Effective IT Procurement

“Van A naar Beter”

Jeroen van de Rijt

Corine van Weijen

Even voorstellen

Wie hebben we in de zaal?

Publiek / Privaat?

Facilitair? IT? Werken? Iets anders?

Agenda

Uitdagingen / aanleiding

Het project & de projectdoelstellingen

Agile werken

De aanbesteding

Lessen en ervaringen

Vragen

5

Uitdagingen EnexisSnelheid en impact van energietransitie nemen toe

2015 2020 2025 2030

Richting geven

aan ons werk de

komende 4 jaar

6

Het energiesysteem verandert van 1-weg energie E en G naar 2-weg systemen voor E, G, W en Data

Tennet

GasunieEnexisEnergie-centrales

Tennet

GasunieEnexis

Grootschalige productie

en

vanuit buitenland

Regionale

distributienettenLandelijke

transportketen

offshore

windparken

• Van:

distributeur

• Naar:

Distributeur en

coördinator

woningen

kantoren

industrie

Export/

import

Energie-centrales(rest)warmte

wind

PV

woningen

kantoren

industrie

Elektrisch vervoer

Groen gas

E+G

E+G

data

7

Technologie ontwikkelt razendsnel

Klantverwachting is enorm hoog (werkprocessen moeten beter

en sneller)

Maatschappelijk geld

Onze uitdagingen

ICT als enablerFuture Ready ICT: Wendbare informatievoorziening - Processen en

systemen waarmee we snel kunnen inspelen op de veranderende

vraag onder andere op data-gebied (data-driven company/ digital

DSO)

8

ICT ENABLED WENDBAARHEID

DOOR EEN CLOUD NATIVE ARCHITECTUUR

9

Doelen CNA aanbesteding

Wendbaar

Betrouwbaar

Betaalbaar

Leerbaar

Innovatief

Elke wijziging van idee tot en met implementatie wordt binnen 3 maanden gedaan. Het

vergroten van de wendbaarheid van Enexis willen we o.a. bereiken door ICT-diensten te

ontkoppelen op processen, systemen en data.

Tijdens de digitale transitie moet de stabiliteit van de ICT dienstverlening moet

geborgd zijn en de bedrijfscontinuïteit en betrouwbaarheid, veiligheid en ontsluiting

van data gegarandeerd

De betaalbaarheid van de diensten op lange termijn, past bij de strategische scenario’s

2030. Randvoorwaardelijk is het realiseren van de doelstellingen zoals beschreven in

het OGSM 2020.

Enexis heeft tot doel een lerende organisatie te worden op basis van een enineering

cultuur om mee te denken en richting te geven in de digitale transformatie gedreven

vanuit de Energietransitie

Enexis wil een actieve rol nemen in het realiseren van het Energieakkoord met

belangrijke thema’s zoals bijvoorbeeld warmte, elektrisch vervoer en opslag van

energie.

10

Deliverables

11

Design Principes

Self-service

Meetbaar

Design voor failure

Hoge beschikbaarheid

OTAP

Meetbaar

Up-to-date

Automatisering

Kostenefficient

Standaardisering

Meetbaar

Cloud-Native

Cloud

agnostisch

Automatisering

Self-service

Meetbaar

Schaalbaar

Loosely-coupled

Stateless

12

Hoe zoeken wij die partner ?

Standaard Inkoopproces……1. Langdurend proces

2. Resources lastig

beschikbaar

3. Als je doet wat je deed,

krijg je wat je kreeg

Wendbaar ?

Flexibel ?

13

Agile: ervaringen?

14

Door de digitalisering van de maatschapij komt er een

enorme druk op snelheid, doorlooptijd en wendbaarheid

Sneller inspelen op veranderingen in de markt.

Wendbaar en flexibel zijn. Dat is waar het om draait bij

Agile.

Of… Agile & Lean?

Effectief in teams werken aan concrete doelen met de

wens van de klant centraal zodat een praktische brug

ontstaat tussen vraag en oplossingen.

Volledig transparant met hoge autonomie in de teams

zodat de organisatie en het gewenste resultaat

gemanaged kunnen worden met minimale effort

15

Team aanbesteding

Inkoop/ PO

Service Manager

Diverse specialisten

Contract Manager

Security

Architect

BVP Coach

Stakeholders

JuristScrum

master

16

Noodzaak van de markt vraagt wendbaarheid

Agile manier van werken

Korte iteraties

Stabiele multidisciplinaire teams (Pi shape)

Constant uitleveren van werkende resultaten

Lean management

Voortdurend vermijden van verspilling

Hoge proces hygiene

Volledige & voortdurendetransparantie (teamleden

& stakeholders)

17

Onze Werkwijze

3 dagen

2 uur per sprint

Elke dag alle onderwerpen

Elke dag STARFISH

Creatief met werkwijze

18

19

Milestones “Agile & Lean” werken

TEAM ONTWIKKELING

Omgaan met druk versus kwaliteit

Consensus (deep democracy)

Uitbreiden T-Shape ¶-Shape

Humor & Plezier in het werk

20

• Korte doorlooptijd aanbesteding

• Transparantie

• Openheid

• Flexibiliteit

• Expertise versus old

management

Resultaten Agile werken

21

Keuze afweging procedure Best Value (“BVP”)

De opdracht: Dermate innovatief dat we wel het WAT maar niet het HOE exact kunnen beschrijven.

De Inschrijver: vanuit hun innovatieve kracht en creativiteit onze vraag te beantwoorden.

22

Ervaring met Best Value?

23

Wat is Best Value ?

• Toepasbaar zowel binnen publieke- als private sector

• Publiek op basis van PKV = Prijs Kwaliteit Verhouding (voorheen EMVI)

• BVP kenmerkt zich door het omschrijven van de doelen van het project door de opdrachtgever,

zonder dat de opdrachtgever (in detail) voorschrijft hoe deze doelen dienen te worden bereikt met

een plafond budget.

• Dus : de wat-vraag aangeven, maar niet (of zo min mogelijk): de hoe-vraag voorschrijven.

• Hoe: wordt overgelaten aan de leveranciers die experts zijn binnen hun vakgebied en het

beste met (innovatieve) oplossingen kunnen komen.

HOE

LEVERANCIER

WAT ENEXIS

24

Traditioneel……

25

26

Best Value leverancierstraining….

27

Ervaring Best Value

• DOEN ! complexe, innovatieve aanbesteding

• Bereid je goed voor en bereid je omgeving voor

• Veel betere focus door de diepgang en de intensiteit

• Creativiteit komt boven

• Transparantie van twee kanten

• Korte doorlooptijd traject

28

Ervaring met combinatie BV en Agile?

Best Value & Agile ?

Ja ! Focus, korte iteratieve processen. Samenwerking.

It fit’s like a glove !

31

Lessons learned

VakerBVPBorg de

kennisPressure

cookers

Tussentijdsestakeholder

sessie

Deep Democracy

All systems

in the room

Expertise in the lead

Humor

32

Terugkoppeling Leveranciers op Agile en BVP

Gaaf proces !

Wennen aan rol

To the point, geen aanbestedingskunstjes

Gedwongen worden naar de prestaties te kijken

Terug near de kern

Pragmatische BVP werd erg op prijs gesteld (BVP op maat)

Zelf ook Agile gaan werken

33

Vragen?

Corine.van.weijen@enexis.nl rijt@bestvalue-group.nl

+31611169642 +31650272855

https://www.linkedin.com/in/corinevanweijen/ https://www.linkedin.com/in/jeroenvanderijt/