3130

INFORMATIEMANAGEMENT

tek st: quinten snijders | illustr atie: a ad goudappel

DATA STANDAARDISEREN, EFFICIËNTER WERKEN

bedrijfsvoering

De corporatiesector zit vol data. Van financiële cijfers tot cijfers over vastgoed. Wanneer we slim omgaan met die data, kan er veel efficiënter en beter. Van het besturen van de corporaties zelf, tot de communicatie met overheid, toezichthouder, huurders en leveranciers. ‘Nu halen we nog gegevens op met een sleepnet, in de toekomst slechts met een schepnetje.’

3332

CVN: NetwIT, CORA, VERADe organisaties achter CORA en VERA fuseren begin 2017 met NetwIT, een netwerk van IT-managers in de corporatiesector. Die nieuwe organisatie, met als werknaam CVN, kan met meer slagkracht de informatievoorziening in de sector helpen professionaliseren.CORA (Corporatie Referentie Architectuur) is een verzameling standaard-modellen en -methodieken voor de bedrijfsvoering van corporaties. Wanneer corporaties op dezelfde manier werken, wordt het makkelijker om efficiëntie in de processen te brengen. CORA is als het ware een gereedschapskist voor efficiëntie in bedrijfsvoering. CORA bestaat sinds 2007 en wordt steeds meer gebruikt.VERA maakt standaarden voor het koppelen van systemen van corporaties en partijen buiten de corporatiesector. Zij vertaalt als het ware de ‘spreektaal’ van de systemen binnen de corporaties en naar die van andere sectoren. Een van de standaarden die VERA maakt, is KOVRA (in samenwerking met KOVON en Ketenstandaard), die het mogelijk maakt dat corporaties efficiënt gegevens uit kunnen wisselen met aannemers voor het onderhoud van hun woningen.

BIMBouwwerk Informatie Management: een manier van werken waarbij vastgoedgebaseerde infor-matie op een vooraf vastgelegde manier, gegenereerd, vastgelegd en uitgewisseld wordt, ge-bruikmakend van digitale technieken. Het BIM-model is een digitale weergave van een bouwwerk met daarin alle eigenschappen van dat gebouw. Alle partijen betrokken bij een gebouw, van opdrachtgever (corporatie) tot aannemer, kunnen de informatie die voor hen relevant is inzien.

REFERENTIEGROOTBOEKSCHEMAAedes en CVN zijn in gesprek om een gemeenschappelijke grootboekinde-ling te ontwikkelen, aan de hand van een referentieschema. Het grootboek is de verzameling van grootboekrekeningen binnen een organisatie, wat weer verzamelingen van uitgaven- en inkomstenposten zijn. Het gaat er hierbij om dat de indeling van al die uitgaven- en kostenposten bij elke corporatie hetzelfde is.

Op het kantoor van de corporatie stuurt de financiële medewerker met één druk

op de knop de verantwoordingsinformatie (dVi) en de prognose-informatie (dPi) naar toezichthouder Autoriteit woningcorporaties (Aw). Die gaan direct vanuit het systeem van de corporatie naar Corpodata, het platform waar corporaties hun cijfers leveren aan de Aw. Geen gehannes meer met Excel-bestanden en geen kans op fouten bij het overtikken van cijfers uit het systeem van de corporatie.

Dit wordt realiteit de komende jaren: standaar-disatie en goed beheer van data, ook wel infor-matiemanagement genoemd. Die data zitten al in computersystemen, van de corporatie en van allerlei organisaties om de corporatie heen. Om zoveel mogelijk uit die data te halen, moeten die systemen aan elkaar gekoppeld worden. Maar dan moeten die verschillende systemen wel eerst dezelfde taal spreken, of in ieder geval elkaars taal verstaan. Op dit moment zijn er verschillende initiatieven om dat te bewerk-stelligen (zie kaders).

Aedes wil daar een bijdrage aan leveren, zegt Paul Minke, belangenbehartiger bij de branche vereniging. ‘Nu de Woningwet er ligt,

bedrijfsvoering

legt Aedes de focus op de verdere ontwikkeling van de corporatiesector. De wet stelt zulke hoge eisen aan corporaties, dit is hét moment om corporaties te ondersteunen wat betreft informatiemanagement. Corporaties willen dit zelf ook: in een enquête onder corporatie-bestuurders bleek begin 2016 dat ruim 90 procent graag de informatie-voorziening wil professionaliseren.’

BETER BESTUREN In Minkes toekomstbeeld komt alle informatie over een corporatie uit één bron: het systeem van de corporatie zelf. ‘Alle data worden daar vastgelegd, van aantallen woningen tot financiële cijfers. Data van de corporatie zelf, maar ook van andere partijen.’ Zoals de Aw, die corpo-raties jaarlijks vraagt om financiële cijfers. ‘De cijfers uit die bron worden één op één omgezet in dVi en dPi en naar de Aw verstuurd.’

Die centrale opslag van data is de basis, vindt ook Erik-Jan van Kempen, directeur Woningmarkt van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Data worden volgens Van Kempen ook steeds be-langrijker voor bestuurders. ‘De bestuurder moet volledig in control zijn over zijn eigen proces. Hij moet de corporatie sturen op basis van die data. Niet omdat de accountant hem erop wijst, maar omdat hij het zelf ziet.’

Juiste data zijn niet alleen belangrijk voor het besturen van de corporatie, maar ook om de samenleving uit te kunnen leggen wat de corporatie met haar geld doet, aldus Van Kempen. Daarom is sinds dit jaar al 95 procent van de verantwoordings- en prognose-informatie voor iedereen be-schikbaar, via data.overheid.nl. Want ‘de samenleving wil mee kunnen

kijken hoe het gaat’, zegt van Kempen. ‘Be-stuurders moeten goed begrijpen dat ze met maatschappelijk gebonden vermogen werken en dat ze daar voorzichtig mee om moeten gaan.’

EFFICIËNTERE UITWISSELING MET OVERHEIDIn het toekomstbeeld van Aedes’ Paul Minke vragen partijen als de Aw niet méér, maar juist mínder data van corporaties. ‘Waar we nu nog met een sleepnet gegevens ophalen, pakken we in de toekomst met een schepnetje alleen de relevante gegevens. Maar dan moeten die gegevens wel snel te leveren zijn.’ Dat beves-tigt Kees van Nieuwamerongen, directeur van de Aw. ‘Wij zijn daarom steeds meer bezig met risicogericht toezicht. We kijken vooral daar waar het nodig is. Het voordeel daarvan is dat corporaties die goed presteren geen last van het toezicht hebben.’ Dat is een taak van de overheid, vindt Van Kempen. ‘Het is onze rol als verantwoordelijke voor het corporatiestelsel om te zorgen dat corporaties niet horendol worden. De Woningwet is een vrij complexe wet die veel vraagt van corporaties. Dan moet je het als overheid wel mogelijk maken dat corporaties hun data op een nette manier kunnen organiseren.’

Jan Fock en Gijsbert Mulder zijn al jaren bezig het informatiemanagement in de sector op een hoger niveau te tillen. Dit doen ze binnen de or-ganisatie CVN (Zie kader CVN: NetwIT, CORA,

VERA) maar ook binnen hun eigen corporatie. Fock is in het dagelijks leven informatiemanager bij Vestia, Mulder is manager Vastgoedcontrol bij Volkshuisvesting Arnhem. In hun toekomstbeeld is niet alleen de basis op orde binnen de corporatie en in de gegevensuitwisseling met bijvoor-beeld de Aw, maar ook de gegevensuitwisseling tussen corporaties en partijen daaromheen. Voor hen is het duidelijk: als corporaties zoveel mogelijk gebruikmaken van de zogeheten referentiearchitectuur (zie ka-der CVN) en de bijbehorende proces-, diensten- en gegevensmodellen van CVN, kunnen zij veel winnen.

HUURDER REGELT ALLES DIGITAAL‘Over een paar jaar kan de klant alles wat hij moet regelen met de corpo-ratie digitaal uitvoeren en inzien, via een app’, zegt Fock. ‘Van de status van een reparatieverzoek tot de voortgang van de behandeling van een klacht over de buren. Het zou zelfs kunnen dat dit niet via een app van de corporatie is, maar bijvoorbeeld via de portal Mijn Overheid, waarin burgers nu al hun post en gegevens van verschillende overheidsorganisa-ties bij elkaar kunnen vinden.’

34

GEGEVENSDEFINITIESDe Autoriteit woningcorporaties werkt aan een ‘woordenboek’ van vaste definities voor de verantwoordings- en prognose- informatie die corporaties elk jaar naar de toezichthouder sturen. Hierbij gebruikt de Aw CORA en VERA als basis.

STANDARD BUSINESS REPORTINGHet ministerie van BZK rondde deze zomer een pilot met Standard Business Reporting (SBR) af. SBR is een standaard voor het aanleveren van verplichte rapportages aan de overheid. Doel van die standaard is het efficiënter en minder foutgevoelig maken van het uitwisselen van (financiële) informatie. In de pilot testten vier woningcorporaties het aanleveren van hun jaar-rekening volgens SBR. Dit wordt waarschijnlijk in 2018 verplicht.

bedrijfsvoering

In die portal zouden huurders ook bijvoorbeeld een reparatieverzoek kunnen indienen. Maar het kan op termijn ook dat de woning zelf een verzoek tot reparatie of onderhoud doet, zegt Mulder. ‘Zoals de koelkast nu al kan melden dat de melk op is, zo kan een woning in de nabije toe-komst aangeven dat een kozijn begint te rotten.’ Daarvoor zouden wel eerst alle kenmerken van woningen geïnventariseerd moeten worden. Dat kan veel tijd kosten, maar de infrastructuur daarvoor is er al: het Bouwwerk Informatie Management (zie kader BIM).Dat huurders veel zaken digitaal regelen, betekent niet dat het menselijk contact met de corporatie helemaal verdwijnt, benadrukken Mulder en Fock. ‘We schaffen de telefoon niet af. Maar dat menselijk contact kan meer toegevoegde waarde hebben dan bijvoorbeeld het regelen van een reparatie’, zegt Fock. ‘We moeten de simpele zaken digitaliseren en de complexe met menselijk contact oplossen.’

RUWE DATA VOOR LEVERANCIERSDaarnaast gaat er nu nog veel tijd verloren in het contact tussen corpo-raties en ketenpartners, bijvoorbeeld aannemers, aldus Fock en Mulder. ‘We moeten niet meer allerlei documenten uitwisselen, maar alleen ruwe data’, aldus Fock. ‘Dus niet meer een factuur als pdf versturen, maar alleen de gegevens van die factuur versturen. Wanneer je gegevens omzet naar pdf, verlies je informatie. Die gegevens waren namelijk netjes ingevuld in de juiste velden, in een computerprogramma. Nu haal je die daaruit, stop je ze in een pdf en moet de ontvanger die gegevens van de pdf weer in de juiste velden in een computerprogramma invoeren.’

VOORTOUWMet de goede wil en initiatieven van corpora-ties, toezichthouder, ministerie en CVN kan de corporatiesector vooruit, qua informatie-management. Maar wie moet het voortouw nemen? Wat betreft de gegevensuitwisseling tussen overheid en corporaties is dat uiteinde-lijk de Aw, vinden Van Kempen en Van Nieuw-amerongen.

Aan de kant van de corporaties moeten Aedes en CVN de regie nemen, vindt Minke. Aedes heeft het benodigde bereik onder corporaties en CVN heeft de inhoud, de producten die lei-den tot beter informatiemanagement. ‘Aedes ziet zichzelf graag als “verleidende regisseur” in dit proces’, zegt Minke. ‘We willen corpora-ties niet dwingen mee te werken, maar ze ver-leiden, door de voordelen van standaardisatie te laten zien.’ Aedes zal corporaties nooit dingen opleggen of tot in detail vertellen hoe de processen binnen corporaties er uit moeten zien. ‘Nee, wij zorgen ervoor dat de bouw-stenen waaruit die processen bestaan, uniform en uitgewerkt zijn.’

Bent u Aedes-lid en hebt u vragen naar aanleiding van dit artikel? Mail dan naar Paul Minke: p.minke@aedes.nl