NS en E-procurement

NS en E-procurement

Jan van Putten

Concern Inkoop

juni 2007

Jan van Putten Concern Inkoop NS

Agenda

• Iets over NS

• Kort overzicht van het inkoopproces

• Sturen op dashoards

• Veranderingen in het P2P proces

• Het fenomeen veiling


Who is Dutch Railways?Indeed we are a railway company, since 1836

1836

2006


We work in Europe

NetherlandsUK


The Dutch rail network is used extensively

train kilometres per passenger / network kilometre

0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000

44,000

32,000

30,000

26,000

26,000

25,000

20,000

15,000

11,000

8000

Netherlands

Switzerland

JR Kyushu

Denmark

Belgium

Britain

Germany

France

Spain

Sweden


We are profitable

0

1

2

3

4

5

2002 2003 2004 2005

0

50

100

150

200

250

300

350

profit levels operating profit

% X m

illio

n


General customer satisfaction

2001 2002 2003 2004 2005

30%

50%

70%

90%

% m

ark

of 7

or

mor

e


Rapidly growing, adding yearly 40,000 new customers


MVO = 3 P’s

•People: mens, klant en samenleving centraal

•Planet: zuinig op milieu en grondstoffen

•Profit: rendement voor continuïteit en

verbeteringen

Bedrijfsmatig geïntegreerd

opereren!


NS is maatschappelijk onmisbaar

51% 49% 60% 52% 68% 59%

AUTO TREIN


De trein is (véél) schoner dan de auto

spits

E-procurement

Jan van Putten

Concern Inkoop

juni 2007


Kranen om aan te draaien

• Specificaties• Interne processen• Vraag beïnvloeding• Prijzen onderhandelen


Sp

ecif

cere

n

Sel

ecte

ren

Co

ntr

acte

ren

Bes

telle

n

Bew

aken

Bet

alen

/ e

n m

eten

Initieel inkoopproces Operationeel inkoopproces

Inve

ster

ing

sb

eslis

sin

g

Adm.

€

Inkoopproces

Nad

er c

on

trac

tere

n

Nad

er s

elec

tere

n

Nad

er s

pec

ifce

ren


ContractMgt

ordering

Leveranciers mgt.

Contract mgt. Spend mgt.

Vraag management

-/- Maverick buying

Borging ProcessenControl

Hulpsystemen voor Inkoop

SpendcubeSourcing


Het e-procurement proces

Analysis

Category Management

Contract Workbench

Invoice

Category -Procurement Spot sourcing

Buyer

Contract Compliance

Supplier Performance Management

Travel Expences

Connectie met ERP los van ERP

Ariba Sourcing


Waarom E-procurement / Ariba

Ariba Spend mgt


Stuurbare en beheerste processen; Dashboard

aanvragen

Verlopen contracten

kalender

aankondigingen

projecten

Goed te keuren


Het belang van standaardisatie

• De Overeenkomst tussen de draagraketten van

een spaceshuttle en de breedte van een

paardenkont.


P2P proces en inkoop

•Door standaardisatie van processen is veel te winnen

•Geld zowel in het administratieve-•Als in het commerciële proces


A new process …

preparation documents

Scanning “Reading” the invoice

Manual completion

missing data

to Workflow, Document

Management en accounts

payable

London Amsterdam

Utrecht

Local recall or authorization of

invoices

Local scanning invoices

… is possible.


Can be computerized

Can be computerized

Systementry

Three waymatch

Solve Issues

Archive PayInvoicecheck

Request ReceiveGoods /

services

PurchaseOrder

Receive Invoice

Formal receipt

Sort

…Things can be made far more simple !

Concerning the purchase to pay process


Markt Markt AnalyseAnalyse

OnderhandOnderhandelel

strategiestrategie

e-e-auctionauction

Live(Test) Resultaat Resultaat analyseanalyse

ReportingMeeting

e-RFI e-RFI

e-RFQe-RFQ

besluit

Kick-offMeeting

Informatieverzamelen

Time

Pro

cess

Online event

analysisanalysis

E-sourcing process


Natural Gas)Seller: All Sellers Reserve price : 630.000

Best: 543.000 Delta: 36.11% EUROEURO

15:00 15:30 16:00 16:30 17:00

850.000

630.000630.000

543.00543.0000

RESERVE PRICE

MAXIMUM PRICE

BEST PRICE

Bids:Bids:• meer dan 60 meer dan 60 • 6 Leveranciers6 Leveranciers

Time Frame:Time Frame:• 45 Minuten (original)45 Minuten (original)• Automatische Automatische verlenging verlenging Price Reduction:Price Reduction:• Meer dan 15% onder Meer dan 15% onder de reserve pricede reserve price

Tranparant maar Anoniem voor alle leveranciers

Top van de ijsberg Minder dan 2% van het werk

Voorbeeld Reverse Auction


Hefboom leverancier

! VEILEN !

Klant heeft de macht

Strategische leverancier

Samenwerking

Routine leverancier

Zo min mogelijk

leveranciers

Kritieke leverancier

Leverancier heeft de macht

Hoog

Laag HoogToeleverings-risico

Waar veilen (u wist dit al)

€


Drie simpele eisen

•Tenminste vier potentiële leveranciers

•Tenminste € 200.000 opdrachtwaarde

•Heldere eenduidige specificaties !!


7 redenen om niet aan auctions te doen

1. Wij kopen al scherp in, bovendien ben ik beter dan een computer

2. We hebben geen producten om te veilen

3. Zo gaan we niet met onze leveranciers om

4. We willen alleen maar strategische alianties

5. Goedkoop is duurkoop, bovendien zijn inkoopveilingen duur

6. Veilen kan niet in een Europese aanbesteding

7. Onze organisatie is er nog niet aan toe


7 redenen om juist wel aan auctions te doen

•De software werkt met bewezen resultaten

•Dwang voor een ieder om huiswerk te maken

•Zeer transparant en integer

•Leidt tot meer inzicht in de markt

•Optimale verhouding tussen prijs / kwaliteit

•Laag drempelig om te beginnen

•Reproduceerbaar proces


1. Kies de goede markt en wees realistisch

2. Meen het als u het doet (Gebruik de veiling niet alleen om marktkennis op te bouwen)

3. Accepteer geen offertes buiten de veiling om

4. Bepaal al uw voorwaarden en veilingspelregels vooraf

5. Alle leveranciers krijgen dezelfde informatie op hetzelfde tijdstip

6. Houd kavels bijeen ! Geen krenten uit de pap

7. Houd leveranciers aan hun woord

De 7 gouden adviezen

Gepikt van Edwin Noordermeer


Ik wil dit niet !

Alleen maar op prijs !

Ik lever meer dan product alleen, ook service !

Ik word proceseigenaar, heb ik de power wel ?

Mijn kennis van de markt wordt zichtbaar !

Mijn toegevoegde waarde wordt anders !

To

eleverancier

Ik moet specificieren !?

Mijn relatie met toeleverancier !?

Mijn voorkeur wordt zichtbaar !?

Intern

e klan

tr

Inko

op

Partijen en de verandering


Veilingstrategie

•Of Kies voor Laagste prijs

•Of Meest economisch voordelige

aanbieding 10

puntsschaal

bid

prijs

Rank beste

aanbieding

Kwaliteit 10 /10

pnt

Prijs €

9,25

Bod 9,25*10/10 = € 9,25

Kwaliteit 9/10

pnt

Prijs €

8,25

Beste Bod 8,25*10/9 = €

9,16

Kwaliteit 7/10

pnt

Prijs €

7,50

Bod 7,50*10/7 = € 10,71

Kwaliteit 6/10

pnt

Prijs €

5.95

Bod 5.95*10/6 = € 9,91


Soorten veilingen

•First price sealed bid•Second price sealed bid•(reversed) Dutch (opslag dmv klok)•(reversed) English (opbod)•Braziliaans (geld bedrag staat vast)•Japans (mix van kavels en lots)


•Vragen ?

NS en E-procurement

Documents

Transcript of NS en E-procurement