Plan van aanpak VISD cv04ZC - transitieinbeeld.tv van aanpak VISD.pdf · Digitale...

1

PLAN VAN AANPAK VERKENNING

INFORMATIEVOORZIENING SOCIALE

DOMEIN (VISD)

Organiseren en innoveren van de informatievoorziening

sociaal domein

Versie 0.4

Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx

2

Versiebeheer

Versie Datum Wijziging Distributie:

0.1

0.2

3 oktober

2012

17 oktober

2012

1e concept

Uitgebreide Opdrachtbrief

verwerkt

Begroting en projectkaarten

stap 1 opgenomen

Joost Broumels

Cees Hamers

Cees Hamers

Joost Broumels

0.3 25 oktober

2012

Commentaar VNG verwerkt

Governancestructuur

toegevoegd

Cees Hamers/Joost

Broumels

0.4 26 oktober

2012

Afronding tekst concept Cees Hamers/Joost

Broumels

Versie 0.4


3

Inhoud

Inleiding ....................................................................................................................................... 5

Achtergrond en vraagstelling ........................................................................................................ 5

Opdracht ...................................................................................................................................... 6

Doelstelling Verkenning ................................................................................................................ 8

Leeswijzer .................................................................................................................................... 6

Op te leveren resultaten ............................................................................................................... 8

Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak; .............................................................................. 8

Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en standaarden ........................... 9

Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1-klant 1-plan 1-informatievoorziening’ ............ 9

Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg ..................................................................... 9

Beschrijving ..................................................................................................................................... 9

Uitgangspunten ............................................................................................................................ 9

Interactieve en iteratieve aanpak ............................................................................................... 10

Agile-benadering ........................................................................................................................... 11

Projectorganisatie en participatie. .............................................................................................. 11

Werken in regio’s ........................................................................................................................... 11

Initiatiefgemeenten ....................................................................................................................... 12

Klankbordgroepen ......................................................................................................................... 13

Digitale samenwerkingsomgeving ................................................................................................. 14

Rol KING/VNG ................................................................................................................................ 15

Welke regio’s ................................................................................................................................. 15

Communicatie ................................................................................................................................ 15

Aansturing en begeleiding .......................................................................................................... 16

Tijd & Resources ......................................................................................................................... 16

Risicoanalyse .............................................................................................................................. 17

Bijlage – Projectkaarten .............................................................................................................. 20

Stap 1 Voorbereiden en verkennen draagvlak ..................................................................................... 21

1a. Uitgewerkt plan van aanpak ......................................................................................................... 23

1b. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement .......... 24

1c. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein ................................................................. 26

Stap 2 Inventarisatie en analyse van bestaande ICT voorzieningen en standaarden ............................... 29

Versie 0.4


4

Stap 3 Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1 klant 1 plan 1 informatievoorziening ............................. 34

Stap 4 Kosten-baten analyse en advies over vervolg ........................................................................... 35

Versie 0.4


5

1. Inleiding

De komende jaren krijgen de gemeenten forse nieuwe taken in het sociale domein. De

voorbereiding voor de nieuwe Jeugdwet is in volle gang. De verwachting is dat het nieuwe kabinet

zal doorgaan met de decentralisatie van de begeleiding naar de Wmo, en de bundeling van

regelingen aan de onderkant van de arbeidsmarkt (werken naar vermogen). Daarbij staan de

gemeenten voor de opdracht om te bezuinigen op de uitvoeringskosten en de administratieve

lasten voor burgers én professionals te verlagen.1

Als gevolg van de ontwikkelingen in het sociale domein worden gemeenten geconfronteerd met

vragen op het terrein van ICT, informatiebeleid, standaardisatie van werkprocessen, privacy en

gegevensbeveiliging. Het is van belang dat álle bij de decentralisaties betrokken partijen – de

gemeenten voorop – zich een beeld vormen van hoe de informatievoorziening in het sociale

domein vorm kan krijgen.

De inzet van ICT is geen een doel op zich. Door ICT slim in te zetten kunnen gemeenten besparen

op de uitvoeringskosten en administratieve lasten reduceren. Daarnaast helpt ICT innovaties door

te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken.

2. Achtergrond en vraagstelling

Er kan en zal geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in

het sociale domein. Immers, de contouren van het sociale domein en de beoogde dienstverlening

zijn nog niet uitgekristalliseerd. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de

praktijk en vanuit de uitvoeringsvragen moeten ontstaan.

We willen bovendien aansluiten bij wat er al is, maar er zullen ook nieuwe procesbeschrijvingen,

berichtenstandaards en nieuwe ICT-voorzieningen nodig zijn. Bij de verschillende

decentralisatieoperaties zijn al projecten over ICT en informatievoorziening in gang gezet.

Mede hierom is het nodig om snel te starten met een verkenning naar hoe ICT de uitvoering in het

sociale domein kan ondersteunen. Ten eerste, gemeenten beginnen nu met het ontwikkelen van

nieuwe werkwijzen. Nu is er nog ruimte om gezamenlijke standaarden voor gegevens en

werkprocessen te ontwikkelen en gemeenten hierop te laten aansluiten. Ten tweede, zolang de

wetgeving nog niet is vastgesteld is er nog ruimte om gebruik van standaarden en

gegevensuitwisselingen in de wet te borgen.

De verkenning zal een beeld moeten geven van de mogelijkheden, maar ook (juist!) van de

belemmeringen en risico’s, zoals wettelijke beperkingen.

Van gezamenlijke oriëntatie naar verkenning

1 De visie van de VNG op deze taken is beschreven in de notitie ‘Bouwen op de kracht van burgers – naar een krachtige en

samenhangende aanpak op het sociale domein’. Deze notitie is in de Bijzondere Algemene Ledenvergadering van de VNG

op 12 oktober vastgesteld. Zie ook:

http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20121112_bouwen_op_kracht_burgers.pdf

Versie 0.4


6

De afgelopen zomer is gestart met twee expertmeetings met medewerkers van de betrokken

departementen, enkele gemeenten, VNG, KING en enkele ketenpartners (zoals Jeugdzorg

Nederland). Vragen die hierbij zijn onderzocht zijn vragen als: ‘Hoe hangen de reeds lopende

projecten samen en hoe kunnen ze elkaar versterken? Wat is de rol van de burger? Hoe kunnen de

administratieve lasten fors verlaagd worden? Welke werkende en herbruikbare oplossingen zijn

voorhanden in de huidige uitvoeringspraktijk en geschikt voor de toekomst? Hoe sluit dit aan op de

beweging naar een ‘Compacte (rijks)overheid’, de basisregistraties en het i-NUP? Welk beleids- en

verantwoordingsinformatie is straks nodig? En hoe kan de balans gevonden worden tussen een

effectieve gegevensuitwisseling en het zorgvuldig gebruik van privacygevoelige gegevens en in de

nieuwe wetgeving voldoende worden geborgd?

Deze eerste gezamenlijke oriëntatie heeft geleid tot een samenwerking tussen departementen,

VNG en gemeenten om een Verkenning te doen op de Informatievoorziening Sociaal Domein

(VISD). Deze verkenning moet in juli 2013 afgerond zijn. De VNG heeft KING opgedragen de

verkenning in samenwerking te doen met een tiental gemeenten. De opdracht is beschreven in het

document “Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein” van de

VNG d.d. 16 oktober 2012.

Volgens de opdracht heeft de verkenning de volgende kenmerken2:

• Het project loopt van oktober 2012 tot en met juli 2013.

• Meedoen aan de verkenning dient voor de deelnemende gemeenten zelf ook meerwaarde te

hebben

• Ketenpartners en leveranciers worden nadrukkelijk mee betrokken bij de verkenning

• Er is een klankbord met vertegenwoordiging van gemeenten maar ook VIAG, IMG 100K+ en

G4.

• De inhoud wordt ontleend aan reële casussen aan te leveren door de deelnemende

gemeenten

• KING is verantwoordelijk voor de uitvoering en de kwaliteit van de op te leveren resultaten.

3. Leeswijzer

Dit plan van aanpak is gebaseerd op de Uitgebreide Opdrachtbrief Verkenning

Informatievoorziening Sociaal Domein van de VNG d.d. 16 oktober 2012. Het plan van aanpak volgt

volledig de lijn van de opdracht, de achterliggende visie en voorziet in de levering van de gevraagde

deelproducten.

In paragraaf 4, 5 en 6 is respectievelijk de opdracht, doelstelling en op te leveren resultaten

beschreven . Per op te leveren resultaat is in de bijlage een meer gedetailleerde projectkaart

opgenomen die o.a. de nadere aanpak, betrokkenen, inzet en planning vastlegt. In de eerste versie

van het plan van aanpak zijn voor stap 1 ‘ voorbereiden en verkennen draagvlak’ de eerste drie

projectkaarten uitgewerkt. De overige projectkaarten worden voor de start van de tweede stap

2 Zie pagina 15 van het document “Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal

Domein” voor een toelichting op deze kenmerken.

Versie 0.4


7

opgeleverd aan de stuurgroep VISD en gevoegd als bijlagen bij dit plan van aanpak. De realisatie van

een deelproduct begint pas als vooraf de projectkaart door de stuurgroep VISD is goedgekeurd.

Naast de overall uitgangspunten (7), beschrijven we ook de iteratieve en interactieve aanpak die

past bij de aard van de verkenning (8). De projectorganisatie (9), de aansturing en relatie

opdrachtgever-opdrachtnemer (10), de inzetraming en dekking (11). Een overzicht van risico’s en

beheersmaatregelen vormt het laatste deel van dit plan van de aanpak.

4. Opdracht

De opdracht die is geformuleerd luidt: Voer, samen met een representatieve groep gemeenten, een

verkenning uit naar de te organiseren en innoveren informatievoorziening in het sociale domein. De

opdracht valt uiteen in de volgende deelopdrachten3:

1. Beschrijf het principe van 1-gezin 1-plan 1-informatievoorziening: Beschrijf welke gegevens

nodig zijn om de uitvoering in het sociale domein volgens dit principe in te richten, verken uit

welke bronnen deze gegevens betrokken kunnen worden en beschrijf hoe partijen

(gemeenten, ketenpartners en burgers) met elkaar deze informatie kunnen uitwisselen.

Verken in hoeverre het mogelijk, nodig en wenselijk is om deze uitvoering met behulp van

ICT te ondersteunen en beschrijf welke functionele ICT-componenten dan aanvullend of

vervangend nodig zijn om de dienstverlening mogelijk te maken.

2. Onderzoek haalbaarheid en draagvlak: onderzoek of het realiseren van de benodigde

informatievoorziening en standaardisatie in de praktijk haalbaar zijn en of er bij de

gemeenten, departementen, ketenpartners en ICT-leveranciers draagvlak is om een

dergelijke ICT-voorziening breed in de gemeenten in te voeren.

3. Bepaal standaarden voor gegevens en werkprocessen: Stel voor het sociale domein een

eerste versie op van een standaard gegevensset (eenheid van taal) en gestandaardiseerde

werkprocessen. Inventariseer hoe de uitvoeringsprocessen nu verlopen en inventariseer

welke systemen op dit moment gebruikt worden. Geef een advies hoe vanuit de huidige

situatie het principe van ‘1 klant 1-plan 1-informatievoorziening’ breed in gemeenten

ingevoerd kan worden.

4. Beschrijf de belemmeringen en mogelijkheden als gevolg van de beoogde

informatievoorziening: deze kunnen inhoudelijk, technisch, bestuurlijk, of juridisch (privacy)

zijn. Geef bij de geconstateerde belemmeringen een advies hoe ze weggenomen kunnen

worden.

5. Geef een overzicht van de kosten en opbrengsten: geef een globale raming van de kosten en

opbrengsten van de invoering van de voorgestelde informatievoorziening en standaarden (en

eventueel van de voorgestelde ICT-voorzieningen). Beschrijf wat er nodig is (financieel,

bestuurlijk, juridisch, technisch) om de nieuwe oplossingen voor het sociale domein te

realiseren. De beschrijving moet als basis kunnen dienen voor besluitvorming over het

vervolg (onder andere de vraag over het wel/niet realiseren van landelijke ICT-voorzieningen

ter ondersteuning van het sociale domein).

3 Pagina 4 opdrachtbrief

Versie 0.4


8

6. Leg een relatie met het project (ROMA)

KING heeft deze opdrachtformulering geaccepteerd. Onderliggend plan van aanpak is een

gedetailleerde uitwerking van de manier waarop KING de opdracht zal operationaliseren.

5. Doelstelling van de verkenning

Doelstelling van het uit te voeren project is:

• Doorbreek verkokerd werken van organisaties, langs de lijnen van de eigen organisaties, en

binnen de kaders van de materiewetten. Schep samenhang. De huidige organisatie-inrichting en

informatievoorziening zijn onvoldoende in staat een samenhangend beeld van de klant te

vormen en in samenhang een passend dienstenaanbod te leveren. Zorg dat daar verbetering in

komt.

• Zorg dat de gemeenten de regie kunnen voeren over de vele organisaties die in het sociale

domein werkzaam. Breng samenhang en overzicht aan in het dienstenaanbod en in het veld van

aanbieders.

• Faciliteer zelfredzaamheid van de klant en creëer (ICT-)voorzieningen waarmee de klant (waar

dat kan) zijn/haar eigen ondersteuning kan organiseren. Geef de klant daarbij zelf voldoende

inzicht in de mogelijkheden en het aanbod.

• Verlaag de administratieve lasten voor burgers én professionals. De verschillende lijnen van

verantwoording, toezicht, inspectie, kwaliteitsbewaking en beleidsvorming stellen elk hun eigen

(omvangrijke) eisen aan de informatievoorziening binnen de uitvoering. Verminder

bureaucratisering van de uitvoering.

6. Op te leveren resultaten

Conform de opdracht verloopt de verkenning in vier stappen die (gedeeltelijk) parallel afgewerkt

zullen worden en elke stap heeft een concreet aantal te leveren producten/resultaten. Hieronder

staan de resultaten samengevat. In de bijlagen (projectkaarten) staan de stappen uitgewerkt en is

aangegeven hoe het resultaat bereikt gaat worden, welke inspanning geraamd wordt en van wie.

Op te leveren deelproducten:

Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak;

1. Uitgewerkt Plan van Aanpak, inclusief een lijst met deelnemende gemeenten, en een uitwerking

van de deelprojecten in projectkaarten.

2. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement.

Deze quick-scan dient uiterlijk 9 november 2012 afgerond te zijn.

3. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein: Een advies over het (bestuurlijk)

draagvlak bij gemeenten, rijk, ketenpartners en ICT-leveranciers om te komen tot een herziening

van de informatievoorziening in het sociale domein.

Versie 0.4


9

Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en

standaarden

4. Inventarisatie van bestaande ICT-voorzieningen (en hun samenhang) in de drie domeinen, en

analyse van herbruikbaarheid.

5. Inventarisatie van processen en informatiestromen (gegevensoverdracht)

6. Globaal procesmodel sociaal domein

7. Gegevensstandaard sociaal domein

8. Advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA en StUF

Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1-klant 1-plan 1-

informatievoorziening’

9. Een globaal functioneel ontwerp van hoe het principe van 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening

en een advies hoe dit in een ICT-oplossing kan worden vormgegeven

10. Een advies hoe met behulp van ICT de zelfredzaamheid van de klant kan worden versterkt

11. Een advies hoe de administratieve lasten voor burgers en professionals kunnen worden verlaagd

12. Een advies over de privacyaspecten van een samenhangende informatievoorziening in het

sociale domein.

13. Een advies over verticale en horizontale verantwoording.

Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg

Beschrijving

14. Kosten-baten analyse

15. Advies over het vervolg

7. Uitgangspunten

Algemeen

• De verkenning bouwt zoveel mogelijk voort op al bestaande en bewezen oplossingen. Deze

bestaande systemen kunnen zowel inhoudelijk zijn (zoals gegevenssets) als technisch (zoals

infrastructuren);

• De verkenning sluit zoveel als mogelijk aan bij lopende ontwikkelingen en projecten. Een

inventarisatie hiervan maakt onderdeel uit van dit plan van aanpak en is opgenomen in bijlage 1.

Hierin wordt tevens een voorstel gedaan hoe de samenhang en betrokkenheid te organiseren.

• Het globaal functioneel ontwerp voor ‘1-klant 1-plan 1-informatievoorziening’ en de overige

producten van de verkenning worden organisatie- en structuuronafhankelijk ontwikkeld. Zij

dienen bruikbaar te zijn in verschillende domeinen en flexibel schaalbaar te zijn als de komende

jaren nieuwe verschuivingen in taken in de AWBZ, de Zvw en/of de Wmo plaatsvinden. Zij

worden onderdeel van de door te ontwikkelen GEMMA-portfolio (GEMMA 2.0)

• Investeringsbesluiten voor het vervolg kunnen alleen genomen worden op basis van een

positieve kosten-baten-analyse.

Versie 0.4


10

Methodisch

• Ontwikkelen van ideeën en concepten vindt plaats vanuit de praktijk, gebaseerd op ervaringen in

de praktijk, met betrokkenheid van professionals bij gemeenten, ketenpartners en ICT-

leveranciers en van klanten / burgers.

• Waar mogelijk werken we in de regio aan de verschillende projecten uit deze verkenning en

gezamenlijk in de op te richten digitale community.

• We maken gebruik van relevante instrumenten en hulpmiddelen die ontwikkeld zijn bij de

programma’s LRKP, Operatie NUP en Operatie BRP, zoals impactanalyses, i-Spiegel, monitoring,

FAQ’s, leveranciersmanagement en de Business Case methodieken.

• Voor de oplevering van deelproduct 13: “Een advies over verticale en horizontale

verantwoording” gebruiken we de kennis en instrumenten van KING inzake benchmarking en

“Waarstaatjegemeente”.

8. Interactieve en iteratieve aanpak

De aanpak is interactief want de opdracht aan KING is gemeenten, huidige actoren binnen het veld

én bestaande transitie-initiatieven te betrekken bij het uitvoeren van dit plan van aanpak.

Betrekken betekent in dit geval dat de deskundigheid van deze gemeenten en professionals

uitgangspunt is voor de inhoud van de te leveren resultaten. KING faciliteert de gedachtenvorming,

analyseert verschillen in visies en/of procesbeschrijvingen, deelt de ideeën en is penvoerder. Dat

alles volgens het principe: “denken, delen en doen”. Met de 10 gemeenten die deze verkenning ter

hand nemen maakt KING door B en W bekrachtigde afspraken over hun bijdragen en de waarde die

de verkenning voor deze gemeenten zelf moet hebben. Niet alle gemeenten zullen alle

deelopdrachten verkennen, maar het is wel de bedoeling dat meer gemeenten gelijktijdig nadenken

over dezelfde vragen zodat het mogelijk is om verschillen te constateren en te verwerken. Op basis

hiervan kunnen we generieke aspecten onderscheiden van specifieke situaties. KING zorgt ervoor

dat alle 15 op te leveren deelproducten ergens bij een of meer gemeenten belegd zijn. KING

regisseert dus de inbreng van gemeenten bij de uitwerking van de deelproducten.

De aanpak is ook iteratief, de opdrachtbrief geeft daartoe de argumentatie: “De contouren van het

sociale domein en de beoogde dienstverlening zijn nog niet uitgekristalliseerd. Er kan en zal daarom

geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in het sociale

domein. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de praktijk en vanuit de

uitvoeringsvragen moeten ontstaan4.” Dat betekent niet alleen dat inhoud vanuit de

uitvoeringsvragen stap voor stap vorm krijgt maar dat het plan van aanpak ook werkende-weg

nadere concretisering krijgt. Het plan van aanpak is een dynamisch plan dat KING in de eerste

maanden van het project steeds verder concretiseert in projectkaarten voor alle 15 op te leveren

deelproducten. Bij de start van de verkenning heeft KING van de deelproducten van stap 1:

“voorbereiding en verkenning draagvlak” in projectkaarten per deelproduct uitgewerkt en voor de

andere drie stappen een globalere projectbeschrijving per stap opgesteld. Voor de raming van de

uitvoeringskosten, de sturing en verantwoording van de verkenning moet deze mate van

concretisering toereikend zijn. Voor de acceptatie van de resultaten zijn voor alle op te leveren

deelproducten projectkaarten nodig. De eerste drie kaarten zijn een voorbeeld voor de verder

4 Zie Uitgebreide Opdrachtbrief pagina 3.

Versie 0.4


11

concretisering van de overige. Binnen de uitvoering van stap 1 stelt KING deze resterende

projectkaarten op.

Agile-benadering

Projecten kennen drie hoekstenen voor de besturing: tijd, geld en overeengekomen resultaat

(scope). Bij projecten die nog veel onzekerheid kennen of over nieuw nog te doorgronden

denkbeelden gaan zoals deze verkenning, moeten we zorgvuldig omgaan met het vastzetten van

alle drie de hoekstenen. Ook omdat er een groot aantal partijen betrokken is en draagvlak

belangrijk is. Daarom volgen we een zogenaamde agile-benadering. Dat betekent dat we in dit geval

via de stuurgroep voortdurend moeten bekijken of het gelijktijdig vastzetten van zowel geld, tijd als

scope tot het goede resultaat leidt. Misschien is er reden om scope, geld of tijd aan te passen.

Bijvoorbeeld door time-boxing (verkleinen van scope) of budget verruiming. Het principe is dat er

15 deelprojecten binnen de begroting van € ….,- eind juli 2013 gereed zijn. Maar een transparante

rapportage over de voortgang zal tot een discussie moeten kunnen leiden over de diepgang van de

verkenning en of het allemaal haalbaar is. KING is verantwoordelijk voor deze regelmatige

rapportage aan de stuurgroep VISD.

9. Projectorganisatie en participatie.

Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het

gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert

vastgesteld op 10. Deze gemeenten noemen we de initiatiefgemeenten, zij betrekken zelf de

regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming. Alle

initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in een te vormen klankbordgroep visie en

realisatie.

Werken in regio’s

Zwaartepunt in de werkwijze is en blijft liggen bij de regionale aanpak die gemeenten en/of

samenwerkende gemeenten reeds in gang hebben gezet. Immers, deze actoren kennen elkaar en

weten ook dat ze het met elkaar moeten doen. Als KING sluiten we aan bij regionale verbanden en

initiatieven die er zijn of faciliteren we de regio bij het opzetten hiervan. Samenhang en integraliteit

in de aanpak staan voorop. Dit geldt ook voor de regionale overleggen met professionele

organisaties in de uitvoering.

Voor selectie van deelnemende actoren zijn enkele zaken van belang:

• We zijn nadrukkelijk op zoek naar gemeenten/regio’s die geloven in deze gezamenlijke

aanpak en hieraan willen bijdragen. (formeel) commitment vanuit deze gemeenten/ regio’s

voor deze ‘gezamenlijke’ aanpak is essentieel;

• Onder regio verstaan we een groep gemeenten die reeds regionaal georganiseerd zijn of

samenwerking zoeken op dit thema decentralisaties en dit gezamenlijk oppakken. Bij

voorkeur sluit het aan op de regiovorming die in het kader van de jeugdwet wordt

voorgesteld dan wel de arbeidsmarktregio’s die zijn aangewezen.

Versie 0.4


12

• Kennis meenemen uit het sociaal domein (of een van de deeldomeinen) en de gerelateerde

ketenpraktijk is een voorwaarde evenals de relatie kunnen leggen tussen inhoud en

informatievoorziening (proces- en informatiearchitectuur, applicatielandschap, ketens);

• Waar nodig houden we bijeenkomsten centraal in het land en/of bij gemeenten. We richten

ook een digitale samenwerkingsomgeving in.

Per regio organiseren we een startup in de vorm van een regionale werksessie. Hierin besteden we

(1) aandacht aan de inhoud (verdiepen van de inrichtingsprincipes ‘1 plan, 1 klant, 1

informatievoorziening’ en ‘zelfredzaamheid’) en (2) maken we afspraken over de specifieke

ondersteuningsbehoefte per regio. In onderstaand format is per thema en per deeldomein

aangegeven wat de accenten kunnen zijn per regio (zie bijlage 2). Tenslotte stellen we ook een

samenwerkingscontract (3) op waarin staat op welke ondersteuning de gemeenten vanuit de

Verkenning kunnen rekenen, wat de waarde is die gemeenten terug willen zien voor hun inspanning

en welke inspanning de gemeente aan de Verkenning levert in kennis en uren. KING verwacht dat

het College van B en W van betrokken gemeente dit contract tekent.

Initiatiefgemeenten

Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het

gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert

vastgesteld op 10. KING maakt een lijst van de gemeenten waar een succesvolle intake mee heeft

plaatsgevonden. Deze lijst met initiatiefgemeenten, waar representativiteit voldoende geborgd is,

wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de opdrachtgever VNG. De initiatiefgemeenten betrekken

dus zelf de regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming.

Door onderstaande tabel met de initiatiefgemeenten in te vullen zorgt KING ervoor dat alle

aspecten van de informatievragen voldoende door de verschillende regio’s afgedekt worden.

ROMA gemeenten Nieuwegein, Veldhoven en Ede

Regio …..

Ervaring wordt vooral opgedaan op het gebied van

Jeugd Begeleiding Werk en inkomen Onderwijs

Inkijk en klantbeeld

Processturing

Verwijsindex en signalering

Casusoverleg

Social media en e-ondersteuning

Toezicht , verantwoording en

beleidsinformatie

Ketensamenwerking

Versie 0.4


13

Regionale samenwerking

Migratie en transitie

Privacy en doelbinding

Alle initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in de klankbordgroepen, zoals

hieronder beschreven. Per regio is er voor KING een aanspreekpunt. Als onderligger stellen we per

regio een compacte agenda op met daarop de activiteiten die we in dit kader gezamenlijk gaan

uitvoeren.

Klankbordgroepen

Om de kennis van de individuele gemeenten te delen en te verrijken organiseert KING twee

Klankbordgroepen. Een klankbord met vertegenwoordigers uit de deelnemende

initiatiefgemeenten op de inhoudelijke aspecten van de decentralisatie (de business). Dit is de

Klankbordgroep visie en realisatie.

Met business bedoelen we hier nadrukkelijk de binnengemeentelijke dialoog tussen de professional

(bv directeuren sociaal domein), de dienstverlening (bv de directeuren dienstverlening) en I&A (bv

de hoofden I&A dan wel CIO’s).

Naast de betrokkenheid van de initiatiefgemeenten organiseert KING rond de uitvoering van de

opdracht reviewgroepen waarin zitting hebben een vertegenwoordiging van andere gemeenten, de

provincies en de koepelorganisaties.

Als counterpart voor de klankbordgroep met de domeinkennis organiseert KING een

Klankbordgroep Ondersteuning en Bedrijfsvoering voor het bespreken van de informatievragen.

Deze klankbordgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van drie expertgroepen. Een

expertgroep ICT bestaande uit informatiemanagers van de initiatiefgemeenten, de VIAG, de IMG

100K+ en de G4. Bovendien is met D!mpact/GovUnited afgesproken hierin te participeren namens

samenwerkende gemeenten. De expertgroepen leveranciers, waaronder de huidige leveranciers

aan gemeenten & de beheerders van de applicaties van organisaties waar de gemeenten intens

mee moeten samenwerken en via een eigen expertgroep de zorginstellingen en –aanbieders. Het

begrip “leveranciers” heeft dus in de Verkenning een brede betekenis.

Tenslotte een expertgroep vanuit de departementen die zich buigt over voorstellen rond privacy,

beleidsverantwoording en relaties tussen de informatievraagstukken en de regelgeving. Deze

expertgroep zal grotendeels bestaan uit een selectie van de deelnemers aan de expertmeetings van

afgelopen zomer (zie paragraaf 2).

De VNG heeft altijd toegang tot workshops en projectgroepen in de rol van opdrachtgever.

De VNG en de Departementen hechten eraan dat burgers en belangengroepen op een of andere

manier betrokken worden. In deze Verkenning is dat een vraag die KING aan de gemeenten zal

stellen. KING ondersteunt desgevraagd daarbij. Voor het verdere verloop van de decentralisaties zal

Versie 0.4


op basis van de ervaringen opgedaan in de verkenning KING een voorstel doen. KING regelt ook dat

de belangengroepen van burgers toegang

Digitale samenwerkingsomgeving

KING zet een digitale samenwerkingsomgeving in, vergelijkbaar met die van

kennisuitwisseling te bevorderen. In de achterliggende projectkaarten is ook hiervoor een

projectkaart meegenomen (bijlage 3).


de belangengroepen van burgers toegang krijgen tot de community.

Digitale samenwerkingsomgeving

KING zet een digitale samenwerkingsomgeving in, vergelijkbaar met die van Operatie


projectkaart meegenomen (bijlage 3).

14


Operatie NUP, om


Versie 0.4


15

Rol KING/VNG

De rol van KING/VNG is niet alleen een faciliterende, maar ook een uitvoerende rol. Waar uit de

regionale aanpakken vraagstukken m.b.t. privacy naar voren komen die nader onderzoek naar wet-

en regelgeving vragen en/of advies richting de rijksdepartementen is de VNG aan zet. Waar de

regionale agenda’s overlappende vraagstukken laten zien op het terrein van bijvoorbeeld ‘inzicht

creëren in het netwerk van organisaties’ of een analyse van de bestaande (ICT-)voorzieningen, is

KING aan zet.

KING en VNG hebben dus, vergelijkbaar met de regionale agenda’s, een deels hiervan afgeleide

agenda met overkoepelende vraagstukken en activiteiten.

Welke regio’s

De regio’s waarmee nu al contact is zijn:

1. Ede (Foodvalley regio)

2. Eindhoven (Gesicht Oost Brabant)

3. Enschede

4. Rotterdam

5. Haaglanden

6. Leeuwarden

7. Zaanstad/ Purmerend

8. Amsterdam (regio van 16 omliggende gemeenten)

Daarnaast heeft een aantal gemeenten gemeld zich bij de verkenning te willen aansluiten.:

9. Haarlem/Haarlemmermeer

10. Drenthe

11. Nieuwegein

12. Lopik

13. Lansingerland

14. Dordrecht

15. Oss

Communicatie

Voor gemeenten en andere belangstellenden richt KING bij de start van het project een

(deel)website in, onder de KING website (link). Hier is te vinden:

• informatie over andere specifieke 3d activiteiten KING (aanbod en ervaringen),

• lessons learned van andere gemeenten, d.m.v. beschrijvingen van pilots, best&bad

practices,

• namen van collega's (KING, gemeenten) om te weten wie wat doet en waarover

aangesproken/bevraagd kan worden

Versie 0.4


16

• links met VNG-website, transitiebureau’ s, project Samenhang, etc.. zodat ook de informatie

over bijvoorbeeld het wetgevingstraject en de tijdsplanning actueel aangeboden worden

• links met het professionele veld

• maandelijks inspirerende columns/blogs

De eerdergenoemde digitale samenwerkingsomgeving maakt onderdeel uit van deze website.

10. Aansturing en begeleiding

De aansturing van het project is als volgt:

− Opdrachtgever is de VNG. Opdrachtnemer is KING. Voor de uitvoering van de opdracht sluit

de VNG een contract met KING. De VNG organiseert de randvoorwaarden om het project uit

te voeren (waaronder voldoende financiering en bestuurlijk draagvlak). KING voert de

opdracht uit.

− Gedelegeerd opdrachtgever is de stuurgroep. In de stuurgroep zitten minimaal 2

vertegenwoordigers vanuit gemeenten (gemeentesecretarissen), de betrokken directeuren

van de departementen (VWS, VenJ, SZW en BZK), vertegenwoordigers vanuit de VNG

(Voorzitter stuurgroep en uitvoering namens VNG) en een vanuit KING. De projectleider

(vanuit KING) neemt ook deel aan de stuurgroep, maar is daar geen lid van. Het secretariaat

van de stuurgroep wordt gevoerd door KING.

− KING stelt een projectleider aan voor de uitvoering van het gehele project.

− Onder de projectleider (KING) vallen in elk geval de:

o De klankbordgroepen en de expertgroepen (zie participatieschema pagina 14)

o Het Relatiemanagement

o De afstemming met / deelname in gerelateerde projecten

− Voor de kwaliteitsbewaking organiseert de VNG een doorlopende audit op de uitvoering van

het project (kosten VNG).

11. Tijd & Resources

Versie 0.4


17

12. Risicoanalyse

Risico Maatregel Verantwoordelijk

De contouren van het sociale

domein en de beoogde

dienstverlening zijn nog niet

uitgekristalliseerd. Dit leidt tot

onbruikbare resultaten uit de

verkenning.

Agile aanpak leidt tot

voortdurend bekijken of het

vastzetten van zowel geld, tijd

als scope tot het goede resultaat

leidt.

Terugkoppeling en discussie

vindt plaats in de Stuurgroep

VISD op basis van transparante

rapportages

KING

Committment van gemeenten via

B&W vergt lange doorlooptijd

Gemeenten zijn zelf

verantwoordelijk voor het

verkrijgen van bestuurlijk

committment. Hiervoor stelt

KING een korte projectbrief op

die de verkenning en aanpak in

hoofdlijnen toelicht

Nadrukkelijk onderwerp van

gesprek in de intake is wat de

(informatie)behoefte is van de

deelnemende gemeente (What’s

in it for me?). Op basis van deze

behoeften gaan we, evt

vooruitlopend op bestuurlijk

commitment, aan de slag.

Gemeenten en

KING

In deze fase van de Verkenning

zoeken gemeenten teveel details

omdat het voor hen voorbereiding

op de uitvoering is. Dit gaat ten

koste van de tijd beschikbaar voor

het onderzoek naar generieke

aspecten.

In de intake duidelijk het doel

van de Verkenning aangeven

naast de ontwikkeling bij de

gemeenten. KING professionals

blijven gericht zoeken naar

generieke aspecten.

KING

Professionele organisaties

(zorginstellingen en

dienstverleners) zijn of worden

onvoldoende betrokken door de

gemeenten in hun

omgevingsverkenning.

Via de expertgroepen

“Leveranciers” toetst KING bij

koepels of blijkt dat de

organisaties betrokken zijn.

KING/VNG

Versie 0.4


18

Onvoldoende middelen om

voldoende diepgang te verkrijgen.

KING rapporteert via de

stuurgroep over de te

verwachten resultaten. De

stuurgroep stuurt bij naar scope

of extra middelen. Via de

gemeentelijke

vertegenwoordiging in de

stuurgroep wordt aan de

verwachtingen gewekt.

Stuurgroep VISD

Rolverdeling

opdrachtgever/opdrachtnemer is

niet duidelijk bij betrokkenen bij

Verkenning, dit leidt tot onrust.

VNG heeft een rol als

opdrachtgever en in de uitvoering.

VNG en KING houden rollen

scherp en communiceren daar

regelmatig over. Binnen VNG is

de scheiding van rollen helder.

Eigen inzet VNG en KING goed

definiëren.

KING en VNG

Individuele gemeente kan

beoogde tempo en inzet niet

waarmaken. Hierdoor lopen de 10

gemeenten niet gelijk op.

Tijdig signaleren dat een

bepaalde gemeente op

achterstand loopt en de

Verkenning dreigt op te houden.

Met de andere gemeenten

doorgaan en individuele

afspraken maken. (Realisatie

gaat in deze fase voor draagvlak)

Stuurgroep VISD

en KING

Decentralisaties worden vertraagd

doordat uitstel komt over nadere

besluitvorming op landelijk niveau

onderzocht moet worden.

(Bijvoorbeeld rond de

kabinetsformatie)

Verkenning realiseert de

deelproducten ongeacht de

politieke discussies.

VNG en KING

Er is onvoldoende kennis bij KING

aanwezig om het gevraagde te

leveren.

KING zorgt voor voldoende

kennis door eigen en externe

experts in te zetten en goed

gebruik te maken van de

aanwezige kennis in het veld en

bij koepel- en

brancheorganisaties.

KING

Versie 0.4


19

Versie 0.4


20

Bijlage 1 – Afstemming lopende projecten

Om de afstemming met de gerelateerde projecten goed vorm te kunnen geven gelden de volgende

uitgangspunten:

Project Integrale Aanpak

In de selectie van de deelnemende gemeenten wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de al

geselecteerde focusgemeenten in het project Integrale Aanpak. De projectleider Integrale Aanpak

heeft toegang tot de klankbordgroepen van het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal

Domein.

De geconstateerde belemmeringen in weten regelgeving worden tussen de beide projecten

uitgewisseld.

Op 15 november 2012 vindt er een gezamenlijke start-up plaats tussen KING en de

accountmanagers van het project integrale samenhang.

Project GuWA

Het project GuWA formuleert vanuit haar eigen opdracht en stuurgroep de eisen en

randvoorwaarden die zij stelt aan:

− De gegevens set Wmo

− Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Wmo

− De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Wmo-wet wordt verankerd

Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein dient binnen deze eisen en

randvoorwaarden een voorstel te doen voor de standaard gegevens set voor het sociale domein en

voor een globaal procesontwerp.

In november vindt er een eerste gesprek plaats tussen KING en projectleider GuWa voor het maken

van concrete afspraken.

In de totstandkoming van deze onderdelen vindt nauwe afstemming plaats tussen de beide

projecten. Een medewerker vanuit het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein

neemt deel in de projectgroep van het project GuWA.

Project Beleidsinformatie Jeugdwet

Het project Beleidsinformatie Jeugdwet formuleert vanuit haar eigen opdracht de eisen en

randvoorwaarden die zij stelt aan:

− De gegevensset Jeugd

− Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Jeugd (zorgkader en gesloten kader voor

JB/JR)

− De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Jeugdwet wordt verankerd

Versie 0.4


21

Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein dient binnen deze eisen en

randvoorwaarden een voorstel te doen voor de standaard gegevens set voor het sociale domein en

voor een globaal procesontwerp.

In de totstandkoming van deze onderdelen vindt nauwe afstemming plaats tussen de beide

projecten.

Een medewerker vanuit het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein neemt deel

in de projectgroep van het project Beleidsinformatie Jeugdwet.

Project ROMA-gemeenten

Op verzoek van de opdrachtgever zal er in de Verkenning een relatie gelegd worden met de

voortgang en resultaten van het project ROMA.

Nader invullen als meer over het project bekend is.

Bijlage 2 – Projectkaarten

Stap 1 Voorbereiden en verkennen draagvlak

Beschrijving

onderwerp

(Kernbegrippen)

Onderzoeken haalbaarheid en draagvlak gezamenlijke aanpak informatievoorziening

decentralisaties

Achtergrond Om vanuit de uitvoering en informatiekundig perspectief ervoor te kunnen zorgen dat

gemeenten op tijd klaar zijn voor haar nieuwe taken, moet er de komende jaren nog veel

gebeuren. Er zullen nieuwe ICT-voorzieningen nodig zijn, maar ook willen we aansluiten bij

wat er al is. Bij de verschillende decentralisatieoperaties zijn al projecten over ICT en

informatievoorziening in gang gezet. Maar hoe hangen die projecten samen en hoe kunnen

ze elkaar versterken?

De oriëntatie op bovenstaande vragen vindt bottom-up, vanuit de praktijk, plaats. De

voorbereiding hiervoor heeft reeds plaatsgevonden in de eerdere expertmeetings (juli en

september 2012) tussen betrokken Rijksdepartementen, VNG, gemeenten, professionals en

KING.

De vervolgstap op deze oriëntatie is een meer gerichte verkenning informatievoorziening

sociaal domein. Hiervoor is bovenliggend plan van aanpak uitgewerkt, voeren we een eerste

analyse (quick scan) uit met betrekking tot het principe 1-klant 1-plan en verkennen we het

(bestuurlijk) draagvlak om te komen tot een herziening van de ICT-voorzieningen in het

sociale domein.

Onderzoeksvragen Zie uitwerking in de onderliggende projectkaarten

Scope • Jeugd, Zorg en welzijn, Werk en inkomen

Methodiek 1. a. Opstellen concept plan van aanpak (inclusief uitgewerkte

projectkaarten en overall projectplanning)

Versie 0.4


22

b. Inrichten samenwerkingsomgeving (community)

2. Vaststellen plan van aanpak in Stuurgroep VISD (voor

samenstelling zie par 10 van het PVA)

3. Organiseren en uitvoeren Quick scan integrale ‘intake en

casemanagement’

4. Organiseren en uitvoeren starting gateway (uitkomst is o.a. input

voor stap 4 ‘kosten-baten analyse en advies over vervolg’)

5. Afronden stap 1 en terugleggen resultaten in de Stuurgroep VISD

Wk 42/43

Wk 46 + wk50

(VNG+SG)

Wk 42-46

Wk 47-4 (2013)

Wk 5

Betrokkenen of

specifieke

belanghebbenden EN

rol

Gemeenten (Circa 10 gemeenten hebben de VNG

en KING gevraagd om hen te helpen bij het

verkennen van de benodigde ICT-voorzieningen

in het sociale domein)

Afgeven committment

Leveren van expertise

Departementen Deelname via Stuurgroep

Aan de slag met input vanuit

Quick-scan (met name vroegtijdige

aanpak juridische belemmeringen)

VNG Opdrachtgever starting gateway

KING Opdrachtnemer

In te zetten expertise • Projectmanagement

• Informatie-analyse

• Gateway methodiek

Op te leveren

resultaten

1. a. Uitgewerkt Plan van Aanpak.

b. Community ‘verkenning IV sociaal domein’

2. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t.

integrale intake en casemanagement.

3. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein

uitgevoerd.

Uitvoering door KING

Planning Start Oktober Einde Januari

Inzetraming

Uitgangspunten •

Relatie met andere

activiteiten

Organiseren aansluiting met interdepartementaal project ‘samenhang’

Versie 0.4


23

1a. Uitgewerkt plan van aanpak

Beschrijving onderwerp

(Kernbegrippen)

Voor de verkenningsfase is een gedegen plan van aanpak cruciaal. Kenmerken

van de uit te werken aanpak zijn interactief, iteratief en agile.

Achtergrond Zie voor nadere toelichting de eerste aanzet voor het plan van aanpak dat

momenteel wordt gemaakt.

Onderzoeksvragen Beschrijf de aanpak om te komen tot de beantwoording van onderstaande vragen

uit de uitgewerkte opdrachtbrief:

1. Beschrijf het principe van 1-gezin 1-plan 1-informatievoorziening

2. Onderzoek haalbaarheid en draagvlak

3. Bepaal standaarden voor gegevens en werkprocessen

4. Beschrijf de belemmeringen en mogelijkheden als gevolg van de

beoogde informatievoorziening

5. Geef een overzicht van de kosten en opbrengsten van de voorgestelde

informatievoorziening en standaarden voor het sociale domein

Scope Jeugd, Zorg en welzijn, Werk en inkomen

Methodiek 1. a. Opstellen en afstemmen plan van aanpak

b. Opstellen projectkaarten stap 1 tot en met 4

c. Projectkaarten voor de op te leveren producten (zie

opdrachtbrief) verder uitwerken

2. Plannen en voeren van intakegesprekken met de

deelnemende gemeenten (ca. 10). Onderwerpen zijn

a. Analyse van de verschillen in visie

b. Deelname op de verschillende thema’s

c. Aansluiting eigen activiteiten/ projecten

d. Inzet KING (expertise en €)

3. Formaliseren van de relatie met deze gemeenten (bij

voorkeur via B&W)

4. Vaststellen plan van aanpak door:

a. VNG

b. stuurgroep VISD

Wk 42/43

Wk 43/44

-

Wk 44-49

Wk 46

Wk 50

Betrokkenen of specifieke

belanghebbenden EN rol

KING Opdrachtnemer

Gemeenten Deelnemer, levert deskundigheid

Professionals/ ketenpartners Leveren deskundigheid, Klankbord

in de totstandkoming van het plan

van aanpak

VNG Opdrachtgever, Klankbord in de

totstandkoming van het plan van

aanpak

In te zetten expertise Projectmanagement

Versie 0.4


24

Op te leveren resultaten Plan van aanpak met minimaal onderstaande

elementen:

• Deelnemende (en gecommitteerde) gemeenten

• Uitgewerkte projectkaart per op te leveren product

• Overall projectplanning

• Overlegstructuur (inclusief samenstelling Stuurgroep

VISD)

• Relatiemanagement

• Communicatieplan


Planning Start 15 oktober Einde 25 oktober

Inzetraming

Uitgangspunten • Het project loopt van oktober 2012 tot en met juli 2013

• De kennis en inhoud komt vanuit de praktijk van de deelnemende gemeenten.

De gemeenten stellen gedurende de looptijd van het project kennis en

capaciteit beschikbaar om de inhoudelijke producten op te leveren

• Bij de verkenning worden nadrukkelijk de ketenpartners en de ICT-

leveranciers betrokken.

• Naast de kring van de deelnemende gemeenten, is er een ruimere kring van

gemeenten en vertegenwoordigende organen als VIAG, IMG 100K+ en G4,

die als klankbord fungeert.

• KING verbindt, rapporteert en ondersteunt de gemeenten inhoudelijk en

facilitair

Relatie met andere activiteiten

1b. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en

casemanagement


(Kernbegrippen)

Een eerste verkenning van de informatie die nodig is om het 1-klant 1-plan te

kunnen opstellen en de uitvoering daarvan te kunnen volgen (integrale intake en

casemanagement). Van belang is om snel te onderkennen welke belemmeringen

(met name juridisch) er zijn bij het verzamelen van deze gegevens.

Achtergrond In de ideale situatie na de decentralisatie is de zorg (voor de jeugd) in één hand,

wordt er integraal gewerkt vanuit breed gemandateerde professionals.

“Multihulpvragers” dienen niet van loket naar loket gestuurd te worden en steeds

vergelijkbare informatie leveren over bijvoorbeeld inkomen en ziektebeeld.

Een passend beeld hierbij is dat aan de keukentafel een integrale intake

plaatsvindt op basis van beschikbare informatie (over gezin), en dat op basis

daarvan een advies wordt gedaan over wat de burger zelf regelt en de

beschikbare publieke voorzieningen (compensatiebeginsel) in het kader van de

verschillende wettelijke regelingen. (dus samenhang tussen de decentralisaties).

Versie 0.4


25

Momenteel belemmert (het gebrek aan) doelbinding in (concept) wetgeving een

optimale invulling van de beoogde integrale dienstverlening. In wetgeving dient

ruimte te worden geboden om te komen tot efficiënte en effectieve

informatievoorziening voor de professionals en daarmee voor de burgers.

Onderzoeksvragen

1. Welke minimale set van gegevens is nodig voor een integrale (zorg)intake en

case management (hoofduitgangspunt is nu de Jeugwet, maar het betreft

nadrukkelijk ook de integrale intake ten behoeve van de overige

decentralisaties?

- welke gegevens van het gezin zijn nodig (bijv NAW, inkomen, medisch,

justitieel)

2. Uit welke bronnen kunnen deze gegevens worden geput (bijv

basisregistraties, een van zorgaanbieders, DUO, UWV, gemeentelijke

administraties, etc)

3. Wat moet in nationale wetten worden geregeld om mogelijk te maken dat deze

gegevens kunnen worden gebruikt voor integrale intake en case management

dossier?

4. Kan in algemene zin worden aangegeven welke (andere) juridische, ethische

en organisatorische belemmeringen (zoals beroeps- of ambtsgeheim;

protocollen) aan de verkrijging van voor de integrale intake noodzakelijk

gegevens in de weg staan, en of en hoe deze weggenomen kunnen worden

Scope • Quick scan geeft inzicht in de praktijk van de meest voorkomende situaties en

wordt, vanwege tijdsdruk met een set van maximaal 4 gemeenten uitgevoerd

Methodiek 1. Organiseren inzet 4 gemeenten (vanuit de daar lopende

trajecten)

2. Opstellen format Quick scan (waaronder bronnenanalyse)

3. Verzamelen en analyseren beschikbare kennis en

documentatie

4. Plannen en organiseren 4 bijeenkomsten (dagdeel per

gemeente)

5. Analyseren totaalbeeld en verwerken in format Quick scan

6. In digitale omgeving gezamenlijk schrijven aan

eindrapportage (community)

7. Voorleggen concept eindrapportage aan BZK en later aan

de Stuurgroep

8. Bijstellen en vaststellen Eindrapportage Quick scan

Wk 42

Wk 42

Wk 42/43

Wk 43/44

Wk 44

Wk 44

Wk 45

(9nov)

Wk 46



Gemeenten Enschede (aanspreekpunt Dick

Laan)

Breda (aanspreekpunt Manon Arts)

Eindhoven (aanspreekpunt Ab

Versie 0.4


26

Czech)

Wassenaar (aanspreekpunt ntb)

Provincies en grootstedelijke regio’s,

zorgverzekeraars, rijksoverheid

(departementen),

uitvoeringsinstellingen (UWV),

zorgaanbieders, bureaus jeugdzorg

Gebruik maken van aanwezige

expertise n.a.v. onderzoeksvragen

Project samenhang Afstemmen Quick scan met

uitvraag vanuit de betrokken

accountmanagers.

In te zetten expertise • Informatie-analyse

• Kennis vanuit de gemeenten Amsterdam, Enschede, Breda, Eindhoven,

Wassenaar

Op te leveren resultaten QuickScan informatiebehoefte en belemmeringen met betrekking

tot integrale intake en casemanagement. Onderdeel van deze

QuickScan zijn;

1. Eerste afbakening gegeven set intake en

casemanagement

2. Inventarisatie van beschikbare bronnen

3. Knelpuntenanalyse (juridisch, ethisch, organisatorisch en

informatiekundig )


Planning Start 16 oktober Einde 9 november

Inzetraming

Uitgangspunten • Betrokkenheid van de gemeenten (spreiding over G4, middelgrote en kleine

gemeenten), zoveel mogelijk focus gemeenten

• Betrokkenheid juiste expertise; niet vertrekken vanuit ICT; maar de gebruikers

(professionals); vertaalslag tussen informatie en wetgeving;


1c. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein


(Kernbegrippen)

Een advies aan de stuurgroep over het (bestuurlijk) draagvlak bij gemeenten, rijk,

ketenpartners en ICT-leveranciers om vanuit een gezamenlijke aanpak te komen

tot een herziening van de informatievoorziening in het sociale domein.

Achtergrond Het is van belang te komen tot een fundamentele oplossing voor de in het plan

van aanpak geschetste problematiek met betrekking tot de informatievoorziening

in het sociaal domein.

Uit de eerdere expertmeetings (juli en september 2012) blijkt dat het wenselijk is

collectief met een gezamenlijke aanpak te komen die gemeenten ontzorgt. Vraag

Versie 0.4


27

is hoever die aanpak moet gaan.

De Starting Gateway toetst of de voorgenomen verkenning en visie van VNG en

KING realiseerbaar is, tot hoever deze moet gaan en welke rol daar voor VNG,

KING, departementen, ketenpartners is weggelegd en of het de gewenste

effecten oplevert.

Onderzoeksvragen De indicatieve onderzoeksvraag voor de starting gateway is wat de scope zou

moeten zijn voor de fundamentele aanpak van VNG en KING rondom de te

organiseren informatievoorziening in het sociale domein.

Een eerste aanzet voor de sub-vragen die moeten worden beantwoord:

1. Zijn de te behalen doelen en resultaten helder en realistisch geformuleerd?

2. Welke voorzieningen en instrumenten moeten worden georganiseerd om dit

probleem structureel op te lossen? Beperken we ons tot standaarden of gaan

we voor het gezamenlijk organiseren van één gezamenlijke (ICT-)

voorziening?

3. Is er wetgeving nodig om het probleem fundamenteel op te lossen?

4. Wat is de samenhang met andere (bestaande) initiatieven en trajecten vanuit

het Rijk dan wel gemeenten?

5. Wat zijn de belangrijkste kritische succesfactoren, zowel vanuit de

maatschappelijke context, het (politiek) bestuurlijke krachtenveld als de

organisatie(s)?

6. Zijn alle risico’s in beeld?

7. Is de beleidsmatige context voldoende helder en gedeeld met betrokkenen om

het op te starten programma voldoende kans van slagen te geven?

8. Wat is er verder nog nodig om te besluiten om met een programma te starten

(financiële en andere middelen)?

Scope •

Methodiek 1. Opstellen aanvraag gateway review

2. Vaststellen methodiek gateway review

3. Toelichting aanpak in stuurgroep ‘verkenning

informatievoorziening sociaal domein’, subcommissie GDI,

RvC KING

4. Toelichting resultaten in stuurgroep VISD ‘verkenning

informatievoorziening sociaal domein’

Wk 47

Wk 48

Ntb

Wk 3 / 4

(2013)



KING

VNG/ Stuurgroep VISD Opdrachtgever Gateway

Ketenpartners Klankbordrol

ICT-leveranciers Klankbordrol, Expertise

In te zetten expertise Gateway methodiek

Versie 0.4


28

Op te leveren resultaten • Rapportage Gateway onderzoek

De starting gateway heeft tevens als doel bij te dragen aan

draagvlak voor het voorgestelde beleid.


Planning Start november Einde januari

Inzetraming

Uitgangspunten


Versie 0.4


29

Stap 2 Inventarisatie en analyse van bestaande ICT voorzieningen en standaarden


(Kernbegrippen)

Ter voorbereiding op de verkenning van de benodigde ICT-voorzieningen vindt

een inventarisatie plaats van welke voorzieningen er op dit moment zijn, hoe die

samenhangen en welke standaarden (gegevensstandaarden,

processtandaarden en technische infrastructuur) voor het vervolg nodig zijn

Het inventariseren van welke organisaties betrokken zijn bij de decentralisaties

en welke kern-ICT-voorzieningen en standaarden binnen de deeldomeinen

jeugd, veiligheid, Wmo / ondersteuning, en werk & inkomen op dit moment in

gebruik of in ontwikkeling zijn en in hoeverre deze voorzieningen en

standaarden binnen de nieuwe inrichting van het sociale domein hergebruikt

kunnen worden.

Achtergrond

Onderzoeksvragen INVENTARISATIE en ANALYSE

• Welke organisaties zijn betrokken in het sociaal domein (per deeldomein

jeugd, veiligheid, Wmo / ondersteuning, en werk & inkomen?

• In welke uitvoeringsprocessen zijn zij betrokken?

• Welke voorzieningen en systemen zijn momenteel in gebruik of in ontwikkeling

binnen de deeldomeinen en welke rekenen we tot de kernsystemen?

• Welke (globale) functionaliteiten leveren deze voorzieningen?

• Welke informatie en gegevens worden in deze voorzieningen vastgelegd op

de domeinen Jeugd, Wmo en Werk & Inkomen?

• Welke standaarden gebruiken deze voorzieningen (bv. AZR standaard AWBZ-

zorg)?

• Welke koppelingen bestaan/ ontbreken er met andere processen en

voorzieningen en ondersteunen de kernthema’s en inrichtingsprincipes ?

• Onderzoek welke semantische verschillen in gegevens bestaan en hoe dat

opgelost moeten worden.

• Beschrijf in hoeverre deze bestaande functionaliteit/ systemen in staat zijn of

kunnen geschikt gemaakt worden om geïntegreerde dienstverlening te

ondersteunen?

• Beschrijf een globaal procesmodel en gegevensstandaard sociaal domein

• Geef een advies over advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA

en StUF

Scope • Met betrekking tot de gegevenssets worden minimaal betrokken:

het Suwi GR, de in ontwikkeling zijnde Wmo-gegevensset, AZR/Vektis, de

BDS-JGZ en andere gegevensmodellen uit het domein Jeugd.

Methodiek 1. Opstellen inventarisatieformats met als vertrekpunt de kaart

van soorten organisaties conform model Friesland

2. (minimaal 3) regionale bijeenkomsten met gemeenten,

provincie en betrokken organisaties voorbereiden en

modereren.

3. Inventarisatie aan de hand van desk research en resultaten

van de quick-scan uit stap 1

Versie 0.4


30

4. Analyseren totaalbeeld

5. Definiëren referentie componenten:

a. herbruikbare functionaliteit

b. procescomponenten globaal procesmodel

c. gegevensstandaard

6. Aanbod verwerken in NUP softwarecatalogus (Aris repository)

7. a. Invullen repository door leveranciers (software leveranciers

en partner specifieke systemen, maatwerk);

b. bewaking hiervan en kwaliteitscontrole door KING



KING

Gemeenten (regio’s) In kaart brengen aanbod organisaties,

informatiestromen en standaarden

Leveranciers Vullen softwarecatalogus

Provincies

Ketenpartners


• Standaarden

• Procesarchitectuur/ procesanalyse

Op te leveren resultaten 1. Inventarisatie van bestaande organisaties ICT-voorzieningen

(en hun samenhang) in de drie domeinen, en analyse van

herbruikbaarheid.

2. Inventarisatie en analyse van uitvoeringsprocessen,

standaarden en informatiestromen (gegevensoverdracht)

3. Globaal proces- en informatiemodel sociaal domein

4. Gegevensstandaard sociaal domein

5. Advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA en

StUF


Planning Start November Einde Maart

Inzetraming

Uitgangspunten • Leg de resultaten van het onderzoek vast in referentie componenten zodat

deze vastgelegd kunnen worden in de Aris repository (o-NUP Programma)


Versie 0.4


31

Stap 3 Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1 klant 1 plan 1

informatievoorziening


(Kernbegrippen)

Aan de hand van de analyses uit stap 2 kan een verkenning worden gemaakt

van welke ICT-functionaliteiten nodig zijn om het principe van ‘1-klant 1-plan 1-

informatievoorziening’ te realiseren.

Achtergrond

Onderzoeksvragen • Hoe kan met behulp van ICT de zelfredzaamheid en eigen

verantwoordelijkheid van de burger worden versterkt?

• Welke ICT-functionaliteiten zijn nodig om het principe van ‘1-klant 1-plan 1-

informatievoorziening’ te realiseren

• Hoe kan de privacy van de burger geborgd worden?

• Welke administratieve lastenreductie is mogelijk, bijv. door processen slim te

organiseren, door slim informatie te delen, of door minder informatie uit te

vragen en te registreren?

• Hoe kan vanuit de ICT-voorzieningen, die de primaire processen

ondersteunen, betrouwbare informatie voor verantwoording (horizontaal en

verticaal), beleid, kwaliteit, en sturing worden gegenereerd? Hoe kunnen hier,

bijvoorbeeld door het bundelen van informatiestromen, de administratieve

lasten voor de professionals en de gemeenten worden verlaagd?

Scope • 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening

• Zelfredzaamheid

Methodiek Uit te werken onderwerpen voor het globaal functioneel ontwerp

zijn:

• Use cases: die het gebruik van 1 klant 1 plan 1

informatievoorziening in de praktijk beschrijven vanuit het

perspectief van verschillende gebruikersgroepen zoals

eindgebruikers (de professionals), aanbieders van data,

beheerders van de informatieplatform, etc.

• Domeinmodel: een beschrijving van de concepten en relaties

die een rol spelen in de informatieplatform,

• Functionele en technische risico’s: met hun impact en

maatregelen inclusief test cases die in de volgende fase

moeten worden opgepakt. Denk bijvoorbeeld aan vrije data-

uitwisseling versus doelbinding en het risico van het schenden

van privacyrechten.

• Beschrijving van componenten en interfaces: globaal ontwerp

van ieder van de bouwstenen in termen van componenten,

web services en interfaces

Versie 0.4


32



Departementen Genereren van beleidsinformatie als

afgeleide van de horizontale verantwoording


• Functioneel ontwerp

Op te leveren resultaten • Een globaal functioneel ontwerp van hoe het principe van 1-

klant 1-plan 1-informatievoorziening en een advies hoe dit in

een ICT-oplossing kan worden vormgegeven

• Een advies hoe met behulp van ICT de zelfredzaamheid van

de klant kan worden versterkt

• Een advies hoe de administratieve lasten voor burgers en

professionals kunnen worden verlaagd

• Een advies over de privacyaspecten van een

samenhangende informatievoorziening in het sociale domein.

• Een advies over verticale en horizontale verantwoording.


Planning Start Januari Einde Mei

Inzetraming

Uitgangspunten Functioneel ontwerp moet voldoen aan de volgende eisen en randvoorwaarden:

1. Toekomstgericht

2. Gericht op de professional

3. Ondersteunend aan de “één informatievoorziening” visie

4. Generiek toepasbaar

5. Implementatieonafhankelijk

6. Focus op informatie

7. Oog voor risico’s

8. Rekening houdend met bestaande ontwikkelingen, standaarden en systemen


Stap 4 Kosten-baten analyse en advies over vervolg


(Kernbegrippen)

Ter afronding van de verkenning wordt wel een kosten-baten analyse opgesteld

met een advies voor het vervolg. Daarin zal nadrukkelijk aandacht besteed

worden aan wat er nodig is om de verkende voorzieningen in de gemeenten

breed in te voeren.

Onderzoeksvragen • Is het realiseren van een gemeenschappelijke ICT-voorziening wenselijk en

haalbaar?

• Wat is er nodig om deze voorziening te realiseren (financiële en andere

middelen)?

Versie 0.4


33

Scope •

Methodiek 1. Opstellen business case

2. Uitvoeren marktconsultatie op basis van de business case

3. Ophalen committment gemeenten (deelname voor vervolg)

4. Opstellen programmavoorstel voor vervolg (evt met

scenario’s)

5. Bespreken programmavoorstel in Stuurgroep VISD

6. Decharge KING voor verkenning door Stuurgroep



KING

VNG/ Gemeenten Committment voor vervolg

ICT-leveranciers Inbreng in marktconsultatie op basis van de

business case

In te zetten expertise • Business case

Op te leveren resultaten • Business case (wat er nodig is om de verkende voorzieningen

in de gemeenten breed in te voeren.

• Programmavoorstel conform MSP-methodiek


Planning Start Juni Einde Juli

Inzetraming

Uitgangspunten

Relatie met andere activiteiten Output uit stap 1: starting gateway review informatievoorziening sociaal domein

Plan van aanpak VISD cv04ZC - transitieinbeeld.tv van aanpak VISD.pdf · Digitale...

Documents

Transcript of Plan van aanpak VISD cv04ZC - transitieinbeeld.tv van aanpak VISD.pdf · Digitale...