Gedragsregels social media

Hoe ga je er mee om? Huib Koeleman Verandercommunicatie

febr 2013

2

3

Het kan zomaar mis gaan:

Grappige exportproducten heeft Nederland: Sieneke,

Joran van der Sloot en de PVV

4

Niet handig dus…

5

En niet alles wordt grappig gevonden….

6

Maar als medewerker moet je wel opletten

Praktische tips

8

Vrije nieuwsgaring

§ De pers mag openbare foto’s van facebook etc gebruiken

§ Uitspraken van communicatiemensen en managers mogen geciteerd worden

9

Do’s

1.  Wees aanwezig op social network sites

2.  Check je privacy settings

3.  Monitor regelmatig je online reputatie (webutatie) en die van je collega’s.

4.  Probeer onjuiste  informatie gewijzigd of verwijderd te krijgen

5.  Houd uw sociale netwerk gezond: kies de goede vrienden

6.  Let op: niets verdwijnt op het internet

10

Don’ts

1.  Plaats geen domme foto’s op je Facebook-pagina

2.  Geef geen overhaastig commentaar op online forums of op andermans blogberichten.

3.  Ga online geen directe confrontatie aan met een doelbewust kwaadwillende of lasteraar

4.  Onderschat het aantal mensen niet die online informatie over jou zoeken

5.  Niet iedereen deelt jouw gevoel voor humor

6.  Privé-tweets bestaan niet

Gedragsregels

12

Waarom gedragsregels?

Voor

§ Om juridische problemen voor de organisatie te voorkomen

§ Om medewerkers tegen zichzelf te beschermen

§  Zorg om tijdsverspilling

Tegen

§  Social media staan voor vrijheid en transparantie, daar horen geen regels bij

§  Regels kunnen leiden tot minder gebruik social media

§ HNW vraagt zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid. Sturen op output, niet op regels

13

Mijn keuze

Het gesprek voeren met collega’s over de mogelijkheden en gevaren

van social media is belangrijker dan het invoeren van regels

14

Enkele simpele voorbeelden

Don’t be stupid Google.com

Have fun,

be smart Coca Cola

15

CNV, bruikbare regels (bron http://nl.sitestat.com/cnv/cnv/s?pdf.socialmediaprotocol&ns_type=pdf)

§ 15 regels voor het gebruik van social media voor CNV leden •  Het wijst op de verantwoordelijkheid van de medewerker voor de inhoud van

zijn of haar berichten •  Het geeft aan wanneer en hoe je de link met de organisatie aangeeft •  Het behandelt auteursrecht •  En de bijzondere positie van leidinggevenden en bestuurders •  Hoe om te gaan met fouten (zelf corrigeren, zonder eerdere bericht te

wijzigen) •  En de mate waarin je actief kan/mag zijn op social media (in overleg)

§ Leuk: mag ook door andere organisaties worden gebruikt (vervang CNV door XXX)

16

Coca Cola, 3 niveaus

§ Insteek: verken de wereld van social media

§ De kernwaarden van de Coca Cola company vormen de basis!

§ Geen directe richtlijnen, maar gaat uit van “have fun, be smart”

§ 3 versies: •  5 algemene kernwaarden voor iedereen •  Richtlijnen voor partners en bureaus waar men mee samen werkt •  Verwachtingen aan woordvoerders (deze moeten intern gecerti"ceerd zijn)

17

De rijksoverheid, simpel

De voorlichtingsraad hanteert vier regels:

1.  Don’t be stupid (bron: Google)

2.  Zie social media als bron van informatie voor nieuw beleid

3.  Ambtenaar is ambassadeur •  Wees zorgvuldig, betrouwbaar, positief en respectvol •  Ambtenarenwet en ARAR gelden ook bij social media •  Als je vanuit je functie communiceert, val je onder ministeriele verantwoordelijkheid •  Communiceer gericht en gedoseerd

4.  Uitwisseling ervaringen en evaluatie •  Begin per departement met een paar dossiers •  Beperk het aantal ambtenaren dat communiceert uit hoofde van hun functie •  Evalueer regelmatig de ervaringen

18

SNS gedragsregels

19

Je hebt codes en codes

20

Verschillende soorten gedragsregels

Type gedragsregels:

§  handige tips of strenge wetten?

Inhoud:

§ Over het gebruik van internet op je werk

§ Hoe je social media kan gebruiken voor de organisatie (van medewerker tot woordvoerder)

§  Relatie privé tweets en werk

21

Verschillende niveaus voor afspraken

4. Certi- "ceren

3. Code voor medewerkers

2. Afspraken over gebruik internet voor medewerkers

1. Sites en social media beschikbaar stellen voor medewerkers

22

Verschillende niveaus voor afspraken

4. Certi- "ceren

3. Code voor medewerkers

2. Afspraken over gebruik internet voor medewerkers

1. Sites en social media beschikbaar stellen voor medewerkers

De basis: het beschikbaar stellen

van internet en social media aan

medewerkers

23

Verschillende niveaus voor afspraken

4. Certi- "ceren

3. Code voor medewerkers

2. Afspraken over gebruik internet voor medewerkers

1. Sites en social media beschikbaar stellen voor medewerkers

Afspreken wie hoe lang gebruik

mogen maken van welke sites

24

Verschillende niveaus voor afspraken

4. Certi- "ceren

3. Code voor medewerkers

2. Afspraken over gebruik internet voor medewerkers

1. Sites en social media beschikbaar stellen voor medewerkers

Regels opstellen voor het algemeen gebruik van social

media door medewerkers

25

Verschillende niveaus voor afspraken

4. Certi- "ceren

3. Code voor medewerkers

2. Afspraken over gebruik internet voor medewerkers

1. Sites en social media beschikbaar stellen voor medewerkers

Regels opstellen voor medewerkers die de organisatie

naar buiten vertegenwoordigen

(managers, woordvoerders)

26

Hoe stel je ze op voor jouw organisatie?

Stap 1

check

•  Wat gaat er mis als je geen code hebt? •  Voor wie zijn ze van toepassing?

Stap 2:

startpunt

•  Welke wetten en regels gelden al? •  Wat zijn de waarden van de organisatie?

Stap 3

indeling

•  Welke niveaus wil je afdekken •  Wil je tips, of strenge regels

27

Hoe stel je ze op voor jouw organisatie?

Stap 4 Brain- storm

•  Verzamel voorbeelden van codes •  Bespreek de randvoorwaarden en voorbeelden met een

klankbordgroep

Stap 5:

concept

•  Kom tot een concept code •  Denk na over handhaving

Stap 6

workshop

•  Organiseer workshops social media (do’s & dont’s) •  Bespreek de code tijdens de workshops

28

Enkele voorbeelden

§ “realiseert u zich dat informatie die in beginsel was bedoeld voor vrienden kan worden doorgestuurd “

§ “medewerkers worden geacht geen links op te nemen naar illegale content, seksueel getinte content of content die haat zaait”

§ “schrijf voor een open dialoog in de eerste persoon”

§ Probeer de eerste te zijn om je fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt”

29

Handhaving

§ Bij grote overtredingen van de code, die de organisatie schaden: berisping, en soms zelfs ontslag § Bij kleine overtredingen: medewerker aanspreken, en casus

eventueel breder bespreken

30

31

Bronnen

§ Gedragscode CNV

§ Gedragscode Coca Cola Company in Colaregels voor Social Media

§ Gedragscode Rijksoverheid

§ case SNS, Utrechtse communicatiekring

§ Social media voor interne communicatie, Huib Koeleman, Kluwer

32

Voor meer informatie