Inkoop atelier Drechtsteden

Jaap van Leeuwen

Bas-Jan Kramp

Sandra Bos (tijdelijk vervangen door Bert Zwiep)

Agenda

Huidige situatie

Bespreking atelier rapport inkoop

Nadere acties

Gevraagde beslissingen + toelichting kwartiermakersdirecteur

Huidige situatie

Inventarisatie en voorstellen

Inkoopbeleid

Inkoopbeleid Drempelbedragen Verplichtstelling

Eén inkoopbeleid voor al onze klanten, met vaste drempelbedragen.

Gaan we inkoop verplichtstellen of niet (doel- en rechtmatigheid).

Samenwerking intern/extern

Interne SCD afdelingen en inkoop IBD / SDD en inkoop

IBD en SDD begeleiden ook aanbestedingen. Hoe werken we samen met deze organisaties?

Ontwikkelingen binnen inkoop 1

Doelmatigheid en rechtmatigheid

Het op een rechtmatige manier realiseren van de inkoopdoelstelling. De beste prijs kwaliteitsverhouding voor producten, diensten en werken binnen de grenzen van rechtmatigheid.

Ontwikkelingen binnen inkoop 2

Arbeidsmarkt

Krapte op de markt en ontwikkeling van de inkoopfunctie (kennisniveau en waardering) binnen de overheid leidt tot krapte. Daarom is een goed beloningstelsel noodzakelijk. Voorstel schaalverdeling

Hoofdtaken SCD inkoop

Werkwijze• Tactische Inkoop

- uitvoeren aanbestedingen

• Strategische Inkoop- advies- ontwikkelen tools (inkoophandboek, etc.)

Taken en competenties reeds benoemdGeen operationele inkoop (bestellen/bewaken/nazorg)

Hoofdtaken SCD inkoop

Benadering klant• accountmanager per organisatie

– vaste contactpersoon voor klantspecifieke zaken

• projectmatig werken voor inkoopgenerieke zaken door vak-/kennisgebied inhoudelijke inkoper– werken in cross functional teams

Hoofdtaken SCD inkoop

Taken • hoofd, sr, mr, jr, administratieve ondersteuning

Kennisgebieden• Leveringen, diensten, werken, regelgeving,

kostenanalyse, duurzaam inkopen, innovatie, contractvormen, etc.

Contracten • boete clausules, wanprestatie, raamcontracten

Applicaties• contractbeheerssysteem, intranet, tools, etc.

Hoofdtaken SCD Inkoop

Produkten• Diverse aanbestedingsvormen• Marktconsultatie• Organisatieadvies• Contractbeheer• ABC-analyse• Inkooptrainingen• Contract- en leveranciersmanagement

Koppeling van werkzaamheden in het advies en beleidsproces in twee clusters. Hier aan zijn, per cluster, de met het proces verband houdende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden toegevoegd.

Clustering van werkzaamheden in het proces van administratie en

gegevensbeheer

Clustering van werkzaamheden die te maken hebben met gebouw en werkplekinrichting, incl ICT

Organogram Servicecentrum Drechtsteden

Accountmanagement

serviceplein en telefoonbalie

Bedrijfsvoering

salarisadministratie,financiële administratieVerzekeringsportefeuille

DIV, BAS/MID

Administratie engegevensbeheer

gebouw, restauranttelefoon, voorzieningen

werkplekinrichting, beheerhelpdesk, netwerkbeheer

Gebouw en Infrastructuur

p-beleid en advies, LCDjuridisch advies, vertegenwoor-

diging, bezwaar en beroep,aansprakelijkheid, inkoop

Advies en Beleid 1

comm advies en begeleidingmiddelen en ondersteuning

inform en autom. adviesAO/IC

Advies en Beleid 2en Plustaken

Directeur SCD

Functies en aantallen 1

• Total spend 250-300 mio• = 14 fte (1 per 20 mio)• Huidig: 9,6 fte waarvan 5 vacatures (3 ingevuld

middels externe inhuur)• Aanloopfase 14 fte incl. 2 externe inhuur• Maturity fase 12 fte (efficiencyslag: tools

aanwezig, werkprocessen, klantcontacten) • Inventarisatie 2005 = 7 fte

Functies en aantallen 2

• Huisvesting• Centraal Dienstengebouw Noordendijk flex / thuis• Decentraal klantorganisaties

• Scholing• GIP (3 personen)• Seminars• Nevi

Acties 1

• Inventarisatie inkoopbeleid, inkoopvoorwaarden• Besluitvorming per gemeente

• Contractinventarisatie binnen middelendomein• Contractinventarisatie buiten middelendomein• Contractbeheerssysteem (diverse processsen,

o.a. FMIS)• Huisvesting

Acties 2

• Taken basispakket• Taken pluspakket• Inventarisatie per gemeente• ICT ondersteuning• Proces- en taakbeschrijvingen (uitzonderingen

bij werken?)• …