Hét systeem voor elektronisch aanbesteden

Visie 2017 - 2022

Februari 2017

1

Inhoud

1. Introductie ................................................................................................................................... 3

Doel ................................................................................................................................................ 3

Voor wie?...................................................................................................................................... 3

Referenties .................................................................................................................................. 5

Voorbehoud ................................................................................................................................. 5

Leeswijzer .................................................................................................................................... 5

2. Terugblik op 2013-2017 ........................................................................................................ 6

3. Waar staan we nu? .................................................................................................................. 7

Functionele beschrijving van het systeem ...................................................................... 7

Principes van het basissysteem .......................................................................................... 8

Belangrijkste stakeholders en gebruikers ....................................................................... 9

Gebruikersaantallen en capaciteit ...................................................................................... 9

Bewaarplicht ............................................................................................................................. 10

Bekende functionele knelpunten ....................................................................................... 10

4. Waar gaan we naar toe? ...................................................................................................... 11

Beleid & wetgeving ................................................................................................................. 11

Budget ......................................................................................................................................... 12

Groeiscenario's ......................................................................................................................... 12

Gebruikersbeleving................................................................................................................. 13

Functionele veranderingen .................................................................................................. 14

Technische veranderingen ................................................................................................... 14

Koppelingen met andere systemen ................................................................................. 15

Gemeenschappelijke overheidscomponenten (EZ & eOverheid) ......................... 16

Omgaan met data ................................................................................................................... 16

Beheer van het systeem ...................................................................................................... 16

2

5. Conclusie: kaders/keuzes .................................................................................................... 18

1. Robuustheid ...................................................................................................................... 18

2. Gebruiker ........................................................................................................................... 18

3. Omgeving........................................................................................................................... 18

Bijlage 1: Details kwantiteiten document ............................................................................. 19

3

1. Introductie

Het ministerie van Economische Zaken stelt zich op het standpunt dat alle

functionaliteiten van TenderNed in hun geheel bezien bijdragen tot het behalen van de

doelstellingen van algemeen belang. Deze doelstellingen van algemeen belang zijn het

beginsel van gelijke behandeling, het transparantiebeginsel en de effectieve werking van

de EU- en Nederlandse aanbestedingsregels. Het ministerie van Economische Zaken is

van mening dat de bouw, het beheer en de operationele activiteiten van TenderNed

gekwalificeerd moeten worden als niet-economische diensten van algemeen belang en de

uitoefening van bevoegdheden van openbaar gezag. De Europese Commissie heeft dit

bevestigd in zijn besluit van 18 december 2014 (SA.34646 (2014/NN)).

Doel

Dit document beschrijft de visie op de ontwikkelingen van het systeem TenderNed voor

de periode 2017 tot en met 2022. Dit vormt het ontwikkelplan voor de komende vijf jaar.

Deze visie geeft antwoord op vragen als: - Hoe ziet de omgeving van TenderNed er in de toekomst uit? - Wat willen we als organisatie tegen die tijd bereikt hebben? - Hoe gaan we dat bereiken?

Een visie is onontbeerlijk voor het behandelen, prioriteren en doorvoeren van concrete

wijzigingsverzoeken, evenals het actueel houden van de architectuur van TenderNed.

Voor wie?

De visie is geschreven voor alle stakeholders van TenderNed. In de eerste plaats voor

gebruikers om hen inzicht de geven in toekomstige ontwikkelingen. Maar ook voor

beleidsmakers, koppelpartners en andere belanghebbenden om hun eigen ontwikkelingen

af te kunnen stemmen op die van TenderNed.

Het is belangrijk ook de beheerders (zowel functioneel als technisch) aan het woord te

laten. Zij hebben vaak goed zicht op de functionele behoeften van TenderNed. En zij zijn

degenen die de wijzigingen moeten doorvoeren. Draagvlak voor de visie bij beheer is een

noodzakelijke voorwaarde voor goed en efficiënt beheer.

Stakeholders Beïnvloedt Interview Stemt

in

Stelt

vast

Gebruikers

Gebruikers (expertgroep) X X X

Gebruikers (klankbordgroep) X X

Geïnteresseerden in data (ACM,

Universiteiten, BZK)

X X

Koppelpartners

T-Senders X

Publication Office (TED) X

Strategisch beraad eHerkenning X

SMS provider X

KvK gegevens provider (web services ?) X

4

Beleid

Directie Mededinging & Consumenten X X X

DG Growth (Europese Commissie) X

Directie Regeldruk & ICT X X X

CIO EZ X X X

DigiCommissaris X

Beheerders

DICTU X X X

RVO (PIANOo) X X X X

Peers

OpenPEPPOL X

eSENS eTendering pilot X

Beïnvloed = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het

vijfjarenplan TenderNed.

Interview = de ontwikkelingen van en bij deze stakeholders hebben invloed op het

vijfjarenplan TenderNed. Om dit beter onder de aandacht te brengen mogen deze

stakeholders hun visie op het vijfjarenplan TenderNed delen door middel van een

interview.

Stemt in = de instemming van deze stakeholders is belangrijk voor de acceptatie van het

vijfjarenplan.

Vaststellen = het vijfjarenplan is ter goedkeuring aan deze stakeholder voorgelegd.

Het proces voor het opstellen van de visie volgt 9 stappen:

- Stap 1 – Het Change Advisory Board (CAB) van TenderNed bepaalt welke

stakeholders relevant zijn voor het opstellen van de volgende vijfjarenplan

TenderNed.

- Stap 2 – De informatiemanager TenderNed schrijft de eerste versie van het

vijfjarenplan (v0.1) gebaseerd op de ontwikkelingen bij alle stakeholders (Beïnvloed).

Het CAB bespreekt deze versie.

- Stap 3 – De informatiemanager maakt een rondje langs de velden en legt de eerste

versie voor aan de belangrijkste stakeholders (Interview).

- Stap 4 – De informatiemanager verwerkt de wensen en eisen van de belangrijkste

stakeholders in een nieuwe versie (v0.3). Het CAB bespreekt deze versie.

- Stap 5 – De informatiemanager legt de nieuwe versie ter consultatie voor aan

relevante stakeholders. Stakeholders leveren hun commentaar schriftelijk aan.

- Stap 6 – Het CAB bespreekt alle schriftelijk ontvangen commentaar. Het CAB besluit

het commentaar te honoreren of af te wijzen. De informatiemanager verwerkt het

schriftelijke commentaar van alle relevante stakeholders in een nieuwe versie (v0.5).

- Stap 7 – De informatiemanager biedt versie 0.5 aan het managementteam van

PIANOo. Het hoofd TenderNed bespreekt deze versie van het vijfjarenplan met

medebeheerder DICTU.

5

- Stap 8 – Het hoofd TenderNed verwerkt eventuele opmerkingen van medebeheerder

in een nieuwe versie van het vijfjarenplan (v0.7).

- Stap 9 – Na akkoord wijzigt de informatiemanager het vijfjarenplan in versie 1.0 –

definitief

Referenties

Bij het beschrijven van de visie zijn de volgende documenten gebruikt:

- Digitale agenda - Vernieuwen, vertrouwen, versnellen. Rapport over verdere

digitalisering van de Nederlandse economie.

- Visie TenderNed 2013 – 2017

- e-Procurement Golden Book of Good Practice - Final Report ()

- The e-TEG report Part I: High-Level Report ()

Voorbehoud

Bij het opstellen van een visie is het verleidelijk je te laten leiden door grote ambities en

mooie vergezichten. Echter, realisme is geboden. De ervaringen van de laatste vijf jaar

(zie hoofdstuk 2) leren dat we het merendeel van onze tijd bezig zijn de absoluut

noodzakelijke wijzigingen door te voeren.

Aan deze visie op TenderNed kunnen geen rechten worden ontleend.

Leeswijzer

Na een terug blik op de vorige visie beschrijft dit document als eerste de huidige situatie.

Wat zijn de mogelijkheden van het systeem? Wat zijn de huidige ontwerp principes? Wie

zijn de belangrijkste stakeholders? Wat zijn de gebruikte technieken? Wat zijn de huidige

capaciteitscijfers? En wat zijn de problemen die we nu kennen?

Vervolgens beschrijft dit document de verwachte ontwikkelingen. Wat komt er

beleidsmatig op TenderNed af? Hoe zal de groei verlopen? Wat zijn de verwachtingen van

de gebruikers? Welke technische vernieuwingen liggen op het pad? Welke interfaces zijn

beschikbaar? Hoe wordt aangekeken tegen gebruik van TenderNed data? Wat zijn de

verwachtingen van de beheerder(s)?

Ten slotte worden in het laatste hoofdstuk de keuzes gepresenteerd. Deze keuzes

vormen de kaders voor de komende vijf jaar. Alle wijzigingsverzoeken zullen op basis

hiervan gewogen worden.

6

2. Terugblik op 2013-2017

De visie 2013-2017 bestond uit vier pijlers: TenderNed als basissysteem, TenderNed en

de eOverheid, TenderNed en Europa en TenderNed als onderdeel van de inkoopketen.

TenderNed als basissysteem

Binnen de eerste pijler is TenderNed als basissysteem geconsolideerd, verstevigd en

gegroeid. In de afgelopen vijf jaar zijn alleen (gebruikers)wijzigingen op bestaande

functionaliteit gerealiseerd. Zo zijn tot twee keer toe nieuwe versies van de

aankondigingsformulieren geïmplementeerd. Verder is veel tijd en moeite besteed om de

onderhoudbaarheid van het systeem te verbeteren.

TenderNed en de eOverheid

Voor de tweede pijler is TenderNed aangevuld met een koppelvlak1 voor systemen die

eveneens aankondigingen genereren. Deze systemen, ook wel Tsender genoemd, kunnen

een aankondiging naar het aankondigingenplatform van TenderNed sturen voor

publicatie. Verder zijn voorzieningen voor authenticatie van bedrijven gerealiseerd.

eHerkenning2 is als inlogmechanisme voor bedrijven verplicht gesteld. Het

ondernemingsdossier3, een ander generiek eOverheidsbouwsteen voor bedrijven, is

succesvol gekoppeld aan TenderNed. Onderzoek heeft uitgewezen dat gebruikers van

TenderNed niet altijd de meerwaarde van de eOverheidsbouwstenen ervaren.

eHerkenning heeft geleid tot een grote stijging van meldingen bij de servicedesk en het

Ondernemingsdossier is slechts acht keer in twee jaar tijd gebruikt.

TenderNed en Europa

Voor de derde pijler heeft TenderNed een leidende rol gespeeld in een aantal Europese

projecten. In de CEN/BII werkgroep zijn aanbestedingsstandaarden ontwikkeld om

gegevens uit te wisselen. In het eSENS project heeft TenderNed een module4 ontwikkeld

om aan te sluiten op het Europese netwerk voor aanbesteden (OpenPEPPOL)

TenderNed als onderdeel van de inkoopketen

Voor de vierde pijler zijn geen koppelvlakken met andere fasen uit de inkoopketen

ontwikkeld. De focus van alle ontwikkelingen lag op het aanbestedingsproces zelf en niet

op interfaces voor en na het traject.

1[A1] Een centraal platform voor alle aankondigingen van overheidsopdrachten uit Visie 2012-2017.

2[A6] Eén authenticatie voorziening voor bedrijven uit Visie 2012-2017.

3[A7] Elektronisch dossier voor bedrijfsgegevens uit Visie 2012-2017.

4[B3] TenderNed Access point uit Visie 2012-2017.

7

3. Waar staan we nu?

Functionele beschrijving van het systeem Met TenderNed als basissysteem voor de pre-gunningsfase kunnen alle aanbestedende

diensten en ondernemers in Nederland elektronisch aanbesteden. Het systeem biedt aan

aanbestedende diensten de mogelijkheid hun gehele aanbestedingsproces elektronisch te

doorlopen en aan ondernemers de mogelijkheid elektronisch op een aanbesteding in te

schrijven. Hier volgt een puntsgewijze beschrijving van de mogelijkheden van het

basissysteem:

- Gebruikers kunnen zich registreren, hun instellingen beheren en een interesseprofiel

voor de attenderingsservice via e-mail opstellen.

- Aanbestedende diensten kunnen hun organisatie registeren, hun gegevens en

contactpunten beheren, een bibliotheek met documenten, eisen en criteria beheren en

andere gebruikers autoriseren voor hun organisatie om namens hun organisatie in

TenderNed te werken.

- Ondernemers kunnen hun bedrijf registeren, hun gegevens en vestigingen beheren,

hun bedrijfsdossier met documenten beheren en andere gebruikers autoriseren om

namens hun organisatie in TenderNed te werken.

- Aanbestedende diensten kunnen – eventueel in combinatie met andere aanbestedende

diensten – ten behoeve van een aanbesteding een aanbestedingsdossier aanleggen

met daarin hun opdrachtgevergegevens, beschrijving van de opdracht, eventueel

beschrijving van percelen, beschrijving van de aanbestedingsprocedure en termijnen,

alle eisen, selectie- en gunningscriteria en alle bijbehorende documenten.

- Aanbestedende diensten kunnen (voor)aankondigingen, rectificaties en

aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten –

nationaal en Europees publiceren.

- Aanbestedende diensten kunnen onderhandse procedures via TenderNed (digitaal)

doorlopen.

- Service providers die eveneens aankondigingen genereren (Tsenders) kunnen die via

een interface op het TenderNed aankondigingenplatform laten publiceren.

Ondernemers kunnen via een link op het aankondigingenplatform de rest van het

aanbestedingsproces bij de Tsender doorlopen.

- Ondernemers kunnen op alle Nederlandse (voor)aankondigingen, rectificaties en

aankondigingen van gegunde opdrachten – inclusief bijbehorende documenten –

geattendeerd worden en deze inzien op het aankondigingenplatform.

- Ondernemers kunnen over aanbestedingen vragen stellen aan de aanbestedende

dienst. Aanbestedende diensten kunnen deze vragen beantwoorden en direct

publiceren.

- Ondernemers kunnen bewijzen verzamelen op de gevraagde eisen, selectie- en

gunningscriteria. Ondernemers worden hierbij ondersteund door hun bedrijfsdossier.

8

- Ondernemers kunnen eenvoudig het Uniform Europees Aanbestedingsdocument

aanmaken en indienen.

- Ondernemers kunnen zich aanmelden voor en inschrijven op aanbestedingen.

- Alle aanmeldingen en inschrijvingen worden opgeslagen in een elektronische kluis, die

alleen na het verstrijken van een termijn door twee ingelogde medewerkers van de

aanbestedende dienst kan worden geopend.

- Aanbestedende diensten kunnen de aanmeldingen inzien na het openen van de kluis,

de ondernemingen selecteren op basis van de geleverde informatie en ze uitnodigen

om op de aanbesteding in te schrijven.

- Aanbestedende diensten kunnen de inschrijvingen inzien na het openen van de kluis,

deze beoordelen op basis van het geleverde bewijs en de opdracht gunnen aan de

beste inschrijver.

- Tijdens de aanbesteding kan de aanbestedende dienst berichten versturen aan één of

meerdere betrokken ondernemers, die op hun beurt weer berichten kunnen sturen

naar de aanbestedende dienst.

- Aanbestedende diensten en ondernemers kunnen periodieke rapportages genereren

over hun aanbesteding of deelname aan een aanbesteding.

- Ondernemers moeten zichzelf met behulp van eHerkenning registreren en inloggen op

TenderNed.

- Ondernemers kunnen een ondernemingsdossier aanleggen en daaruit documenten

toevoegen aan hun aanmelding/inschrijving op TenderNed.

- Geïnteresseerden kunnen – rekening houdend met de Wet Bescherming

Persoonsgegevens – de data van alle openbare aankondigingen in Excel formaat

downloaden.

- Aanbestedende diensten kunnen alle data van de aanbesteding archiveren.

Principes van het basissysteem

Volgens artikel 4.13 en 4.14 van de Aanbestedingswet 2012 draagt de Minister van

Economische Zaken zorg voor de inrichting, het in stand houden, de werking en de

beveiliging van een elektronisch systeem voor aanbestedingen, waarmee kan worden

aangekondigd, gegevens kunnen worden verzameld met het oog op het vervullen van de

statistiekverplichtingen en gegevens worden verzameld ten behoeve van verslaglegging

aan de beide Kamers van de Staten-Generaal. Dit systeem is TenderNed.

In de memorie van toelichting op de Aanbestedingswet 2012 wordt TenderNed het

basissysteem voor aanbesteden genoemd. Om elektronisch aanbesteden te faciliteren

heeft het Ministerie van Economische Zaken de afgelopen jaren TenderNed ontwikkeld

en, vooruitlopend op de verplichting tot elektronisch aanbesteden, is TenderNed zodanig

ingericht dat het kan functioneren als basissysteem voor elektronisch aanbesteden. Het

basissysteem bestaat uit de publicatiemodule, de inschrijfmodule inclusief het digitale

bedrijfsdossier en de helpfunctie met handleiding. Naast TenderNed is ook een aantal

private aanbestedingsplatforms actief die een koppeling hebben met TenderNed om de

verplichte publicatie te verzorgen.

9

Uit hoofde van de publieke taak worden op TenderNed data met betrekking tot

aanbestedingen gepubliceerd. Hiermee wordt transparantie geboden en is TenderNed dé

plek waar ondernemers gratis relevante informatie vinden over openbare

aanbestedingen. TenderNed is de website waar ondernemers laagdrempelig, eenvoudig

en effectief kunnen zoeken naar relevante aanbestedingen en kunnen deelnemen aan

digitale aanbestedingen.

Belangrijkste stakeholders en gebruikers

TenderNed is er voor haar gebruikers; de aanbestedende diensten en ondernemers die

gezamenlijk het publieke inkooptraject efficiënt, transparant en objectief willen

doorlopen. Gebruikers worden vertegenwoordigd door belangengroepen, zoals VNO-

NCW, IPO, UvW en VNG. In dit verband vertegenwoordigd BZK de inkopers van het Rijk.

Onze gebruikers maken eveneens gebruik van andere systemen in het inkoopproces.

Daarmee zijn onze koppelpartners (Tsenders) belangrijke stakeholders.

Een ander, evenzo belangrijke stakeholder, zijn de beheerders van TenderNed.

Directoraat Generaal Energie Telecom en Mededinging (ETM), directie Mededinging en

Consument (MC) als opdrachtgever en belangrijkste financier. RVO,PIANOo als eigenaar

en functioneel beheerder en DICTU als technisch en applicatiebeheerder. CIO-office EZ

houdt zich bezig met het Informatiebeleid bij EZ.

Een derde categorie is beleid. E-aanbesteden heeft als neveneffect meer competitie. Dit

brengt beleidsmakers op nationaal niveau (DG ETM, directie MC) en op Europese (DG

Growth) niveau in beeld. TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid,

daarmee is ook Directoraat Generaal Bedrijfsleven & Innovatie (B&I), directie Regedruk

en ICT (R&ICT) een stakeholder.

Gebruikersaantallen en capaciteit

TenderNed wordt volop gebruikt en is voor vele inkopers het dagelijkse systeem

waarmee ze werken. De applicatie wordt per jaar meer en intensiever gebruikt.

Onderstaande matrix met gebruikersaantallen geeft de toename aan:

10

Bewaarplicht

De oudste aankondiging dateert van 3 december 2010, dat is bijna zes jaar geleden. De

bezwaartermijn van zeven jaar loopt voor de eerste aankondigingen af. Voor de

werkbaarheid van het aankondigingenplatform en de performance van het systeem zal

onderzocht worden of oude publicaties kunnen worden gearchiveerd en logisch worden

verwijderd.

Bekende functionele knelpunten

Alvorens te kijken naar wat er op TenderNed afkomt, is het verstandig eerst op te

noemen welke problemen er op dit moment zijn in het systeem. Op 1 januari 2017

stonden 250 verzoeken tot wijzigingen (VTW’s) open. Hieronder worden de drie grootste

knelpunten beschreven.

Storingen bij piekbelasting.

Bij veel kluissluitingen op hetzelfde moment vormt het aantal tegelijk inschrijvende

ondernemers een steeds groter wordend probleem. In het spreiden van drukte is

spreiden van pieken altijd een goed idee . Dus iedere inschrijving wordt niet direct in de

kluis gedaan, alleen de unieke hashwaarde, en de inschrijving wordt in een queue

geplaatst. Echter dit moet dan het enige mechanisme worden en functioneel veel

uitgebreider dan de huidige TN-1143. De queue wordt dan een scheduling mechanisme

die ook real time inzicht kan geven voor bijvoorbeeld de aanbestedende dienst wanneer

de kluis wel open kan gaan. En zelfs prioritering op volume (eerst de inschrijvingen

zonder percelen en dan die daarna). Dit biedt een instrument om deze piek bij verplicht

inschrijven effectief te beheren en ook realtime feedback te geven (aanbestedende dienst

informeren dat er nog 3 inschrijvingen in de queue staan). In de toekomst zouden dan de

resources dynamisch op basis van de queuegrootte kunnen worden geschaald, zodat er

op ieder moment weer een near-realtime situatie ontstaat.

Autorisatiemodel.

Bij het ontwerp van het autorisatiemodel is ooit bedacht dat een gebruiker éénmalig een

gebruikersaccount maakt en deze meeneemt van de ene naar de andere onderneming of

aanbestedende dienst. Helaas is de werkelijkheid weerbarstiger. De invoeren van

eHerkenning heeft het nog complexer gemaakt. Bij indiensttreding bij een andere

werkgever maakt de gebruiker een nieuw account aan in plaats van zijn huidige te

gebruiken. Gevolg: veel dubbele records en overhead. Hetzelfde geldt voor het

toekennen van rollen aan gebruikers. Rollen worden nu op organisatieniveau toegekend

aan gebruikers. De wens bij - voornamelijk grote - organisaties is dat dit op

aanbestedingsniveau kan. Gebruiker X moet in aanbesteding één procesleider kunnen

zijn en in aanbesteding twee teamlid. Met het huidige autorisatiemodel is dit niet

mogelijk.

Verouderde technische componenten

TenderNed bestaat uit een aantal technische componenten die periodiek een upgrade

ondergaan. Het is van belang dat deze upgrades eveneens in TenderNed worden

doorgevoerd, dat heet life cycle management op de technische componenten. In de

afgelopen jaren heeft TenderNed een achterstand opgelopen in bijna alle software

componenten. Deze achterstand in combinatie met verouderde technologie is risicovol.

11

4. Waar gaan we naar toe?

Beleid & wetgeving

De Europese aanbestedingsrichtlijnen uit 2014 hebben geleid tot een gewijzigde versie

van de Aanbestedingswet 2012, die inging op 1 juli 2016. De komende jaren zijn geen

grote wijzigingen te verwachten in de Aanbestedingswet 2012. TenderNed zal de

komende jaren nodig hebben om alle wijzingen uit de huidige wet in te voeren.

Een belangrijk element uit de Aanbestedingswet 2012 is elektronische communicatie,

waaronder het verplicht elektronisch indienen van de inschrijving. Dit zal per 1 juli 2017

in Nederland verplicht zijn. Momenteel wordt 82% van alle inschrijvingen digitaal

ingediend. De verplichting zal vermoedelijk leiden tot een groei van het aantal

gebruikers, aanbestedingen (Europees én Nationaal) en offertes.

Beleidsmatig is het aanbestedingsdomein wel in beweging en kunnen we de komende

jaren het volgende verwachten:

- Het ‘eenmalig opdragen’ principe. Het gebruik van e-Certis5 (een tool voor het

opzoeken van bewijsmiddelen ten behoeve van uitsluitingsgronden en

geschiktheidseisen) en de ESPD (Uniform Europees Aanbestedingsdocumen, UEA) is

opgenomen in de Europese richtlijn (2014/24/EU). Deze middelen zijn het begin van

het ‘eenmalig opvragen’ principe. Uiteindelijk ambieert de overheid geen informatie

op te vragen die zij zelf reeds in haar bezit heeft of waarvan de ondernemer de

overheid machtigt het bewijs zelfstandig op te vragen. Naar verwachting zal de

komende vijf jaar beleidsmatig veel aandacht aan dit principe worden geschonken.

- De Europese aankondigingsformulieren zullen een nieuwe revisieslag ondergaan. Er

wordt gedacht aan een drastische uniformering. Het is de ambitie de nieuwe

formulieren te baseren op Europese standaarden (CEN/TC440 en UBL2.2)

- In 2015 is het wetsvoorstel dat strekt tot uitvoering van de EU-verordening over het

grensoverschrijdend gebruik van elektronische identificatiemiddelen en

vertrouwensdiensten tussen de lidstaten van de Europese Unie (eIDAS, (EU) Nr.

910/20146) gepubliceerd. De komende jaren wordt een centrale Nederlandse eIDAS-

voorziening gebouwd. Naar verwachting zal dit effect hebben op het gebruik van

authenticatie en ondertekening in TenderNed.

- De Europese richtlijn biedt ruimte aan de commissie om Europese

aanbestedingsstandaarden7 voor te schrijven. Resultaten van projecten als PEPPOL en

eSENS worden opgenomen in de CEF. Er is Europese subsidie beschikbaar om

standaarden te implementeren. Hieruit blijkt een van de prioriteiten van DG Growth:

aansluiting op de Europese digitale infrastructuur voor aanbesteden.

- Wet Generieke Digitale Infrastructuur (WGDI). In de eerste tranche worden alleen

eID en standaarden opgenomen. In latere instantie zullen voorzieningen van de GDI

worden geregeld, zoals Overheid.nl, MijnOverheid.nl met onder andere de

5 https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/ecertis/

6 https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/trust-services-and-eid

7

https://standards.cen.eu/dyn/www/f?p=204:7:0::::FSP_ORG_ID:1976650&cs=175E298F320429229DD35C9E22F4E8F76

12

Berichtenbox voor burgers, Ondernemersplein en de Berichtenbox voor bedrijven. De

verplichting voor bestuursorganen om aan te sluiten op de voorzieningen en deze te

gebruiken, wordt in deze wet geregeld en gefaseerd ingevoerd.

Budget

Voor beheer, onderhoud en doorontwikkeling van het systeem TenderNed is structureel

een jaarlijks bedrag van 9,1 miljoen beschikbaar.

Groeiscenario's

Bij het voorspellen van toekomstige groei van het aantal gebruikers, organisaties en

opslagcapaciteit van het systeem zijn de volgende constateringen gebruikt en aannames

gedaan:

- Sinds 1 april 2013 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed.

- 65% van alle aankondigingen is via TenderNed aangemaakt, 35% via andere

systemen per 2015.

- Volledig elektronisch doorlopen van Europese aanbestedingen is verplicht vanaf 1-7-

2017.

- 60% van alle digitale aanbestedingen (exclusief onderhandse aanbestedingen) lopen

via TenderNed, 40% via andere systemen.

- Er zijn 2.000 aanbestedingsplichtige organisaties in Nederland. Naar verwachting

zullen steeds meer publieke organisaties uit het maatschappelijk middenveld

aanbestedingsplichtig worden. Dit zal het aantal aanbestedende diensten op

TenderNed doen stijgen.

- Het aantal gebruikers zal blijven groeien. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers,

namelijk door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven/aanbestedende

diensten.

- Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding (inclusief

onderhandse aanbestedingen).

- Een digitale inschrijving van een onderneming heeft een gemiddelde omvang voor

type opdracht Werken van 100MB; Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit

significant minder MB.

- Een aanbestedende dienst publiceert voor type opdracht Werken gemiddeld 50MB

aan documenten per aanbesteding. Voor type opdracht Leveringen en Diensten is dit

significant minder MB.

13

Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei aantallen in TenderNed.

Onderstaande tabel geeft de voorspelling weer in groei capaciteit in TenderNed.

Details zijn terug te vinden in bijlage 1 en komen uit het Functionele Ontwerp

TenderNed.

Gebruikersbeleving

Stabiliteit is een voorwaarde voor alles. TenderNed faciliteert het primaire proces van

vele inkopers in Nederland. Als er een storing in TenderNed is, kunnen hele inkoopteams

hun werk niet doen. Stabiliteit van het systeem, ook met groeiende aantallen gebruikers,

is cruciaal.

Om de gebruikers goed te kunnen bedienen is het van belang wijzigingsverzoeken

(VTW’s) te realiseren. De tijd tussen wens en realisatie (marktintroductietijd) moet zo

klein mogelijk worden gemaakt. Dit vraagt om een versnelling van het ontwikkel-, bouw-

, test- en releaseproces. Het is altijd de ambitie om het doorloopproces van nieuwe

functionaliteiten naar productie te optimaliseren.

Moderne systemen vertellen de gebruikers wat ze kunnen verwachten, hoe lang iets

duurt, met welk proces het systeem bezig is. Dit heet realtime system feedback voor

gebruikers. Voor veel gebruikers is TenderNed toch een black box. TenderNed zou heel

transparant aan gebruikers in realtime terug kunnen koppelen hoe de bezetting van het

systeem is. Transparantie heeft een positief effect op gebruikersbeleving en

gebruiksgedrag.

Er is een duidelijke trend van verdergaande digitale dienstverlening (bijv. chat in

applicatie). Er zal meer vraag komen naar ondersteuning in de applicatie. Minder

helpteksten en meer directe ondersteuning in de applicatie. Goede ondersteuning voor de

gebruiker vereist een klantgerichte en goed informeerde servicedesk. Het is de ambitie

om de TenderNed servicedesk dichter bij de beheerders te plaatsen.

14

TenderNed brengt structuur aan in het digitale aanbestedingsproces, zodat steeds

duidelijk is voor zowel aanbestedende dienst als ondernemer, welke volgende stap zij

moeten zetten in het proces. Aanbestedende diensten kunnen via TenderNed op

eenvoudige wijze een digitale aanbesteding doorlopen, waarbij zij goed ondersteund

worden in het structureren van de cruciale informatie in hun aanbesteding (Eisen en

Criteria) en daarmee in de inschrijvingen die zij ontvangen. TenderNed moet de kans op

fouten door de gebruiker (zowel aanbestedende dienst als ondernemer) minimaliseren.

TenderNed heeft vele belanghebbenden. Bij het maken van keuzes voor functionele

uitbreidingen van het systeem, ook als die keuzes beleidsmatig gewenst/opgedragen

zijn, zal altijd de gebruikersbeleving worden meegewogen.

Functionele veranderingen

De functionele scope van TenderNed beslaat het gehele aanbestedingsproces: publicatie-

en inschrijfmodule. Dit is het basissysteem. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat de

functionele scope in de komende vijf jaar zal worden uitgebreid. De wijzingen liggen

binnen de scope van het systeem en zullen gericht zijn op het verbeteren van bestaande

functionaliteit. Het streven is tijdens de doorontwikkeling van TenderNed minimaal 20%

van de tijd te reserveren voor functionele wijzigingen aangedragen door de gebruiker.

De wereld is mobiel geworden, zo ook onze gebruikers. Met name de ondernemer zal

steeds meer met mobiele apparaten (tablet, mobiel) het aanbestedingsproces volgen.

TenderNed zal hierin moeten volgen. Het is een onjuiste gedachte om de huidige

applicatie één-op-één geschikt te maken voor een mobiel apparaat, dus dit enkel als een

interface wijziging te beschouwen. Dit is een proces wijziging. Door het huidige proces op

te knippen in de kleinere eenheden, kan vervolgens per eenheid worden bepaald hoe dit

op mobiele apparaten kan (of niet) worden ondersteund. Bv ‘het stellen van een vraag’

kan wel, maar ‘het uploaden van offerte documenten’ alleen als je documenten reeds

online staan.

Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan dit technisch

worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens gunstig voor

beheer en onderhoud van het systeem.

Technische veranderingen

De techniek is voortdurend in beweging. Favoriete technologieën en oplossingen van

vandaag worden morgen alweer opzij geschoven voor nieuwe. Andere blijven echter vele

jaren actueel en worden voortdurend verbeterd en geactualiseerd. Het is voor een groot

en complex systeem als TenderNed zaak om te kiezen voor technologie die enerzijds

stabiliteit en toekomstvastheid biedt en anderzijds voldoende kan inspelen op nieuwe

mogelijkheden en trends.

De naar verwachting belangrijkste thema’s waar TenderNed de komende jaren op zal

moeten (blijven) inspelen zijn:

- Cloud - In de softwarewereld wordt steeds meer waarde toegekend aan de

flexibilisering en standaardisatie van de infrastructuur door middel van

Cloudoplossingen. TenderNed kent enerzijds flinke piekmomenten en anderzijds

periodes van gering gebruik. Cloud biedt bij uitstek de mogelijkheid om hierop in te

spelen door flexibel op- en af te schalen en daarmee mogelijk een kostenvoordeel te

bereiken. Het toepassen van nieuwe containertechnologieën zorgt daarbij voor een

verdere verhoging van de standaardisering en automatisering.

- Open source - Open source technologieën zijn door de jaren heen over het

algemeen steeds volwassener geworden en bieden in veel gevallen een doeltreffend,

flexibel en voordelig alternatief voor commerciële producten. Het blijft echter zaak om

zowel de gebruikte als nog te selecteren open source technologieën goed te (blijven)

beoordelen op aspecten als volwassenheid, activiteit van de community en fase in de

levenscyclus. Daarnaast ontstaat in toenemende mate een behoefte aan

15

ondersteuning voor en garantie op de meer complexe open source oplossingen, om

de bedrijfszekerheid te garanderen. Dit wordt geboden in de vorm van enterprise

open source. Een voorbeeld hiervan binnen TenderNed is de applicatieserver Red Hat

JBoss EAP. Soms biedt een commercieel pakket echter een betere oplossing voor een

specifiek probleem dan een open source product. Bij het kiezen van de meest

geschikte oplossing voor TenderNed moet de business value altijd leidend zijn,

waarbij de kosten, baten en risico’s zorgvuldig worden afgewogen.

- Responsive webdesign - Schermen van webapplicaties bieden steeds meer

(interactie)mogelijkheden en passen zich aan de verschillende devices aan waarop ze

worden getoond. Dit wordt onder meer bereikt door gebruik te maken van Javascript

technologieën. TenderNed kan ook gebruik maken van deze mogelijkheden, maar dit

zal niet voor alle onderdelen van de applicatie nodig of gewenst zijn. Het opdelen van

TenderNed in modules maakt het gemakkelijker om per onderdeel van de applicatie

te kiezen welke gebruikersinteractie mogelijk moet worden gemaakt en dus welke

technologie moet worden toegepast.

- Security - De informatiebeveiligingsmaatregelen binnen TenderNed moeten

duurzaam het hoofd blijven bieden aan bestaande en nieuwe cyberdreigingen. Dit

wordt bereikt door te zorgen dat TenderNed blijft voldoen aan de bestaande en

nieuwe (overheids)eisen en standaarden op het gebied van informatiebeveiliging, en

daarnaast door proactief in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden op

dit gebied.

Met technologie die zich voortdurend doorontwikkelt en vernieuwt is het zaak om bij te

blijven. Als TenderNed dit niet doet zal het een technische schuld opbouwen die steeds

moeilijker af te lossen wordt, zo heeft het verleden ook daadwerkelijk uitgewezen.

Daarom zal tijdens de doorontwikkeling van TenderNed steeds minimaal 20% van de tijd

worden gereserveerd voor het technisch up-to-date houden van de applicatie.

Koppelingen met andere systemen

Het is belangrijk dat het basissysteem de aansluiting behoudt met zijn omgeving.

Nederlandse aanbestedende diensten willen aanbiedingen vanuit heel Europa. Aansluiten

bij het Europese netwerk voor elektronisch aanbesteden is daarom essentieel.

TenderNed heeft zich de afgelopen jaren gericht op overheidsopdrachten binnen de

Nederlandse grenzen. Aansluiting op de Europese infrastructuur voor aanbesteden

vergroot de kansen voor Nederlandse ondernemers en aanbestedende diensten buiten de

grenzen. Eén Europese markt. Concreet betekent dit dat aanbestedingen door andere

Europese landen beter toegankelijk worden voor Nederlandse ondernemingen.

PIANOo heeft goede contacten in Europa. Zij levert een bijdrage aan het ontwikkelen van

aanbestedingsstandaarden in de CEN/TC440, doet de projectleiding van de eTendering

pilot in het eSENS project en heeft zitting in Multi-Stakeholder Expert Group on e-

Procurement (EXEP).

TenderNed is één van de inkoopsystemen die Nederlandse aanbestedende diensten

kunnen gebruiken. Volledige digitale ondersteuning van het inkoopproces betekent

koppelingen met andere inkoopsystemen. Niet alleen koppelingen met

overheidssystemen, zoals DigiInkoop8, maar ook koppelingen met commerciële

systemen. Inschrijvers worden geconfronteerd met meerdere aanbestedingssystemen

met verschillende interfaces. De vraag naar standaardisatie van systemen neemt toe.

8 https://www.logius.nl/diensten/digiinkoop/

16

Gemeenschappelijke overheidscomponenten (EZ & eOverheid)

TenderNed is onderdeel van de Nederlandse eOverheid en maakt daarom gebruik van

opgeleverde bouwstenen, zoals eHerkenning het Elektronisch Ondernemersdossier.

Ontwikkelingen binnen de eOverheid worden op de voet gevolgd. Elke bouwsteen zal

worden onderzocht op bruikbaarheid en volwassenheid. PIANOo zal (in samenwerking

met de beleidsverantwoordelijken) de bouwstenen voorleggen aan TenderNed gebruikers

om zo bruikbaarheid in de praktijk te toetsen.

Het Ondernemingsdossier en de Berichtenbox voor bedrijven worden doorontwikkeld tot

MijnOverheid voor Ondernemers. Dit betekent ook dat het Ondernemingsdossier niet

verder ontwikkeld en uitgerold wordt.

De Kamer van Koophandel gebruikt het NHR-model (basisregistratie Handelsregister)

voor de registratie van ondernemers en de vestigingen. Het is nuttig om te bezien of

TenderNed zich hier aan kan conformeren, het verlenen van toegang voor digitale

diensten per vestiging is wezenlijk anders dan in TenderNed.

TenderNed als applicatie is eigendom van het Ministerie van Economische Zaken (EZ) en

derhalve onderdeel van het Eigen Tuin op Orde9 programma. Dit programma gaat verder

dan de eOverheidsagenda. Bouwstenen worden in eigen applicaties geïmplementeerd als

voorbeeld voor andere overheden. TenderNed is deel van het eDU project en moet

rekening houden met de gemeenschappelijke EZ-componenten die in dit project worden

ontwikkeld. Zoals de Toegangsverleningservice (TVS), Machtigingsvoorziening (GBV),

digitale handtekening, internationale toegang en aansluitvoorzieningen voor Berichtenbox

(BOS).

Omgaan met data

PIANOo publiceert uit hoofde van haar publieke taak data met betrekking tot

aanbestedingen op TenderNed. Ook de komende vijf jaar zal PIANOo doorgaan met het

publiceren van deze data.

Niet alleen onbewerkte data wordt gepubliceerd. PIANOo zal ook bewerkte data en

analyses op basis van TenderNed data publiceren. Het netwerk van PIANOo is een

krachtig middel om uitvoerders (inkopers) en onderzoekers (universiteiten) bij elkaar te

brengen. Op basis van data uit het verleden en goede analyses, kan de

aanbestedingspraktijk verder worden geprofessionaliseerd.

Bij het publiceren wordt door PIANOo rekening gehouden met de Wet bescherming

persoonsgegevens.

Na vijf jaar elektronisch aanbesteden bevat TenderNed informatie over aanbestedend

Nederland. Steeds meer beleidsmakers, toezichthouders en handhavers zien de waarde

in van deze informatie. Naar verwachting zal de vraag naar aanbestedingsdata ten

behoeve van beleidsvorming toenemen. Het verstrekken van data heeft ook een

kostenaspect. TenderNed zal de kosten voor het verstrekken van data mogelijk

doorberekenen aan de vragende partij.

Beheer van het systeem

In TenderNed zijn naast de aanbestedende dienst en ondernemer ook gebruikers in de

rol van beheerder actief. Deze voeren functioneel beheer taken uit en kunnen in de

tweede lijn problemen oplossen. Oorspronkelijk is hiervoor de rol Centraal Beheerder

gedefinieerd en later is deze gesplitst in de rollen Servicedesk medewerker en

Functioneel Beheerder. In de praktijk blijkt dat er meer gelaagdheid nodig is om het

toekennen van deze rollen aan bevoegde personen beter te kunnen structureren. Dat kan

door de (her-)introductie van een Centraal Beheerder als eindverantwoordelijke voor het

toekennen van bevoegdheden binnen TenderNed.

9 https://www.digitaleoverheid.nl/achtergrondartikelen/ez-bedient-ondernemers-optimaal-digitaal/

17

In de ontwerpfase kan de synergie met activiteiten van PIANOo worden versterkt.

Ondersteuning door aanbestedingsexperts kan de kwaliteit van het functioneel ontwerp

vergroten. Zorg voor scherpere afbakening van verantwoordelijkheden in de interne

organisatie, zodat mensen elkaar makkelijker kunnen vervangen en er professioneler

gewerkt wordt.

18

5. Conclusie: kaders/keuzes

De komende vijf jaar staat de gebruiker centraal. Publieke inkopers en ondernemers –

TenderNed gebruikers – moeten kunnen vertrouwen op een robuust systeem dat de hen

helpt hun werk beter te doen. Namelijk kopen en verkopen in een publieke omgeving. Op

basis hiervan kiest PIANOo voor drie speerpunten om in de periode 2017-2022 de

ontwikkelingen te prioriteren.

1. Robuustheid

TenderNed is het primaire aanbestedingsysteem voor vele inkopers. Het systeem dient

betrouwbaar en stabiel te zijn. Dit vraagt om een robuust systeem, voorbereid

(schaalbaar) voor grotere aantallen gebruikers en grotere aantallen aanbestedingen. De

huidige knelpunten in het systeem, waaronder de technische achterstand, dienen op

korte termijn opgelost te worden. Wijzigingsverzoeken dienen te worden gerealiseerd en

de lijst met VTW’s zo klein mogelijk worden gemaakt.

De beheerprocessen van het systeem moeten efficiënt zijn ingericht. Onderhoud, beheer,

doorontwikkeling van het systeem, maar ook de servicedesk, gebruikersbegeleiding en

governance zullen continue worden verbeterd met het oog op robuustheid, efficiëntie en

controle.

2. Gebruiker

Door TenderNed functioneel op te delen in de kleinere eenheden kan Tenderned

technisch worden vormgegeven door modules. Deze modulaire opbouw is eveneens

gunstig voor beheer en onderhoud van het systeem.

Het systeem is er voor de gebruiker. Bij elke ontwikkeling ligt de focus primair op de

gebruiker. De gebruiker kan, waar nodig beter digitaal worden ondersteund door directe

feedback van het systeem of verdergaande digitale interactie met de helpdesk. Uiteraard

aanvullend op bestaande fysieke hulpmiddelen, zoals de servicedesk.

3. Omgeving

De omgeving van TenderNed zal nauwlettend in de gaten worden gehouden.

- Nationaal is van belang de infrastructuur van het eigen ministerie, de nationale

eOverheid onder leiding van de Digicommissaris en interactie in de inkoopketen.

- Europees is de interoperabiliteit met andere landen en andere systemen van belang.

De standaarden die hiervoor nodig zijn worden mede door PIANOo ontwikkeld.

19

Bijlage 1: Details kwantiteiten document

Uitgangspunten voor 2015-2020

1 Sinds april 2014 staat 100% van alle aankondigingen op TenderNed.

2 70% van alle aankondigingen zijn via TenderNed gepubliceerd; 30% via andere systemen.

3 Aankondigingen voor opdrachten op een marktplaats zal het aantal aankondigingen doen stijgen.

4 Volledig elektronisch aanbesteden verplicht vanaf 1-7-2017.

5 60% van alle aanbestedingen lopen via TenderNed; 40% via andere systemen.

6

Er zijn 2.000 aanbestedingingsplichte inkooporganisaties in Nederland. Echter, er zullen ook publieke inkooporganisaties vrijwillig van TenderNed gebruik maken (maatschappelijk middenveld). Dit zal het aantal Aanbestedende diensten op TenderNed doen stijgen.

7 Het aantal gebruikers zal blijven groeien tot de verplichting in 2017. Daarna enkel vlakke groei van gebruikers door vervanging werknemers en ontstaan nieuwe bedrijven.

8 Gemiddeld zijn er 5,5 á 6 inschrijvingen per digitale aanbesteding.

9 Een digitale offerte van een ondernemning heeft een gemiddelde omvang van 100MB.

# Een aanbestedende dienst publiceerd gemiddeld 50MB aan documenten per aanbesteding.

20