E-procurement

Minor business solutions

Even voorstellen

• Ondernemer met passie voor inkoop

• 12 jaar in het inkoopvak

• Inkoper, adviseur, EU aanbestedingen,

contractmanagement

• Meubelmaken, mindfulness en golf

Wat is e-procurement?

Geschiedenis e-procurement

• Ontwikkeling van internet en e-commerce

• Financiële proces automatisering

• Onderdeel van ERP systemen

• Wens efficiency en effectiviteit medewerkers

• Management informatie

• Koppelen van systemen

• Automatiseren van workflow

Wat is het doel van e-procurement

voor organisaties?

• Automatiseren van een proces?

• Tijdbesparing voor medewerkers?

• Onderdeel van een grotere automatiserings

doelstelling

• Voldoen aan beleidsregels (EBF)

Vraag: Wat zijn de valkuilen van tools

in het algemeen?

De valkuilen van e-procurement

• Zeer uitgebreide functionaliteit

• Vaak veel meer functionaliteit dan wat de

organisatie als doel heeft

• Verkoopstrategie van de leverancier

• het aanschaffen van een tool betekent niet dat

je niets meer hoeft te doen

De (inkoop)volwassenheid van een

organisatie en e-procurement

• Wanneer heeft e-procurement toegevoegde

waarde voor een organisatie

• huidige inkoopprocessen

• kennis en ervaring van de inkopers

• accepteren dat na de start het eerst meer tijd

kost en daarna pas tijdsbesparing gaat

opleveren

De aanschaf van e-procurement

functionaliteit

Marktpartijen

• Negometrix

• Oracle

• SAP

• CTM

• E-size

• Tenderned

• Ariba

• …… en nog veel meer partijen die totaalpakketten of deelfunctionaliteit bieden

Specificatie van de ‘wat’ vraag

• bepaal de kaders (ICT, financiën, archief)

• Bepaal de gewenste functionaliteit in een

Programma van Eisen (PvE)

• Kies je voor een webbased oplossing (SaaS),

een pakket of maatwerk

Nr.Type Omschrijving

Eis Uw systeem biedt de mogelijkheid om toegang te krijgen met een

password.

Eis Het is mogelijk om per gebruikersrol verschillende beveiligingsniveaus te

bepalen.

Eis Inloggen in uw systeem is single sign on

Nr.

Type

Max. aantal te

behalen puntenOmschrijving

I1 Wens 5 Geef aan welke eisen u stelt aan de browser van de gebruikers voor maximaal gebruik van de door u

aangeboden functionaliteit,

I2 Eis De leverancier is in staat om de e-procurementfunctionaliteit te leveren als een 100% hosted solution of

SAAS. Het systeem is via open internet benaderbaar.

I3 Eis Het e-procurement-systeem is gebaseerd op 100% webtechnologie en vraagt geen installatie in welke vorm

dan ook op de client van de gebruiker.

Nr.

Eis/wens

Max.

aantal te

behalen

punten

Omschrijving

Functioneel – algemeen

Fa1 Eis Het systeem genereert voor elk project een uniek nummer.

Fal2 Wens 15 Het pakket moet gebruiksvriendelijk zijn en beschikken over een gebruiksvriendelijke interface, (De inschrijver dient dit in het plan van

aanpak te omschrijven) niet te veel overbodige informatie bevatten en snel reageren.

Fal3 Wens 15 Het systeem is eenvoudig te bedienen met muis clicken en met drop down menu’s werken

Fal4 Wens 15 Uw systeem heeft een logische opbouw passend bij de algemene opvatting van het inkoopproces: specificeren, selecteren,

contracteren. Beschrijf in max. 1 A4 op welke wijze uw systeem hier aan voldoet

Het inkoopproces

• Specificeren, selecteren, PoC, contracteren

• Proof of Concept (PoC): stel teams samen die

met de best scorende tools gaan testen of ze

daadwerkelijk voldoen aan het PvE

Specificeren Selecteren Contracteren

Bestellen

Voorbereiding

Tactisch inkoopproces

Behoeftesteller

Verwervingsproces

Behoeftesteller

(en verwerving)

verwerving verwerving

Bewaken Nazorg

Operationeel inkoopproces

Implementatie van de tool

• Vraag: hoe pak je de implementatie nou aan

van dit soort tooling?

Implementatie

• Begint niet bij het live gaan van de tool

• Cultuurverandering begeleiden

• klassikaal opleiden

• niet alleen zenden wat de tool kan maar zelf

aan de slag ondersteund door een expert

• Continue de aandacht houden op de

afgesproken kaders en gebruik van de tool

Wanneer is e-procurement succesvol

voor de organisatie?

• toegevoegde waarde voor het inkoopproces

• voordelen zijn zichtbaar voor de business

• Acceptatie door de gebruikers

• van reactief naar pro-actief in inkooptrajecten

(EU aanbestedingen, scenario’s vooraf

naspelen)

• management informatie

VRAGEN