Factuurmonitor 2009

Factuurmonitor2009 1

Factuurmonitor2009Over aanbieders van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland. Inclusief toelichtingen en achtergronden.

Een initiatief van Silverback

Factuurmonitor200902

inhoudsopgave• Voorwoord blz. 03

• Trends en tradities blz. 04

• Begrippen blz. 06

• Algemene kenmerken blz. 11 Organisaties en lidmaatschappen blz. 12

• Elektronisch factureren blz. 13 Producten en doelgroep blz. 14 Landen en sectoren blz. 15 Model en kanaal blz. 16 Formaat en terugkoppeling blz. 17 archiveren en audit blz. 18 Koppelingen blz. 19 On-boarding blz. 20 Betaalmogelijkheden blz. 21 Financiële componenten blz. 22

• Geautomatiseerde factuurverwerking blz. 23 Producten en doelgroep blz. 24 Landen en sectoren blz. 25 Functionaliteiten blz. 26 aanvoer en uitvoer blz. 27 archiveren en audit blz. 28 Koppelingen blz. 29 Financiële componenten blz. 30

• Werkwijze blz. 31

• Colofon blz. 32


voorWoordVoor u ligt de tweede versie van de Factuurmonitor. In de eerste versie van 2008 stond de gebruiker centraal. Nu is het de beurt aan de dienstverleners. anders en toch hetzelfde. Want wat blijft is de analyse over de stand van zaken rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking.

De Factuurmonitor is het onafhankelijke en terugkerende overzicht van elektronisch factureren

en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en Europa. Het is essentieel voor iedere

organisatie die zich hiermee bezighoudt of hierin is geïnteresseerd.

Het heeft als doel om op onafhankelijke wijze een helder, breed, diepgaand en tegelijkertijd

compact overzicht te bieden. In deze versie worden elektronisch factureren en geautomati-

seerde factuurverwerking vanuit de producten en diensten van dienstverleners inzichtelijk

gemaakt.

De achtergrond voor deze beslissing is tweeledig. Allereerst is vanwege recente ontwikkelin-

gen de vraag naar gedetailleerde onafhankelijke leveranciersinformatie sterk toegenomen.

Op de tweede plaats is sinds de Factuurmonitor 2008 het beeld bij de gebruikers niet heel veel

gewijzigd. Een Factuurmonitor 2009 vanuit het perspectief van de gebruiker zal daardoor in

2009 juist niet en in 2010 juist wel veel toegevoegde waarde bevatten.

De Factuurmonitor 2009 biedt opnieuw een helder overzicht, vanwege de grafieken die zijn

voorzien van korte toelichtingen en steekhoudende kernpunten. Breed, vanwege de vele as-

pecten van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking die aan de orde

komen. Zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Diepgaand, dankzij een logische rangschikking

van de belangrijkste facetten die in Nederland en Europa een rol spelen bij de aangeboden

producten en diensten van dienstverleners. En tot slot: compact. De Factuurmonitor bevat

de essentie van wat op dit moment van belang is. Daardoor kan het aantal pagina’s beperkt

blijven.

Deze Factuurmonitor is vervaardigd aan de hand van de ‘Leveranciersprofielen’ die tot stand

zijn gekomen in samenwerking met ECP-EPN.

Met vriendelijke groet,

F.W. (Friso) de Jong

Directeur Factuurwijzer

Voorzitter Platform ELFA / EEI Platform


De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen

verlangd mag worden.

Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket

een koppeling worden verzorgd. Met de groei van elektronisch

factureren neemt het aantal koppelingen met pakketten

exponentieel toe. Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden

dat de prijs per koppeling per klant lager wordt én dat een

koppeling sneller gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van

elektronisch factureren.

Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect

worden, nu andere belemmeringen komen te vervagen. De

populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de

klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners. Deze

populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve) on-

boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door

notaverzender en dienstverlener gezamenlijk.

Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid

worden gekoppeld. Er is een gevarieerd aanbod van betaal-

mogelijkheden en koppelingen aan elektronische facturen.

Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving

en het lagere B2B segment.

Tot slot. Elektronisch factureren is een relatief nieuwe inno-

vatie. Dat is ook terug te vinden in de aangeboden compo-

nenten. Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning,

jaarlijkse licentie en onderhoudsvergoeding. Naarmate elek-

tronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele- com-

municatiemarkt, zullen de financiële componenten ten op-

zichte van elkaar danig gaan verschuiven.

Geautomatiseerde factuurverwerkingDe doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde

factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch facture-

ren. Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver-

werking hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur. Deze

oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch

factureren: de elektronische factuur. De doelgroep wijzigt

daardoor niet. De focus inzake geografie en sector tonen

trends en traditiesalgemeenDe focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstver-

leners rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde

factuurverwerking. Elektronisch factureren heeft betrekking

op verkoopfacturen, geautomatiseerde factuurverwerking is

gericht op inkoopfacturen.

Het merendeel van de organisaties is aangesloten bij Platform

ELFA (www.platformelfa.nl) en/of bij haar zusterorganisaties

het EEI Platform (www.eeiplatform.com). De reikwijdte van de

hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door

de huidige samenwerking met ECP-EPN.

Elektronisch facturerenDienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten

om de diversiteit aan en variatie van hun doelgroepen te

kunnen bedienen. Dat dienstverleners zich op bepaalde

doelgroepen richten betekent niet dat de groei in die segmenten

vanzelfsprekend ook het hoogst is (B2G). Slechts eenderde

van de dienstverleners richt zich overigens op de hoog volume

B2C markt.

De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt

duidelijk voor welke dienstverleners de genoemde landen en

sectoren een wens inhield of ook bewaarheid is geworden. Voor

slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte antwoorden

al op dit moment een werkelijkheid. De internationale oriëntatie

van Nederlandse dienstverleners wordt ook bevestigd als het

gaat om elektronisch factureren.

Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct

model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van

gebruikers. Hoewel de statistieken anders doen laten blijken,

mag de komende jaren een opmars van het four corner model

worden verwacht. Tegelijkertijd groeit de markt fors voor

dienstverleners die zich –ook- focussen op andere modellen.

Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G

elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel

elk ander formaat. Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk

van alledag door facturen in PDF formaat te kunnen aanbieden.


treffende gelijkenissen met elektronisch factureren. Ook

voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt

dat in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de

antwoorden kunnen staven.

Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van

geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan

bij elektronisch factureren. Steeds meer dienstverleners kun-

nen naast papieren inkoopfacturen ook elektronische inkoop-

facturen ontvangen. Het relatief lage aantal dienstverleners

dat mogelijkheden tot betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort

uit de wensen van de markt.

De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd als het

gaat om aanvoer en uitvoer. De concurrentie tussen dienstver-

leners richt zich op prijs, ervaring, aantal implementaties en

klantervaringen. Het gebruik van XML neemt ook bij geauto-

matiseerde factuurverwerking een grote vlucht.

Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van

documenten meteen een begin gemaakt met de archivering.

Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan

het product, de techniek en de proesstappen. Audits vinden

gemiddeld één keer per jaar plaats. Desgevraagd word een

audit uitgevoerd.

On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral

nodig om draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen.

On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar

daarvoor kiezen ontvangers vrijwel nooit voor. On-boarding

gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer

berichten digitaal worden ontvangen en verwerkt.

Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst

in vergelijking met elektronisch factureren. Een uitgebreide

dienst is niet automatisch een complexe dienst. Als er al spra-

ke is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de interne

organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener. Met

de opkomst van elektronisch factureren wordt geautomati-

seerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl de

toegevoegde waarde juist verder toeneemt.


BegrippenAccounts Payable (A/P, AP) Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van

het bedrag dat door een koper aan elk van leveranciers

verschuldigd is: te betalen bedragen. Ook wel: het systeem

dat het bedrag volgt dat door koper aan haar toeleveranciers

verschuldigd is.

Accounts Receivable (A/R, AR) Boekhoudkundige term die een weerspiegeling vormt van

het bedrag dat haar klanten aan de leverancier verschuldigd

is: te ontvangen bedragen. Ook wel: het systeem dat nog

opeisbare bedragen volgt.

afstemmingsoverzichtSummiere informatie van een verkoper die voor een koper

essentieel is om te begrijpen wat verschuldigd is geweest.

Het omvat alle relevante gegevens. Zie voor een overzicht

van de inhoud van een afstemmingsoverzicht de Bijlage

A van het besluit Omzetbelasting, administratieve en

factureringsverplichtingen.

authenticatieHet proces om de identiteit van een gebruiker of van een

systeem te verifiëren. Ook gebruikt om de integriteit van

een bericht te verifiëren. Wettelijke term: authentificatie.

aSP Application Service Provider - Een organisatie die de hard-

ware en software in huis heeft waarop klanten, via een inter-

netaansluiting, hun administratieve bedrijfsprocessen kun-

nen uitvoeren.

B2A Business to Administration

Ook wel B2G: Business to Government.

B2BBusiness to Business.

B2CBusiness to Consumer.

BillerHet bedrijf dat of de organisatie die een rekening, factuur,

of ander bericht naar een klant verzendt, gewoonlijk

met het verzoek tot betaling voor geleverde goederen of

verleende diensten.

Biller DirectEBPP model waarbij één verkoper aan vele klanten elektro-

nisch factureert. De klanten loggen in op de website van de

klant (die soms wordt gehost door een derde partij die door de

verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of facturen in te

zien en soms ook te betalen. Ook wel Seller Direct genoemd.

Billing Service Provider (BSP)Een organisatie die door een verzender wordt ingeschakeld

om elektronisch factureren voor de verzender te faciliteren.

Buyer DirectEIPP model waarbij één koper van vele leveranciers verlangt

dat zij elektronisch hun factuurgegevens bij de koper

aanleveren. Een (afdwingbare) machtspositie speelt daarbij

een grote rol. Naast factuurgegevens worden vaak ook

allerlei andere berichten, die voorafgaan aan of volgen op

de elektronische factuur, op deze manier verwerkt.

cEFact(Centre des Nations Unies pour la Facilitation des Pra-

tiques dans l’Administration, le Commerce et le Transport)

(www.unece.org/cefact/). Mondiaal instituut dat zich onder

meer bezighoudt met standaardisatie. Ook wel UM/CEFACT.

cENComité Européen de Normalisation; European Committee

for standardization, www.cenorm.be. Europees standaardi-

satie instituut.

consolidatorEen dienstverlener die rekeningen en facturen van meerdere

leveranciers of Billing Service Providers consolideert en aan

de klant presenteert of toezendt. Een model dat vele kopers

en vele verkopers aan elkaar verbindt.


Digitale handtekeningTechnisch middel om digitale waarborgen te creëren. Van een

fysieke identiteit wordt een digitale identiteit gemaakt. Deze

digitale identiteit staat op een certificaat. Met dit certificaat

wordt de nu digitale identiteit aan berichten, documenten,

verbindingen en datastructureren toegevoegd. In het kader

van elektronisch factureren zorgt onder meer een digitale

handtekening voor de fiscale waarborgen van authenticiteit

(van de herkomst) en integriteit (van de inhoud). Het zorgt

bovendien voor handelsrechtelijk bewijs (incassozaken).

Direct processingModel waarbij gestructureerd dataverkeer (EDI) wordt toe-

gepast. Ook wel STP: Straight Through Processing.

Dispuut ManagementFunctie die een koper toestaat om de verzender van de

factuur op de hoogte te brengen van onjuistheden van of

in de factuur. Deze functie staat de verzender ook toe om

de koper te beantwoorden en om tot een oplossing in het

geschil te komen.

Drie-weg matchingControleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking

waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld

de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat over wordt

gegaan tot betaling. Zie ook: twee-weg matching.

E-Billing/Electronic BillingElektronisch versturen van rekeningen aan consumenten,

eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten,

zoals een module om de consument te laten betalen, om

vragen te stellen, een dispuut op te starten, te archiveren of

marketinformatie toe te voegen.

E-Invoicing/ Electronic InvoicingElektronisch versturen van rekeningen aan zakelijke klanten,

eventueel voorzien van toegevoegde waarde diensten,

zoals hierboven bij E-billing omschreven. Dit kan op diverse

manieren plaatsvinden zoals EIP, EIPP, EBP, EBPP, consolidator,

four corner, et cetera.

ErPEnterprise Resource Program – Applicaties waarmee de fi-

nanciële administratie, de voorraadadministratie, de inkoop-

en verkoopadministratie en de personeelsadministratie ge-

voerd worden.

ESPElectronic Statement Presentment – Omvat allerlei typen

berichten die op elektronische wijze aan de particuliere of

zakelijke klant gepresenteerd worden (denk daarbij aan po-

lis voorbladen, loonstrookjes, beschikkingen, et cetera).

EXPPElectronic Exchange Presentment and Payment. Verzamel-

naam voor EBPP, EIPP, ESP en elektronische gegevensuit-

wisseling: EDI, STP.

FactuurEen elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede-

ren of verleende diensten, gericht aan een zakelijke klant.

Zie ook rekening.

Factuurautomatiseringzie: geautomatiseerde factuurverwerking.

Four cornerModel waarbij de factuur naar de bank van de verzender

wordt gezonden en van daaruit via de bank van de klant aan

de klant wordt gepresenteerd en door de klant wordt ver-

werkt. Variant op het consolidator model. Model dat -in het

kader van SEPA- steeds vaker wordt toegepast.

FtPFile Transfer Protocol. Methode om gegevens, informatie,

bestanden en documenten te verplaatsen binnen een net-

werk of op het Internet.

Geautomatiseerde factuurverwerkingIntern proces om papieren en elektronische inkoopfacturen

te verwerken en door de organisatie te laten routeren, zodat

de juiste bedragen op tijd worden betaald. Onderdeel van


ren of verleende diensten, gericht aan een particuliere klant.

Zie ook factuur.

Seller DirectEBP(P)/EIP(P) model waarbij één verkoper aan vele klanten

elektronisch factureert. De klanten loggen in op de website

van de klant (die soms wordt gehost door een derde partij

die door de verzender is ingeschakeld) om de rekeningen of

facturen in te zien en soms ook te betalen. Ook wel Biller

Direct genoemd.

SEPaSingle Euro Payment Area. Zie voor meer informatie ook

www.europeanpaymentscouncil.eu.

SSLSecure Socket Layer (SSL) en de opvolger Transport Layer

Security (TLS) zijn encryptieprotocollen die de communica-

tielaag op het Internet beveiligen.

Statement/NoticeEen elektronisch document of bericht dat niet gekoppeld is

aan een betaling.

twee-weg matchingControleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking

waarbij matching plaats vindt aan de hand van bijvoorbeeld

de inkooporder en de factuur, voordat over wordt gegaan tot

betaling. Zie ook: drie-weg matching.

Web-EDIGestructureerd dataverkeer door gebruik te maken van het

Internet.

XMLExtensible Markup Language – Een standaard voor het

definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij

gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst

zichtbaar zijn. Deze representatie is zowel leesbaar voor de

mens als voor computers.

documentmanagement. Ook wel genoemd: factuurautoma-

tisering / ‘invoice processing model’.

HtMLHyper Text Markup Language. HTML is een taal voor de

opmaak van documenten. HTML wordt vooral gebruikt op

het Internet, om webpagina’s te tonen.

Invoice processingzie: geautomatiseerde factuurverwerking.

ISPInternet Service Provider. Verzorgt vaak de hosting van de

website en e-mail. Een Application Service Provider verzorgt

vaak de hosting van administratieve applicaties.

NotificatieHet proces waarbij een koper op de hoogte wordt gebracht

dat een elektronische rekening of factuur beschikbaar is.

Order to cashDeze term duidt op het traject beschouwd vanuit de leve-

rancier dat start met aankoop(opdracht) van de klant tot en

met de uitgaande factuur, liefst gevolgd door betaling.

Payment Service Provider (PSP)Een organisatie die namens de verzender van facturen voor

de betaalmogelijkheden en terugkoppelingen van betalingen

zorgdraagt.

PKIPublic Key Infrastructure. Infrastructuur voor effectief kun-

nen toepassen van digitale handtekeningen.

Purchase to payDeze term duidt op het traject bekeken vanuit de koper, dat

start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de

betaling van de inkoopfactuur.

rekeningEen elektronisch of papieren bericht, voor geleverde goede-


Op zoek naar meer achtergrondinformatie

en toelichtingen?

Factuurwijzer heeft in het kader van de Kluwer Prak-

tijkreeks de praktijkgids ‘Elektronische Facturen’ uitgege-

ven. Hierin treft u in heldere taal een overzicht aan van:

- elektronisch factureren

- geautomatiseerde factuurverwerking

- elektronisch archiveren

- begrippen

- modellen

- voordelen

- fiscale voorwaarden

- vragen aan en antwoorden van de Belastingdienst

Ga naar www.kluwershop.nl om deze uitgave te bestel-

len. De kosten bedragen slechts € 19.95.

MEEr inFormatie?

algemenekenmerken


Voor de Factuurmonitor 2009 is de nadruk gelegd op dienst-

verleners op het gebied van elektronisch factureren en geau-

tomatiseerde factuurverwerking. Van de aanwezige profielen

uit de Leveranciersprofielen en het Factuurkompas heeft 47

procent betrekking op elektronisch factureren en 44 procent

op geautomatiseerde factuurverwerking. Er kan niet gemak-

kelijk een splitsing gemaakt worden tussen beide typen. Circa

40 procent van de dienstverleners biedt beide mogelijkheden

aan. Dit percentage groeit waarneembaar door het sluiten van

partnerschappen.

In 40 procent van de gevallen is een organisatie verbon-

den aan Platform ELFA. Bijna 20 procent van de organisaties

heeft een lidmaatschap bij het EEI Platform en richt zich

organisaties en lidmaatschappen

daarmee op Europese ontwikkelingen. Dat is meer dan wel

ander Europees land dan ook. Iets meer dan 11 procent van

de dienstverleners is aangesloten bij ECP-EPN. Vrijwel geen

organisatie die lid is van Platform ELFA is aangesloten bij

ECP-EPN. In iets meer dan 5 procent van gevallen is men

bij het Holland Financial Centre betrokken. Op een enkele

uitzondering na zijn de betreffende organisaties allemaal lid

van Platform ELFA.

De verscheidenheid aan organisaties wordt duidelijk door de

diversiteit van lidmaatschappen bij andere organisaties: ASP

Forum, Thuiswinkel.org, FCIB, VCMB, XPLOR. Het toont hoe

elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwer-

king zich vermengen in de algemene bedrijfsvoering.

De Factuurmonitor 2009 gebruikt de Leveranciersprofielen en het Factuurkom-pas 2009 als haar voornaamste bron. Zowel elektronisch factureren als geau-tomatiseerde factuurverwerking komen aan bod.

Figuur 2: Van welke organisaties bent u lid?

0 10 20 30 40 50

Overige

AIIM

Holland Financial Centre

ECP.nl-EPN

EEI Platform

Platform ELFA

21

4

5

11

20

39Figuur 1: Kenmerken van de dienstverleners

0 10 20 30 40 50 60

Digitale handtekening

Credit management

Geautomatiseerde factuurverwerking

Elektronisch factureren

4

5

44

47

De focus van de Factuurmonitor 2009 ligt op de dienstverleners

rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde

factuurverwerking.

Elektronisch factureren heeft betrekking op verkoopfacturen,

geautomatiseerde factuurverwerking op inkoopfacturen.

De hoge organisatiegraad bij Platform ELFA wordt versterkt door de

samenwerking met ECP-EPN.

KErNpunten

elektronischFactureren


Dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren

bieden vaak meerdere producten aan. In circa 37 procent

van de gevallen wordt slechts een enkel product of dienst

aangeboden. In bijna 63 procent van de gevallen kunnen

klanten kiezen uit meerdere producten en diensten. Bij één

dienstverlener zijn acht verschillende producten beschikbaar.

Het feit dat uit verschillende producten en diensten kan

worden gekozen, sluit aan bij de bevindingen rondom de

producten en doelgroep

doelgroepen waarop de dienstverleners van elektronisch

factureren zich richten. Uit de grafiek blijkt dat vrijwel alle

bedrijven zich richten op elke doelgroep. In 94,5 procent van

de gevallen richten de dienstverleners zich op het MKB. Het

MKB vertegenwoordigt 99 procent van het bedrijfsleven en is

zeer gevarieerd. In 81 procent van de gevallen richt men zich

ook op de grootzakelijke klanten (>250 FTE). Gevolgd door

78 procent van de dienstverleners die zich ook op de publieke

sector richt.

Gekeken is naar het aantal producten dat dienstverleners aanbieden en de doelgroep waarop zij zich richten.

Figuur 4: Op welke doelgroepen richt u zich?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Consumenten

Overheden

Grootzakelijk

MKB

8

38

78

81

95

Figuur 3: Hoeveel producten biedt u aan?

0 10 20 30 40 50

meer dan vier

vier

drie

twee

een

6

14

17

26

37

Dienstverleners hebben vaak meerdere producten en diensten om

de diversiteit aan en variatie van klanten en klantwensen te kunnen

bedienen.

Dat dienstverleners zich op bepaalde doelgroepen richten, betekent

niet automatisch dat de groei in die segmenten ook het hoogst is

(B2G).

Slechts eenderde van de dienstverleners richt zich op de hoog

volume B2C markt.

KErNpunten


Misschien ligt het aan het universele karakter van elektronisch

factureren of wellicht aan de gretigheid van de dienstverleners

op dit gebied. De bedoeling was dat werd aangegeven in

welke sectoren men over klanten beschikt. Niet zozeer of men

klanten in de sectoren beoogt. Er kan op dit moment nauwelijks

gecontroleerd worden of de aangeleverde antwoorden juist

zijn. Dit vanwege de hoge concurrentiegevoeligheid in een

toch al gespannen en zich ontwikkelende markt. Het verklaren

van percentages is zinloos en blijft derhalve achterwege.

landen en sectoren

Het is logisch dat dienstverleners in Nederland zich richten op

Nederlandse klanten. Interessant is te zien dat de dienstverleners

in het Factuurkompas en de Leveranciersprofielen een duidelijk

internationale oriëntatie hebben. Van de dienstverleners

kijkt 89 procent ook naar andere landen. In 51 procent van

de gevallen richt men zijn of haar pijlen ook op klanten uit

andere -niet EU- landen. De expansiedrift blijft niet tot Europa

beperkt, gelet op 30 en 22 procent van de antwoorden die

betrekking hebben op respectievelijk Noord- en Zuid-Amerika.

Dienstverleners zijn ook niet al te kieskeurig als het gaat om de sectoren waarin de klanten zich bevinden. En daarbij wordt ook een duidelijke blik over de grens geworpen.

Figuur 6: In welke landen zitten uw klanten?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Afrika

Australië

Azië

Zuid-Amerika

Noord-Amerika

Andere Europese landen

Europese lidstaten

5

19

22

22

22

30

51

89

Figuur 5: In welke sectoren zitten uw klanten?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Consumentenproducten

Elektronica

Reizen

Automotive

Nutsbedrijven

Detailhandel

Energie

Bouw / Industrie

Financiële diensten

ICT

Zakelijke dienstverlening

8

68

68

70

73

81

81

84

84

87

87

95

De komende jaren, als de markt zich uitkristalliseert, wordt duidelijk

voor welke dienstverleners de genoemde landen en sectoren tot een

wens beperkt is gebleven of werkelijkheid is geworden.

Voor slechts een enkele dienstverlener zijn de verstrekte

antwoorden inmiddels al werkelijkheid.

De internationale oriëntatie van Nederland wordt ook op dit gebied

bevestigd. Extra ondersteuning om de ambities te realiseren is

welkom.

KErNpunten


Voor de verklaringen van de gebruikte modellen wordt

verwezen naar de begrippenlijst.

Het gebruik van het seller direct model wordt het vaakst

genoemd (89 procent). Op enige afstand gevolgd door het

consolidator Model (62 procent). Naarmate de dienstverlener

meer functionaliteiten verzorgt voor de verzender van facturen,

vloeien het seller direct model en het consolidator model meer

ineen. Van alle bekende modellen wordt het four corner model

het minste genoemd (35 procent).

model en kanaal

In vrijwel alle gevallen kunnen de dienstverleners een

webportal aanbieden waar in eerste instantie de klant

van de verzender en in tweede instantie de verzender

zelf terecht kan (92 procent). Na het webportal wordt het

e-mailbericht genoemd als kanaal (84 procent). Op de voet

gevolgd door de feniks van het berichtenverkeer: EDI (76

procent). De mogelijkheid om elektronische berichten per

gewone post af te leveren wint het in deze editie van de

Factuurmonitor nog nipt van het afleveren van berichten in

het bankkanaal.

Er zijn diverse modellen voor elektronisch factureren beschikbaar. Deze modellen bieden gebruikers vrijheid en de ruimte om elektronisch factureren toe te passen.

Figuur 8: Welke kanalen van elektronisch factureren biedt u aan?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Fysiek afleveren

Bank

Post

EDI

E-mail

Webportal

19

46

49

51

76

84

92

Figuur 7: Welke modellen van elektronisch factureren biedt u aan?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Four corner

Self billing

Buyer direct

Direct proccesing

Consolidator

Seller direct

35

41

51

57

62

89

Vanuit historisch oogpunt sluit het gebruik van het seller direct

model en het consolidator model aan bij de verwachtingen van

gebruikers.

Hoewel de statistieken anders doen laten blijken, mag de komende

jaren een opmars van het four corner model worden verwacht.

Tegelijkertijd groeit de markt fors voor dienstverleners die zich –

ook- focussen op andere modellen.

KErNpunten


Een aantal uitgezonderd, kunnen de dienstverleners

worden aangemerkt als supervertalers. Zij zijn in staat

om willekeurig welk formaat te ontvangen en vervolgens

te verspreiden. Gelet de huidige praktijk bieden de

dienstverleners vrijwel allemaal PDF facturen aan (92

procent), geflankeerd door XML bestandsformaten (92

procent). UBL, het formaat waarin overheidsdiensten facturen

elektronisch willen ontvangen is een XML variant. Andere

formaten die veel worden gefaciliteerd zijn HTML (76 procent),

EDI formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische

Formaat en terugkoppeling

facturen via de normale postroute te verzenden (76 procent).

De waarde van dienstverleners komt naast de te realiseren

besparing ook naar voren in de managementinformatie per

factuurbericht. Zo geeft circa 86 procent van de dienstverleners

feedback over de ontvangst van een elektronische factuur door

de ontvanger. 76 procent van de dienstverleners kan zelfs

weergeven of de ontvanger de factuur heeft geopend. En 67

procent van de dienstverleners kan aantonen of de factuur ook

daadwerkelijk is gelezen en/of is geprint.

Meer dan bij de modellen, laten de kanalen en terugkoppelingen de veelzijdigheid van dienstverleners zien. Het is aan hen om de markt hiervan ook te overtuigen.

Figuur 10: Welke terugkoppelingen kunt u verstrekken over verzonden elektronische facturen?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Geprint

Gelezen

Gedownload

Geopend

Ontvangen

5

68

68

76

76

87

Figuur 9: In welke formaten kunt u elektronische facturen beschikbaar stellen?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Word

Excel

EDI

E-Mail zonderattachment

Post

XML

PDF

16

49

65

73

76

76

92

92

Voor de dienstverleners vormt het gebruik van UBL in B2G

elektronisch factureren geen probleem, net zo min als vrijwel elk

ander formaat.

Dienstverleners sluiten aan bij de praktijk van alledag door facturen

in PDF formaat te kunnen aanbieden.

De focus op XML (UBL) creëert de veelzijdigheid die van hen

verlangd mag worden.

KErNpunten


Archiveren zorgt ervoor dat de facturen beschikbaar blijven

voor de verzender en –soms ook- voor de ontvanger. De

antwoorden van de dienstverleners laten zien dat de meeste

van de waarborgen bij archiveren worden ingekleed (gemiddeld

>80 procent). Daarnaast is een fiscale bewaarperiode van

tenminste 7 jaren meer regel dan uitzondering.

Het is moeilijk om vanuit de dienstverleners aan informatie

te komen over audits op hun producten en diensten. Dit

komt enerzijds doordat de belastingdienst geen beschikking

afgeeft richting dienstverleners over hun product en/of

dienstverlening. Daarnaast wordt deze informatie ook aan-

archiveren en audit

gemerkt als zeer concurrentiegevoelig. Daardoor is de infor-

matieverstrekking beperkt en soms ook vervat in min of meer

vage bewoordingen.

Voor zover informatie beschikbaar is kan worden gezegd dat in

53 procent van de gevallen 2 tot 5 keer per jaar een audit plaats

vindt. In 37 procent van de gevallen werd melding gemaakt

van een jaarlijkse audit. In 3 procent van de gevallen vond

zelfs vaker dan 5 keer per jaar een audit plaats. Audits vinden

in eerste instantie plaats op verzoek van de dienstverlener.

Daarna worden de audits uitgevoerd als een (aankomende)

klant de dienstverlener daarom verzoekt.

Naast de bewijspositie van verzenders richting klanten, bouwen dienstverleners ook een interne bewijspositie op ten behoeve van fiscus en accountant.

Figuur 12: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats?

0 10 20 30 40

Overige

Vaker dan 5 keer per jaar

1 keer per jaar

2 tot 5 keer per jaar

3

1

19

30

Figuur 11: Welke waarborgen worden toegevoegd aan gearchiveerde facturen?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Overige

Audit Trail

Leesbaarheid

Authenticiteit

Integriteit

Reproduceerbaar

24

76

78

81

81

84

Archivering en audit zorgen voor interne bewijsposities.

Archiveren als functionaliteit van elektronisch factureren is

gemiddeld goed tot zeer goed geregeld.

De (variatie van) informatie rondom audits vraagt om aandacht,

omdat het mede bepalend is voor de toekomstvastheid van de

investering door een verzender bij een dienstverlener.

KErNpunten


Deze informatie heeft betrekking op zowel geautomatiseerde

factuurverwerking (zie pagina 13 en verder) als op elektronisch

factureren.

Voor dit onderwerp is geen grafiek beschikbaar. De achtergrond

hiervan is dat de dienstverleners een zeer groot en verschillend

aantal koppelingsmethoden hebben aangedragen. Een grafiek

van deze informatie biedt geen toegevoegde waarde. Onder

meer omdat er onvoldoende correlatie tussen de gegevens zit.

Daarnaast ook omdat een grafiek met meer dan 200 relevante

koppelingen

koppelmogelijkheden zodanig groot wordt dat deze niet past in

dit document en bovendien erg onoverzichtelijk is.

Navraag bij de aanbieders heeft opgeleverd dat de

aanbieders koppelingen kunnen realiseren met vrijwel alle

boekhoudpakketten en ERP systemen. Sommige van deze

koppelingen liggen ‘op de plank’ en zijn kosteloos of tegen

een geringe investering beschikbaar. Andere koppelingen

zijn bijvoorbeeld maatwerk vanwege hun complexiteit en/of

vragen om een forse investering tot wel € 10.000,-.

De variatie in doelgroepen, sectoren, modellen, kanalen en formaten vragen om aandacht voor wat betreft de koppelingen met notaverzenders.

Er kan voor elk financieel, administratief en/of boekhoudpakket een

koppeling worden verzorgd.

Met de groei van elektronisch factureren neemt het aantal

koppelingen met pakketten exponentieel toe.

Deze groei zou er toe moeten kunnen leiden dat de prijs per

koppeling per klant lager wordt én dat een koppeling sneller

gerealiseerd is. Dit versnelt de adoptie van elektronisch factureren.

KErNpunten


Naarmate steeds meer belemmeringen (beter: percepties

van belemmeringen) komen te vervallen krijgen andere

belemmeringen (en percepties) meer aandacht. On-boarding

gaat de komende jaren een heel belangrijke rol spelen. On-

boarding geeft antwoord op de vraag van de verzender: “Hoe

krijg ik al mijn klanten zover dat ze mijn elektronische facturen

willen gaan ontvangen.”

Naarmate elektronisch factureren groeit, zullen zowel

consumenten als zakelijke ontvangers facturen ontvangen

vanuit steeds meer verschillende kanalen en vormen. Het

ontvangen zal ook steeds vaker plaatsvinden door naar de

on-Boarding

verschillende portals te gaan, waar de facturen gereed staan.

Dit in tegenstelling tot reguliere post waar alle facturen op een

plek, dichtbij de ontvanger, terechtkomen.

Van de genoemde mogelijkheden ter ondersteuning van de

ontvangers, werd in meer dan 94 procent van de gevallen

een helpdesk genoemd. Deze helpdesk kan ingericht zijn door

de notaverzender of door de dienstverlener. Ook de andere

verstrekte opties waren populair. In 81 procent van de profielen

werd het beschikbaar stellen van handleidingen en aanverwante

documentatie genoemd, op de voet gevolgd met een identieke

score van 78 procent voor de website en trainingen.

On-boarding helpt verzenders en hun klanten maximaal voordeel te halen uit elektronisch factureren. B2B ontvangers besparen gemiddeld vier keer meer dan de verzenders.

Figuur 13: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Training

Website

Handleiding

Helpdesk

78

78

81

95

Adoptie gaat de komende jaren een belangrijk aspect worden, nu

andere belemmeringen vervagen.

De populariteit voor alle opties van on-boarding onderstreept de

klantgerichtheid van en gretigheid bij dienstverleners.

Deze populariteit doet vermoeden dat ook andere (creatieve)

on-boarding mogelijkheden kunnen worden onderzocht door

notaverzender en dienstverlener gezamenlijk.

KErNpunten


De koppeling tussen factureren en betalen is niet zo sterk

als sommigen propageren. Althans, als we de aangeboden

functionaliteiten van de dienstverleners op dit gebied mo-

gen geloven.

De belangrijkste aangeboden betaalmogelijkheid is een kop-

peling naar internetbankieren met 49 procent. Een interes-

sante kanttekening is dat slechts een beperkt aantal dienst-

verleners een koppeling met de banken heeft en niet al deze

dienstverleners een koppeling hebben met de grotere (laat

staan alle) banken. De oplossing daarvoor is dat dienstver-

Betaalmogelijkheden

leners samenwerkingen met elkaar aangaan om gebruik te

kunnen maken van ieder geval het betreffende bankkanaal

(en daarnaast vaak ook elkaars netwerk, roaming geheten).

Andere betaalmogelijkheden die dienstverleners aan de

elektronische factuur koppelen zijn ondersteuning inzake

automatische incasso met 38 procent. Datzelfde percentage

geldt ook voor iDEAL. Interessant genoeg zijn deze beide

betalingsmethoden elkaars tegenpolen. Andere genoemde

betalingsmogelijkheden zijn de credit card en de acceptgiro

(beide 32,5 procent).

Elektronisch factureren is geen losstaand proces. Na inkopen volgt verzenden en factureren. Na het ontvangen van goederen en facturen volgt uiteindelijk betalen. Figuur 14: Welke betalingsmethoden kunnen aan uw product/dienst worden gekoppeld?

0 10 20 30 40 50 60

Contant

Micro / Mobile Payment

Acceptgiro

e-banking pakket

Creditcard

iDEAL

Eenmalige machtiging

Automatische incasso

Internetbankieren

11

22

33

33

33

38

35

38

49

Aan de elektronische factuur kan een betaalmogelijkheid worden

gekoppeld.

Er is een gevarieerd aanbod van betaalmogelijkheden en

koppelingen aan elektronische facturen.

Deze koppeling is vooral zinvol/interessant in de B2C omgeving en

het lagere B2B segment.

KErNpunten


Tijdens diverse trajecten is Factuurwijzer bekend geraakt met

diverse financiële componenten die bij het toepassen van

elektronisch factureren een rol kunnen spelen.

Het stadium waarin elektronisch factureren zich nu nog

bevindt wordt aardig weerspiegeld in de financiële compo-

nenten. Zo is in 84 procent van de gevallen de implementa-

tie een financiële component. Bij 73 procent van de dienst-

verleners worden ook consultancydiensten aangeboden. Deze

diensten worden vaak ingezet in de voorfase en tijdens ver-

diepingen na de implementatie. Het trio wordt gecomplemen-

Financiële componenten

teerd door de helpdesk als financiële component met 81 procent.

Bij de werkelijke uitvoering van elektronisch factureren wordt de

dans met 70 procent geleid door een jaarlijkse softwarelicentie

samen met de jaarlijkse onderhoudsvergoeding (ook 70

procent). De zesde, zevende en achtste plaats worden

ingenomen door componenten die de komende jaren een

grotere rol zullen gaan spelen naarmate elektronisch factureren

gemeengoed wordt. Deze componenten zijn de vergoeding per

eenheid (67,5 procent), een vergoeding per jaar (51 procent)

en de vergoeding per maand (38 procent).

Elektronisch factureren biedt veel mogelijkheden tot besparing. Voordat het zover is en vaak ook daarna krijgt de notaverzender te maken met financiële investeringen.

Elektronisch factureren is een relatief nieuwe innovatie. Dat is terug

te vinden in de aangeboden componenten.

Nu nog ligt de nadruk op advies en ondersteuning, jaarlijkse licentie

en onderhoudsvergoeding.

Naarmate elektronisch factureren meer gaat lijken op de –mobiele-

communicatiemarkt, zullen de financiële componenten ten opzichte

van elkaar verschuiven.

KErNpunten

Figuur 15: Welke financiële componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Overige

Hardware

Vergoeding per maand

Vergoeding per jaar

Hosting

Vergoeding per eenheid

Training

Onderhoudsvergoeding

Softwarelicentie

Consultancy

Helpdesk

Implementatie

3

19

38

51

62

68

70

70

70

73

81

84

geautomatiseerde FactuurverWerking


Op deze twee terreinen vertonen elektronisch factureren en

geautomatiseerde factuurverwerking veel overeenkomsten.

Dit vloeit direct voort uit de oorsprong: de factuur. Waar bij

elektronisch factureren sprake is van een verkoopfactuur, staat

bij geautomatiseerde factuurverwerking diezelfde factuur als

inkoopfactuur centraal.

Van de beschikbare dienstverleners geeft 91 procent aan

zich te richten op het MKB. Gelet op de aard van geauto-

matiseerde factuurverwerking ligt de focus vaker op het

hogere MKB segment. Ook de doelgroepen grootzakelijk

en de overheden zijn met elk 85 procent populair. Tot slot

producten en doelgroep

geeft 18 procent van de dienstverleners aan zich ook te

richten op andere doelgroepen, zoals zorgen onderwijs-

instellingen.

Om deze diversiteit aan doelgroepen te kunnen verwerken

bieden de dienstverleners ook inzake geautomatiseerde

factuurverwerking diverse producten en diensten aan. In

32 procent van de gevallen is slechts 1 product of dienst

beschikbaar. In de overige 68 procent van de gevallen zijn 2

tot 5 producten beschikbaar. Daarbij valt op dat producten die

in te zetten zijn voor elektronisch factureren ook terugkeren bij

geautomatiseerde factuurverwerking.

De meeste dienstverleners richten zich op een breed scala aan doelgroepen. Dat geldt ook voor het aantal sectoren.

Figuur 16: Hoeveel producten biedt u aan?

0 10 20 30 40

meer dan vier

vier

drie

twee

een

3

18

21

26

32

Figuur 17: Op welke doelgroepen richt u zich?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Overheden

Grootzakelijk

MKB

18

85

85

91

De doelgroepen waarop aanbieders van geautomatiseerde

factuurverwerking zijn gevarieerder dan bij elektronisch factureren.

Elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking

hebben beide dezelfde oorsprong: de factuur.

Deze oorsprong blijft hetzelfde als het gaat om elektronisch

factureren: de elektronische factuur.

KErNpunten


Figuur 19: In welke sectoren zitten uw klanten?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Consumentenproducten

Reizen

Elektronica

Automotive

Detailhandel

ICT

Nutsvoorzieningen

Bouw / Industrie

Energie

Financiële diensten

Zakelijke dienstverlening

74

68

68

79

85

85

88

88

88

91

91

94

Een vergelijking met de figuren 5 en 6 tonen een vergelijkbare

focus. Het toont de gelijkenissen die ook op deze vlakken tus-

sen elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurver-

werking bestaan.

Bijna logischerwijs bieden alle dienstverleners hun diensten aan

binnen het grondgebied van de Europese Unie. Daarbinnen is

een klein aantal dienstverleners die hun aanbod beperkt tot en-

kel het Nederlandse en Belgische grondgebied. Verder richt zo’n

73 procent zich tot andere Europese staten. Een minderheid (41

procent) heeft haar ogen ook gericht op Noord-Amerika.

landen en sectoren

Ook bij de genoemde sectoren ligt de nadruk op de zake-

lijke dienstverleners als klanten (94 procent). Deze worden

op de voet gevolgd door energiebedrijven en financiële in-

stellingen met ieder 91 procent. Andere genoemde secto-

ren zijn: NUTS bedrijven, ICT en bouw/handel (allen: 88

procent).

Ten aanzien van zowel de geografische focus en de secto-

ren waarin de dienstverleners actief zijn, kan worden afge-

vraagd in hoeverre de gegevens met feiten kunnen worden

onderbouwd.

Dienstverleners op het gebied van geautomatiseerde factuurverwerking hebben een identieke geografische focus en een gelijke focus op sectoren..

Figuur 18: In welke landen zitten uw klanten?

0 100 200

Afrika

Australië

Azië

Zuid-Amerika

Noord-Amerika

Andere Europese landen

Europese lidstaten

10

16

32

32

41

74

100

De focus inzake geografie en sector tonen treffende gelijkenissen

met elektronisch factureren.

Ook voor wat betreft geautomatiseerde factuurverwerking geldt dat

in een aantal gevallen de harde cijfers ontbreken die de antwoorden

kunnen staven.

KErNpunten


Bij 94 procent van de dienstverleners wordt aangegeven dat zij

uit papieren inkoopfacturen digitale gegevens kunnen halen. Dit

heet extractie. Ditzelfde percentage geldt ook voor mogelijkheden

om gedigitaliseerde facturen te kunnen archiveren en om te

kunnen routeren (workflow-functionaliteiten).

Iets minder dienstverleners geven ook aan om papieren

inkoopfacturen te kunnen scannen, te kunnen matchen en te

kunnen goedkeuren. In alle drie gevallen betreft het ongeveer 88

procent. 68 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden

om het ontvangen van inkoopfacturen te kunnen faciliteren.

Functionaliteiten

Dit houdt vaak de ontvangst van papieren inkoopfacturen in,

en in steeds meer gevallen de ontvangst van elektronische

inkoopfacturen. Daarnaast gaat een aantal dienstverleners zo

ver dat zij de papieren inkoopfacturen op hun locatie kunnen

laten binnenkomen, waarna deze worden gescand.

65 procent van de dienstverleners biedt mogelijkheden om de

inkoopfacturen via een koppeling te kunnen laten inboeken in

het financiële pakket. Slechts 21 procent van de dienstverleners

biedt hierna mogelijkheden om de inkoopfacturen betaalbaar

te stellen.

De dienstverleners zijn aan elkaar gewaagd inzake de aangeboden functio-naliteiten. Extractie, archiveren en workflow/routeren worden het meest aan-geboden.

Figuur 20: Welke functionaliteiten biedt u aan?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Betaalbaar stellen

(in)boeken

Ontvangen

Goedkeuring

Matching

Scannen

Routeren / workflow

Archiveren

Extractie

15

21

65

68

88

88

88

94

94

94

Het totaal van aangeboden functionaliteiten op het gebied van

geautomatiseerde factuurverwerking is veel homogener dan bij

elektronisch factureren.

Steeds meer dienstverleners kunnen naast papieren inkoopfacturen

ook elektronische inkoopfacturen ontvangen.

Het relatief lage aantal dienstverleners dat mogelijkheden tot

betaalbaarstelling aanbiedt, vloeit voort uit de wensen van de

markt.

KErNpunten


Figuur 22: Naar welke formaten kan uw product/dienst bestanden exporteren?

0 100 200

Overige

Excel

GIF / TIFF / JPG

XML

PDF

24

85

91

94

100

Ook hier is een homogeen beeld beschikbaar. Dit beeld wordt

verklaard uit de basisfunctionaliteiten die bij vrijwel alle dienst-

verleners beschikbaar zijn (zie figuur 20). Kort door de bocht

kan worden gesteld dat het niet zo heel veel uitmaakt wat de

aard van het fysieke document is dat door de scanner wordt

gehaald. Als de documenten al digitaal beschikbaar zijn, maakt

het onderscheid van document vaak nog minder uit. Het docu-

ment wordt dan gereduceerd tot een digitaal bericht.

Op een uitzondering na kunnen alle dienstverleners dienstfac-

turen en complexere goederenfacturen verwerken. Dat zou

ook gelden voor wat betreft elektronische berichten (91 pro-

cent). In iets mindere mate kunnen de dienstverleners ook

andere documenten dan facturen verwerken. Als het gaat om

aanvoer en uitvoer

deze andere papieren documenten zal minder snel sprake zijn

van extractie en matching, maar eerder van ontvangst, digita-

lisering en routering (workflow).

Nadat documenten zijn gedigitaliseerd (of: nadat digitale be-

richten zijn ontvangen), kunnen de dienstverleners de betref-

fende bestanden in diverse formaten exporteren. Dit is re-

levant in het kader van matching, archivering, audit, fiscale

controle en de handelsrechtelijke bewijspositie. Elke dienstver-

lener kan er voor zorgen dat gedigitaliseerde bestanden in PDF

beschikbaar zijn (100 procent). Daarnaast wordt bijna altijd de

mogelijkheid geboden om het ingescande bericht beschikbaar

te stellen in GIF/TIFF/JPG (91 procent). Nog vaker is een ex-

port naar XML (UBL) mogelijk (94 procent).

De wensen van de markt leiden tot veelzijdigheid aan de kant van de dienstverle-ners zowel voor wat betreft de aanvoer van documenten als de uitvoer in digitale bestandsformaten.

Figuur 21: Welke typen documenten kunt u verwerken?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Andere papieren documenten

Dienstenfacturen

Goederenfacturen

Elektronische facturen

24

88

91

91

91

De homogeniteit in functionaliteiten wordt bevestigd wat betreft aan- & uitvoer.

De concurrentie tussen dienstverleners richt zich op prijs, ervaring,

aantal implementaties en klantervaringen.

Het gebruik van XML neemt ook bij geautomatiseerde factuurverwerking

een grote vlucht.

KErNpunten


Van de dienstverleners geeft 85 procent aan dat het waar-

borgen van gearchiveerde items kan plaatsvinden door te

zorgen dat de betreffende inkoopfactuur vanuit het systeem

kan worden gereproduceerd. Andere waarborgen die aan

een gedigitaliseerde factuur kunnen worden toegevoegd zijn

integriteitmaatregelen (79 procent), gevolgd door het waar-

borgen van de leesbaarheid van gedigitaliseerde documen-

ten (ook 79 procent). Andere waarborgen zijn authenticiteit

(76,5 procent) en het verzorgen van een audit trail (73,5 pro-

cent). Overigens kunnen alle dienstverleners de facturen op-

archiveren en audit

slaan gedurende de wettelijke periode van tenminste 7 jaren.

Als het gaat om audits kan vrijwel hetzelfde worden vermeld

als bij de audits in het kader van elektronisch factureren (figuur

12). In de meeste gevallen wordt 1 keer per jaar een audit uit-

gevoerd (73,5 procent). Bij een aantal andere dienstverleners

vindt vaker dan 1 keer per jaar een audit plaats. De dienstver-

leners lieten desgevraagd weten dat op verzoek van de klant

altijd een audit kan plaatsvinden. De kosten hiervan komen in

principe voor rekening van de klant.

De archiveringsmogelijkheden zijn divers en grosso modo wordt één keer per jaar een audit uitgevoerd.

Figuur 23: Welke aspecten rondom archiveren zijn van toepassing?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Overige

Audit trail

Authenticiteit

Leesbaarheid

Integriteit

Reproduceerbaar

6

74

77

79

79

85Figuur 24: Hoe vaak vindt er een audit van uw producten/diensten plaats?

0 10 20 30 40 50 60 70 80

Overige

Vaker dan 5 keer per jaar

2 tot 5 keer per jaar

1 keer per jaar

9

15

18

74

Vanuit procesmatig oogpunt wordt met de digitalisering van

documenten meteen een begin gemaakt met de archivering.

Het toevoegen van waarborgen is vrijwel altijd inherent aan het

product, de techniek en de processtappen.

Audits vinden gemiddeld 1 keer per jaar plaats. Desgevraagd word

een audit uitgevoerd.

KErNpunten


Bij elektronisch factureren is de on-boarding vooral gericht

op de klanten van de notaverzender. Bij geautomatiseerde

factuurverwerking ligt de nadruk vooral het creëren van

draagvlak binnen de interne organisatie. Beginnend bij de ICT

afdeling, op de voet gevolgd door de afdeling(smanager) waar

de inkoopfacturen tot dan toe nog handmatig worden verwerkt.

Daarnaast kan on-boarding ook worden ingezet richting de

toeleveranciers. Van hen kan bijvoorbeeld worden verlangd dat

on-Boarding

zij hun facturen naar een andere locatie sturen, voorzien van

extra gegevens of facturen zelfs digitaal gaan aanleveren.

Ook bij geautomatiseerde factuurverwerking bieden 94 procent

van de dienstverleners de mogelijkheid van een helpdesk aan.

Bijna 77 procent van de dienstverleners biedt als on-boardings-

instrumenten ook handleidingen en trainingen aan. Gevolgd

door een website waar men te rade kan gaan.

Bij geautomatiseerde factuurverwerking richt on-boarding zich vooral op het creë-ren van draagvlak binnen de organisatie.

Figuur 25: Welke on-boarding mogelijkheden biedt u uw klanten?

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Overige

Website

Handleiding

Training

Helpdesk

6

62

77

77

94

On-boarding bij geautomatiseerde factuurverwerking is vooral nodig om

draagvlak binnen de eigen organisatie te krijgen.

On-boarding richting toeleveranciers is ook mogelijk, maar daarvoor kiezen

ontvangers vrijwel nooit voor.

On-boarding gaat steeds belangrijker worden naarmate steeds meer berichten

digitaal worden ontvangen en verwerkt.

KErNpunten


Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide

dienst, zeker in vergelijking met elektronisch factureren. Bij

elektronisch factureren ‘kan worden volstaan’ met het aanma-

ken en versturen van factuurbestanden. Bij geautomatiseerde

factuurverwerking krijgt men te maken met ontvangen, scan-

nen, extractie, matching, routeren en goedkeuring. Vaak nog

aangevuld met tussenboekingen, definitieve boekingen en be-

taalbaar stellen.

Alle dienstverleners geven te kennen dat de implementatie-

uren deel uitmaken van de investering. Na de helpdesk met

Financiële componenten

91 procent, volgen trainingen (82 procent) en consultancy met

ieder 82 procent.

In het meer operationele gedeelte komt de softwarelicentie het

vaakst voor met ook 82 procent. In 56 procent van de gevallen

maakt hardware (scanner) onderdeel uit van de investering.

Een jaarlijkse vergoeding vindt ook in 56 procent van de geval-

len plaats, een vergoeding per verwerkt bericht in 44 procent

van de gevallen en een maandelijkse vergoeding in 38 procent

van de gevallen.

Geautomatiseerde factuurverwerking is een relatief uitgebreide dienst waar-door de investering bestaat uit diverse componenten.

Figuur 26: Welke financiÎle componenten zijn op uw dienstverlening van toepassing?

0 100 200

Overige

Vergoeding per maand

Vergoeding per eenheid

Vergoeding per jaar

Hardware

Hosting

Consultancy

Training

Softwarelicentie

Onderhoudsvergoeding

Helpdesk

Implementatie

6

38

44

56

56

62

82

82

82

88

91

100

Geautomatiseerde factuurverwerking is een uitgebreide dienst in

vergelijking met elektronisch factureren.

Een uitgebreide dienst is niet automatisch een complexe dienst.

Als er al sprake is van complexiteit dan vloeit dit vaker voort uit de

interne organisatie dan vanuit het product van de dienstverlener.

Met de opkomst van elektronisch factureren wordt

geautomatiseerde factuurverwerking iets minder uitgebreid, terwijl

de toegevoegde waarde juist verder toeneemt.

KErNpunten


Factuurmonitor 2009: gebaseerd op informatie uit het Factuurkompas 2009 en de Leveranciersprofielen 2009.

WerkWijze

Al tijdens het Factuurcongres 2008 is bekend gemaakt dat Factuurwijzer zou gaan komen met

een overzicht van leveranciersprofielen. Dit overzicht is verschenen in februari 2009 met als

titel Factuurkompas 2009-1.

Aansluitend daarop is gestart met het uitbreiden van het van Factuurkompas 2009-1 ter

ondersteuning van het convenant e-factureren dat op 7 april 2009 is ondertekend. Deze

uitgebreide versie van het Factuurkompas verscheen onder de titel ‘Leveranciersprofielen

2009’. Deze documenten staan aan de basis van de Factuurmonitor. Hieronder wordt uitgelegd

hoe de gegevens in de leveranciersprofielen van het Factuurkompas tot stand zijn gekomen.

Net als in 2008 is gestart met een bureaustudie naar eerdere studies en publicaties met een

vergelijkbare inhoud. Gebleken is dat er vrijwel geen leveranciersprofielen uit dit segment

bestaan. Dit heeft geleid tot een totaallijst van aspecten die vanuit het oogpunt van de

gebruiker interessant kunnen zijn. De totaallijst is onderverdeeld in diverse componenten:

markt, toepassing, financiële componenten en extra’s.

Vervolgens zijn de belangrijkste dienstverleners geselecteerd die hun producten en diensten op

het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland,

Europa en daarbuiten aanbieden. Er zijn uitdrukkelijk geen adviesbureaus geselecteerd.

De afgelopen maanden zijn de vragenlijsten meermalen verspreid onder de geselecteerde

dienstverleners. De dienstverleners die niet gereageerd hebben, zijn beoordeeld op basis van

de productinformatie die bij Factuurwijzer en op internet beschikbaar is.

De ingeleverde profielen zijn vervolgens doorgenomen en gecontroleerd op onvolledigheden

en onjuistheden. Uiteindelijk zijn gegevens beschikbaar gekomen van 77 profielen. Deze

profielen vertegenwoordigen tenminste 80 procent van de Nederlandse markt.

De Factuurmonitor 2009 is een

initiatief van Factuurwijzer:

Onderdelen en gegevens van de Factuurmonitor 2009 mo-

gen worden gebruikt voor niet commerciële doeleinden

onder de voorwaarde dat een duidelijk zichtbare bronver-

melding wordt toegevoegd.

Postadres:

Brunelsingel 122

6841 KB ARNHEM

Bezoekadres:

Westervoortsedijk 50

6827 AT ARNHEM

T 026 - 32 14 607

KVK 09148312

E [email protected]

cOLOFon

© w

ww

.ske

rp.n

l 2009/0

5

Factuurmonitor 2009

Business

Transcript of Factuurmonitor 2009