Eerlijk over morgen: het belang van Joint Value Propositions

Kyrsa de Bruine, Account Director, ISS

Maurice Verwer, Director Facility Management & Business Support, PwC

www.facto.nl/congres

2

Eerlijk over morgen: het belang van Joint Value Propositions

Kyrsa de Bruine, Account Director, ISS

Marjolein Kurstjens, Demand Manager Facility Management, PwC

www.facto.nl/congres

Outsourcing Facility Management PwC

www.pwc.com

PwC

Doelstelling

PwC wenst haar facilitaire organisatie continu professioneel, optimaal flexibel en cost-efficiënt in te richten om enerzijds ook in de nabije toekomst haar ondersteunende rol binnen de organisatie zo goed mogelijk te blijven vervullen

en anderzijds mee te kunnen bewegen met de ontwikkelingen van PwC organisatie (en haar kantorennetwerk).

Professioneel, Flexibel, Cost-efficiënt

4

PwC

Aanleiding

• Reductie m2 kantoorruimte; A.g.v. veranderend gebruik kantoorruimten bestond behoefte aan minder m2 en derhalve in de (nabije) toekomst aan minder FM personeel

• Digitalisering; A.g.v. digitalisering document(stromen) krimpen repro, post en op termijn archief met als gevolg boventalligheid binnen FM personeelsbestand

• Financieel; FM zal met haar toekomstige inrichting een bijdrage moeten leveren aan de kostenreductie binnen PwC

• Professionalisering; Binnen FM kon een grote vakinhoudelijke professionalisering en kwaliteitsverbetering worden gerealiseerd.

5

PwC

Facility Management Model

6

Strategische

afstemming

Facilitair Management

Facilitaire Services

Vraag Contract

Levr-beheer

Klant-relatie

Operationele regie

(integraliteit)

1e lijn meld/contractpunt (KWIS)

Organisatie Behoefte

SLA CONTRACT

Facilitaire functie

PwC

Twee mogelijke scenario’s

1. Self Performing: In eigen beheer optimaliseren van centraal en lokaal Facility Management met of zonder uitbesteding van (onderdelen van) FM (single sourcing)

2. Maincontracting: Optimalisatie van centraal Facility Management en integrale outsourcing van lokaal Facility Management aan maincontractor of Integrated Services aanbieder

7

PwC

Projectorganisatie

8

RvB

(COO)

Project-management

(Director FM, Adviseur)

Project Support

Administratie

(2,0 fte)

PROJECTBOARD

(Director FM; Director Procurement, Adviseur)

Legal

Independence

Werkgroep

Communicatie

Werkgroep

HR/OR

Werkgroep

Facilitair

Werkgroep

Personeel

Werkgroep

RFP

Werkgroep

Demandmgt.

Werkgroep

Managementinfo

PwC

Proces

9

Onder-zoekdoor project

Fase 2:

Inrichten en opstarten projectteam

Fase 3:

Afstemming bin-nen PwC organisatie

Fase 4: Onderzoek &

Besluitvorming

Fase 5 (Scenario 2):

Transitie & Implementatie

Fase 6: (Scenario 2):

Beheerfase en optimalisatie door leverancier

Jan. – Feb. 2014 Feb.-Sept. 2014 Okt. – Feb. 2015 Feb. 2015 e.v.

RvB besluit

OR advies-traject

Fase 5 (Scenario 1):

Implementatie van diverse verbeteringen

Aug. – Dec.2013

Fase 1:

Ontwikkelen (grove) business case en besluitvorming in RvB en OR

Scenario 1: In eigen beheer zelf optimaliseren FM organisatie (incl. single sourcing)

Scenario 2: Integrale outsourcing operationele FM activiteiten, vervolgens optimalisatie door leverancier

OF

PwC

Aanpak: onderzoek Fase 3

10ADVIES

Scenario 1:• Samenwerking tussen MT FM, HC,

Finance, extern adviseur

• Meerdere dag(delen) interactieve sessies

• Visie -> Inrichting -> Gevolgen

• Uitgewerkt Scenario 1

Scenario 2:• Samen werking tussen MT FM,

HC, Finance, Procurement, extern adviseur

• Longlist -> shortlist ; offerte beoordeling

• Antwoord van de markt op Scenario 2

Vergelijking o.b.v. doelstellingen:

- Procesoptimalisatie en professionalisering

- Kostenoptimalisatie en flexibilisering

- Toekomstperspectief FM medewerkers

PwC

Samenvattend

11

Procesoptimalisatie enprofessionalisering

Toekomstperspectief FM medewerkers

Kostenoptimalisatie enflexibilisering

Het contracteren van een professionele partij waarbij FM core business is en welke uitgebreide ervaringen hebben met “proven” concepts, systemen en processen zal beter en sneller kunnen zorgen voor de benodigde kwaliteitsverbetering en

procesoptimalisatie.

Tegelijkertijd bood outsourcing een hernieuwd toekomstperspectief voor onze medewerkers. Aanbieders boden hierbij niet alleen werkgarantie, maar ook opleidingsmogelijkheden en carrière perspectief. Mogelijkheden die PwC de medewerkers niet zou kunnen bieden

Daarnaast wist de markt een cumulatieve gegarandeerde besparing te realiseren waarbij bij zelf optimaliseren uiteindelijk minder besparing haalbaar was. Voornaamste reden was dat de markt meer slagkracht en kennis had om besparingen te realiseren en deze ook sneller wist te bewerkstelligen.

12

Onze belofte: EERLIJK OVER MORGEN

Professionaliseren

Ontwikkelen van medewerkers

Hospitality

Innoveren

12

13

Facts & figures, 1e jaar

5300 pandbewoners

400.000 gasten

vergaderservice

500.000 lunches

600.000

banquetingartikelen

95% medewerkers

Service with a Human Touch

opgeleid

250 leverancier-

contracten omgezet

9 nieuwe service concepten

(Activity Based Working)

10 duurzaamheidsinitiatieven

26 services 14 locaties -120.000 m2

193 FM staf

14

De reis

14

Q2 2015 Q3 2015 Q4 2015 Q1 2016 Q2 2016 Q3 2016

Transition

Change

PartnershipDiversity &

Inclusion

Hospitality Programma

Go Live FM

Joint Value

PropositionVisit

Copenhagen

Visit PwC /

Barclays

London

Vested

Repro, Hard FMCleaning,

SecurityCatering

Afronding

Innovatie

Acitivity Based Working service concepten

Strategisch Masterplan

15

Evaluatie 1e jaar

1

BUILDING BLOCKS REVIEWS

elf

As

se

ss

me

nts

Ve

ste

d

Ou

tso

urc

ing

Nex

t S

tep

s

1 6

2015 Facts and

Figures, lessons

learned.

2

Becoming Great in

Outsourcing Partnership

and Service Delivery

5

10 Contract Elements

10 Ailments in Outsourcing

3

4

2

Bevindingen: Key learnings

Transitie & Change: Juiste persoon op juiste plek

Flexibiliteit: Contract verandert vanaf dag 1

Partnership: Tijd nodig om elkaar te begrijpen

16

Waarom Vested?

Gezamenlijke ambitie:

Beste facilitaire

organisatie

Beste service organisatie

Innovatie:

Betere service

Lagere Total cost of

Ownership

Hogere toegevoegde

waarde

Duurzame organisatie

Echt partnership:

“we win”

17

Belangrijkste uitgangspunten van

18

Joint Value Proposition

19

Strategisch partnership: samen realiseren, uitdagen, innoveren

TCO in lijn met ambitie

Samenwerking met ISS is best practice

Klanttevredenheid PwC mw 8

Breeam: very good

Marge en omzetverbetering

Samenwerking met PwC is best practice

eNPS 8 / cNPS 9

Contractretentie

Optimalisatie

TCO

A great place

to work

Industry

leadershipSustainability

20

21

STELLINGEN: 1

21

UITBESTEDEN IS PRIMA , MAAR JE MOET JE LEVERANCIER

NOG STEEDS ZEGGEN WAT HIJ MOET DOEN.

22

STELLINGEN: 2

22

JE KUNT JE MENSEN WEL OUTSOURCEN,

MAAR DAARMEE IS JE PROBLEEM NOG NIET OPGELOST

23

STELLINGEN: 3

23

GEZAMENLIJKE BELANGEN BESTAAN NIET

24

STELLINGEN: 4

24

STERK PARTNERSHIP MAAKT KPI’S OVERBODIG

25

STELLINGEN: 5

25

EEN PARTNERSHIP IS

EEN HUWELIJK WAARIN JE MOET BLIJVEN INVESTEREN.

26

Samen winnen

De beste facilitaire

organisatie van NL

De beste service-

organisatie van NL