Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO

Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO Versie 1.0
Colofon
Uitgebracht aan Directeur RNE DUO
Datum 8 mei 2019
3 Centrele boodschap-9 3.1 DUO heeft geaccordeerde beleidsdoelen, gestoeld op theorie, maar heeft deze niet
of nauwelijks vertaald naar de praktijk-9 3.2 DUO werkt op verschillende plaatsen aan gegevens- en informatiemanagement. Van
samenhangende implementatie van geformuleerde beleidsdoelen is geen of nauwelijks sprake-9
3.3 Een eenduidig en DUO breed gedragen beeld over de wijze waarop de implementatie zou moeten verlopen ontbreekt-10
3.4 Overige bevindIngen-10
4 Welke beleidsdoelen zijn gerealiseerd en welke zaken ontbreken nog?-12 4.1 Beleidsdoelen met betrekking tot de regiefunctle-12 4.1.1 Het beleidsuitgangspunt eenmalige vastlegging van gegevens en meervoudig
gebruik krijgt in de praktijk nog geen gestalte-13 4.1.2 Het gegevensbeleid is vastgesteld. Het beleid zelf,toezicht daar op en de
ontwikkeling van het beheer van generieke gegevensverzamelingen (registers) is niet gerealiseerd-13
4.1.3 Niet alle gegevensverzamelingen zijn gedefinleerd-13 4.1.4 De organisatorische invuliing van de het beleid beschreven rollen heeft gedeeltelijk
en op adhoc wijze plaatsgevonden-13 4.1.5 Doordat het rollenmodel uit het beleid niet volledig is ingevuld is van formele en
structurele communicatie tussen de rolhouders geen sprake. Betrokkenen geven aan dat zij elkaar op informele basis wel weten to vinden-14
4.1.6 Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de terminoiogieen en definities) is niet aanwezig. Het DUO-gegevenswoordenboek is nog in ontwikkeling-14
4.1.7 Er loopt een project voor verbeteren van de datakwaliteit. Een eenduidige methodiek van ontwikkeling en beheer van databases waarbij intensief wordt samengewerkt tussen relevante partijen ontbreekt nog. Verbeteracties lopen.-15
4.1.8 Er is in de praktijk geen duidelijkheid over de functies binnen GM, BIC en IP-15 4.2 Beleidsdoelen met betrekking tot Operational intelligence-15 4.2.1 Processen voor operational intelligence zijn niet beschreven-16 4.2.2 De rotten bij operational intelligence zijn niet organisatorisch ingevuld-16 4.2.3 Risico Inventarisaties zijn niet aanwezig-16 4.2.4 BeleId voor operational intelligence is aanwezig, er is geen aansluiting met een
architectuur.-16 4.3 Beleidsdoelen met betrekking tot Business intelligence-16 4.3.1 De functie van informatlemakelaar is ingericht-17 4.3.2 Verzoeken en leveringen aangaande beleidsinformatie lopen niet altijd via de
daartoe voorgestane organisatorische eenheid van DUO-17 4.3.3 Er is geen sprake van een informatiehuishouding voor het gehele Onderwijsveld.
Een "semantic datalake" is niet aanwezig-17 4.3.4 Niet aile rotten m.b.t. business intelligence zijn organisatorisch ingevuld-18
4.4 Beleidsdoelen met betrekking tot beheer van gegevens-18 4.4.1 Bij het beschikbaar stellen van gegevens uit, bij wet aangewezen, bronnen is sprake
van doelbinding.-18 4.4.2 Bij alle gegevens die aan belanghebbenden ter beschikking worden gesteld is nog
geen sprake van metadata-18 4.4.3 Niet alle externe gegevensleveringen zijn voorzien van een Gegevens Levering
Overeenkomsten (GLO's)-18 4.4.4 Niet bij alle gegevensleveringen is sprake van doelbinding-19 4.4.5 DUO heeft in verschillende documenten vastgeiegd dat de afnemende ketenpartners
gehouden zijn aan de vereisten uit de privacywetgeving-19 4.4.6 Gegevens liggen generiek vast in registers-19
5 Hoe ver is de implementatie van het beleid ?-20 5.1.1 De visie, doelen en het belang van Gegevens- en Informatiemanagement zijn
beschreven in een beleidsplan, dit beleid is niet geImplementeerd.-21 5.1.2 Relevante partijen zijn betrokken geweest bij dit beleid-22 5.1.3 Het beleidsplan is gebaseerd op een solide theorievorming-22 5.1.4 Het beleidsplan is geaccordeerd door de directie van DUO-22 5.1.5 Er is geen sprake van samenhang tussen het beleidsplan met de overige
beleidsterreinen van DUO (Organisatle, Informatie, Financien, Techniek, etc.)-22 5.1.6 Het beleidsplan is (in- en extern) gepubliceerd en besproken met alle betrokken
partijen maar er is geen commitment binnen de organisatie-22 5.1.7 Er is geen analyse uitgevoerd m.b.t. de impact van het nieuw geformuleerde beleid.
Hierdoor ontbreekt centraal inzicht in mogelijk belemmerende factoren bij de implementatie van het nieuwe beleid-22
5.1.8 Een definitief (implementatie) plan welke in SMART termen Is opgesteld zodat duidelijk is wie, wat, wanneer en met welke middelen gaat doen (nodig om de, in het beleidsplan beschreven, doelen te realiseren) ontbreekt-23
5.1.9 Er is geen unaniem beeld over de wijze waarop medewerkers bij de implementatie dienen te worden betrokken-23
5.1.10 CIO en CIO office adviseren bij de ultvoering van het Implementatieplan.-23 5.1.11 Het bestuur van DUO heeft afgelopen jaren niet zichtbaar gestuurd op de realisatie
van het implementatieplan. Prestatie-Indicatoren, maatstaven en normen ontbreken-23
5.1.12 Niet duideiijk is of voldoende financiele middelen beschikbaar zijn-23 5.1.13 Er is onvoldoende kennis en kunde binnen DUO beschikbaar-23 5.1.14 Er zijn geen maatregelen genomen om het nieuwe beleid te borgen-23
6 Overige bevindingen-24 6.1 "Het bestuursdepartement en DUO acteren In verschillende werelden"-24 6.2 "DUO stelt stukken op en stelt deze vast en zodra het concreet gemaakt moet
worden stopt het proces"-24 6.3 "Mensen lijken In ontwikkeling meer uitdaging te vinden dan In beheer. Bovendien
lijkt dit meer te worden gewaardeerd".-24
7
10 Ondertekening-31
Bijlage 2 Managementreactie DUO.-33
1 Leeswijzer
Voor de snelle lezer zijn hoofdstuk 3, 7 en 8 belangrijk (resp. samenvatting, risico's, bijsturing).
Tijdens ons onderzoek hebben we bevindingen gedaan die zowel betrekking hebben op de inhoud van het beleid als de implementatie daarvan. Onder inhoud verstaan we:
• de concrete doelen welke zijn geformuleerd en • de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de geformuleerde doelen/de
mate waarin deze doelen zijn gerealiseerd.
Onder implementatie verstaan we:
• de maatregelen die genomen zijn om de geformuleerde doelen ook in de praktijk "te laten landen".
Inhoud en implementatie lopen soms in elkaar over. Zo is het bijv. zonder heldere doelen niet mogelijk om op een adequate wijze te sturen op de realisatie van het beleid of Is het lastig om de juiste partijen te betrekken bij de implementatie als niet duidelijk is wie welke rol dient te vervullen. Het betreft hier dus met elkaar samenhangende bevindingen die niet los van elkaar kunnen worden gezien.
Hoofdstuk 2 beschrijft de aanleiding van het onderzoek. In hoofdstuk 3 gaan we in op onze centrale boodschap en beantwoorden we de onderzoeksvraag. In hoofdstuk 4 doen we dat in detail met de bevindingen over de gerealiseerde beleidsdoelen (inhoud van beleid). In hoofdstuk 5 gaan we dieper in op de bevindingen over de implementatie.
Tijdens het onderzoek deden we ook bevindingen die niet direct vallen binnen de scope van het onderzoek maar zeker zinvol zijn om te melden, deze staan in hoofdstuk 6.
In hoofdstuk 7 beschrijven we de risico's en in hoofdstuk 8 geven we aan waar volgens ons bijsturing nodig is. Tot slot staat de verantwoording voor het onderzoek in hoofdstuk 9.
De managementreactie van DUO staat in bijlage 2.
6 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO
2 Aanleiding opdracht
2.1 Aanleiding
Gegevens- en Informatiemanagement is sterk In ontwikkeling bij DUO. Het gaat om een DUO-breed thema waarbij inbreng van verschlllende disciplines noodzakelijk is en waarblj een complexe, langdurige en mogelijk zelfs continue ontwikkeling, aan de orde Is. Daarbij Is helder en duidelijk beleid(1) een voorwaarde. Dit beleid is beschreven in verschillende documenten welke zijn goedgekeurd en geaccordeerd door de directie van DUO (zie bijlage 1). In de jaarplangesprekken gaven managers van DUO aan de behoefte te hebben aan een onderzoek naar het gegevens- en informatlebeleid van DUO. Dit onderzoek staat In het auditjaarplan 2018 van DUO.
2.2 Context
• Bekostigen van onderwijsinstellingen; • Verstrekken van studlefinanciering en tegemoetkoming schoolkosten; • Innen van lesgelden en studieschulden; • Erkennen van diploma's, beheren Diplomabank; • Organiseren van school-, staats- en Inburgeringsexamens; • Verzamelen en beheren van onderwijsgegevens in diverse registraties; • Verrijken van onderwijsgegevens tot informatieproducten; • Fungeren als Nationaal Europass Centrum Nederland; • Verzamelen en beheren van gegevens in het landelijk register kinderopvang
en peuterspeelzalen.
Hierbij worden door DUO gegevens2 verwerkt tot informatie3. Alle kianten van DUO verwachten dat ze op basis van betrouwbare informatie bediend worden. Dit geldt evenzeer voor de kianten die via het primaire proces gegevens en informatie afnemen (studenten, scholen) als voor de kianten die via het secundaire proces gegevens en informatie afnemen (opdrachtgevers, bestuurders, managers, belanghebbenden). Bovendien dient hierbij te worden voldaan aan geldende weten regelgeving zoals bijv. de AVG, Archiefwet, BIR, Wet op het Onderwijsnummer, Wet Onderwijstoezicht, etc.
Grofweg zijn twee soorten leveringen te onderscheiden namelijk:
Onder dit beleid moet het ultvoeringsbeleid van DUO worden verstaan. Dit uitvoeringsbeleid komt voor uit het administratief juridisch beleid van het bestuursdepartement.
2 Gegevens zijn Felten en begrippen weergegeven in een vorm die geschikt is voor het communiceren, interpreteren en verwerken tot informatie, hetzij door de mens, hetzij door automatische middelen dan wel door beide.
3 Informatie Is alles wat kennis toevoegt en zo onwetendheid, onzekerheid of onbepaaldheid vermindert. Strikt genomen is informatie pas informatie als die interpreteerbaar is. Interpreteren en integreren van informatie resulteert in kennis.
7 van 35 l Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement DUO
• gegevens- en informatie ten behoeve van (sturing en verantwoording m.b.t.) de operationele processen en;
• gegevens- en informatieleveringen ten behoeve van (sturing en verantwoording) van het gevoerde beleid. Hierbij is weer een onderscheid to maken tussen interne leveringen die zich afspelen tussen interne DUO partijen en het Bestuursdepartement (alle OCW onderdelen worden gezien als interne partij) en externe leveringen (bijv. CBS, Belastingdienst, UWV, particuliere onderzoeksbureaus).
8 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatiernanagement DUO
3 Centrale boodschap
3.1 DUO heeft geaccordeerde beleidsdoelen, gestoeld op theorie, maar heeft deze niet of nauwelijks vertaald naar de praktijk
"Er is sprake van een gedegen theoretische basis m. b. t. het vastgestelde beleid"
Het beleid voor het gegevens- en informatlemanagement is beschreven en geaccordeerd door de directie van DUO. Meerdere disciplines zljn bij dit beleid betrokken geweest en verschillende modellen, theories n en kaders (wetgeving, normen etc.) zljn als bron gebruikt bij de opstelling. Daarmee is het beleid gebaseerd op solide theorievorming en ziet het er gedegen uit. Ott beeld wordt ook bevestigd door de geinterviewde medewerkers. Desondanks is het beleid niet DUO- breed vertaald naar de praktijk.
3.2 DUO werkt op verschillende plaatsen aan gegevens- en informatiemanagement. Van samenhangende implementatie van geformuleerde beleidsdoelen is geen of nauwelijks sprake
"Er is veel beweging binnen DUO rond gegevens- en informatiemanagement".
Er gebeurt veel bij DUO op het gebied van gegevens- en informatiemanagement. Voorbeelden zijn de programma's "grip op gegevens" en "van dromen naar daden met data", de reorganisatie van de afdeling IP, het traject verbetering datakwaliteit, verdere stroomlijning van de afdelingen BIC en GM en het juridisch administratieve verbetertraject binnen het bestuursdepartement. Doel van het Iaatste is: de vraag van het bestuursdepartement, gewenste gegevensleveringen en aanbod van DUO beter op elkaar aan te laten sluiten en de juridische grondsiag van de gegevensleveringen te verbeteren.
"De organisatorische inrichting van het beleid verloopt moeizaam".
Binnen DUO zijn architecten (van CIO-office en afdeling GM) bezig de organisatie verder te helpen met de organisatorische inrichting van het gegevens- en informatiemanagement zoals vastgesteld door de directie van DUO. Dit proces verloopt volgens geinterviewden moeizaam door de verschillende belangen, met als gevoig dat het voorgenomen beleid niet wordt gerealiseerd.
De noodzaak van het op orde krijgen van het beheer onderkent iedereen. De basis op orde moet voorop staan. Hoe dit naar de praktijk vertaald moet worden is niet duidelijk.
De focus van genoemde trajecten verschilt van elkaar. Bepaalde trajecten richten zich op verbetering van het beheer, terwiji andere meer gericht zijn op (toekomstige) ontwikkelingen met data en informatie. Alle gesproken medewerkers geven aan dat het beheer op orde dient te zijn voordat nieuwe toepassingen voor gegevens- en informatiegebruik tot stand kunnen worden gebracht. Het is niet nader gedefinieerd wat dit zou moeten zijn m.a.w. het "eindplaatje" is onduidelijk en er Is geen gezamenlijke route om daar te komen.
"Door onvoldoende concreetheid van het geformuleerde beleid, het ontbreken van essentiele stukken en sturing wordt naar eigen inzicht gehandeld"
Genoemd wordt dat het Bestuur van DUO niet zichtbaar stuurt op de realisatie van het geformuleerde beleid. Er is op bestuurlijk niveau geen eindverantwoordelijke benoemd en er Is niet of nauwelijks sprake van samenhangende implementatie. Geinterviewden geven over het beleid aan dat het gedegen is, maar als te abstract en meer als een "body of knowledge" ervaren wordt.
Op dit moment ontbreken nog een impact-analyse en een implementatieplan. Ook zijn geen indicatoren aanwezig om te kunnen sturen op de realisatie van het beleid. Hierdoor is een vertaling naar een (benodigd) financieel kader nauwelijks of niet te maken en bemoeilijkt dit de communicatie richting bestuursdepartement
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk geaccepteerde kaders weergeeft en uitgevoerd kan worden. In de praktijk kan het verder worden fijngeslepen. Mochten zich in de praktijk onoverbrugbare zaken voordoen dan kan dit via de normale PDCA-cyclus worden aangepast.
3.3 Een eenduidig en DUO breed gedragen beeld over de wijze waarop de implementatie zou moeten verlopen ontbreekt
"Bottom-up of topdown aansturing?"
De meningen over de wijze waarop de (organlsatorische) implementatie invulling zou moeten krijgen verschillen sterk van elkaar. Een deel van de geinterviewden geeft aan dat de implementatie centraal en top down dient te geschieden, een ander deel geeft aan dat dit bottom-up dient te gebeuren.
3.4 Overige bevindingen
"Het bestuursdepartement en DUO werken in verschillende were/den"
In ons onderzoek geven medewerkers aan dat de karakters van bestuursdepartement en DUO wezenlijk van eikaar verschillen. De eerste heeft behoefte aan een hoge mate aan flexibilitelt met het oog op de politiek bestuurlijke dynamiek, terwiji de tweede als grote beheersorganisatie juist behoefte heeft aan stabiliteit en continuiteit. Het wederzijds begrip is voor verbetering vatbaar. Dit staat op gespannen voet met genoemde bestuurlijke dynamiek waarbij soms snel moet worden gehandeld en prioriteiten niet ter discussie kunnen staan. Door de binnen DUO gekozen Agile werkwijze zijn meer partijen betrokken bij het prioriteren waardoor verantwoordeiijkheidslijnen niet altijd even helder zijn. Zo geven medewerkers van het bestuursdepartement aan dat hierdoor de status van een verzoek om levering van genodigde gegevens niet altijd even helder is.
"DUO stelt stukken op, die de directie vaststelt, maar zodra het concreet gemaakt moet worden stopt het proces"
Geinterviewde medewerkers geven aan dat de directie van DUO wel formele besluiten neemt maar dat deze te giobaal zijn en in de regel nog verder moeten geconcretiseerd. Die vertaling en de sturing op deze besluiten vindt niet plaats . Zaken worden opgestart maar niet afgemaakt. Hierdoor is sprake van een onvolledige PDCA-cyclus.
10 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informattemanagement DUO
"Mensen lijken in ontwikkeling meer uitdaging te vinden dan in beheer, Bovendien lijkt dit meer te worden gewaardeerd"
Geinterviewden geven aan het gevoel te hebben dat binnen de cultuur van DUO/OCW in zijn algemeenheid vernieuwing belangrijker wordt gevonden dan het op orde krijgen van beheer. Ook heeft men de indruk dat de afdeling IP liever bezig is met ontwikkeling, maar ook meer tegemoet komt aan de wensen van het bestuursdepartement en daarbij te weinig of te laat de beheersmatige grenzen aangeeft. Bovendien lijkt IP meer affiniteit te hebben met het beleidsdepartement dan met de feitelijke uitvoering in Groningen. Zowel GM, BIC en IP doen pogingen hun "informatiebereik" uit te breiden. Dit blijkt o.a. uit het (voorgenomen) streven meer analyse over de eigen data te willen doen en gedachtes over "datalakes".
11 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement DUO
4 Welke beleidsdoelen zijn gerealiseerd en welke zaken ontbreken nog?
4.1 Beleidsdoelen met betrekking tot de regiefunctie
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt weergegeven. In de paragrafen 3.1.1 t/m 3.1.8 lichten wij deze bevindingen verder toe.
BELEIDSDOELEN M.B.T. REGIE WEL/NIET GEREALISEERD
1) Er Is sprake van eenmaiige vastiegging van gegevens niet en meervoudig gebruik ervan.
2) Gegevensbeleid, de kaderstelling, het toezicht, de niet kwaliteitscontrole en de ontwikkeling en het beheer van de generieke gegevensverzamelingen (registers) is centraal beiegd. De ontwikkeling en beheer van applicatie specifieke gegevensverzamelingen is decentraal beiegd maar werkt conform het vastgestelde gegevensbeieid en kaderstelling.
3) Gegevensverzamelingen zijn gedefinieerd (zowel de generieke gegevensverzamelingen als de specifieke gegevensverzamelingen)
4) De rollen m.b.t. gegevensmanagement zijn beschreven en belegd en bekend. De voigende rollen worden onderscheiden: Portefeuillehouder, Regisseur, Bronhouder, Distributeur, Afnemer, Kwaliteitscontroleur, Gegevensarchitect, Data administrator, Gegevensmakelaar, Database architect, Database engineer, Datawarehouse ontwikkelaar, Datawarehouse beheerder, Beheerder register/applicatie specifieke gegevensverzamelingen.
5) Er is sprake van structurele communicatie tussen de roihouders en zij weten elkaar to vinden en weten wat ze van elkaar kunnen verwachten.
6) Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de niet terminologieen en definities) is aanwezig.
7) Kwaliteitscontroles worden ultgevoerd . Hierbij wordt getoetst of wordt voidaan aan de (met de afnemer) afgesproken kwaliteitscriteria.
8) Er is een eenduidige methodiek van ontwikkeling en niet beheer van databases waarbij intensief wordt samen gewerkt tussen relevante partijen. Er wordt gewerkt conform deze systematiek.
9) Er Is duidelijkheid over de functie van GM en BIC en Net IP
12 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiemanagement DUO
TOELICHTNG OP DE BEVINDINGEN
4.1.1 Het beleidsuitgangspunt eenmalige vastlegging van gegevens en meervoudig gebruik krijgt in de praktijk nog geen gestalte
Dit uitgangspunt is wel grotendeels bekend bij de geinterviewden maar In de praktijk werkt het principe niet. Het beleld onderl<ent scheiding tussen genereren van gegevens en het bewerken/verrijken daarvan tot informatie. De afdeling GM zou zich conform dit beleid moeten beperken tot het genereren van gegevens, de afdeling BIC tot het leveren van bedrUfsInformatle en de afdeling IP tot het leveren van beleidsinformatie. In de praktijk verloopt deze scheiding diffuus. GeInterviewde medewerkers geven aan dat een strikte scheiding tussen het begrip "gegevens" en "informatie" niet altijd gemakkelijk te maken is en dat de theoretische benadering in de beleidsdocumenten realisatie "op slot" zet. In de praktijk komt het neer op onderlinge praktische afspraken waarbij Inmiddels meer sprake is van toenadering tussen IP, GM en BIC.
Vanuit de historisch gegroeide situatle zijn meerdere belangen te onderkennen die ieder apart nastreeft (databestanden, analyse, rapportage). Aangeven wordt dat men over het algemeen wel graag nieuwe taken erbij krijgt maar dat men In de regel moeite heeft met het afstoten van taken. Vanuit de historie heeft IP bijy. zeif heel veel data verzameid uit de primaire processen en registers van DUO, waarna met deze datasets onderzoek wordt gedaan. Door een sterk gevoel van klantgerichtheid richting beleidsdlrecties wIllen medewerkers van IP de controle houden over dit proces.
4.1.2 Het gegevensbeleid is vastgesteld. Het beleid zelf,toezicht daar op en de ontwikkeling van het beheer van generieke gegevensverzamelingen (registers) is niet gerealiseerd
Het vastgestelde beleid krijgt door gebrek aan regie in de praktijk geen invulling. Dit geldt voor zowel de generieke gegevensverzamelingen als de decentraal belegde (applicatie specifieke) gegevensverzamelingen.
4.1.3 Niet alle gegevensverzamelingen zijn gedefinieerd
Bij de opstelling van het DUO beleid Is o.a. een 'heat map' opgesteid. Hierin staat een overzicht van de verschillende gegevensverzamelingen van DUO. Conform het beleid zouden deze verzamelingen de basis moeten vormen voor het gegevens- en informatiebeleid. Zoals wij ook In paragraaf 3.2.1. aangeven worden op verschillende plaatsen (i.c. BIC en IP) gegevensverzamelingen bijgehouden. Dit past niet in het geformuleerde beleid daarover (zie ook paragraaf 4.1.1. en 4.1.2).
4.1.4 De organisatorische invulling van de het beleid beschreven rollen heeft gedeeltelljk en op adhoc wijze plaatsgevonden
De organisatorische invulling van de gedeflnleerde rollen heeft beperkt plaatsgevonden. Geinterviewden geven aan dat het voorgestelde rollenmodel te theoretisch is en in meerdere entiteiten voorkomt, waardoor sprake is van overlap en het in de praktijk niet werkt. Een aantal rollen zijn belegd: de rol van portefeuillehouder (directeur RNE), een gegevensarchitect die het beleld moet uitvoeren en gegevensmakelaars die toezien
op de uniforme en eenduidige levering van gegevens en informatie aan externe partijen (SVB, UWV en BD) en deze toetst op mogelijke privacy-effecten. Dit proces loopt volgens betrokkenen nog niet helemaal naar wens en is er soms nog sprake van "shop gedrag" door de vragende partijen. Medewerkers noemen een sterke verbetering ten opzichte van het verleden, waarbij sprake was van informatieverstrekking (In- en extern) via diverse (soms persoonlijke) kanalen.
De functie manager gegevensmanagement is (nog) niet ingevuld. De huidige functionaris is formeel enkel verantwoordelijk voor de HR aspecten. Er is een Organisatie- en Formatierapport voor inrichting van een nieuw organisatie- onderdeel opgesteld wat voorziet in diverse functies voor gegevensmanagement.
Over de interne gegevensverstrekking zijn afspraken gemaakt. De beleidslijn is dat zo veel mogelijk wordt getracht de informatieverzoeken via het daarvoor ingerlchte loket gegevensleveringen (bij GM) te laten lopen. Er worden nog niet altijd via dit loket gegevens aangevraagd. Zowel UX teams, LRKP, H&I en IP vragen soms rechtstreeks, d.w.z. bulten het loket om, gegevens op bij individuele medewerkers.
4.1.5 Doordat het rollenmodel ult het beleid niet volledig is ingevuld is van formele en structurele communicatie tussen de rolhouders geen sprake. Betrokkenen geven aan dat zij elkaar op informele basis we! weten te vinden
De organisatorische Invulling van een deel van de rolhouders heeft (nog) niet plaats gevonden en ontbreekt structurele communicatie (overieg) tussen de rolhouders. Wel is de rol van gegevensmakelaar ingevuld. Door het ontbreken van de andere rollen is hier min of meer sprake van een "geisoleerde rol". Ook is niet altijd duidelljk wat men van elkaar kan verwachten. In de dagelijkse praktijk is de gegevensmakelaar de enige verantwoordelijke voor de afhandeling van verzoeken van leveringen van gegevens aan derden en de beleidsmatige toetsing (waaronder privacy aspecten) hiervan. Verzoeken van het bestuursdepartement komen soms rechtstreeks bij de gegevensmakelaar terecht. Afwijzingen leiden dan tot onbegrip bij de aanvrager en de gegevensmakelaar wordt dan als "paarse krokodil" gezien. De gegevensmakelaar Is niet in de positie om zaken of te dwingen of te escaleren in geval van problemen en heeft soms het gevoel dat hij "gevallen gaten aan het dichtlopen Is". Geinterviewden geven aan dat aan de kant van het bestuursdepartement nog weinig kennis aanwezig lijkt te zijn wat wel en wat niet kan worden geleverd, maar dat zij elkaar op informele basis wel weten te vinden. Het programma Grip op Gegevens moet in 2019 meer richting gaan geven aan de organisatorische invulling van en samenwerking tussen deze rollen.
4.1.6 Een canonical datamodel (met daarin opgenomen de terminologieen en definities) is niet aanwezig. Het DUO-gegevenswoordenboek is nog in ontwikkeling
Een canonical datamodel (ook wel gemeenschappelijk datamodel genoemd) hebben we niet aangetroffen. Geinterviewden noemen dat op dit moment de organisatie nog te weinig aandacht heeft voor de vraag waar gegevens aan moeten voidoen. Dit is een belangrijke randvoorwaarde bij de opstelling van genoemd datamodel.
DUO heeft wel een Gegevenswoordenboek. Het was aanvankeiijk een hulpmiddel bij de systeemontwikkeling dat vooral de uitwisseling van gegevens beschreef. In de loop van de jaren is het geieideiijk aan veranderd in een woordenboek waarin gegevens en gegevensverzamelingen nader worden gedefinieerd. De afgelopen maanden is op verzoek van het bestuursdepartement onder leading van de productowner SEG een actualisatie van het gegevenswoordenboek uitgevoerd. Dit proces zit In de evaivatiefase.
4.1.7 Er loopt een project voor verbeteren van de datakwaliteit. Een eenduidige methodiek van ontwikkeling en beheer van databases waarbij intensief wordt samengewerkt tussen relevante partijen ontbreekt nog. Verbeteracties /open.
Om gevraagde informatie te leveren is het gehele proces van totstandkoming en levering van belang. Diverse betrokkenen geven aan dat de (proces) kwaliteit van de (aangeleverde) data verbeterd kan worden. DUO werkt In projectvorm aan die verbetering datakwaliteit. Er is een stuurgroep ingericht en een (concept)plan opgesteld om dit te realiseren. Op dit moment werkt men aan een Proof of concept (POC) om de proceskwaliteit te verbeteren. Specifieke aandachtspunten zijn: kaders/ultgangspunten/regels voor de bouwers, de ontwikkeling van sets m.b.t. het testen van data en het gebruik van tooling voor prioritering. Van een DUO ketenbrede samenwerking (zoals beschreven in de geaccordeerde beleidsnotities) is echter nog geen sprake. De datakwaliteit zelf valt buiten de ADR-scope.
4.1.8 Er is in de praktijk geen duidelijkheid over de functies binnen GM, BIC en IP
De functies binnen de afdelingen GM, BIC en IP zijn weliswaar beschreven in de geaccordeerde beleidsdocumenten, maar doordat niet zichtbaar wordt gestuurd op de Implementatie en een ieder naar eigen goeddunken de werkzaamheden uitvoert is niet duidelijk 'wie waar over gaat'. De risico's hiervan staan in H7.
4.2 Beleidsdoelen met betrekking tot Operational intelligence
BELEIDSDOEL GEREALISEERD 1) De processen m.b.t. operational niet
intelligence zijn beschreven en bekend bij betrokkenen.
2) De rollen m.b.t. operational intelligence zijn beschreven en belegd. De volgende rollen worden onderscheiden: proces regisseur, medewerker ketenmonitoring, proces/projectdeskundige, planner, procesregeldeskundige, relatiebeheerder, customer intelligence analist, medewerkers klantbediening, medewerkers communicatie, toets deskundige, Product owner, Jurist, W&R deskundige.
3) RisIco Inventarisaties worden niet uitgevoerd waarbij o.a. strategische risico's worden vertaald naar (de bijdrage) van operational intelligence.
4) Met betrekking tot het niet functiegebied operational intelligence is een architectuur ontwikkeld. Zowel de organisatorische als de
technische/infrastructurele inrichting maakt onderdeel uit van deze archltectuur.
TOELICHTING OP DE BEVINDINGEN
Procesbeschrijvingen voor gegevensinwinning,-mutaties en -kwaliteit zijn niet beschreven. Zoals ook bij paragraaf 3.2.7 is aangegeven wordt nu gewerkt aan het verbeteren van de proceskwallteit. De opstelling van procesbeschrijvingen moet als wezenlijk onderdeel van deze trajecten worden beschouwd.
4.2.2 De rollen bij operational intelligence zijn niet organisatorisch ingevuld
Niet alle, in het beleld, geformuleerde functies en rollen zijn organisatorisch Ingevuld. Zie verder ook paragraaf 4.1.4.
4.2.3 Risico inventarisaties zijn niet aanwezig
Risico inventarisaties waarin ondermeer strategische risico's worden vertaald naar de rol/bijdrage van operational Intelligence zijn niet aanwezig.
4.2.4 Beleid voor operational intelligence is aanwezig, er is geen aansluiting met een architectuur.
Om operational intelligence gestalte te geven rnoeten zowel de organisatorische als de technische/infrastructurele inrichting onderdeel uit maken van een architectuur. Er lijkt geen overkoepelend alignment te zijn tussen beide, wij hebben dit niet verder onderzocht.
4.3 Beleidsdoelen met betrekking tot Business intelligence
In onderstaande overzlcht hebben we onze bevindingen beknopt weergegeven. In de paragrafen 4.3.1 t/m 4.3.4 lichten wij deze bevindingen verder toe.
BELEIDSDOEL
informatiemakelaar is ingericht waardoor voor afnemers van gegevens en informatie duidelijk Is waar verzoeken hiertoe kunnen worden ingediend.
2) Er is sprake van uniforme levering van beleidsinformatie vanuit een centrale organisatorische eenheid met een DUO brede opdracht.
3) Er Is sprake van 1
Niet informatiehuishouding voor het
Onderwijsveld. Hiervoor heeft DUO 1"semantic data lake" ontwikkeld waarin alle mogelijke gegevens uit het onderwijsveld vastgelegd worden om deze vervolgens te beschikking te stellen aan betrokkenen.
4) De rollen m.b.t. business intelligence zijn beschreven en belegd. De volgende rollen worden onderscheiden: informatiemakelaar, Business Intelligence architect, Business Analytics architect, Business Intelligence analist, Business analytics analist, Bronsysteem analist, Business Intelligence specialist, Data analist, Data ontwerper/realisator, Data beheer specialist, Data steward, Data scientist, Data visualizer.
4.3.1 De functie van informatiemakelaar is ingericht
De levering van beleidsinformatie is centraal belegd bij DUO. De afdeling IP vervult de functie van informatiemakelaar. In de praktijk GM en BIC zich ook op dit terrein te begeven. Zie ook paragraaf 4.3.2. en 4.1.5.
4.3.2 Verzoeken en leveringen aangaande beleidsinformatie lopen niet altijd via de daartoe voorgestane organisatorische eenheid van DUO
Geinterviewden geven aan dat informatieverzoeken vanuit het beieidsdepartement soms op verschillende plekken worden uitgezet. Wanneer het op de ene plek niet lukt dan probeert men het op een andere plek ('shopgedrag'). Bijgevolg kunnen ook leveringen via verschillende kanalen lopen (met alle risico's). Zie ook paragraaf 4.1.5.
4.3.3 Er is geen sprake van een informatiehuishouding voor het gehele Onderwijsveld. Een "semantic datalake" Is niet aanwezig
In het beleid wordt gesproken over toekomstig gebrulk van een datalake. Dit is een opsiaglocatie met een grote hoeveelheid ruwe/ ongestructureerde data in oorspronkelijke staat. Op dit moment beschikt DUO nog niet over een datalake en gebruikt men uitsluitend gestructureerde data die via GM kan worden ontsloten. Een datalake stelt eisen aan o.a. de techniek, het beheer en kennis en kunde van medewerkers. Dit alles heeft financiele gevolgen. Bovendien zijn specifieke risico's verbonden aan het gebruik van datalakes. Een hiervoor noodzakelijke Impactanalyse hebben we niet aan getroffen.
17 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en InformatIemanagement DUO
4.3.4 Niet alle rollen m. b. t. business intelligence zijn organisatorisch ingevuld
Niet alle, in het beleid, geformuleerde functies zijn organisatorische ingevuld. Zie verder ook paragraaf 4.1.4
4.4 Beleidsdoelen met betrekking tot beheer van gegevens
In onderstaande overzicht hebben we onze bevindingen beknopt weergegeven. In de paragrafen 4.4.1 t/m 4.4.5 Iichten wij deze bevindingen verder toe.
BELEIDSDOEL GEREALISEERD DUO verstrekt metadata bij alle gegevens die aan belanghebbende ter beschikking worden gesteld. Gegevens worden , conform Gegevens LeverIngsOvereenkomsten (GLO's), ter beschikking gesteld aan organisaties. Bij het beschlkbaar stellen van gegevens uit, blj wet aangewezen, bronnen is sprake van doelbinding. Gegevens liggen generiek vast in
Wel
registers
4.4.2 Bij alle gegevens die aan belanghebbenden ter beschikking worden gesteld is nog geen sprake van metadata
Op dit moment is alle data en de wijze waarop deze tot stand komt nog niet altijd goed gedefinieerd. .
4.4.3 Niet alle externe gegevensleveringen zijn voorzien van een Gegevens Levering Overeenkomsten (GLO's)
Voor het beheer van de gegevensleveringen is een 'contractbeheerder gegevensleveringen' aangewezen. Dit is de functie senior medewerker onderwijsnummer, maar deze Is nog niet geformaliseerd.
De AVG vormde de trigger om in overleg met Juridisch Control van DUO een template te maken om externe leveringen te kunnen toetsen op een aantal vereiste aspecten. Dit template moet er ook voor zorgen dat de noodzakelijke formaliteiten (zoals de opstelling van een GLO) worden afgehandeld. Met de GLO 's dient zowel borging van een uniforme en wettelijk verantwoordelijke grondslag plaats te vinden als van algemene DUO leveringsvoorwaarden, algemene Rijksvoorwaarden bij IT overeenkomsten (Arbit) en algemene Rijksvoorwaarden blj diensten (Arvodi).
GeInterviewden noemen dat dit voor alle afnemers nog niet het geval is. De veelheid aan partijen bemoellijkt dit en ook het vertalen van de soms ingewikkelde relatles onderling in een Juridisch dekkende constructie, inclusief privacy, werkt vertragend. Als voorbeeld noemt men de relatle DUO/Studielink. Bovendien Is sprake van veel ad hoc verzoeken.
18 van 35 I onderzoeksrapport gegevens- en Informatlemanagement DUO
4.4.4 Niet bij alle gegevensleveringen is sprake van doelbinding
Het bestuursdepartement constateerde versnippering van en tegenstrijdigheden in weten regelgeving. Daarom loopt er sinds 3 jaar een traject gericht op harmonisering met een drietal sporen:
• De invoering van de WRO (wet register onderwijsdeelnemer). • Doorontwikkeling BRON (hier was geen juridische grondsiag/borging voor). • De invoering van de AVG.
In het harmoniseringstraject Is binnen het bestuursdepartement een inventarisatie uitgevoerd en een actielijst opgesteld met maatregelen gericht op de zaken die niet synchroon lopen. De actielijst heeft op alle onderdelen nog geen praktische invulling gekregen. Hierbij is verdere aanscherping van (OCW) beleid nodig. Dit beleid heeft raakvlakken met het uitvoeringsbeleid van DUO.
Het derde spoor richt zich met name op gegevensleveringen: er is een inventarisatie uitgevoerd waarbij alle leveringen zijn gecheckt op AVG-aspecten. Daarbij is geconstateerd dat er nog diverse leveringen zonder wettelijke grondsiag zijn en er is een lijst met verbeteracties opgesteld die binnenkort wordt gepresenteerd. Per levering wordt bekeken hoe e.e.a. compliant kan worden gemaakt. De SG OCW heeft toestemming gegeven tot 1-1-2019 zonder grondsiag to mogen leveren. Na 1-1-2019 moet opnieuw beslist worden of opnieuw leveringen zonder voldoende (wettelijke) grondsiag mogen plaatsvinden. In dit traject wordt nauw samengewerkt tussen de afdeling Beleid en Strategie en de wetsjuristen van OCW.
4.4.5 DUO heeft in verschillende documenten vastgelegd dat de afnemende ketenpartners gehouden zijn aan de vereisten uit de privacywetgeving
In verschillende documenten, zoals GAO's, heeft DUO vastgelegd dat de afnemende ketenpartners zijn gehouden aan de vereisten uit de privacywetgeving. Zoals wij bij paragraaf 3.4.3 aangaven is voor iedere afnemer van gegevens nog geen overeenkomst afgesloten.
4.4.6 Gegevens liggen generiek vast in registers
DUO beschikt over diverse authentieke registers. Daarnaast wordt bij gegevensleveringen gebruik gemaakt van verschillende (decentrale) registraties (zie ook punt 2.1.9)
19 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en informatlemanagement DUO
5 Hoe ver is de implementatie van het beleid ?
MAATREGEL 1) De Visie, doelen en het belang Wel
van Gegevens- en Informatiemanagement is beschreven in een beleidsplan.
2) Relevante partijen zijn Wel betrokken geweest bij dit plan.
3) Het beleidsplan is gebaseerd op
Wel een solide theorievorming
Wel door de directie van DUO
5) Er Is sprake van samenhang Niet tussen het beleidsplan met de overige beleidsterreinen van DUO (Organisatie, Informatie, Financien, Techniek, etc.).
6) Het beleidsplan is (in- en Niet extern) gepubliceerd en besproken met alle betrokken partijen en er Is commitment binnen de organisatie.
7) Er Is een analyse uitgevoerd
Niet m.b.t. de impact van het nieuw geformuleerde beleid. Hierbij is inzlcht in mogelijk belemmerende factoren bij de implementatie van het nieuwe beleid.
8) Er is een (implementatie) plan Niet aanwezig om de in het beleidsplan beschreven doelen to realiseren.
9) Het implementatieplan is in Niet SMART termen opgesteld zodat duidelijk is We, wat, wanneer en met welke middelen gaat doen.
10) Er wordt uitvoering gegeven aan Niet het implementatieplan
11) Hierbij wordt door het
Niet management de inbreng van medewerker gestimuleerd.
12) CIO en CIO office adviseren bij
Wel de uitvoering van het implementatieplan.
13) De directie van DUO stuurt op Niet het vastgestelde plan.
14) Hiervoor zijn prestatie- Niet Indicatoren, maatstaven en
GEREALISEERD
middelen beschlkbaar. 16) Er is voldoende kennis en kunde Niet
binnen DUO beschikbaar. 17) Er zijn maatregelen genomen Niet
om het nieuwe beleld te borgen
5.1.1 De visie, doelen en het belang van Gegevens- en Informatiemanagement zijn beschreven in een beleidsplan, dit beleid is niet geiMplementeerd.
De visie, doelen en het belang van het gegevens- en informatiemanagement zijn beschreven maar er is niet/nauwelijks sprake van samenhangende implementatie daarvan. De beleidsdocumenten zijn opgesteld in de periode 2015-2018.
Geinterviewden bij DUO geven aan dat zij het beleid als theoretisch ervaren: het beleld kiopt inhoudelijk maar men vindt het in de praktijk moeilijk te realiseren. Als voorbeeld wordt het aantal te onderscheiden rollen genoemd.
De meningen verschillen over de wijze waarop het gegevens-en informatiebeleid er organisatorisch uit zou moeten zien en over hoe het implementatietraject zou moeten verlopen (top-down of bottom-up).
Ondertussen zijn, naast het programma "Grip", verschillende ontwikkelingen gaande op het gebied van gegevens- en informatiemanagement. Initiatieven die binnen het bestuursdepartement en DUO lopen zijn:
- het programma "van dromen naar daden met data" - het reorganisatieplan van IP en de verdere ontwikkeling van GM en BIC.
Opvallend daarbij is dat geinterviewden aangeven dat GM en BIC niet zijn aangehaakt of uitgenodigd mee te denken in de verdere ontwikkeling van IP. Dit Iijkt in tegenspraak te zijn met de uitspraak van medewerkers dat op operationeel niveau men elkaar wel weet te vinden (zie 4.1.5.). Zoals ook bij 4.4.4. Is aangegeven loopt bij het bestuursdepartement ook een harmonisatietraject.
Op 24 september 2018 is er een plenaire bijeenkomst geweest voor de afdelingen IP, Beleft, en Strategie, CIO/DUO en een vertegenwoordiger van het programma Grip op gegevens. Geinterviewden noemen dat er veel verschillende partijen zijn met veel verschillende belangen en dat er teveel wordt gedacht vanuit het eigen belang. Ook vindt men de communicatie voor verbetering vatbaar.
Ook zijn er discussies over de vraag `waar DUO van is'. Diverse geinterviewden noemen dat DUO zich uitsluitend zou moeten bezig houden met het beheren van data (incl. het ter beschikking steilen) en dat beleidsanalyses over deze data buiten DUO beiegd zouden moeten worden.
Als oorzaken voor het lage impiementatietempo noemen DUO en departement: het aantal managementwisselingen en de voorrang van operationele processen van het Iijnmanagement (verantwoordelijk voor adequaat gegevensbeheer) boven de meer integrate en DUO brede zaken als AVG, Archief- en Gegevens-management. De uitwerking daarvan ligt dan bij de staf die daardoor zwaar overvraagd wordt.
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk geaccepteerde kaders weergeeft en er geen aanleidingen zijn om daar geen invulling aan te geven. In de praktijk kan het beleid verder worden fijngeslepen. Mochten zich in de praktijk onoverbrugbare zaken voordoen dan kan dit via de normale PDCA-cyclus worden aangepast.
5.1.2 Relevante partijen zijn betrokken geweest bij dit beleid
De ontwikkeling van het beleidsplan heeft zich voltrokken in enkele fasen. Na de eerste fase van verzamelen, besturing en uitwerking van het beleidsplan Is in de tweede fase een capability heatmap(4) opgesteld. Hierblj zijn in totaal 14 experts betrokken zoals medewerkers van CIO office, Productowners, medewerkers Schakelpunt en medewerkers softwarehuls. Het betreft hier een informeel door de auteur samengestelde groep medewerkers die een centrale rol spelen bij de verdere ontwikkeling van het gegevens- en informatiemanagement. De heatmap bevat een overzicht van alle binnen DUO aanwezlge verzamelde gegevens zoals bijy. BAP, INK, KOA, etc. (in totaal 12) op de X-as en de vier sporen uit de toekomstvisie (waaronder data governance) met daaronder de 5 benodigde capabilities (y-as). Dit is verwerkt in een Excel bestand waarin kleuren status en belang weergegeven.
5.1.3 Het beleidsplan is gebaseerd op een solide theorlevorming
De beleidsdocumenten zijn gefundeerd op een sollde en maatschappelijk geaccepteerde theorievorming. De auteur is ruim vljf jaar betrokken bij het thema gegevens- en informatiemanagement en heeft verschillende modellen, theorieen en kaders (wetgeving, normen etc.) verzameld en bestudeerd zoals: volwassenheldsmodel Business Intelligence van Gartner, volwassenheids-model kennismanagement, Linked Open Data, Linked Open Organizational Knowledge. Hierdoor is een body of knowledge ontstaan die bij verdere ontwikkeling van het gegevens-en informatiemanagement gebruikt kan worden. Geraadpleegd zijn ook collega-organisaties als CAK, RDW en BKWI.
5.1.4 Het beleidsplan is geaccordeerd door de directie van DUO
Zoals bij 3.1 is aangegeven zijn de beleidsdocumenten grotendeels geaccordeerd en vastgesteld door het management van DUO. Bovendien zijn de beleldsdoelen verankerd in de managementafspraak 2018 met het bestuursdepartement.
5.1.5 Er is geen sprake van samenhang tussen het beleidsplan met de overige beleidsterreinen van DUO (Organisatie, Informatie, Financien, Techniek, etc.)
Op dit moment zien wij nog geen samenhang van het geformuleerde beleid met de overige beleidsterreinen. Zo heeft nog geen vertaling plaatsgevonden van het beleid naar de organisatorische Inrichting, ontbreekt de betekenis voor de kwalitatieve en kwantitatieve personele bezetting en Is het nlet vertaald naar een meerjarig financieel kader.
5.1.6 Het beleidsplan Is (in- en extern) gepubliceerd en besproken met alle betrokken partijen maar er is geen commitment binnen de organIsatie
Het beleidsplan is gepubliceerd. Het strulkelblok voor de implementatie Is dat het onderling commitment ontbreekt. De reden Is dat het beleid als te theoretisch wordt ervaren
5.1.7 Er is geen analyse uitgevoerd m.b.t. de impact van het nieuw geformuleerde beleid. Hierdoor ontbreekt centraal inzicht in mogelijk belemmerende factoren bij de implementatie van het nieuwe beleid
4 Dit Is een hu/pmiddel om in 1 oogopslag zicht te krijgen op de belangrijkste aspecten.
Dit dient nog te gebeuren. Het programma "grip op gegevens" moet in kleine stapjes meer samenwerking bewerkstelligen. Uiteindelijk is de lijnorganisatie aan zet waarbij het programma ondersteuning moet bieden/ moet faciliteren.
5.1.8 Een definitief (implementatie) plan welke in SMART termen is opgesteld zodat duidelijk is wie, wat, wanneer en met welke middelen gaat doen (nodig om de, in het beleidsplan beschreven, doe/en te realiseren) ontbreekt
Een implementatieplan is opgesteld. Het betreft hier echter nog een concept welke als discussiestuk kan worden gezien waarbij de richting nog moet worden bepaaid. In 2019 volgt voor het programma "Grip op gegevens" een definitief plan.
5.1.9 Er is geen unaniem bee/d over de wijze waarop medewerkers bij de implementatie dienen te worden betrokken
Er is geen unaniem beeld over de wijze waarop medewerkers bij de implementatie dienen te worden betrokken. De meningen lopen uiteen. Aangegeven wordt dat meer inbreng van de werkvloer nodig is, anderzijds wordt getracht een organisatorische werkwijze op te leggen (bottom up vs. top-down).
5.1.10 CIO en CIO office adviseren bij de uitvoering van het implementatieplan.
Een architect van CIO-office is bezig om met BIC, GM en IP de voorgenomen architectuur gestaite te geven. Dit proces verloopt moeizaam. De CIO overweegt de directie van DUO te adviseren de organisatorische inbedding van gegevensmanagement top-down op te leggen. Zoals eerder genoemd onderschrijft een deel van de organisatie dit niet en staat men meer een bottom up benadering voor.
5.1.11 Het bestuur van DUO heeft afgelopen jaren niet zichtbaar gestuurd op de realisatie van het implementatieplan. Prestatie-indicatoren, maatstaven en normen ontbreken
Het bestuur van DUO stuurt niet op het plan en lijkt gegevensmanagement onvoldoende prioriteit te geven. Het beleid is geaccordeerd maar de financiele middelen zijn in 2018 niet ter beschikking gesteld. Er zijn geen prestatle- indicatoren, maatstaven en normen (nodig voor sturen op realisatie) beschikbaar.
5.1.12 Niet duidelijk is of voldoende financiele middelen beschikbaar zijn
Voor 2018 was geen geld beschikbaar. Voor 2019 is geld gereserveerd en 15.000 uur. Door het ontbreken van het (in 2019 te schrijven) implementatieplan is niet duidelijk of deze middelen toereikend zijn.
5.1.13 Er is onvoldoende kennis en kunde binnen DUO beschikbaar
Zoals bij meer aspectgebieden het geval is, is kennis schaars. Regelmatig is de kennis alleen beschikbaar bij externen. Het betreft hier tijdelijk beschikbare kennis welke wordt beperkt door de `Roemernormi. DUO heeft bij RNE een architect in dienst genomen die is gespeciaiiseerd in Gegevensmanagement.
5.1.14 Er zijn geen maatregelen genomen om het nieuwe beleid te borgen Uit bovengenoemde punters blijkt dat er nauwelijks of geen maatregelen genomen zijn om het nieuwe beleid te borgen.
23 van 35 i Onderzoeksrapport gegevens- en Informatiernanagement DUO
6 Overige bevindingen
Tijdens het onderzoek deden we belangrijke bevindingen die niet direct vielen binnen de scope van het onderzoek. Deze zaken hebben volgens ons te ma ken met de verschillende culturen(5) van DUO en bestuursdepartement en de wisseiwerking hiertussen. Hierbij baseren we ons op voorbeelden en uitspraken die door medewerkers van zowel het bestuursdepartement als DUO zijn gedaan. Het is daarom goed mogeiijk dat deze factoren ook een rol speien bij de omgang met (het beheer van) gegevens- en informatiemanagement.
6.1 "Het bestuursdepartement en DUO acteren in verschillende werelden"
Qua dynamiek verschiilen de omgevingen van een uitvoeringsorganisatie en een beleidsdirectie. De eerste is met inrichting van processen sterk gericht op beheer en continuiteit. De tweede op de politieke flexibiliteit en wendbaarheid met korte adhoc activiteiten. Het eerste staat op gespannen voet met de bestuurlijke dynamiek waarbij soms snel moet worden gehandeld en prioriteiten niet ter discussie staan. Aangegeven wordt dat het besef van die verschillende werelden en dat partijen elkaar daarin nodig hebben zich de laatste tijd heeft ontwikkeld.
Door de keuze van DUO voor Agile werken zijn meer partijen betrokken bij het prioriteren waardoor verantwoordelijkheidslijnen diffuus kunnen worden. Medewerkers van het bestuursdepartement geven aan dat hierdoor de status van een verzoek om levering van genodigde gegevens niet aitijd even duideiijk is. Daar staat tegenover dat In een aantal gevallen de vraagstelling scherper kan.
6.2 "DUO stelt stukken op en stelt deze vast en zodra het concreet gemaakt moet worden stopt het proces"
Bovengenoemd citaat is Illustratief: geinterviewden noemen dat DUO wel formele besluiten neemt, maar dat deze te globaal zijn. Vertaling naar concrete acties vindt niet plaats en er wordt niet meer gestuurd op genomen besluiten. Blijkbaar wordt er vanuit gegaan dat het na een besluit wel goed komt terwijI het "echte werk" dan begint. De PDCA-cyclus krijgt geen vorm omdat wet beleid is opgesteld (PLAN), maar geen DO-CHECK-ACT volgt. AIle partijen onderschrijven het belang dat voor gegevensmanagement "de basis op orde" moet zijn. Wat dit praktisch betekent Is niet nader gedefinleerd en volgens geinterviewden wordt het daardoor op verschillende manieren uitgelegd.
6.3 "Mensen Iijken in ontwikkeling meer uitdaging te vinden dan in beheer. Bovendien Iijkt dit meer te worden gewaardeerd".
Meerdere geinterviewden geven aan het gevoel te hebben dat binnen de cultuur van DUO in zijn algemeenheid vernieuwing belangrijker wordt gevonden dan het op orde krijgen van beheer. Ook heeft men de indruk dat de afdeling IP liever bezig is met ontwikkeling, maar ook meer tegemoet komt aan de wensen van het bestuursdepartement en daarbij te weinig of te laat de beheersmatige grenzen aangeeft.
s Organisatiecultuur is de verzameling van normen, waarden en gedragsuitingen die gedeeld worden door de leden van de organisatie en de leden aan elkaar en aan de organisatie bindt.
Daarnaast lijkt IP meer affiniteit to hebben met het beleidsdepartement dan met de feitelijke uitvoering in Groningen.
Gesignaleerde risico's
Het ontbreken van een adequate implementatie van het beleid gebaseerd op duidelijke verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden Ieidt tot het risico dat DUO-afdelingen elkaar zien als concurrenten en zaken niet in samenhang ontwikkeld worden. Dit is nadelig voor leverbetrouwbaarheid, effectiviteit en efficiency.
Het niet bekend zijn van het "wie is waarvan", of het ontbreken van metadata kan ook ernstige geVolgen hebben als: niet compliant zijn aan de AVG, mindere kwaliteit van gegevensleveringen, het leiden tot ongewild dataverlies (b.v. bij opschoning van data die een andere afdeling nog nodig heeft) of, zoals al is voorgekomen, het opleveren van verschillende antwoorden op dezelfde vraag van een afnemer.
Verder is het risico aanwezig dat bij vernieuwingstrajecten de verwachtingen door onvoldoende kwalitatief beheer uiteindelijk niet waar kunnen worden gemaakt. Een verstoorde balans in de verhouding tussen vernleuwing en beheer geeft onrust in een uitvoeringsorganisatie als DUO waar in de regel sprake is van lange termijnactiviteiten.
Genoemde factoren zijn nadelig voor leverbetrouwbaarheid, effectiviteit en efficiency met frustraties en imagoschade tot gevoig.
8 Waar is bijsturing nodig?
ADR is van mening dat het beleid de gangbare maatschappelijk geaccepteerde kaders weergeeft. Wij vinden geen aanleidingen om daar geen invulling aan te gaan geven. In de praktijk kan het beleid verder worden fijngeslepen, onoverbrugbare zaken kunnen via de normale PDCA-cyclus worden aangepast.
We benoemen daarbij punten van aandacht voor aanvulling of bijsturing, deze zijn geclusterd en we doen een suggestie wle wat aan kan sturen.
Daarbij maken we de kanttekening dat het programma Grip op Gegevens zowel voorwaardenscheppend, facillterend als coOrdinerend zou moeten zijn en de business (later) de nadere Invulling verzorgt. Het programma mag geen "parkeerstrook" zijn.
Voor het slagen van een dergelijk breed programma zijn (meerjarig) randvoorwaardelijke zaken als geld, capaciteit en veranderkundige aandacht een 'must'. Daarbij verdlent de balans tussen vernieuwing en beheer vanuit managementperspectief extra attentie. Balans houden geldt ook voor aansturing: sommige zaken lopen top-down beter, andere bottom-up.
Het geheel betreft een onderwerp van lange adem'. De gekozen programmatische aanpak zien we als positief begin, mits DUO er aan vasthoudt. Gezien de complexitelt en verwevenheid lijkt een proces van kleine (decentrale) stapjes, waarbij naar elkaar toegegroeld wordt, het overwegen waard, mits er voldoende overkoepelende coordinatie en regle op plaatsvindt.
Om ook de aandacht op bestuurlijk terrein te vergroten is het verstandig een portefeuillehouder op het niveau van MT-DUO of Bestuur DUO te benoemen.
Implementatie/organisatorische uitwerking van het beleid
• De concrete organisatorische invulling van de doelen In het beleid. (@ Programma manager Grip op gegevens)
• Voor de organisatorische inrichting: het maken, besluiten en uitvoeren van een blauwdruk welke organisatleonderdelen betrokken zijn bij gegevens — en informatiemanagement (@ Programmamanager Grip op gegevens/CIO (office)/directeuren). Dit wordt tevens het antwoord op de vraag "wie Is waarvan".
• Leidend hierbij is een concreet plan van aanpak met wie wat doet (@ Programmamanager Grip op gegevens).
• Helderheid over de impact van de verandering door uitvoering van een Impactanalyse (@ Programmamanager Grip op gegevens).
• Het zorgdragen voor een sluitende PDCA cyclus door te sturen op concrete doelen van het programma (@ Directie en Control & Compliance).
• De vertaling van Operational Intelligence naar architectuur, infrastructuur en systemen verdient meer aandacht (@ Programmamanager Grip op gegevens/CIO (office).
Veranderkundig/communicatief
• Naast de inhoud is ook met name aandacht voor de veranderkundige aspecten van belang. Neem medewerkers/afdelingen mee in de voorgenomen ontwikkelrichting. Mocht veranderkundige kennis niet 'in huis' zijn dan kan een externe specialist worden ingezet (@ Programmamanager Grip op gegevens).
• Het overbruggen van de verschillende werelden OCW en DUO: Het Is de kunst om, met begrip voor elkaars werelden, hiertussen een werkbaar optimum te vinden dat voldoet aan eisen die de (wettelijke) omgeving stelt. Dit geldt binnen DUO ook voor de afdelingen GM, BIC en IP. Communiceren en informeren zijn hierbij sleuteiwoorden (@ B&S / Accountmanagement).
Kennisopbouw
• Het aantrekken van personeel of investeren in specifieke kennis en kunde over gegevensmanagement. Een overweging is een dergelijke afdeling centraal te beleggen (binnen CIO office) mits deze voldoende kader stellend kan functioneren (@ CIO).
• Voor de gegevensleveringen kan worden voortgebouwd op het "1 loketprincipe" inclusief het openhouden van de optie dat. via een voor alle partijen werkbare wijze, zowel reguliere als ad-hoc opdrachten kunnen plaatsvinden. (@ betrokkenen, B&S).
9 Verantwoording onderzoek
9.1 Object van onderzoek
Het object van onderzoek is het gegevens- en informatiebeleid van DUO. Daarbij kijken we naar de volgende gebieden:
1. het geformuleerde Gegevens- en Informatiebeleid (de beoogde doelen) zeif;
2. het implementatietraject van dit beleid (wijze en voortgang in de vertaling naar de praktijk in de organisatie).
3. Het proces van gegevens/informatieverstrekking via GM, BIC en IP (doel van de punten 1 en 2 Is uiteindelijk dit proces).
9.2 Referentiekader
Tijdens het onderzoek is gebrulk gemaakt van theoretische modellen. Dit geldt met name voor de implementatie van het geformuleerde beleid. Voor het inhoudelijke gedeelte van het gegevens- en informatiemanagement vormde het geformuleerde beleid het referentiekader. Voor de meer gedetailleerde informatie verwijzen wij naar het plan het aanpak.
9.3 Werkzaamheden en afbakening
Het onderzoek is uitgevoerd door medewerkers van de ADR. Het doel van het onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de stand van zaken van het geformuleerde beleid voor gegevens en informatie, mogelijke risico's die aanwezig zijn bij dit thema en het indien nodig formuleren van adviezen.
De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: Is invulling gegeven aan het geformuleerde beleid?
Deelvragen zijn: • Welke zaken (beoogde doelen) zijn gerealiseerd en welke zaken ontbreken
nog? • Hoe is de implementatie verlopen of verloopt de implementatie? • Aan welke randvoorwaarden is voldaan om te komen tot een succesvolle
implementatie? • Op welke onderdelen is bijsturing nodig? • Welke risico's onderkennen de onderzoekers?
Tijdens het onderzoek zijn een groot aantal documenten bestudeerd en is gesproken met verschillende functionarissen van zowel bestuursdepartement als DUO. Hierbij moet bijv. worden gedacht aan Beleidsmedewerkers en Adviseurs van het bestuursdepartement, Managers (GM, IP, BIC), Architecten van CIO office, Gegevensmakelaars, Onderzoekers, Bedrijfsjurist, Technisch applicatiebeheerder, analist datakwallteit/datasclentist en contractbeheerder gegevensleveringen.
Zoals wij eerder hebben aangegeven is gegevens- en informatiemanagement een breed terrein. We hebben ons daarom met name gericht op de gegevensleveringen. We hebben onderzocht In hoeverre het geformuleerde beleid is "vertaald" naar de gegevensleveringen. Volgens kunnen de gegevensleveringen worden gezien als "sluitstuk" d.w.z. hetgeen waar alle maatregelen op zijn gericht. We willen hierbij
29 van 35 I Onderzoeksrapport gegevens- en Inforrnatlemanagement DUO
expliciet benadrukken dat wij ons niet hebben gericht op de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens en de directie maatregelen die hiermee samenhangen.
9.4 Gehanteerde Standaard Deze opdracht Is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing. In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen Assurance-opdracht is uitgevoerd.
9.5 Versprelding rapport De opdrachtgever, de directeur RNE van DUO, is eigenaar van dit rapport.
De ADR is de interne audltdlenst van het Rijk. Dlt rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wlj deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdracht gevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een ultzondering geldt. De minister van Financien stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.
10 Ondertekening
Bijlage 1 Overzicht beleidsdocumenten m.b.t. gegevens en informatiemanagement
Het geformuleerde beleid met betrekking tot Operational intelligence
Het gegevens- en informatiebeleid voor de operationele processen (sturing en verantwoording) is beschreven in:
• Het Eindrapport Operational Intelligence, Onderdeel van informatiemanagement Organisatorische bouwblokken voor de uitvoerende processen d.d. 19 oktober 2016 (opgesteld door CIO office in opdracht van CIO DUO).
Het geformuleerde beleid met betrekking tot Business intelligence
Het gegevens- en informatlebeleid m.b.t. beleidsverantwoording Is beschreven in:
• het eindrapport Business Intelligence, Organisatorische bouwblokken voor het omzetten van gegevens naar bedrijfs- en beleidsinformatie d.d. 26 april 2016 (opgesteld door CIO office in opdracht van CIO DUO).
Generieke beleidsstukken
• Eindrapport gegevensmanagement, inrichtingsvoorstel op de regiefunctie voor gegevens d.d. 31 augustus 2015, versie 1.0 status definitief (uitgevoerd in opdracht van Directeur RNE).
• het Uitvoeringsbeleid gegevens d.d. 30 oktober 2017, versie 1.0 definitief en (opgesteld door CIO office uitgevoerd In opdracht van directeur RNE, portefeufflehouder Gegevensmanagement).
Documenten met de status van concept
Verder zijn er nog enkele stukken die op het moment van onderzoek nog de status hebben van concept. Het gaat hierbij om:
• het eindrapport Informatievoorziening DUO, samenhang tussen de organisatorische bouwblokken voor de informatiehuishouding d.d. 13 augustus 2018 (opgesteld door CIO office in opdracht van CIO DUO) en;
• het rapport kennismanagement, organisatorische bouwblokken voor Linked Open Organizational Knowledge d.d. 23 juli 2018 (opgesteld door CIO office In opdracht van CIO DUO).
Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie van Onderwijs, Calmar en Wetenschap
> Retouradres Dienst Uitvoering Onderwijs, Postbus 30155, 9700 LG Groningen
Audit Dienst Rijk
www.cluo.ni
Geachte ADR,
Managementreactie op ADR rapportage van het onderzoek naar het gegevens- en informatiemanagement binnen DUO
Naar aanleiding van verschillende jaarplangesprekken in het najaar van 2017 is door managers van DUO de behoefte aan een onderzoek naar het gegevens- en informatiemanagement binnen DUO uitgesproken. Gegevens- en informatiemanagement is binnen DUO sterk in ontwikkeiing. Het betreft hier een DUO breed thema waarbij inbreng van verschillende disciplines noodzakelijk is. Het onderzoek is opgenomen in het auditjaarplan 2018 van DUO. De directeur RNE, portefeuillehouder Gegevens, heeft de ADR in november 2018 opgedragen onderzoek te doen naar het gegevens- en informatiemanagement DUO breed, dit omdat alle gegevensleveringen DUO (intern en extern) direct vanuit de BRONnen, onder de verantwoordelijkheid vallen van de directeur RNE. Daarnaast hebben de directeur OI (externe informatie levering) en manager bedrijfsvoering (interne informatie leveringen) ook een verantwoordelijkheid voor het informatiemanagement. Er bestond en bestaat behoefte aan het krijgen van duidelijkheid over de samenhang en samenwerking tussen de (directie overstijgende) afdelingen binnen DUO waar het gegevensverwerking betreft. Trigger hiervoor is het gegevensbeleid, het programma Grip op Gegevens en enkele pilots vanuit dit programma zoals Datakwaliteit, het project van Drornen naar Daden met Data en de modernisering van DWH. Het inrichtingspian BIcc en veranderplan IP hebben bier raakvlakken en overlap mee. Ook de wettelijke basis voor het leveren van gegevens is een aanleiding, dit wordt meegenomen in het ADR onderzoek naar gegevensleveringen.
De betreffende directeuren en management onderschrijven de situatie zoals deze in het rapport wordt geschetst en realiseren zich terdege dat bijsturing noodzakelijk is om risico's het hoofd te bieden en het gegevensbeleid op constructieve wijze te laten indalen binnen de betreffende afdelingen. Zo kan DUO ook in de toekomst over een robuust gegevens- en informatiemanagement beschlkken, nodig om de maatschappelijke verplichtingen op dit gebied te kunnen volgen. Maatschappelijke verplichtingen welke middels weten regelgeving aan steeds meer eisen moeten voldoen, waarbij de klant kritisch meekijkt en meer dan voorheen eisen mag en kan stellen aan de verwerking van gegevens. Ook de noodzakelijke verandering, heldere communicatie en kennisopbouw zijn onderwerpen die door de betreffende directeuren en het management herkend worden.
Pagina 1 van 2
In het rapport staat de bevinding: "Het bestuursdepartement en DUO acteren in verschillende werelden". Inmiddels zijn de werelden van het bestuursdeparternent en DUO dichter bij elkaar gekomen. En voorbeeld hiervan is het Juridisch traject administratieve weten regelgeving, waarin OCW, DUO en eventueel ontvangers van gegevensleveringen samenwerken om startnota's van inhoud te voorzien. Bovendien heeft OCW een leidraad opgesteld die beschrijft hoe we omgaan met nieuwe verzoeken om gegevens. In dit proces, dat de komende maanden wordt uitgetest, heeft ook OCW een expliciete rol.
Terecht wordt in het rapport opgemerkt dat voor de inrichting van gegevens- en informatiemanagement een meerjarig programma nodig is, waarbij randvoorwaarden als geld, capaciteit, veranderkunde maar ook een goede balans tussen vernieuwing en beheer vanuit management perspectief en balans in de aansturing noodzakelijk zijn voor het laten slagen van dit programma. Daarbij wil DUO het advies van de CIO betrekken bij de sturing om de informatieketen op een eenduidige wijze te laten functioneren.
De betreffende directeuren en het management gaan dit onderzoek samen met eventueel andere aanpalende directies gebruiken om binnen DUO te doen wat nodig is om te komen tot de implementatie van een goed functionerend gegevens- en informatiemanagement. Daarbij wordt het advies om de uitvoering in kleine (decentrale) stapjes te laten plaatsvinden, waardoor afdelingen langzaam naar elkaar toe kunnen groeien, ter harte genomen. Een eerste step is deze gezamenlijke, directie overstijgende, management reactie. Verdere acties worden in gezamenlijkheid, DUO breed, opgepakt. Op korte termijn wordt er een bijeenkomst belegd, in samenwerking met de ADR, over de risicoanalyse DWH.
De betreffende directeuren en management bedanken de auditeurs voor de heldere uiteenzetting en de handreikingen om tot een verbetering van het gegevens- en informatiemanagement te komen, waarbij moeilijke issues niet uit de weg zijn gegaan.
Hopende u hierbij voldoende te hebben geInformeerd.
Met vriendelijke groet, Business Manager Service Eenheid Gegevens,
Pagina 2 van 2
DEFINITIEF
Bezoekadres Kempkensberg 12 9722 TB Groningen
www.duo,n1
Geachte ADR,
Naar aanleiding van verschillende jaarplangesprekken in het najaar van 2017 is door managers van DUO de behoefte aan een onderzoek naar het gegevens- en informatiemanagement binnen DUO uitgesproken. Gegevens- en informatiemanagement is binnen DUO sterk in ontwikkeling. Het betreft hier een DUO-breed thema waarbij inbreng van verschillende disciplines noodzakelijk is. Het onderzoek is opgenomen in het auditjaarplan 2018 van DUO. De directeur Registers en Examens (RNE), portefeuillehouder Gegevens, heeft de ADR in november 2018 opgedragen onderzoek te doen naar het gegevens- en Informatiemanagement DUO-breed, dit omdat alle gegevensleveringen DUO (intern en extern) direct vanuit de BRONnen, onder de verantwoordelijkheid vallen van de directeur RNE. Daarnaast hebben de directeur Onderwijsinstellingen (0I) (externe informatielevering) en manager bedrijfsvoering (interne informatieleveringen) ook een verantwoordelijkheid voor het informatiemanagement. Er bestond en bestaat behoefte aan het krijgen van duidelijkheid over de samenhang en samenwerking tussen de (directie overstijgende) afdelingen binnen DUO waar het gegevensverwerking betreft. Trigger hiervoor is het gegevensbeleid, het programma Grip op Gegevens en enkele pilots vanuit dit programma zoals Datakwaliteit, het project van Dromen naar Daden met Data en de modernisering van Datawarehouse (DWH). Het inrichtingsplan Bedrijfsinformatiecentrum (BIC) en veranderplan Informatieproducten (IP) hebben hier raakvlakken en overlap mee. Ook de wettelijke basis voor het leveren van gegevens is een aanleiding, dit wordt meegenomen in het ADR-onderzoek naar gegevensleveringen.
De betreffende directeuren en management onderschrijven de situatie zoals deze bij oplevering van het rapport wordt geschetst en realiseren zich terdege dat bijsturing noodzakelijk is om risico's het hoofd te bieden en het gegevensbeleid op constructieve wijze te laten indalen binnen de betreffende afdelingen. Zo kan DUO ook in de toekomst over een robuust gegevens- en informatiemanagement beschikken, nodig om de maatschappelijke verplichtingen op dit gebied te kunnen volgen. Maatschappelijke verplichtingen welke middels weten regelgeving aan steeds meer eisen moeten voldoen, waarbij de klant kritisch meekijkt en meer dan voorheen eisen mag en kan stellen aan de verwerking van gegevens. Ook de noodzakelijke verandering, heldere communicatie en kennisopbouw zijn onderwerpen die door de betreffende directeuren en het management herkend worden. Inmiddels zijn diverse van de aanbevelingen opgepakt, dit wordt in deze reactie kort samengevat.
Pagina 1 van 3
In reactie op de aanbevelingen in hoofdstuk 8 van het ADR rapport, "Waar is bijsturing nodig?" geven wij per paragraaf hieronder een korte reactie/update van lopende ontwikkelingen:
Implementatie/organisatorische uitwerkinq Terecht wordt in het rapport opgemerkt dat voor de inrichting van gegevens- en informatiemanagement een meerjarig programma nodig is, waarbij randvoorwaarden als geld, capaciteit, veranderkunde maar ook een goede balans tussen vernieuwing en beheer vanuit managementperspectief en balans in de aansturing noodzakelijk zijn voor het laten slagen van dit programma. Daarbij wil DUO het advies van de CIO betrekken bij de sturing om de informatieketen op een eenduidige wijze te laten functioneren.
In dat kader is er voor Grip op Gegevens een DUO-implementatieplan in ontwikkeling dat eind 2019 handvatten biedt voor de vervolgstappen in 2020 en verder. De directeur RNE is in haar rol van portefeuillehouder gegevens namens het bestuur gedelegeerd opdrachtgever van dit programma. Er is een programmamanager benoemd en een compact programma bureau ingericht. Focus Iigt op implementatie van het gegevensbeleid via de peilers van DAMBOK, waarbij eerst prioriteit wordt gegeven aan Datakwaliteit en Metadatering (gesloten gegevensontwikkelstraat). Vooruitlopend op dit plan wordt in Q3/Q4 2019 ingezet op accordering van een inrichtingsvoorstel voor de ontwikkeling en implementatie van een DUO-brede "Service Datakwaliteit". Dit voorstel is inmiddels voorgelegd aan de sponsorgroep Grip op Gegevens. Deze heeft positief besloten, met randvoorwaarden over de financiering en centrale toolselectie.
De service voorziet in een "gesloten gegevensontwikkelstraat", waarmee logische en technische gegevensmodellering op elkaar worden aangesloten. Verder voorziet het voorstel in een gegevens PDCA-cyclus waarin elke gegevensbronhouder een uniform DUO-datakwaliteitsplan en -raamwerk kan gebruiken om risicogericht datakwaliteit te meten en te verbeteren. De ambitie is om deze service in 2020/2021 te implementeren binnen geheel DUO.
Verder wordt het Veranderplan IP integraal binnen DUO besproken en wordt de samenwerking gezocht om dit plan tot een succes te maken voor DUO. In lijn met de koers DUO en de OCW-brede ambitie om meer te doen met data. Binnen DUO wordt nu gestuurd om in 2020 een interne keten-PSA uit te werken, waarin organisatie, processen en techniek/tooling omtrent gegevensmanagement en informatiebeleid worden uitgewerkt. Samen met Chief Information Officer, 0I-IP, Bedrijfsvoering-BIC, RNE-service eenheid gegevens en Onderwijsvolgers. Daarin zullen ook inrichtingsaspecten als de 1-loket functie meegenomen worden. Voor het aan de voorkant beter borgen van de kwaliteit van gegevensleveringen is er een proces met OCW afgesproken en inmiddels in gebruik genomen voor ad hoc gegevensleveringen.
De samenhang en de integraliteit van de hierboven beschreven initiatieven wordt bewaakt op twee niveaus:
Op het niveau van het programma / project / veranderplan door inrichting van een stuurgroep (in geval van een project) of sponsorgroep (in geval van een programma). Hierin hebben de directeuren van de betrokken directies en in geval van het programma GoG ook de CIO en de Concern Controller zitting. De directeuren sturen binnen hun directie via de lijn op kwaliteit en snelheid van implementatie van beleid. Op het niveau van het bestuur vanuit het DUO-brede directeurenoverleg dat voorgezeten wordt door de HDU en HDF&S. Op de agenda van dit overleg worden alle directie-overstijgende onderwerpen geagendeerd en besproken en wordt gestuurd op een integrale benadering en een adequate implementatie van beleid.
Hiermee is opvolging gegeven aan diverse bevindingen uit het rapport.
Veranderkundiq/communicatief In juli 2019 is de eerste GRIP-overlegtafel (Gegevens, Registers en Informatiepoducten) gestart.
Pagina 2 van 3
Onder aanvoering van dKennis van OCW werken DUO Onderwijsinstellingen en RNE en OCW dKennis en beleidsdirecties intensief samen om als OCW-concern in het onderwijsveld de strategische doelen op het gebied van Gegevens en Informatieproducten in samenhang te realiseren, met een speciale focus op Meer doen met Data en Regie op Gegevens. De bevinding dat "Het bestuursdepartement en DUO acteren in verschillende werelden" is dus inmiddels achterhaald. Een ander voorbeeld hiervan is het Juridisch traject administratieve weten regelgeving, waarin OCW, DUO en eventueel ontvangers van gegevensleveringen samenwerken om startnota's van inhoud te voorzien. Bovendien heeft OCW een leidraad opgesteld die beschrijft hoe we omgaan met nieuwe verzoeken om gegevens. In dit proces, dat de komende maanden wordt uitgetest, heeft ook OCW een expliciete rol.
Kennisopbouw De eendaagse cursus datamanagement is afgerond, waaraan in de eerste heift van 2019 zo'n 500 DUO-medewerkers hebben deelgenomen. Vervolg masterclasses op dit onderwerp zijn in voorbereiding voor geInteresseerde medewerkers, managers, directeuren en Bestuur, en worden eind 2019/begin 2020 verzorgd.
Tot slot De betreffende directeuren en het management gaan dit onderzoek samen met eventueel andere aanpalende directies gebruiken om binnen DUO te doen wat nodig is om te komen tot de implementatie van een goed functionerend gegevens- en informatiemanagement. Daarbij wordt het advies om de implementatie in kleine (decentrale) stapjes te laten plaatsvinden, waardoor afdelingen langzaam naar elkaar toe kunnen groeien, ter harte genomen. Zoals uit voorgaande managementreactie valt op te maken zijn de eerste stappen inmiddels binnen DUO en samen met OCW gezet. Verdere acties worden in gezamenlijkheid, DUO-breed, opgepakt. Er is inmiddels een bijeenkomst belegd, in samenwerking met de ADR, over de risicoanalyse DWH.
De betreffende directeuren en management bedanken de auditeurs voor de heldere uiteenzetting en de handreikingen om tot een verbetering van het gegevens- en informatiemanagement te komen, waarbij moeilijke issues niet uit de weg zijn gegaan.
Met vriendelijke groet, Businessmanager Service Eenheid Gegevens,
Pagina 3 van 3

Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO

Documents

Transcript of Onderzoeksrapport gegevens- en informatiemanagement DUO