwaarden qua geldDe financiële voorwaarden van dit project zal in uren worden verwoord. Om uiteindelijk tot een adviesrapport te komen, zullen wij 560 uur hier aan moeten werken.

6

2.3 Risico’s en oplossingsrichtingen

Risico Kans ten opzichte van risico

Impact ten opzicht van risico

Maatregel Urgentie ten opzichte van maatregel

Het plan van aanpak wordt niet geaccepteerd.

Matig Hoog Reduceren door een zo goed mogelijk projectplan in te leveren.

Hoog

Wijzigingen terwijl voorbereidingen op het projectplan al gestart zijn.

Matig Matig Wijzigingen opnemen. Matig

Het plan van aanpak wordt te laat ingeleverd.

Laag Hoog Voorkomen door middel van een goede planning.

Hoog

Plan van aanpak te laat teruggekregen van de opdrachtgever.

Laag Hoog Extra tijd aanvragen bij de opdrachtgever, want hierdoor kan de deadline in gevaar komen. De opdrachtgever was er namelijk verantwoordelijk voor om het plan van aanpak tijdig te moeten terug geven.

Hoog

De gewenste kwaliteitseisen worden niet behaald.

Matig Hoog Voorkomen, door aan alle eisen te voldoen. Kwaliteitsbeheerder moet de producten extra controleren.

Hoog

Slechte taakverdeling waardoor men in tijdnood raakt.

Laag Matig Voorkomen door goede afspraken te maken over de taakverdeling.

Matig

Gebrek aan informatie voor realisatie.

Hoog Hoog Voorkomen, door alles schriftelijk vast te leggen in het projectplan.

Hoog

Aangegeven deadline in de planning wordt niet behaald.

Matig Hoog Speling geven in de planning. De deadline vervroegen met een week of een paar dagen, voor de daadwerkelijke deadline.

Hoog

Projectlid is ziek of afwezig met een geldige reden.

Laag Hoog De taken van de zieke projectlid wordt overgenomen door een andere projectlid.

Hoog

Projectlid is niet aanwezig en heeft zich niet afgemeld.

Laag Matig Contact opnemen met projectlid en een waarschuwing geven, na de tweede waarschuwing komt er een gesprek met de projectgroep en tutor. Daarin wordt er door de tutor beslist of de projectlid alsnog kan participeren aan het project of niet.

Hoog

7

3.0 ProjectorganisatieOm tot een goed resultaat te komen is het belangrijk dat elk groepslid weet wat zijn taken zijn. Hiervoor heeft elk groepslid een functie toebedeeld gekregen. Onder de 6 groepsleden zijn de volgende functies verdeeld: De projectleider, de projectarchivaris en het projectlid. Elke week zal er ook een voorzitter worden aangewezen en een notulist.

Verder heeft de projectgroep te maken met de tutor en de consultant. Voor het goed verlopen van de samenwerking is er een samenwerkingscontract opgesteld en door alle projectleden ondertekend.

3.1 Beschikbaarheid en communicatie

 De projectleden moeten zich aan de gemaakte afspraken met betrekking tot de beschikbaarheid houden. We communiceren zowel via de webmail als de telefoon. Tevens kunnen we voor, tussen en na de lessen elkaar benaderen.  Bij contactmogelijkheden staan de namen, webmail adressen en telefoonnummers van de groepsleden vermeld.

3.2 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

 Projectleider

Zorgen voor een juist plan van aanpak Onderhandelen met en goedkeuring krijgen van de opdrachtgever Voortgang rapporteren aan de opdrachtgever De dagelijkse leiding nemen binnen het team Zorgen voor een goede motivatie binnen het projectteam Oplossen van conflicten tussen projectleden

 Notulist/Archivaris

Ordenen van ingezonden stukken, informatie en andere gegevens Verantwoordelijkheid van alle gegevens Notuleren van de vergaderingen Verdeling van taken noteren Aanwezigheid projectleden bijhouden Niet nagekomen afspraken noteren

 Projectleden (geldt voor alle groepsleden)

Correcte uitvoering van de taken Het behalen van de eigen deelplanning

Projectleider : Yasar Butt Projectarchivaris: Bayram Saritas 

8

3.3 Betrokken partijen en communicatieschema

Hieronder wordt aangegeven wie allemaal betrokken is bij dit project. En wordt er aangegeven op wat voor tijdstippen er vergaderd wordt en wie welke rol heeft in de vergaderingen.

Contact gegevensNaam Functie Telefoon Email

Monique Heemskerk Tutor 020621115354 Monique.Heemskerk@INHOLLAND.nlHarald Drillenburg Consultant 020621115335 Harald.Drillenburg@INHOLLAND.nl Yasar Butt Projectleider 06-52195972 467562@student.inholland.nlBayram Saritas Archivaris 06-16541506 471624@student.inholland.nl Arthur Boender Projectlid 06-41798477 451444@student.inholland.nl Chris Lyengo Projectlid 06-41107901 461364@student.inholland.nlKhalid Agarad Projectlid 06-39206123 451773@student.inholland.nl Khalid El Abbasi Projectlid 06-17996972 447764@student.inholland.nl

3.4 VergaderschemaElke week op een woensdag zal er met de Tutor vergaderd worden. Hier volgen de data en tijdstippen waarop deze vergaderingen plaats zullen vinden:

Hierna zullen meteen de consultantgesprekken plaatsvinden mits deze de dag van te voren aangevraagd zijn. De relevante vragen dienen 24 uur van via de mail te worden gemaild naar de consultant.

Elk projectlid is minimaal een dag in de week beschikbaar om te werken aan het project. Na het consultant gesprek zal de groep zelf kort vergaderen om zo tot een taakverdeling te komen een deadline te stellen en een evaluatie punt te kiezen. Indien deze ene woensdag in de week niet voldoende tijd biedt zal de groep nog een dag in de week kiezen om toch de opdrachten in die week af te krijgen. Zoals eerder vermeld, zal elke projectlid de taken van een voorzitter en een notulist op zich moeten nemen tijdens de vergaderingen. Hier volgt de omloop van deze rollen.

3.5 Voorzitter en Notulist schema

V = Voorzitter N = Notulist

9

Week Datum Plaats

Week 1 22-04-2009 D0-Lobby Week 2 29-04-2009 D0-LobbyWeek 3 13-05-2009 D0-LobbyWeek 4 20-05-2009 D0-LobbyWeek 5 27-05-2009 D0-LobbyWeek 6 03-05-2009 D0-Lobby

Naam Week1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6

Yasar Butt V NBayram Saritas N VArthur Boender N VChris Lyengo N VKhalid Agarad N VKhalid El Abbasi N V

4.0 Critical Path AnalysisIn dit hoofdstuk wordt het kritische pad van dit project behandeld.

De kritieke pad analyse(Critical Path Analysis) is een serie van afhankelijke werkzaamheden die de minimale doorlooptijd van een prject bepaald. Als deze kritische werkzaamheden vertraging oplopen dan loopt het hele werk vertraging op. De niet kritische werkzaamheden hebben dat in meer of mindere mate niet. In de onderstaande netwerkplanning(PRT) is het kritische pad rood gemarkeerd. De detailles van de college’s paden zijn in de planning te vinden, het zelfde geldt ook de Plan van aanpak.

10

11

5.0 PlanningOm ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt ingeleverd moeten we een tijdsplanning maken. De uitgebreide tijdsplanning geeft precies aan wat wanneer moet worden ingeleverd.

12

5.1 Grafische weergave Projectplanning

13

6.0 Workdown Breakdown Structure

14

7.0 Product Breakdown Structure

15

8.0 ResourcesWat ons zal steunen tijdens deze project is vooral de vakken die we dit blok zullen krijgen. Stof wat we krijgen tijdens dit blok zal de basis vormen van een succesvolle uitvoering van het project. Hierbij zullen wij ook gebruik maken van volgende:

Internet Tutor Consultant Eigen kennis Boeken Syllabus

16

Bijlage

Samenwerkingcontract

INLEIDING

Dit samenwerkingscontract beschrijft hoe wij in dit project met elkaar werken. Door samen te werken verkrijgen we niet alleen een beter eindproduct van dit project, maar leren we daarnaast ook efficiënt te communiceren en effectief te werken.

Mochten er onenigheden of spanningen ontstaan tijdens de groepswerkzaamheden, dan kan worden teruggevallen op de afspraken die hierin beschreven staan. Deze afspraken worden door ons nageleefd, en de tutor kan dit document gebruiken om ons te helpen uit moeilijke situaties te komen.

Dit document kan worden bijgesteld gedurende het project, maar is alleen geldig wanneer alle projectleden ook opnieuw hun handtekening (en daarmee hun goedkeuring) hebben gegeven, de ondertekende versie word in 2-voud bewaard, door de tutor en de projectleider. Elk samenwerkingscontract wordt bewaard op blackboard en er wordt een email rondgestuurd met de bevestiging van het uploaden van het document.

Werktijden

Voor dit project zijn de volgende data gereserveerd in ons rooster.

Woensdag 08:30 – 16:30

Tijdens de woensdag is iedereen verplicht aanwezig. Het project zal 10 weken in beslag nemen. De overige dagen bepalen wij per week hoe we gaan werken op school en wie wanneer aanwezig moet zijn. De locatie is D-Lobby. Afmelden voor een meeting kan tot 15 minuten vooraf aan de bijeenkomst.

Afwezigheid

Bij een meeting met een consultant of tutor wordt een lid als te laat aangerekend op het moment dat de meeting begint. Bij een interne meeting zijn we hier minder strikt mee en word iemand er niet op aangerekend als hij minder dan 10 minuten te laat komt.

Wanneer een projectlid 2 keer ongeoorloofd afwezig is geweest, volgt een groepsgesprek waarin de persoon kan uitleggen waarom hij afwezig was en de overige projectsleden hun zorgen kunnen uiten over de afwezigheid.

Er zullen tijdens deze meeting dan ook afspraken worden gemaakt met het desbetreffende lid om de vooruitgang van het project veilig te stellen. Als er dan hierna weer problemen opdoen met het naleven van deze afspraken dan zal een gesprek met de tutor worden aangevraagd.

Werkwijze

We hebben een algemene planning voor het hele project. Daarnaast maken we elke woensdag een wekelijks planning ( van woensdag tot woensdag ). Bij de planning gaan we taken onderverdelen.

17

Na deze onderverdeling gaan we gezamenlijk rond de tafel zitten en de casus doornemen en overige informatie die we nodig hebben om de zojuist onderverdeelde taken te bespreken. We analyseren de gegevens en bespreken de mogelijke oplossingen, we brainstormen en gooien onze ideeën op tafel. Puntsgewijs gaan we alle onderdelen af die we hebben onderverdeeld. Alle punten hebben we een intensieve discussie over en degene aan wie het betreffende punt is toegedeeld neemt notulen. Achteraf hebben we allemaal notulen over het onderdeel dat wij individueel moeten uitvoeren. Daarna worden de delen individueel gemaakt en bij de volgende meeting besproken, eventueel veranderd en daarna samengevoegd.

Tijdens deze meetings hoeven alleen de leden aanwezig te zijn die een onderdeel dat besproken gaat worden moeten uitvoeren. Natuurlijk is het ideaal om de groep altijd compleet te hebben. Bij grote meetings over belangrijke onderdelen worden wel alle leden verwacht maar dit wordt in de wekelijkse planning dan bepaald.

Ruimte voor aanvullingen:

Afmelden kan telefonisch, via email en persoonlijk aan 1 of meerdere leden. Leden moeten respectvol met elkaar omgaan. Leden zullen van te voren aangeven als ze hun werk niet op tijd af kunnen krijgen en met een

reden waarom dit niet mogelijk is(telefonisch, via email en persoonlijk aan 1 of meerdere leden).

Projectdelen moeten door de overige leden worden goedgekeurd, voordat het wordt toegevoegd aan het adviesrapport.

Bij een tutor vergadering dient elke student te beschikken over een notulenformulier en een agenda, waaronder ook de notulen van de vorige vergadering,

Handtekeningen

Yasar Butt Khalid El Abbassi

------------------------------ --------------------------------

Bayram Saritas Arthur Boender

------------------------------ --------------------------------

Chris Lyengo Khalid Agarad

------------------------------- --------------------------------

18