ESF E

Procesoptimalisatie door slimmer werken

Orbis Thuiszorg

Orbis medisch en zorgconcern

• Orbis ketenorganisatie in cure, care, wonen, dienstverlening en welzijn;

• 17 locaties

• 5500 medewerkers

Organisatie Orbis Medisch en ZorgconcernVier zelfstandige

bedrijfsonderdelen:• Orbis Medisch Centrum• Orbis Diensten Centrum• Orbis Thuiszorg• Orbis Verpleging &

Verzorging

Procesoptimalisatie door slimmer werken Orbis Thuiszorg

• Projectperiode: dec. 2008 t/m nov. 2009

• Voorheen 3 Thuiszorginstellingen

• Aanleiding:Demografische verschuivingen in Limburg– Afname van het aantal jongeren (- 28% in 2035)

– Sterk verouderende populatie (+ 40% in 2035)

– Afname deelnemers arbeidsmarkt (- 30% in 2015)

2004 2014 2035

0-14 jaar 191.400 163.000 143.000

15-64 jaar

771.000 731.300 560.000

64 jr e.o. 177.200 217.300 292.000

Totaal 1.139.200

1.111.600

995.000

Elementen implementatieplan (ESF E)1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit;

2. Analyse sociale innovatiepotentie;

3. Opgestelde meetbare doelstellingen;

4.Verslag van het uittesten van het implementatieplan;

5. Kosten/baten analyse van het vervolgtraject;

6. Activiteiten- en tijdsplanning van het vervolgtraject;

1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(1)

a) IST-situatie:

b) Werkwijze: • Multidisciplinaire workshops;• Knelpuntenanalyse per processtap;• Benoemen sterke en zwakke punten van de

werkwijzen van iedere organisatie.

Cliënt met

zorgvraagOntvangen Koppelen Leveren Verzorgde

cliënt

Cliënt met

zorgvraagOntvangen Koppelen Leveren Verzorgde

cliënt

1. Analyse knelpunten arbeidsproductiviteit(2)

c) Knelpunten:

• Verschillende aansturing:– werkwijzen regio’s;

– Gebrek aan standaardisatie werkprocessen;

• Hoge administratieve last zorgverleners.

2. Analyse sociale innovatiepotentie (1)

a) Aanpak:• Participatie van

medewerkers• Projectorganisatie

multidisciplinair en afdelingsoverstijgend

Stuurgroep(MT klein)

Projectgroep(expertteam)

WerkgroepOrganisatieInrichting

(Structuur, Functies& Rollen)

WerkgroepZorglogistiek

(Logistiek,Bedrijfsprocessen,

Informatiesystemen)

WerkgroepFinanciën &Management Informatie

WerkgroepCommunicatie(Intern/Extern)

WerkgroepImplementatie-voorbereiding

Project-ondersteuner

Proces-Informatie

Analist

2. Analyse sociale innovatiepotentie (2)

b) Output: Uitgangspunten nieuwe processen:• Uniformiteit kritieke processtappen• Weinig schakels / korte lijnen• Eenduidige communicatie met omgeving• Verantwoordelijkheid unithoofd: sturen,

bewaken, evalueren• Verantwoordelijkheden keteneigenaarschap

duidelijk

2. Analyse sociale innovatiepotentie (3)

c) Ontwerpen:• Bedrijfsprocesmodel op detailniveau:

– Kleine teams– Teamtaak = complete taak (integraal)– Geautom. systemen sluiten aan op teamverantw. – Planning + mutatie = realisatie

• Taken toekennen aan functies• Pilot kiezen:

– Teaminrichting– Overlegvormen– Bereikbaarheid unit organiseren

3. Opstellen meetbare doelstellingen (1)

Centrale doel: Herontwerpen en structureren werkprocessen zodat

medewerkers optimaal kunnen functioneren, doelmatiger kunnen werken en stuur- en regelmogelijkheden worden vergroot

Afgeleid doel:- Meer arbeidssatisfactie en productievere medew.- Verbeterde organisatieprestaties- Verbeterde cliënttevredenheid

3. Opstellen meetbare doelstellingen (2)1. Verhogen netto arbeidsproductiviteit

= AWBZ productieve uren / totaal aantal beschikbare uren

2. Verhogen medewerkerstevredendheid:• Administratie• Beleid• Zorg- en dienstverlening• Bereikbaarheid en communicatie• Takenpakket

3. Verhogen cliënttevredenheid:• Zorgplan, afspraken en overleg• Informatie en communicatie• Telefonische bereikbaarheid• Aantal zorgverleners en vervanging

4. Verslag uitgetest implementatieplan (1)

Resultaten pilots:

• Arbeidsproductiviteit

• MedewerkertevredenheidPilot 1: gemidd. + 9,1 %Pilot 2: gemidd. +19 %m.n.: Administratie, Zorg en dienstverlening

  Pilot 1 Pilot 2  0-meting Effect meting % stijging 0-meting Effect meting % stijging

Netto arbeids productiviteit

70,9 75,6 6,60 73,75 81,55 10.6

4. Verslag uitgetest implementatieplan (2)

Resultaten pilots (vervolg):

• Cliënttevredenheid gestegen:Kleiner aantal vaste verzorgendenVast aanspreekpuntDirecte en snelle telefonische bereikbaarheidZicht op zorg(mogelijkheden)

• Uitgeteste werkprocessen vastgelegd in procedures in kwaliteitshandboek

5. Kosten/baten analyse vervolgtraject

• Kosten: m.n. personeelskosten uitrol ca. € 135.000

• Baten: Productiviteit– Besparing inzet personeel tot. ca. € 56.000 p. mnd– Verhoging omzet– Bewustzijn processen bij medewerkers– Hogere motivatiegraad

6. Activiteiten- en tijdsplanning vervolgtraject

• Project naar de lijn;

• Implementatiebegeleidingsteams (project)

• Vaststellen postcodegebieden, vaste routes, teamsamenstelling, dienstroosterplanning

Eindconclusies

• Leereffect 1e vs 2e pilot

• Productiviteit substantieel gestegen, maar bijgesteld

• Tevredenheid medewerkers gestegen -> arbeidsmarktbehoud

• Cliënttevredenheid gestegen

http://www.google.nl/imgres?imgurl=http://maaikesblog.web-log.nl/photos/uncategorized/2008/04/28/vraagteken.jpg&imgrefurl=http://maaikesblog.web-log.nl/mijn_weblog/2008/04/index.html&usg=__U7YkoqVljah7ZqhmMNCulpCTil0=&h=240&w=203&sz=8&hl=nl&start=19&zoom=1&tbnid=8NM6Dt2OzinYeM:&tbnh=110&tbnw=93&prev=/images%3Fq%3Dvraagteken%26hl%3Dnl%26sa%3DN%26gbv%3D2%26tbs%3Disch:1&itbs=1