ruppelsgewijs komen in de loop van vrijdagochtend de deelnemers aan de discussie de Herenkamer op de

eerste verdieping van De Lantaern binnen. De gemoedelijke sfeer van de discussie-ruimte slaat over op de gesprekken tussen

Meer successen dan drama’s Maxxium, Philips DAP en SCA Hygiene Products zijn bezig met de wereldwijde roll-out van diverse SAP Advanced Planner & Optimizer-modules. Tijdens een rondetafeldiscussie op 8 december in Nieuwegein, een initiatief van Supply Chain Magazine, praten ze met elkaar, met consultants én met SAP Nederland over best practices.Door Ingrid Essenburg

D

Implementeren van SAP APO

Foto

’s: T

hom

as F

astin

g

de aanwezigen. Na het uitwisselen van visitekaartjes neemt iedereen plaats aan een grote tafel. Redacteur Marieke Jansen van Supply Chain Magazine leidt de dis-cussie. Na de kennismakingsronde poneert Jan-

sen meteen een gewaagde stelling: ‘Er zijn meer drama- dan succesverhalen bekend van SAP APO-implementaties. Ik ken verhalen van Unilever, Danone en Hilton Meads.’ Leon Pieters, partner Sup-ply Chain Strategy van Deloitte Consul-

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

54

daarom veertig procent van onze project-budgetten voor verandermanagement.’

UitzonderingenSjoerd Edema, director Supply & Fulfil-ment Solutions van Philips DAP, beaamt dat het moeilijk is onervaren gebruikers ineens te laten rijden, maar dat de ‘rijvaar-digheid’ extra wordt bemoeilijkt doordat in APO op sommige punten de functionaliteit niet klopt. Edema: ‘Er zitten nog fouten in bepaalde APO-onderdelen. Zo verloopt bij-voorbeeld SuperSession, de overgang tus-sen commercieel uitwisselbare producten, niet vlekkeloos.’ Heerema van SAP is ove-

tancy, reageert als eerste op de stelling. Hij vindt de verwachtingen van bedrijven niet altijd reëel. ‘Bedrijven kijken te veel naar techniek en te weinig naar business cases. Ze moeten de focus verleggen van IT naar bedrijfsprocessen’, zegt hij. Jan Wouters, managing consultant van Capge-mini Nederland, is het hier helemaal mee eens. Hij wijst vervolgens op de noodzaak van verandermanagement bij APO-imple-mentaties: ‘Wanneer een bedrijf altijd in Excel heeft gepland en vervolgens lukraak overstapt op APO, is dat hetzelfde als dat je iemand een Formule1-wagen geeft die nog geen rijbewijs heeft. Wij reserveren

De deelnemers aan de rondetafeldiscussie over SAP APO, v.l.n.r.: Sjoerd Edema, Dirk Hofkens, Jan Wouters, Herma Bouwer, Tymon Kerste, Leon Pieters, Jan Heerema en Ton de Kok.

rigens van mening dat het geen fouten zijn maar beperkingen. Volgens hem werkt de software hier zoals designed. Tymon Kerste, SAP Application Specialist van Maxxium, vertelt dat Maxxium hiervoor zelfs zelf een eigen functionaliteit heeft moeten ontwik-kelen. Pieters neemt SAP in bescherming: ‘Bedrijven willen uitzonderingen ook in het systeem krijgen. Dat is niet altijd even handig. Je moet als gebruiker de 80/20-regeling hanteren, waarbij je vooral op de hoofdprocessen moet richten.’ Edema is het hier niet helemaal mee eens. Overstap-pen van product A naar product B is een gangbaar proces en geen uitzondering.’

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

55

Pieters beaamt dat SAP dit specifieke pro-ces wel moet kunnen afhandelen. Herma Bouwer, projectmanager Supply Chain van SCA Hygiene Products, steunt Edema: ‘Je kunt alles weg generaliseren met het han-teren van de 80/20-regeling. Elk bedrijf heeft uitzonderingen. Die mogen niet op een kladje terechtkomen, want die twintig procent levert tachtig procent van je pro-blemen op. Als je je onderscheidt van je concurrenten op een bepaald gebied, moet je dat ook in het proces en dus IT-deel tot uiting laten komen.’ Jansen leidt het volgende discussiepunt in met de vraag of de aanwezige gebruikers de one number planning-strategie volgen en zo ja, waarom. Maxxium, SCA Hygiene Products en Philips DAP volgen alle drie deze strategie vanwege één simpele reden: consensus tussen afdelingen als Sales, Marketing en Logistiek. Wordt de betrouw-baarheid van de forecasts ook hoger met one number planning? ‘Nee’, antwoordt Bouwer op de vraag van Jansen. Zij legt uit waarom niet: ‘Zeventig tot tachtig procent van je producten verkoop je elke dag. Dat loopt vanzelf. Daarnaast heb je je promo-ties en andere activiteiten. Die verstoren de betrouwbaarheid.’ Volgens Bouwer is de C in ICT het belang-rijkst voor een betrouwbare planning: ‘Met communicatie staat of valt een systeem en het gebruik ervan.’ Ook zij maakt een ver-gelijking met autorijden: ‘Als je net begint met een implementatie, heb je het gevoel dat je in een Skoda rijdt met het dashboard van een Mercedes. Je moet een leerpro-ces door.’ Wouters adviseert: ‘Je moet de planningsorganisatie optimaliseren. Als iemand goed is in Excel wil dat niet auto-matisch zeggen dat het een goede Demand Planner is. Demand planning vereist een HBO-niveau.’ Bouwer wil geen predicaat HBO of MBO op de nieuwe functie leg-gen. Zij zegt: ‘Data-inkloppers worden ketenbestuurders. Je moet bekijken of ze de nieuwe denktrant aan kunnen.’ Dirk Hofkens, Global Program Manager APO/SPH van Maxxium, benadrukt het belang van communicatievaardigheden voor een Demand Planner: ‘Ineens vraag je een Demand Planner die vaak vrij zelfstandig op basis van analyse een planning maakt

Herma Bouwer (38)FuncTiE: projectmanager Supply Chain (4 jaar)BEDriJF: SCA Hygiene ProductsOPLEiDing: Technische BedrijfskundeWErKErvAring: ruim 10 jaar SAP-ervaring. Begonnen als Consultant SAP Retail, via calculatie schema’s en Infostructuren bij BW terecht gekomen, nadien verdiept in APO.MOOiSTE AAn HET vAK: op verschillende niveaus acteren en communiceren, van strategisch omgaan met informatiestromen binnen de organisatie(structuur), tot ‘legal require-ments’ voor verschillende landen en de heftruckchauffeur.APO-MODuLES: Demand Planning, Global Avai-lable to Promise, Supply Network Planning, Production Planning Detailed SchedulinggEBruiKErS: Demand Planning: circa 100; Glo-bal Available to Promise: circa 210; Supply Network Planning: 50; Production Planning Detailed Scheduling: 15 (alle aantallen gel-den voor Europa)PLAnningSHOrizOn: 64 weken voor het door-geven van gegevens van Demand Planning aan Production Planning Detailed Schedu-ling, korte termijn planning: 3 maandenPEriODE rOLL-OuT: SAP, R3 en APO tot halver-wege 2009, 6 jaar geleden begonnenLOcATiES rOLL-OuT: Europa, Noord- en Zuid-Amerika, Australië

Tymon Kerste (33)FuncTiE: SAP Application Specialist (2,5 jaar)BEDriJF: MaxxiumOPLEiDing: Technische Bedrijfswetenschap-pen, Universiteit GroningenWErKErvAring: 6 jaar SAP (MM, WM, PP, APO) consultancy (Magnus, Accenture); 2,5 jaar Maxxium.MOOiSTE AAn HET vAK: drankenindustrie, inter-nationale omgeving, projecten ter verbete-ring supply chain.APO-MODuLES: Demand Planning, Global Availa-ble to Promise gEBruiKErS: plusminus 130, bij afronding roll-out plusminus 650PLAnningSHOrizOn: 3 tot 4 maanden voor sales, daarna nog 14 tot 15 maanden voor marke-tingPEriODE rOLL-OuT: augustus 2006 eerste roll-out, plusminus 11 weken per roll-out; doorloop: blueprint en global template van november 2005 tot januari 2006; pilot Benelux van februari tot maart 2006; eind maart 2008 live met alle APO-vestigingenLOcATiES rOLL-OuT: Europa, Asia Pacific, Ame-rika

Herma Bouwer: ‘Iedereen wil graag een worst case-scenario horen’

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

56

om crossfunctionele processen te facilite-ren. Dat past vaak niet bij hun karakter.’

OptimalisatiePieters legt een nieuwe stelling op tafel: ‘Planners hebben in het algemeen een verkeerde positie in het bedrijf. Ze worden ondergewaardeerd en onderbetaald. Dat doet geen recht aan de impact die ze heb-ben op de supply chain. Die invloed is zelfs groter dan die van salesmanagers, want ze hebben, weliswaar indirect, een enorm budget onder zich.’ Ton de Kok, hoogleraar faculteit Technologie Management aan de TU Eindhoven, is het hier niet mee eens: ‘Hoe hard kun je maken dat planners meer invloed hebben? Supply chains zijn bij de meeste bedrijven in het begin een puinhoop. Na het op orde brengen van die puinhoop blijft maar weinig bandbreedte over om nog winst te halen. Een inkoper kan veel meer besparen.’ Bouwer moet lachen en Jansen is benieuwd waarom ze lacht, waarop ze antwoordt: ‘Gelukkig is het nu nog een rotzooi, dan hebben APO-implementaties nog nut.’

Kennis delenHofkens merkt op dat de stap na het scheppen van orde in de chaos, namelijk optimaliseren, veel moeilijker is. Bouwer vraagt zich af hoe haar tafelgenoten het optimaliseren aanpakken, want SCA wil deze stap nu gaan zetten. Edema: ‘In de optimalisatiefase zitten wij nog niet. We hadden al een global planning system. Dat vervangen we nu, waarbij het doel vervan-ging is zonder dat de performance ver-slechtert. Optimaliseren is een volgende fase. Het aanzetten van de APO Optimizer ga ik niet meer meemaken.’ Ook Maxxium is nog niet aanbeland bij optimaliseren. De consultants geven de drie APO-gebrui-kers één advies: optimalisatie moet KPI-gedreven gebeuren. De Kok adviseert op zijn beurt de consultants: ‘Implementatie stopt vaak wanneer het systeem bug-vrij is. Continue verbetering ontbreekt. Adviseurs zouden dit als extra service kunnen aanbie-den.’ Pieters denkt echter dat consultants in dit geval overbodig zijn, omdat vaak veel kennis in huis is die gedeeld kan wor-den. Hij vraagt daarom aan de drie APO-

Jan Wouters (46)FuncTiE: Expertise Leader mySAP SCM (3 jaar)BEDriJF: Capgemini NederlandOPLEiDing: Bedrijfseconomie, Universiteit Utrecht, APICS WErKErvAring: 18 jaar in IT; laatste 10 jaar SAP-projectleider en consultant; sinds 2000 focus op APO, eerst als productmanager bij SAP Nederland, later als projectmanager bij een tiental APO-implementaties.MOOiSTE AAn HET vAK: doorgronden van logis-tiek jargon, analyseren van volwassenheid van logistieke processen bij bedrijven.

Ton de Kok (48)FuncTiE: hoogleraar faculteit Technologie Management, TU Eindhoven (14 jaar)OPLEiDing: gepromoveerd in wiskunde aan de VUWErKErvAring: 1981-1985 promotieonderzoek VU; 1985-1992 Philips (CQM en CE Logistics); 1992-heden hoogleraar faculteit Technologie Management TU/e.MOOiSTE AAn HET vAK: wereldwijde contacten met gedreven mensen in wetenschap en industrie, mogelijkheid tot ondernemerschap.

gEBruiK vAn iT-TOOLS

Graphic: SC M

Voor meer informatie: www.nl.capgemini.com/diensten/consulting/scm/sap-sco

Capgemini deed onder-zoek onder 76 Neder-landse bedrijven die bedrijfssoftware van SAP gebruiken. Voor het ondersteunen van het interne forecast-proces worden verschillende IT-middelen gebruikt.

21%

19%

40%

SAP ERP

SAP APO

MS Excel

Niet SAP

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

57

gebruikers of planners uit diverse landen bij elkaar komen. Bouwer: ‘Wij hebben eens per kwartaal een bijeenkomst, een APO upgrade-sessie, waarvoor planners zelf onderwerpen aandragen.’ Bij Phi-lips DAP doen ze het iets anders. Edema: ‘Wij hebben de competenties van onze planners bekeken per aandachtsgebied, zoals kennis van salesprocessen. Vervol-gens hebben we ongeveer eenderde van onze supply chain-planners bij elkaar gebracht om te leren van en te discussië-ren met sales- en marketingmensen. Jan-sen vraagt hem of kennis wordt gedeeld met andere Philips-divisies. Edema: ‘Zeer beperkt, want die hebben toch een andere business-insteek, maar de laatste tijd zijn er steeds meer cross-divisional projecten. Dus er komt wel beweging in. Het is nu minder een kwestie van ieder voor zich.’ De Kok valt het op dat veel professionals zijn gestopt met cognitief leren: ‘Dan is SAP complex.’ Hofkens reageert: ‘Het werk gaat wel door. Dat belet het leren. Onze key-users zou ik graag met elkaar willen laten praten, maar je doet altijd een beroep op je beste mensen.’ Jan Hee-rema, productmanager mySAP SCM van SAP Nederland, ziet hiervoor een facilite-rende rol voor consultants: ‘APO-gebrui-kers vinden het vaak leuk om key-users van andere bedrijven te leren kennen. Dat kunnen wij als consultants facilite-ren.’ Bij SCA Hygiene Products helpen key-users van live-projecten de key-users van projecten die nog live moeten gaan. Bouwer: ‘Zij zitten gedurende twee weken samen tijdens de go live-periode.’

PerformanceDe discussie stokt geen moment. Het klikt tussen de tafelgenoten die elkaar blijven bestoken met vragen. Bouwer stelt: ‘Het slagen van een project hangt samen met het inschakelen van hot shots-consultants.’ Kerste reageert kort maar krachtig: ‘Kwaliteit verdient zich al binnen een dag terug.’ Daarover is iedereen het eens. Hofkens merkt in dit verband op: ‘Wij hebben er weliswaar specialistische clubs bijgehaald, maar nu zitten we in de beginfase van de global roll-out en begint aan de performance

Jan Heerema (40)FuncTiE: productmanager mySAP SCM (1,5 jaar)BEDriJF: SAP NederlandOPLEiDing: MTS Werktuigbouwkunde, APICS CPIM & CIRMWErKErvAring: 10 jaar in pre-sales en consul-tancy binnen het vakgebied supply chain management en APS (SAP & Baan). In totaal 17 jaar werkervaring in productie- en distributieomgevingen in Nederland en internationaal.MOOiSTE AAn HET vAK: contact met klanten en partners, inhoudelijk klanten overtuigen van onze toegevoegde waarde.

Leon Pieters (38)FuncTiE: partner Supply Chain Strategy (10 jaar)BEDriJF: Deloitte Consultancy OPLEiDing: masters in Supply Chain Manage-ment aan de Vervoersacademie in VenloWErKErvAring: 15 jaar in Supply Chain Management voor multinationals in Europa, Verenigde Staten en de rest van de wereld. Al 10 jaar partner Supply Chain Strategy, waarvan laatste drie jaar als EMEA Leader Advanced Forecasting and Planning.MOOiSTE AAn HET vAK: ‘Letting my clients excel in their ability to deliver value to their cus-tomers.’

Dirk Hofkens: ‘Optimalisatie is lastiger dan implementatie’

De discussie

vond plaats in de

Herenkamer van

De Lantaern in

nieuwegein.

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

58

het een en ander te rammelen.’ Edema ervaart hetzelfde: ‘Performance is bij ons een grote zorg.’ Hofkens had die zorg alleen niet verwacht: ‘Het perfomance-vraagstuk is goed door onze begeleidende consultants onderzocht. Er is een gron-dige sizing-studie gedaan, er is een simu-latie gerund met global data en er is een doorlichtingsteam van SAP SI meerdere malen langs geweest om de technische kant van onze oplossing te bestuderen. Bij alle rapporten werd het licht op groen gezet. Ondanks grondige voorstudie zijn we toch nog onverwachts met een perfor-mance issue geconfronteerd.’ De APO-gebruikers vinden onder andere de responstijd te lang duren. De aanwe-zige consultants geven het advies om stress- en regressievalidatietesten onder-deel te laten uitmaken van het project-plan. Edema geeft de consultants gelijk, maar vindt dat je op het moment van tes-ten rijkelijk laat bent, omdat negentig pro-cent van het werk al is gedaan voordat je tegen problemen oploopt. Jansen rondt de discussie af met een nog onbeantwoorde vraag: ‘Zijn er nou meer drama- of meer succesverhalen?’ Bouwer: ‘Drama’s vinden meer weerklank dan successen. Iedereen wil graag een worst case-scenario horen.’ Er zijn meer succesverhalen, vinden ook de andere deelnemers. Zo komt er een positief einde aan een levendige discussie. Het lijkt erop dat de deelnemers met elkaar in contact willen blijven. Zij kunnen immers net als de key-users leren van elkaars successen en worst case-scenario’s.

Dirk Hofkens (39)FuncTiE: Global Program Manager APO/SPH (4 jaar)BEDriJF: MaxxiumOPLEiDing: HOBU (Hoger Onderwijs Buiten Universiteit) Supply Chain Management, master in Demand Chain Management aan UAMSWErKErvAring: 18 jaar in logistiek, 9 jaar in logistieke dienstverlening (o.a. NYK), 9 jaar in supply chain management binnen fast moving consumer goods-sector (Hasbro & Maxxium)MOOiSTE AAn HET vAK: mix tussen operationele en IT-gedreven projecten, teamwork, logis-tiek is een kostengedreven vak, internatio-naal aspect.

Sjoerd Edema (42)FuncTiE: director Supply & Fulfilment Solutions (3 jaar)BEDriJF: Philips DAPOPLEiDing: Werktuigbouwkunde, TU DelftWErKErvAring: 10 jaar Tebodin Consultants & Engineers; 6 jaar Philips DAPMOOiSTE AAn HET vAK: dynamiek van wereldwijde supply chain, continu balanceren tussen strategische doelen en operationele werke-lijkheid.APO-MODuLES: Demand Planning, Supply Network PlanninggEBruiKErS: 70-90 PLAnningSHOrizOn: operationeel drie maandenPEriODE rOLL-OuT: november 2004 (blueprint APO) tot juli 2007LOcATiES rOLL-OuT: wereld

Deloitte bracht in 2004 de tweede editie van ‘How to get the most out of your Supply Chain’ uit. Leon Pieters, deelnemer aan de rondetafeldiscussie, is medeauteur van het boekje over het implementeren van geavanceerde planningprocessen en -systemen. Het geeft inzicht in de rol van APS-systemen in optimalisatie van de keten en verschillen met ERP-systemen. De informa-tie over de aanbieders van APS-systemen is verouderd, maar de overige hoofdstukken gelden nog steeds. Het laatste hoofdstuk bevat lessons learned en best practices.

Voor meer informatie: Juliette Tomasowa, e-mail: jtomasowa@deloitte.nl

BEST PrAcTiSES

‘How to get the most out of your Supply chain’

SUPPLY CH

AIN M

AGAZIN

E 1/2

2007

59