Plan Van Aanpak Waterland[1]

COLOFON

PLAN VAN AANPAK

PROJECT INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING

Opdrachtgever Gemeente Oostzaan, Landsmeer en Wormerland en MilieudienstOpdracht W0378.01.01 - PvA Invoering omgevingsvergunningRapport Plan van Aanpak Auteur(s) Projectleiderskring WaterlandVersie Concept 21-01-2008

INHOUDSOPGAVE pagina

1. VOORWOORD 4

2. INLEIDING 4

2.1 Achtergrond 42.2 Projectopdracht 52.3 Projectdoel 52.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden 52.5 Externe partners 6

3. GEFASEERDE AANPAK 6

3.1 Fase 1: Situatieschets en vraagstelling 73.2 Fase 2: Inventarisatie nulsituatie 73.3 Fase 3: Gewenste situatie 8

3.4 Fase 4: Veranderplan 93.5 Fase 5: Implementatie 93.6 Betrokkenheid bestuur en management 10

4. PROJECTBEHEERSING 10

4.1 Kwaliteit 104.2 Organisatie 104.3 Volledige samenwerking 10

4.4 Afstemming externe partijen 13

4.5 Communicatie 134.6 Personele gevolgen 144.7 Planning 144.8 Financiën 154.9 Risicofactoren 18

5. BIJLAGEN 20

5.1 Bijlage 1: opsomming van alle vergunningen die onder de Wabo vallen 205.2 Bijlage 2: actielijst voor inventarisatie fase 21

5.2 Bijlage 3: Organisatie modellen project “omgevingsvergunningen” 23

1. VOORWOORD

Naar verwachting zal de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) per 1 januari 2009 ingevoerd worden. Dit Plan van Aanpak gaat over het traject om te komen tot invoering van deze wet bij de gemeenten Landsmeer, Oostzaan en Wormerland en de samenwerking hierover met de milieudienst Waterland. De betreffende gemeenten en de milieudienst hebben zich verenigd in een projectleiderskring. Het Ministerie van VROM heeft 75 adviesuren beschikbaar gesteld aan de kring, die geleverd worden door PRC (divisie Bouwcentrum). Het document is geschreven voor de directies van de genoemde gemeenten en de milieudienst. Zij dienen hun goedkeuring te verlenen aan dit document. Het is in gezamenlijkheid geschreven door de leden van de projectleiderskring van de gemeenten en de milieudienst. Gezien de verregaande samenwerkingsinitiatieven wordt het gezamenlijk schrijven van het Plan van Aanpak als voordeel voor de toekomst gezien. In de keuze voor de projectorganisatie is ook rekening gehouden met deze samenwerkingsinitiatieven.Aangezien de gemeente Waterland ook deelneemt aan de Milieudienst Waterland, heeft deze gemeente deelgenomen aan de bijeenkomsten die tot dit plan van aanpak hebben geleid.

2. INLEIDING

2.1 Achtergrond

In het kader van “Andere Overheid” zet het Ministerie van VROM onder andere in op het verlichten van de administratieve lastendruk voor het bedrijfsleden (haar klanten) en het verbeteren van de dienstverlening. De invoering van de omgevingsvergunning is één van de belangrijke instrumenten in dit kader. Op dit moment staat het product, in plaats van de klant, te veel centraal bij overheidsdiensten. Het idee is om meer aandacht te besteden aan de beleving van de klant. Communicatie naar de klant speelt daardoor een belangrijke rol. De omgevingsvergunning houdt in dat de klant een aanvraag kan indienen om toestemming voor alle activiteiten voor zijn plan die van invloed zijn op de fysieke leefomgeving. De gemeente dient haar dienstverleningsproces af te stemmen volgens de logica van haar klant. De aanvrager bepaalt of hij een integrale aanvraag indient of slechts een deel daarvan.

Er is in deze nieuwe situatie één bevoegd gezag, die het integrale besluit neemt over de aanvraag en over eventuele handhaving, en er is één overzichtelijke procedure bij de aanvraag van toepassing. Een belangrijk communicatieonderdeel bij het invoeren van de omgevingsvergunning is het opzetten en inrichten van een digitaal omgevingsloket, waar de klant bij één loket digitaal informatie over de omgevingsvergunning en bijbehorende wet- en regelgeving kan krijgen, digitaal een omgevingsvergunning kan aanvragen en informatie over de vergunning kan raadplegen.

De wet kent twee vormen van integratie, een volledige en incidentele integratie. Volledige integratie zijn toestemmingen die altijd onder de omgevingsvergunning vallen. Een incidentele integratie zijn toestemmingen die soms wel en soms niet plaatsgebonden zijn. Indien er sprake is van een samenloop met een plaatsgebonden activiteit (een bouwplan) maakt het onderdeel uit van de omgevingvergunning.

RdH/TvD/W0378.01.01 Pagina 4

De meest voorkomende vergunningen die altijd onder een omgevingsvergunning vallen zijn: de bouw-, sloop-, monumenten- en milieuvergunning en de planologische vrijstelling. Een overzicht van alle vergunningen is als bijlage 1 toegevoegd.

2.2 Projectopdracht

De directies geven opdracht aan de projectorganisatie om per 1 januari 2009 Wabo-proof te zijn. Organisatorische maatregelen zijn dan getroffen om de aanvraag via één loket te ontvangen en via gestroomlijnde processen (in- en externe adviezen) wordt tijdig een besluit genomen. Voor de gemeenten Wormerland en Landsmeer worden de financiële aspecten geacht deel uit te maken van het EGEM-i traject.

2.3 Projectdoel

Het doel is om uiterlijk december 2008 gereed te zijn voor de invoering per 1 januari 2009 van de omgevingsvergunning bij de gemeente; dit houdt in dat de omgevingsvergunning binnen de wettelijke gestelde eisen wordt verstrekt. Hiervoor moeten duidelijke afspraken zijn gemaakt over in te winnen adviezen bij derden (o.a. de milieudienst) en andere overheden (bijv. Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.).

Om er voor te zorgen dat de aanvraag voor een omgevingsvergunning binnen de wettelijke termijnen wordt afgehandeld zullen binnen de betrokken organisaties werkprocessen opnieuw worden afgestemd. De nieuwe rol van medewerkers in integrale behandeling krijgt gestalte. Voorts wordt het primaire proces ondersteund met een vakapplicatie voor vergunningen. Tevens is er workflow management (WFM) beschikbaar, een document management systeem (DMS) en koppeling met andere backoffice applicaties (basisregistraties-BAG, financiën, enz.).

2.4 Uitgangspunten en randvoorwaarden

- In de gemeenten functioneert een professioneel front office die voldoende is toegerust met kennis en digitale ondersteuning om een initiatiefnemer op een goede wijze te kunnen bedienen;

- Voor de verstrekking van de omgevingsvergunning wordt de coördinatie zo veel mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd en de voortgang is voor een ieder digitaal inzichtelijk;

- De back office wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd uitgevoerd;- De gemeente hanteert een toezichtplan; het toezicht wordt zo veel als mogelijk

geïntegreerd uitgevoerd; - Intern dient er zoveel mogelijk aansluiting te worden gezocht bij andere ontwikkelingen

zoals EGEM-I en BAG;- Uitvoering van het project “omgevingsvergunning” wordt gezamenlijk uitgevoerd door de

WOL gemeenten;- Het project “omgevingsvergunning” is speerpunt in het samenwerkingsverband van de

WOL gemeenten;- De te formuleren doelstellingen op het gebied van dienstverlening en de

omgevingsvergunning zullen zo nodig trapsgewijs worden gerealiseerd.


- Afhankelijk van de ontwikkeling van de samenwerking van de WOL gemeenten zal de gemeente Waterland zoveel mogelijk participeren.

2.5 Externe partners

De keuzes die de gemeenten gaan maken met betrekking tot de Wabo zijn essentieel om een concreet PvA te maken. Waar leg je welke taken neer en wie krijgt welke rol? Taken en bevoegdheden die nu bij provincie, gemeenten en waterschap zijn ondergebracht zullen dan onder verantwoordelijkheid van één bevoegd gezag in een vergunning worden vastgelegd.

De samenwerkingspartners zijn:- Provincie Noord-Holland;- Hoogheemraadschap Hollands Noorder Kwartier.

Met deze partners zullen afspraken gemaakt moeten worden over de voortgangsbewaking en het ambitieniveau. Het is raadzaam deze partners hierover op korte termijn te raadplegen.

3. GEFASEERDE AANPAK

Voor de invoering van de omgevingsvergunning stellen wij een gefaseerde aanpak voor, zoals die schematisch is weergegeven in onderstaande figuur. Er is voor gekozen om geen aparte tijdsplanning te geven voor de aanschaf en implementatie van de benodigde ICT software. De reden hierachter is dat er pas gekozen kan worden voor een ICT pakket op het moment dat ook de ambities duidelijk zijn. Het gevolg van deze keuze kan (gelet op de termijnen bij aanbesteding) zijn dat het ICT pakket, wat nodig is om de gewenste ambities ook daadwerkelijk te realiseren, nog niet beschikbaar is op 1 januari 2009. Ook zonder deze software is het echter mogelijk om vanaf 1 januari 2009 gewoon Wabo-proof te werken (paperclip vergunning).

Situatieschets &

Vraagstelling

Situatieschets &

VraagstellingAnalyseAnalyse

internintern

externextern

OptiesOpties Afweging en keuze

Afweging en keuze

ImplementatieImplementatieSituatieschets &

Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze

ImplementatieImplementatie

Gewenste situatie

Workshop

Verwerken feedback

Eindrapportage

Evaluatie

Situatieschets &

Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Huidige situatie Veranderplan

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonderzoek

Tussenrapportage

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonde

Tussenrapportage

Workshop

Verwerken feedback

Eindrapportage

Evaluatie

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Situatieschets &

Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Gewenste situatie

Workshop

Verwerken feedback

Eindrapportage

Evaluatie

Situatieschets &

Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Vraagstelling

Situatieschets &


internintern

externextern


Afweging en keuze


Huidige situatie Veranderplan

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonderzoek

Tussenrapportage

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonde

Tussenrapportage

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonderzoek

Tussenrapportage

Interviews

Documentonderzoek

Knelpuntenonde

Tussenrapportage

Workshop

Verwerken feedback

Eindrapportage

Evaluatie

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5


02/08 04/08 08/08 10/08

Deze aanpak omvat 5 fases:

Fase 1: Situatieschets en vraagstelling;o oprichten projectorganisatie;

o opstellen en vaststellen Plan van Aanpak Wabo.

Fase 2: Inventarisatie nulsituatie;o de huidige situatie wordt intern en extern geanalyseerd en een nulmeting

wordt ontwikkeld.

Fase 3: Gewenste situatie;o de ambities worden bepaald voor beleid en organisatie;

o de capaciteit wordt geprogrammeerd;

o er worden checklists en werkprocedures ontwikkeld.

Fase 4: Veranderplan;o opstellen veranderplan.

Fase 5: Implementatie.o het veranderplan wordt uitgevoerd.

3.1 Fase 1: Situatieschets en vraagstelling

In deze eerste fase wordt de projectorganisatie opgericht. De projectorganisatie bestaat uit een stuurgroep en een projectgroep. Gestart wordt met de formatie van de stuurgroep. Bij de opstartbijeenkomst van de stuurgroep worden de samenstelling van de project- en werkgroepen en de globale opdrachtformulering aan de projectgroep vastgesteld.

Daarbij wordt in deze fase ook het Plan van Aanpak door de projectgroep nader uitgewerkt. In het Plan van Aanpak worden onder meer de verantwoordelijkheden en bevoegdheden en samenstelling van de stuurgroep en projectgroep duidelijk vastgelegd. De beslispunten in het kader van het Plan van Aanpak worden door de projectgroep voorbereid en ter besluitvorming aan de stuurgroep voorgelegd. Op basis van de besluiten wordt dit Plan van Aanpak nader uitgediept en gedetailleerd.

3.2 Fase 2: Inventarisatie nulsituatie

Fase 2 omvat een nulmeting van het vergunningverlenings- en handhavingsproces van de verschillende gemeenten en de milieudienst. Er wordt gekeken naar verschillende aspecten van het loket en de vergunningen, de handhaving en bezwaar & beroep. ICT wordt ook meegenomen in de nulmeting. Door de nulsituatie in kaart te brengen kan later bepaald worden wat de gewenste situatie is.

In de nulmeting wordt ingegaan op de volgende vragen:

Wat is de werkwijze bij het loket, bij de vergunningverlening en de handhaving? Is er een bepaald beleidsplan en zijn er bijvoorbeeld checklists?


Welke producten/diensten worden er geleverd (soorten/aantallen)? Wat is de huidige capaciteit van de verschillende afdelingen en bestuursorganen? Wat is het aanwezige kennisniveau bij de verschillende afdelingen? Wat is de bereikbaarheid van het loket (fysiek en digitaal) en wat is de relatie met

de back office? Wat zijn de sterke en zwakke punten van de verschillende taakvelden? Bestaan er afspraken tussen afdelingen (intern) en/of overige partijen (extern)? Bestaan er combinaties van vergunningaanvragen (bijvoorbeeld sloop-, bouwen

milieuvergunning)? Welke combinaties in welke hoeveelheden zijn er? Welke ondersteunde systemen worden er gebruikt binnen de verschillende

afdelingen? Hoe ver is de digitalisering?

In bijlage 2 is een lijst te vinden van de acties die bij de verschillende taakvelden horen en wie deze acties uitvoert.

De informatie die wordt verzameld is afkomstig uit afdelings- en beleidsplannen, handhavingsnota’s, workflow- en andere registratie- en beheersystemen en interviews met bestuurder(s), medewerkers en leidinggevenden. Op basis van de verzamelde informatie kunnen aan het einde van de tweede fase de volgende vragen worden beantwoord:

Wat is het ambitieniveau van de verschillende gemeenten en de milieudienst, in welke mate worden de vergunningverlenings- en handhavingactiviteiten over de verschillende onderwerpen geïntegreerd (Bouwen, Gebruik, Milieu en APV)?

In welke mate worden aanpassingen gedaan in de vergunningenregistratie- en beheersystemen en andere ICT applicaties van de diverse afdelingen en bestuursorganen?

Welke opdrachten kunnen worden geformuleerd voor de afzonderlijke werkgroepen (ICT, Loket, vergunningen, toezicht, handhaving)?

3.3 Fase 3: Gewenste situatie

In deze fase wordt de nieuwe werkwijze voor de omgevingsvergunning ontworpen. Er wordt bepaald wat de ambities zijn voor de verschillende taakvelden in beleid en organisatie, de capaciteit en de werkprocessen.

Vragen die in dit gedeelte beantwoord zullen worden:

Hoe wordt het front office en back office ingericht? Wie heeft welke rol in de twee offices en hoe wordt er samengewerkt?

Wat zijn de gewenste kwaliteiten van de medewerkers? Is er genoeg capaciteit? Is er uitbreiding mogelijk en/of nodig? Wat zijn de beleidsuitgangspunten voor het vergunningverlenings- en

handhavingsproces? Hoe ga je om met het coördineren van meervoudige vergunningen? Hoe kunnen verschillende activiteiten ten opzichte van elkaar worden

geprioriteerd? Hoe zullen de werkprocessen in kaart worden gebracht?


Welke afspraken dienen er gemaakt te worden met externe partijen zoals provincie, waterschappen, regionale milieudienst, etc.?

Wat is het programma van eisen voor een nieuw systeem? Is het wenselijk om een aantal bevoegdheden te mandateren? Wordt er direct gestart met de digitalisering van het bouw/milieuarchief? Is de werkwijze en de onderliggende ondersteuning en informatiestromen

(bestemmingsplannen) adequaat? Hoe zal de juridische component worden ingevuld (met name op het gebied van

bezwaar en beroep)? Wat zijn de mogelijkheden en onmogelijkheden bij het uitvoeren van taken op het

gebied van digitale uitwisseling ruimtelijke plannen en Wet kenbaarheid publieke beperkingen en Basisadministratie adressen en gebouwen?

Het resultaat van de onderzoeken in deze fase is dat er in beeld gebracht is en dat er een programma is opgesteld waarin de gewenste werksituatie en capaciteitsbehoefte staan beschreven. Dit heeft tot doel de gemaakte keuzes die nodig zijn voor de implementatie vast te leggen.

3.4 Fase 4: Veranderplan

De resultaten van fase 3 geven input voor een veranderplan dat gebruikt zal worden om te komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Het veranderplan is de basis voor de volgende fase: de implementatie van de verandering.

In het implementatieplan worden de volgende vragen beantwoord:

Wat is de planning? Welke capaciteit is benodigd voor de invoering van de omgevingsvergunning (het

doorvoeren van de verandering)? Welk budget is er benodigd voor de invoering van de omgevingsvergunning (het

doorvoeren van de verandering)? Welke capaciteit is benodigd, op welke plaats in de organisatie, voor de uitvoering

van de Wabo? Welke kosten zijn er verbonden aan de uitvoering van de Wabo? Welke legesinkomsten gerelateerd aan de omgevingsvergunningen worden

verwacht? Hoe liggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tijdens het proces van de

verandering? Hoe wordt omgegaan met weerstand binnen de gemeentelijke organisatie? Wat is de rol van het management bij de implementatie? Moeten er trainingen/opleidingen worden georganiseerd en/of gevolgd?

3.5 Fase 5: Implementatie

In deze fase begint de uitvoering van het veranderplan. In de voorliggende periode is gewerkt aan het maken en vastleggen van de juiste keuzes voor een passende invoering van de omgevingsvergunning.


Deze stap is in grote mate afhankelijk van de resultaten van de voorgaande stappen. De ervaring leert dat deze stap erg intensief is. Werkprocessen worden aangepast en op elkaar afgestemd, kwaliteitsafspraken worden ingevoerd, nieuwe werkzaamheden moeten worden opgepakt, oude gebruiken moeten worden losgelaten. Dat vereist veel energie en inspanning van management en medewerkers.

De verwachting is dat het daadwerkelijk invoeren van de nieuwe werkwijze circa drie maanden in beslag zal nemen en in januari 2009 kan worden afgerond.

3.6 Betrokkenheid bestuur en management

Om op succesvolle wijze de omgevingsvergunning in te voeren binnen de organisaties is het essentieel dat het bestuur en management voldoende wordt betrokken bij het proces.Deze betrokkenheid zal worden gerealiseerd door het project als vast agendapunt op te nemen in het MT-overleg van de verschillende deelnemende organisaties.

4. PROJECTBEHEERSING

4.1 Kwaliteit

Het is van groot belang dat de kwaliteit van het hele project gewaarborgd wordt. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over de organisatie, communicatie, mogelijke personele gevolgen, planning, financiën en risico’s. Om de kwaliteit te waarborgen wordt in dit Plan van Aanpak een aantal maatregelen genomen:

Gezamenlijke aanpak door gemeenten en milieudienst; Betrokkenheid MT/directie en bestuur; Aanwijzing van projectleiders.

4.2 Organisatie

De organisatie zal sterk afhankelijk zijn van de mate van samenwerking tussen de gemeenten. De Wabo raakt verschillende afdelingen en disciplines in de organisatie. Daarom is het van belang dat al deze organisatieonderdelen bij de implementatie van de Wabo worden betrokken. De projectorganisatie dient derhalve duidelijk vastgesteld te worden. Van belang is dat de betrokken afdelingen zich ook vertegenwoordigd voelen in de projectorganisatie.

Er kan een onderscheid gemaakt worden in 3 organisatie modellen; volledige samenwerking, gedeeltelijke samenwerking en geen samenwerking. Gezien de huidige initiatieven tussen de deelnemende gemeenten is er in dit Plan van Aanpak voor gekozen om het organisatie model volledige samenwerking aan te houden. Mocht hier anders over worden beslist dan zijn de overige samenwerkingsvormen opgenomen in de bijlage.

4.3 Volledige samenwerking


In dit model wordt er één Plan van Aanpak gemaakt dat in alle gemeenten wordt uitgevoerd. De organisatie zal in dit model bestaan uit drie lagen; een stuurgroep, een projectgroep (inclusief informanten) en werkgroepen.

De projectorganisatie ziet er als volgt uit:

De drie lagen worden als volgt ingevuld:

Stuurgroep

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de besluitvorming gedurende het proces. De stuurgroep wordt geïnformeerd en voorbereid door de projectgroep. De stuurgroep informeert het college.


Leden stuurgroep (6 leden):

Bestuurder gemeente Wormerland; Bestuurder gemeente Oostzaan; Bestuurder gemeente Landsmeer; MT lid gemeente Wormerland; MT lid gemeente Oostzaan; MT lid gemeente Landsmeer .

Vergaderfrequentie: eens per 2 maanden en dit wordt afgestemd met de fasering.

Projectgroep

De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep en is verantwoordelijk voor de algehele coördinatie, de voortgang van de projectwerkzaamheden en de afstemming tussen de verschillende afdelingen en gemeenten. De projectgroep heeft als doelstelling besluitvorming binnen de kaders en voorbereiden van de kader overschrijdende issues, zodat de besluitvorming hieromtrent door de stuurgroep kan plaatsvinden.

Leden projectgroep (5 leden):

Projectleider MT lid deelnemende gemeente;

Assistent-projectleider Projectleider interne of extern geworven;

Deelprojectleider Loket & Vergunningen;

Deelprojectleider Handhaving en bezwaar&beroep; Deelprojectleider ICT-voorzieningen .

Tijdens de invulling van de projectgroep zal er voor worden gezorgd dat alle deelnemende gemeenten vertegenwoordigd zijn.

Ondersteuning:

Communicatie advies; Secretariaat Omgevingsvergunning; Personeel en organisatie.

InformantenDe rol van de informant is tweeledig, enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep en anderzijds kennis nemen van de voortgang van het project. De redenen voor het benoemen van informanten is dat hierdoor het draagvlak en de betrokkenheid binnen de organisatie voor de omgevingsvergunning wordt vergroot. Ook wordt op deze wijze optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis binnen onze eigen organisatie.

Vergaderfrequentie: eens per 3 weken en dit wordt afgestemd met de fasering


Werkgroepen Gedurende het project zullen drie werkgroepen door de deelprojectleiders worden geformeerd, namelijk een werkgroep Loket&Vergunningen, Handhaving en Bezwaar&Beroep en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van gemeente en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.

4.4 Afstemming externe partijen

Er wordt op dit moment geen externe projectorganisatie opgezet. Wel moet worden vastgesteld dat met een aantal partijen in ieder geval overleg moet worden gevoerd en dat er met die partijen ook afstemming moet worden bereikt over de nieuwe werkwijze na 1 januari 2009. Deze partijen zijn op grond van hun rol als bevoegd gezag:

Hoogheemraadschap Hollands Noorder Kwartier; Provincie.

Partijen waarmee overlegd dient te worden op grond van hun adviesrol zijn:− Brandweer;− Rijksdienst voor Archeologie, Cultuurlandschap en Monumenten.

Kernpunten van het overleg betreffen onder meer: Afstemming procedures en werkwijzen; Afstemming ICT/automatisering; Waar noodzakelijk inhoudelijke afstemming; Eventueel afstemming over de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd

en op welke wijze de werkafspraken (bestuurlijk) worden verankerd; Afstemming planningen om de implementatie voor te bereiden en uit te voeren.

Uiteraard zal per overlegpartner de agenda nader afgesproken worden.

4.5 Communicatie

In de volgende tabel is een eerste ruwe versie gegeven van de communicatiestrategie. Er zal een communicatieplan opgesteld moeten worden. In dit plan dient onderstaande tabel nader uitgewerkt te worden. Voordat het College dit plan van aanpak zal behandelen dient er een presentatie van dit plan van aanpak gegeven te worden.De projectgroep is belast met de verdere uitwerking van de communicatiestrategie.


Met wie Door wie Inhoud Frequentie/Communicatie-momenten/

Vorm/medium

Raad College Voorkomende gevallen

Raadsformatsen directe informatiedesgewenst naar deCommissie(s)

College Opdrachtgevers/projectleider

Voorkomende gevallen

Schriftelijk via gebruikelijkeformats

Portefeuillehouder Projectleider Inhoudelijke voortgang bestuurlijke aandachtspunten

Minimaal schriftelijk, zo mogelijk overleg

Opdrachtgevers Projectleider Totale voortgangknelpunten ambtelijke enbestuurlijkeaandachtspunten

1 maal per maand notities

Externe overlegpartners

Projectleider Nog te plannen overleg

Overlegdocumenten

Interne overlegpartners

Voortgang inhoud

Overige medewerkers

Project als totaal

Externe belanghebbenden

Voor buitenstaandersrelevante informatie

4.6 Personele gevolgen

De invoering van de Wabo heeft gevolgen voor medewerkers binnen de organisatie. Onderzocht dient te worden of de huidige bezetting voldoende is om ook in de nieuwe situatie goed te kunnen functioneren. Los van de uitkomst van het onderzoek is wel duidelijk dat de huidige medewerkers opgeleid dienen te worden om te werken met de Wabo. Het is hierbij van belang om in een vroegtijdig stadium de OR en P&O (HRM) te betrekken. Het is mogelijk dat er of nieuwe functies gecreëerd dienen te worden of dat huidige functies aangepast worden.

4.7 Planning

Hieronder volgt een globale planning. Deze globale planning dient door de projectgroep uitgewerkt worden in een gedetailleerde planning. Voor de globale planning wordt aangesloten bij de fasen zoals benoemd in hoofdstuk 3.


wanneer fase

Januari/februari 2008 1. vaststellen Plan van Aanpak

februari 2008 tot april 2008 2. inventarisatiefase

april 2008 tot juni 2008juni 2008juli 2008

3. gewenste situatie/afwegingen en keuzen-beleid en organisatie-capaciteit-werkprocessen

augustus 2008 tot oktober 2008 4. veranderplan

oktober 2008 tot december 2008 5. implementatiefase

4.8 Financiën

De financiën dienen in 2 soorten kosten onderverdeeld te worden: investeringskosten en exploitatiekosten.

Investeringskosten: Inzet eigen uren; Inzet derden; Inkoop cursussen; Bijkomende kosten; ICT/Automatisering; Stelpost en overig.

Exploitatiekosten: Bemensen van het loket;

Indicatie gezamenlijke projectkosten

Stuurgroep


Aantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Bestuurder gemeente Wormerland

1 4 6 2.160,-

Bestuurder gemeente Oostzaan

1 4 6 2.160,-

Bestuurder gemeente Landsmeer

1 4 6 2.160,-

MT lid gemeente Wormerland

1 4 6 2.160,-

MT lid gemeente Oostzaan

1 4 6 2.160,-

MT lid gemeente Landsmeer

1 4 6 2.160,-

Totaal kosten stuurgroep

12.960,-

Projectgroep

Deelprojectgroep Aantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Deelprojectleider 1 4 12 4.320,-

Specialist Landsmeer 1 4 12 4.320,-

Specialist Oostzaan 1 4 12 4.320,-

Specialist Wormerland 1 4 12 4.320,-

Totaal kosten deelprojectgroep

21.160,-

Kosten

Deelprojectgroep loket en vergunningen 21.160,-

Deelprojectgroep Handhaving en Bezwaar&Beroep 21.160,-

Deelprojectgroep ICT 21.160,-

Totaal kosten deelprojectgroepen 64.800,-

InformantengroepAantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Specialist gemeente 1 1 12 1.080,-

informanten 4 1 12 4.320,-

Totaal kosten informantengroep

5.400,-

Kosten

Informantengroep Loket en vergunningen 5.400,-

Informantengroep Handhaving bezwaar en beroep 5.400,-

Informantengroep ICT 5.400,-

Totaal kosten informantengroep per gemeente 16.200,-

Kosten

Landsmeer 16.200,-

Oostzaan 16.200,-

Wormerland 16.200,-

Totaal gezamenlijke kosten informantengroep 48.600,-

Overleg algemeen


Aantal personen Aantal uren Aantal vergaderingen Kosten

Projectleider MT 1 4 12 4.320,-

Assistentprojectleider 1 4 12 4.320,-




Totaal kosten projectgroep

21.160

uren kosten

Projectleider 72 6.480,-

Assistent projectleider 622 55.980,-

deelprojectleider 24 2.160,-

Totale kosten overleg algemeen

64.620,-

OndersteuningAantal gemeenten Uren kosten

P&O 3 40 10.800,-

Secretariaat 1 144 12.960,-

Communicatie 3 55 14.850,-

Totaal gezamenlijke ondersteuning

38.610,-

Totaal gezamenlijke projectkostenKosten

Stuurgroep 12.960,-

Projectgroep 21.160,-

Deelprojectgroep 64.800,-

Informantengroep 48.600,-

Overleg algemeen 64.620,-

Ondersteuning 38.610,-

Opleidingen 25.000,-

ICT software (1 organisatie eenheid) 100.000,-*ICT hardware 25.000,-

Communicatiemiddelen (brochures, e.d.) 10.000,-

Huisvesting ten laste van organisatie verandering n.b.t.

Totaal gezamenlijke projectkosten 420.750,- *

*) De kosten voor aanschaf van de ICT software is afhankelijk van het ambitie niveau voor digitalisering van de Wabo. De hier

gehanteerde prijs is dan ook alleen richtinggevend, de werkelijke kosten kunnen uiteenlopen van €30.000,- tot €150.000,-.

*) Bij bovenstaande berekeningen is uitgegaan van een standaardtarief voor een interne medewerker van € 90,-. De keuze kan

gemaakt worden om voor de assistent-projectleider een externe kracht in te huren. De totale gezamenlijke projectkosten, uitgegaan van een extern tarief van € 120,-, zullen dan uitkomen op € 490.850,-.

4.9 Risicofactoren

De kwaliteit kan onder druk komen te staan door de aanwezige risico’s bij dit project. Dit kan ondervangen worden door gebruik te maken van risicoanalyse en risicomanagement. De risicoanalyses dienen niet alleen vooraf uitgevoerd te worden maar ook tijdens het project. De omstandigheden en dus ook de risico’s kunnen immers veranderen. Als de risico analyse verandert dan moet ook het risicomanagement hierop aangepast te worden.

De belangrijkste risicofactoren bij invoering van de Wabo zijn: Financiële risico’s; Juridische risico’s; Tijdsrisico’s


ICT risico’s; Overige risico’s.

Financiële risico’sDe financiële risico’s kunnen onderverdeeld worden in 2 groepen, risico’s voor inwerkingtreding en implementatie en risico’s na inwerkingtreding en implementatie (m.a.w. tijdens de beheerfase).

Risico’ s voor inwerkingtredingDe kostenraming voor het begin van het project zal gebaseerd zijn op een aantal aannames. Voorbeelden hiervan zijn de hoeveelheid eigen uren en de inzet van derden. Het is van belang deze aannames zo goed mogelijk vooraf vast te stellen.

Risico’s tijdens beheerfaseDe belangrijkste risico’s hebben betrekking op de vraag in hoeverre de kosten daadwerkelijk kunnen worden doorberekend aan de aanvragers. Het is onduidelijk in hoeverre dit het geval zal zijn.

Juridische risico’s De gemeente is verplicht mee te werken aan het uitvoeren van de wettelijke

bepalingen zoals die worden vastgelegd in de Wabo. In die zin heeft de gemeente geen mogelijkheid om een eigen koers te varen.

Aangenomen wordt dat de wetgever straks een aantal sancties kan opleggen voor die situaties waar gemeente aantoonbaar en verwijtbaar in gebreke blijven. Hierover is nog geen informatie beschikbaar.

Een andere kant aan dit risico is de kant van de aanvrager zelf. Bij een eenvoudige aanvraag bijvoorbeeld kan termijnoverschrijding ongewenste juridische gevolgen hebben.

Tijdsrisico’sVoor het project gelden een tweetal belangrijke tijdsrisico’s. Ten eerste is de planning tot eind 2008 krap en is er weinig ruimte voor vertraging. Ten tweede zal snel moeten worden gestart met de aanbesteding op ICT gebied, dit heeft te maken met de doorlooptijd van aanbestedingen (Europese wetgeving) Als dit niet gebeurd kan er voor eind 2008 eventueel geen nieuw systeem worden geïmplementeerd.

ICT-risico’sVROM zorgt voor een belangrijk deel van de benodigde software en het functioneren van de landelijke server voor het indienen van vergunningsaanvragen. Deze voorzieningen evenals de installatie van de software en eventuele aanpassingen van onze eigen ICT vormen een risico.

Overige risico’sAls overige risico’s kunnen afstemming met de provincie en scholing van de medewerkers genoemd worden.

Afstemming provincie;


Met de provincie zullen goede en duidelijke afspraken moeten worden gemaakt met betrekking tot die gevallen waarin de provincie het bevoegde gezag is en de gemeente een adviserende rol heeft; daarbij gaat het ook om praktische zaken als ter inzage legging, hoorzittingen, communicatie en leges.

Scholing medewerkers;De betrokken medewerkers moeten tijdig en voldoende geschoold zijn om uitvoering aan de Wabo te kunnen geven. Ook hierin schuilt een risico.


5. BIJLAGEN

5.1 Bijlage 1: opsomming van alle vergunningen die onder de Wabo vallen

Toestemmingen die altijd onder een omgevingsvergunning vallen zijn (volledige integratie): - krachtens de Woningwet: de ontheffing van het Bouwbesluit 2003 en de

bouwvergunning;- krachtens nieuwe Wet ruimtelijke ordening: de sloop- en aanlegvergunning,

binnenplanse ontheffing, projectbesluit, tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan, ontheffing van het bestemmingsplan in bij AmvB aangegeven gevallen en de buitenwerkingstelling van een beheersverordening ten behoeve van een project;

- krachtens de Wet milieubeheer: de milieuvergunning en milieumelding;- krachtens de Mijnbouwwet: de mijnbouwmilieuvergunning;- krachtens de Monumentenwet 1998: de monumenten- en sloopvergunning;- krachtens de Wet verontreiniging oppervlaktewateren: de vergunning voor indirecte

lozingen;- krachtens de Bouwverordening: de ontheffing van een voorschrift, gebruiksvergunning

en sloopvergunning;- krachtens Gemeentelijke verordeningen: de inritvergunning, uitritvergunning,

kapvergunning, sloopvergunning, alarminstallatievergunning, aanlegvergunning, reclamevergunning en de monumentenvergunning.

Toestemmingen die alleen onder een Omgevingsvergunning vallen als deze samenlopen met de plaatsgebonden activiteit, zijn een aantal specifieke toestemmingen op grond van:

- krachtens de Wet milieugevaarlijke stoffen: grondslag voor vergunning;- krachtens de Wet inzake luchtverontreiniging: grondslag voor vergunning t.a.v.

handelingen; - krachtens de Wet bodembescherming: ontheffing;- krachtens de Wet geluidhinder: vergunning voor bij AmvB aangegeven toestellen en

besluit tot vaststelling hogere grenswaarden;- krachtens de Flora- en faunawet: kennisgeving en ontheffing;- krachtens de Natuurbeschermingswet 1988: vergunning tot handeling in een beschermd

natuurgebieden de vergunning tot handelingen met gevolgen voor habitats en soorten- provinciale verordeningen;- gemeentelijke verordeningen.

De wetgever heeft de drank en horecawet er buiten gehouden. De horecavergunning, de exploitatievergunning en de terrasvergunning maken geen onderdeel uit van de Omgevingsvergunning.

Ook is er de mogelijkheid om toestemmingen en vergunningen op basis van gemeentelijke en provinciale verordeningen aan te haken bij de Omgevingsvergunning. De gemeente is hierin dus vrij, maar moet als ze dit doet hier wel de verordening voor aanpassen.


5.2 Bijlage 2: actielijst voor inventarisatie fase

AlgemeenAktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn

1 1. Analyseren beschikbare basisbestanden (milieu, bouwen, gebruik, kappen, monumenten etc.). Inventariseer hiermee het jaarlijkse aantal verleende vergunningen en het totale aantal vergunde situaties.

Vergunningverlenende afdelingen&Publiekscontacten

2 2. Bepaal meest kritische elementen bij Vergunningverlenende afdeling&Publiekscontacten

Front/back officeAktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn

1 1. Vaststellen gewenst serviceniveau MT / B&W/MDW

2 2. Eisen aan de organisatie: Eisen aan faciliteiten Profiel medewerkers Publiekscontacten

MT / B&W/MDW

VergunningverleningAktie Door wie (beslissen) Betrokkenen Termijn

1. Keuze maken welk serviceniveau de organisatie wil bieden in termen van snelheid, kwaliteit en dienstbaarheid? Er moet, gelet op de korte doorlooptijd van 8 weken, worden vastgelegd waar de nadruk op komt te liggen.

MT/B&W/MDW

2. Bepaal welk type werkprocessen in welke aantallen worden verwacht.

MT/MDW

3. Maak op hoofdlijnen inzichtelijk welke consequenties het serviceniveau heeft voor de stappen in het vergunningproces, de contact-momenten met de aanvragers en de rol van de medewerker. Hierbij gaat het met name om de vergunningmanager, frontofficemedewerker, toetsers van aanvragen, maar ook de portefeuillehouder

Werkgroep/ Extern (VROM en andere gemeenten)

4. Ga op basis van het aantal werkprocessen en het gewenste serviceniveau na welke competenties van medewerkers vereist zijn. Bepaal tevens het verschil tussen beschikbare en vereiste competenties. En stel vast welke mogelijkheden er zijn om het verschil, de eventuele competentiekloof, op te vullen.

Werkgroep/ Extern(VROM en andere gemeenten)

5. Behalve inzicht in de ‘grote massa’ van type aanvragen en hierbij behorende werkprocessen, is afstemming met de provincie, en het waterschap van belang. Wanneer adviezen of verklaringen van geen bedenkingen tussen organisaties uitgewisseld dienen te worden, moeten deze partijen procesafspraken maken. Opm:Eerst intern organiseren, daarna buiten de organisatie kijken. breng wel je externe partners in beeld (welstand, provincie, waterschap, brandweer etc.)

Werkgroep/ Extern


6. Mandatering beslissing Omgevingsvergunning regelen

MT/MDW

HandhavingAktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn

1 1. Inzicht in aantallen en typen van totaal aantal vergunde situaties waarbij sprake is van samenloop (gebruiksvergunning, milieuvergunning/melding)

(geeft inzicht in structurele handhavingopgave (toezicht)) en aantallen te verlenen vergunningen waarbij sprake is van samenloop (geen inzicht in nieuwe handhavingactiviteiten (inspectie))

Vergunningverlenende afdelingen

2 2. Nader uitwerken van het geïntegreerde handhavingprogramma van de gevallen van samenloop in de handhaving waarbij aandacht moet worden besteed aan:

o Analyse van de handhavingopgave voor de afdelingen van samenloop (op welke momenten controle / frequenties? Onderscheid in realisatiefase, oplevering, exploitatie, sloop, verbouw en renovatie)

o Bepaling welke inhoudelijke expertise leidend is; gaan we:

- met elkaar controleren;- na elkaar controleren;- voor elkaar controleren;- voor elkaar signaleren.

Opstelling door handhavende afdelingenVaststelling door college

3 3. Analyse wat gevolgen zijn voor de gemeenten voor de afdelingen en de samenloopgevallen bij een meer geïntegreerde aanpakGevolgen op strategisch (beleid) niveau, tactisch niveau (planning, programmering, verslaglegging) en operationeel niveau.

Handhavende afdelingen

Bezwaar & BeroepAktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn

1 1. Inzicht in aantallen en typen van totaal aantal vergunde situaties waarbij sprake is van samenloop (gebruiksvergunning, milieuvergunning/melding)(geeft inzicht in structurele handhavingopgave (toezicht)) en aantallen te verlenen vergunningen waarbij sprake is van samenloop.

Vergunningverlenende afdelingen

2 2. Bepaling mate van integratie van juristen; Gaan we met meerdere specifieke juristen naar

commissie, rechtbank en Raad van State of integreren we (gedeeltelijk) elkaars werkzaamheden?

Afdelingen waar juristen belast zijn met bezwaar en beroep bij vergunningen, die onder de WABO vallen.

4 3. Analyse wat de gevolgen zijn voor de gemeenten voor de afdelingen waar juristen werken op tactisch en operationeel niveau

MT/MDW


ICTAktie Door wie (niveau) Betrokkenen Termijn

1 1. Workflowmanagement systeem introduceren MT/afdeling/MDW

2 2. Keuze maken of aanvraag moet worden geprint waarna behandeling plaatsvindt of digitale

MT/MDW

3 3. Als gekozen wordt voor digitale verwerking dan vraagt dit ook om een volledige digitalisering van alle (bestaande) documenten. Informatie per pand, per object en per activiteit op perceelsniveau bundelen.Opm: denk hierbij om archiefwet, papieren archief.

ICT/MDW

4 4. Digitalisering frontoffice, keuze maken welke functionaliteiten we via de website willen laten lopen.

MT/MDW

5 5. Voor optimale dienstverlening en efficiënte werkwijze moeten dossiers aangaande omgevingsvergunning op perceelsniveau worden gearchiveerd.

MT/MDW

5.3 Bijlage 3: Organisatie modellen project “omgevingsvergunningen”

Gedeeltelijke samenwerkingIn dit model wordt er één basis Plan van Aanpak gemaakt dat als raamwerk zal dienen voor de individuele plannen van aanpak. De samenwerking zal bestaan uit gezamenlijke afspraken maken met externe partijen. De organisatie zal in dit model bestaan uit vier lagen; één regiegroep en in iedere gemeente een stuurgroep, een projectgroep (inclusief informanten) en werkgroepen.

De vier lagen worden als volgt ingevuld:

Regiegroep

De taak van de regiegroep is het coördineren van de gezamenlijk uit te voeren acties, zoals afspraken maken met externe partijen.

Leden regiegroep:

Projectleider Gemeente Wormerland; Projectleider Gemeente Oostzaan; Projectleider Gemeente Landsmeer; Projectleider Milieudienst.

Stuurgroep

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de besluitvorming gedurende het proces. De stuurgroep wordt geïnformeerd en voorbereid door de projectgroep.

Leden stuurgroep:

Management team desbetreffende gemeente



Projectgroep

De projectgroep rapporteert aan de opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor de algehele coördinatie, de voortgang van de projectwerkzaamheden en de afstemming tussen de verschillende afdelingen en gemeenten. De projectgroep heeft als doelstelling besluitvorming binnen de kaders en voorbereiden van de kader overschrijdende issues, zodat de besluitvorming hieromtrent door de stuurgroep kan plaatsvinden.

Leden projectgroep:

Voorzitter (Afdelingshoofd VROM); Projectleider; Deelprojectleider Loket & Vergunningen ; Deelprojectleider Handhaving en bezwaar&beroep; Deelprojectleider ICT-voorzieningen .

Ondersteuning:


InformantenDe rol van de informant is tweeledig enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep en anderzijds kennis nemen van de voortgang van het project. De redenen voor het benoemen van informanten is dat hierdoor het draagvlak en de betrokkenheid binnen de organisatie voor de omgevingsvergunning wordt vergroot. Ook wordt op deze wijze optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis binnen onze eigen organisatie.


Werkgroepen Gedurende het project zullen drie werkgroepen door de deelprojectleiders worden geformeerd, namelijk een werkgroep Loket&Vergunningen, Handhaving en Bezwaar&Beroep en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van de gemeente en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.

Geen samenwerkingIn dit model wordt het Plan van Aanpak samen vastgesteld maar daarna gaat ieder zijn eigen weg. De projectorganisatie in dit model bestaat uit drie lagen; een stuurgroep, een projectgroep (inclusief informanten) en werkgroepen.


De drie lagen:

Stuurgroep

De stuurgroep draagt de verantwoording voor het vaststellen van de projectkaders en de besluitvorming gedurende het proces. De stuurgroep wordt geïnformeerd en voorbereid door de projectgroep.

Leden stuurgroep:

Management team desbetreffende gemeente.


Projectgroep

De projectgroep rapporteert aan de opdrachtgevers en is verantwoordelijk voor de algehele coördinatie, de voortgang van de projectwerkzaamheden en de afstemming tussen de verschillende afdelingen en gemeenten. De projectgroep heeft als doelstelling besluitvorming binnen de kaders en voorbereiden van de kader overschrijdende issues, zodat de besluitvorming hieromtrent door de stuurgroep kan plaatsvinden.

Leden projectgroep:

Voorzitter (Afdelingshoofd VROM); Projectleider; Deelprojectleider Loket & Vergunningen ; Deelprojectleider Handhaving en bezwaar&beroep; Deelprojectleider ICT-voorzieningen.

Ondersteuning:


InformantenDe rol van de informant is tweeledig enerzijds het doorgeven van kennis aan de projectgroep en anderzijds kennis nemen van de voortgang van het project. De redenen voor het benoemen van informanten is dat hierdoor het draagvlak en de betrokkenheid binnen de organisatie voor de omgevingsvergunning wordt vergroot. Ook wordt op deze wijze optimaal gebruik gemaakt van de aanwezige kennis binnen onze eigen organisatie.



Werkgroepen Gedurende het project zullen drie werkgroepen door de deelprojectleiders worden geformeerd, namelijk een werkgroep Loket&Vergunningen, Handhaving en Bezwaar&Beroep en ICT-Voorzieningen. De werkgroepen dienen te bestaan uit de specialisten van de gemeente en milieudienst op het desbetreffende vakgebied.


Plan Van Aanpak Waterland[1]

Documents

Transcript of Plan Van Aanpak Waterland[1]