Hybride vormen van BVP; een vloek of een zegen?

Jordie van Berkel-Schoonen en Jessica van Hees

www.facto.nl/congres

www.F-Fort.nl

www.F-Fort.nl

Jessica van HeesSinds 2013 bij F-FortInterim en Projectmanager,Senior consultant Procurement, healthcare en FM

Privé:• Verloofd en samenwonend met gezin

in Amersfoort• Reizen• Gastronomisch genieten• Basketball trainer/coach pubers

Opleiding en ontwikkeling:

Leadership & Management courses

Klantenportfolio:

www.F-Fort.nl

• Definitie Hybride BVP• Eerst u….• Zegen of vloek?• Casus Eurocontrol• Casus CSU• Casus OCI

• Tips voor opdrachtgevers• Tips voor opdrachtnemers

Agenda

www.F-Fort.nl

Wat is eigenlijk BVP?

www.F-Fort.nl

Definitie Hybride BVPWikipedia:Een hybride auto (of als één woord: hybrideauto) is een auto die een combinatie van verschillende technieken gebruikt ter aandrijving.

www.geld.nlEen hybride hypotheek is een combinatie tussen een spaarhypotheek en een beleggingshypotheek. Deze hypotheekvorm combineert de zekerheid van een spaarhypotheek met de flexibiliteit van de beleggingshypotheek. www.nederlandersfietsen.nl

Een hybride fiets is een kruising tussen een stadsfiets en een toerfiets (mountainbike, racefiets).

Freepik.com

www.F-Fort.nl

Hybride: een nauwe vermenging van ongelijksoortige zaken

Hybride BVP: een vermenging van de BVP methodiek met andere elementen

www.F-Fort.nl

Een aantal voorbeelden van hybride BVP

Presentaties aanvullend aan de interviews

Zonder plafondbedrag werken

Best match vragenlijst toevoegen

Met casussen/vraagstukken werken, aanvullend aan of in plaats van projectdoelstellingen

Aanvullende informatie vragen in het risicodossier

Ook risico’s uitvragen van de opdrachtnemer (technische risico’s)

Afwijkende hoeveelheid pagina’s toekennen voor de verschillende documenten

Gezamenlijk/tegelijkertijd beoordelen

Variaties in de beoordelingscriteria en puntentoekenning/berekening

www.F-Fort.nl

www.F-Fort.nl

De bril van de opdrachtnemer en de bril van de opdrachtgever

www.F-Fort.nl

Waarom hybride? Waarom zuiver?

Complexe opdrachten Bewezen methode

Sprong is te groot (voor organisatie / projectteam / leveranciersmarkt)

Heldere methodiek inclusief beoordeling

Behoefte aan maatwerk Herkenbaarheid in de markt

Meer ruimte nodig om vertrouwen te bouwen

Onervaren inkoop en/of beoordelingsteam “de eerste keer”

Onvoldoende grip om plafondbedrag realistisch vast te stellen

Te weinig onderscheidend vermogen in de markt

www.F-Fort.nl

Casus Eurocontrol: aanbesteding TFMAlgemene informatie• Luchtverkeersleiding boven 7,5 km groot deel van West-Europa• Hoofdkantoor in Brussel• MUAC: Maastricht• 2.000 medewerkers• 614 medewerkers bij MUAC, verdeeld over 19 nationaliteiten

• 28.927 m2• Customer Intimacy• 24/7 “open”

Opdracht F-Fort• Brengen marktkennis• Begeleiding TFM-aanbesteding• Zorgen voor betere connectie klantbehoefte-aanbesteding-markt

www.F-Fort.nl

Een Facilitair Manager

• die weet dat zijn organisatie moet vernieuwen• met behoefte aan nauwe samenwerking• met behoefte aan co-creatie• met een internationaal procurement regelement• met een organisatie die neigt naar behoudendheid• met een politiek sensitieve context• Waar niet alle keyplayers overtuigd zijn van de richting en

methode

Hybride BVP: vloek of zegen?

www.F-Fort.nl

www.F-Fort.nl

Algemene informatie uitvraag• Sterk centraliserende beweging Nationale Politie• Wens om meer expertise uit de markt te halen• Wens om van inspanningsgericht naar resultaatgericht te ontwikkelen• 11 percelen (Max 5 gunning per leverancier)• 29 pagina’s met eisen (facturatie, planten-bakken, vingertasten, kauwgom etc)• 5 pagina’s met KPI’s en boeteclausules• 3 kwalitatieve stukken uitgevraagd (geldend voor alle percelen) en daarnaast specifiek

voor ieder perceelUitdagingen voor de markt• Niet geheel duidelijk wat de objectieve beoordelingscriteria zijn• Grote diversiteit met behoefte aan generalisatie vanuit klantperspectief

www.F-Fort.nl

Hybride BVP: vloek of zegen?

Wat moet je met deze uitvraag als leverancier?Do’s:• Veel energie in de strategiefase• Goede analyses, incl cultuurverschillen etc• Voornamelijk uitgaan van de eigen meerwaarde: connectie maken

met de eigen USP• Zoveel mogelijk projectspecifiekDon’ts• Knippen en plakken• Te snel starten met schrijven• Homogene projectgroep• Uitgaan van eigen perspectief

www.F-Fort.nl

Casus OCI: aanbesteding TFM

Facilitaire scope:• 3.500 m2 oppervlakte• Spend circa 1 miljoen• Hard en soft services

Algemene informatie:• Marktleider minerale meststoffen in Europa• Wereldwijd grootste producent melamine• Circa 500 medewerkers in NL• Wereldwijd 750 medewerkers met 20 nationaliteiten

Opdracht aan F-Fort:• Brengen marktkennis en opstellen aanbestedingsstrategie• Aanbesteding• Implementatie• Contractmanagement TFM

www.F-Fort.nl

Een organisatie

• al gewend is aan een TFM-model• die graag actueel wil blijven op gebied van FM• geen enkele moeite heeft met loslaten• graag geprikkeld wil worden• in een internationale omgeving• open staat voor dialoog

Hybride BVP: vloek of zegen?

www.F-Fort.nl

1. Consulteer de markt2. Blijf vooral zelf nadenken, durf te kiezen voor

maatwerk uitvraag (geen knippen en plakken uit eerdere uitvragen)

3. Plafondbedrag is geen bezuinigingsmaatregel4. Wees transparant en duidelijk over de

beoordelingscriteria5. Vraag geen 5 sterren dienstverlening als je voor

2 sterren wilt betalen6. Voer actief intern stakeholder management uit7. Zorg voor een goed opgeleid beoordelingsteam

7 Tips voor opdrachtgevers

www.F-Fort.nl

7 Tips voor opdrachtnemers1. Read the manual, carefully! Vind de

klantbehoefte achter de klantvraag2. Maak het projectspecifiek (geen knippen en

plakken uit eerdere inschrijvingen)3. Durf te schrijven wat je van de opdrachtgever

verwacht/nodig hebt4. Zorg ervoor dat jouw dienstverlening waarde

toevoegt aan primaire proces van de opdrachtgever

5. Zorg dat je waar kunt maken wat je hebt opgeschreven

6. Maak een goede connectie met de operatie, train bijvoorbeeld je mensen die de interviews gaan doen

7. Zorg voor gedegen risicomanagement

www.F-Fort.nl

Tot slot een tip voor de samenwerking:

Zorg voor een nauwkeurige, positief-kritische en LEUKE

concretiseringsfase, die investering levert je jaren plezier op en verdien je gegarandeerd

terug

Welkom!

www.F-Fort.nl

Hybride vormen van BVP; een vloek of een zegen?

Dank voor uw aandacht en graag tot ziens in FM, Inkoop of BVP-sales-land!