Welke rol geeft u de cateringpartner? Joost Mors & Anton Daamen MFM

www.factomagazine.nl/opleidingen

Wie is Wie?

Anton Daamen MFM adviseur/eigenaar Sense FM

Joost Mors Director Hospitality & Services 2

1. Scope dienstverlening Nyenrode

2. Best Value Procurement Nyenrode

3. Klant in de hoofdrol

4. Stellingen

5. Praktijkervaring

6. Resume

Inhoud

3

4

1. Scope dienstverlening / omvang

https://youtu.be/XLOzl5wPohI

1. Scope dienstverlening / percelen

5

Perceel 1 Bedrijfscatering

Mensa (selfservice)

Lakei: restaurant

Banqueting

Plesman hotel & bar

Verkoop automaten

Coffee Corner

Perceel 2: Premium

Feesten en partijen

(in- en extern)

Perceel 3: Vending

koffiemachines

Facts Nyenrode

De enige private universiteit van NL anno 1946

Landgoed ca 60 ha, 13e eeuws kasteel

346 vaste medewerkers

4.750 studenten fulltime of parttime

27 nationaliteiten

300 wooneenheden op campus (t.b.v. voltijd studenten)

2 hotels | 99 kamers (t.b.v. deelnemers executive opleidingen)

Ca 90% cateringomzet is Banqueting of Premium catering

24/7 | 365 dagen per jaar

Per jaar 40 tot 50 duizend personen cateringdienstverlening

Sinds januari 2014 verzorgt Vermaat Groep de bedrijfshoreca.

J.J. Darboven / Shaerer is warme dranken leverancier (onderaannemer).

Vermaat, Vineyard en MPS verzorgen Premium Catering.

1. Scope dienstverlening / facts

6

Inkoopteam

1. Nadruk Nyenrode ligt op de hoogste toegevoegde waarde voor de

laagste prijs (Best Value), belang van kwaliteit is 70% en prijs 30%

2. Geen Europese aanbesteding. Nyenrode is een private Universiteit.

Pre-selectie door middel van Request for Information.

2. BVP Nyenrode

7

1. Inventarisatie

2. Beleid

4. Aanbesteding

3. Specificatie

5. Implementatie

0. Voorbereiding

Stuurgroep Klank-

bordgroep

2. BVP Nyenrode

BVP op Nyenrode

Gunningsfase

Scopedocument, risico en kansendossier (visie inschrijvers)

Cases

Beoordeling (mede door klankbordgroep + expert duurzaamheid)

Bedrijfsbezoeken & interviews sleutelfunctionarissen

Clarificatie

Pre-award fase

Plan van Aanpak

Tasting !

Banquetingbooks

8

3. Klant in de hoofdrol

Klankbordgroep:

-inventarisatie/beleid/beoordeling/implementatie

Workshop Beleidsontwikkeling

Brainstorm over kwaliteit, wensen,

behoeften, perceptie en gevoelswaarde

Diversiteit doelgroepen realiseren

Duidelijke doelstellingen bepalen de koers

9

3. Klant in de hoofdrol

10

3. Klant in de hoofdrol

Visie

Catering vormt een integraal onderdeel van de opleidingen en programma’s van Nyenrode.

Catering draagt bij aan de “Nyenrode Experience” en ondersteunt de value of stewardship.

Naast een kwalitatief goede en eigentijdse verzorging van eten en drinken

spelen de voorzieningen en kenmerkende aspecten van het landgoed ook een belangrijke rol bij ontmoeten,

overleggen en ontspannen. Catering is voor Nyenrode een belangrijke ondersteunende dienst. Het heeft effect

op het welbevinden van studenten, medewerkers en klanten en draagt mede bij aan het beeld dat gasten,

bezoekers en (potentiële) studenten opdoen bij bezoek aan Nyenrode.

Visie en ambitie

11

4. Stelling - beleid

Stelling:

De interne klant is leidend bij het opstellen

van het cateringbeleid?

INVENTARISATIE & BELEID

Stelling:

De huidige situatie is het vertrekpunt voor

de dienstverlening in plaats van de

gewenste situatie?

12

13

Stelling:

Een tasting heeft geen toegevoegde waarde!

Het is geen werkelijk beeld van toekomstige

dienstverlening!.

Tasting

4. Stelling - Tasting

Kwaliteit

KostenKlant-

beleving

K3 model (Sense FM ©)

Borging prestaties

4. Stelling - borging

Stelling:

Prestaties meten, KPI’s? vind ik niet nodig

want ik heb een prima relatie met mijn

cateraar.

14

5. Praktijkervaring

Ervaring Nyenrode in proces

Toegevoegde waarde BVP

Inschrijvers moeten wennen

Risico’s en kansendossier

Duidelijkheid

Implementatie tijd

15

5. Praktijkervaring

Tips voor effectieve aanpak BVP in catering

1. Stel klankbordgroep samen uit diverse doelgroepen/ gebruikers

2. Betrek klankbordgroep in alle fasen BVP proces: inventarisatie,

beleidsvorming .

3. Zorg voor goede inventarisatie

4. Benoem geen plafondbedragen, indien kosten onvoorspelbaar zijn

5. Organiseer een tasting en stel bij waar nodig.

6. Leg tasting vast

7. Hanteer productprijzen als richtlijn, geef geen vrijbrief.

16

OG: Opdrachtgever (Joost Mors)

SF: Extern Adviseur Sense FM (Anton)

IT: Inkoopteam

SG: Stuurgroep

CM Contractmanager Catering NBU (Ilanit)

JZ Jurist / secretaris NBU

KG: Klankbordgroep

ES Events & Sales (Jiska)

MP: Mijlpaal

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42

0 Voorbereidingsfase

0.1 Opstellen detailplanning

0.2 Opstellen Project Initiatie Document

0.3 Goedkeuren Project Initiatie Document

0.4 Samenstellen Projectgroep (inkoopteam) OG SG

1 1. Inventarisatiefase

1.1. Opstellen inventarisatiebestanden en instructie SF IT ES OG

1.2 Uitvoeren inventarisaties ES IT SF

2 2. Beleidsfase

2.1 Workshop cateringbeleid IT/SF IT KG SG

2.2 Opstellen concept en defnitief beleidsplan IT/SF IT SG MP

3 3. Specificatiefase

3.1 Opstellen (RFI) / input gegevens IT/SF OG SG

3.2 Vaststellen uitgangspunten voor exploitatie IT/SF OG

3.3 Vaststellen beoogde contractvorm en -duur IT/SF OG

3.4 Vaststellen contract management systematiek IT/SF OG

3.5 Opstellen PvE en offertedocument IT/SF OG JZ SG

3.6 Ontwikkelen/opstellen inschrijvingsmodellen IT/SF OG

3.7 Opstellen conceptovereenkomst IT/SF OG JZ SG

3.8 Offertetermijn IT/SF OG

4 Gunningsfase: beoordeling en gunning

4.1 Verzenden aanbestedingsdocumenten IT/SF OG JZ MP

4.2 Locatieschouw IT/SF OG KG

4.3 Opstellen nota van inlichtingen (2x) IT/SF OG JZ

4.3a. Indienen offerte MP

4.4 Beoordelen voorstellen adhv beoordelingsmatrix IT/SF OG KG SG

4.5 Bidclarification (presentatie cateraars) IT/SF OG KG

4.6 def beoordeling en opstellen gunningsrapport IT/SF OG JZ

4.7 Interne besluitvorming en gunning PM SG JZ IT/SF MP

5 Implementatie

5.1. Presentatie catering 2014 NBU en verder IT/SF OG KG SG

5.2 Ondertekenen Contractdocumenten CVB SG JZ MP

5.3 Implementatieplan bespreken CM IT/SF OG

5.4 Implementatie gesprekken CM IT/SF OG

SF

Legenda projectbetrokkenen Legenda RACI-model:

R (Responsible); Uitvoerende

A (Accountable); (eind)verantwoordelijke

C (Consulted); Adviseur/deskundige

I (Informed); Wordt achteraf geinformeerd

Richtlijnen:

- Per op te leveren resultaat/proces is er precies één A.

- Per taak zijn er één of enkele personen R.

Activiteiten: NBU tender cateringRespon

sible

Accoun

table

Consul

tedInformed

februari maart augustus September Oktober

n.v.t

juliapril mei juni

n.v.t

n.v.t

6. Resume

17

Leadership • Entrepreneurship • Stewardship

Beleidskader catering

Inkoopteam

info@nyenrode.nl +31 (0)346-291 291 www.nyenrode.nl

27 maart 2013

Contactgegevens

Sense FM Grebbeberglaan 15 3540 AB Utrecht info@sensefm.nl www.sensefm.nl Anton Daamen MFM 06-55707999

Sense FM adviseert en ondersteunt organisaties in het optimaliseren van

de facilitaire dienstverlening door met gezond verstand te zoeken naar de

best passende oplossing. Sense FM richt zich met name op beleid,

beheer, inkoop en contractmanagement.

18

Contactgegevens

19

Nyenrode Hospitality & Services

Als dé gastvrije en facilitaire dienstverlener van Nyenrode Business Universiteit willen wij de best

passende oplossingen aanbieden voor onze studenten, deelnemers, bezoekers en medewerkers. Wij

dragen bij aan het creëren van een topomgeving voor onderwijs en onderzoek. Gastvrijheid en

betrokkenheid staan bij Nyenrode Hospitality & Services hoog in het vaandel.

zie ook www.nyenrodehospitality.nl