“E-procurement” BN - Passievooronderwijs.nl · • Opstellen informatieplan ter bepaling van...

A Ballast NedamPurchasing Services

“E-procurement” BN

Stroomlijning van digitale informatie i/h bouwproces

e-procurement congres 20 september 2007 “Windmolenpark Egmond”


“Confederation bridge, Canada”


“Beatrixlaan, Den Haag”


“Westraven, Utrecht”


“Watermunt, Aalsmeer”

A Ballast NedamPurchasing Services“Wâldwei N31, Leeuwarden”


“Concept Ecovila”


“Bouw = Mensenwerk”


Bouw en Infra projecten

• De bouw is een sector van extremen. Aan de ene kant is het een zeer innovatieve sector. Tal van producten worden ontwikkeld en tal van bouwprocessen en bijbehorende machinerieën worden bedacht en uitgevoerd. Aan de andere kant arbeidsintensief en traditioneel.

• Voor het begrijpen van inkoop in de bouw is het essentieel om te begrijpen hoe de bouwsector werkt. Je kunt inkoop niet verbeteren zonder de werkwijze van de bouw te veranderen.


Ballast Nedam N.V.• Ballast Nedam is een Nederlands

beursgenoteerd concern – Ontwikkelen van infrastructuur, – Bouwen woningen en andere gebouwen– We leveren diensten en producten die

hiermee direct samenhangen• 2006: omzet € 1,3 miljard

– 3850 medewerkers– ca. 42 zelfstandige bedrijven +

bouwcombinaties


Ballast Nedam N.V.

• Introductie Ballast Nedam


Inkoop Ballast Nedam• € 900 miljoen (80% v/d omzet)• 230.000 facturen op jaarbasis• contracteren 12.000 leveranciers op

jaarbasis• Slechts 200 raamcontracten• 6000 “nieuwe” elk jaar• 55% onderaanneming, 25 % materiaal• Regionale inkoop & cyclisch

• 30 “inkopers”; 350 inkopenden


Inkoop Ballast Nedam

• Feiten over inkoop bij Ballast Nedam


Diensten inkoop overleg

Raad van Bestuur

Ondersteunende diensten SLA’sF&A, HRM, ICT

Directeur InkoopGuido Koreman

Inkoopproces management

Maaike Snijder

Tactische inkoopSteven KranendonkDick Knegt

OndersteuningSabine Perotti

Inkoopcoördinatoor H. KuipersT. Vos

Raad van Bestuur Romeo Malizia

Ruud Jacobs

Belanghebbenden PG 2

Inkoop ondersteuning bedrijven





(Regio) Directie BN Infra BN B&O

productgroep mng

productgroep mng

productgroep mng

productgroep mng

productgroep mng

Divisie inkoop overleg

Divisie inkoop overleg

A. de BackkerG. v. Kreel

Juridische zakenInes Keetell

BN Diensten

BM,ICT, Services,IC+E

TheoBruijnickx

Inkoop ondersteunende systemenSAS, IRIS, Leonidas -> IDB (per mrt 2008)

InformatieBeheerder

Jessica Gommers

Beleid, strategie, vaardigheden, Jz, structuur, methoden, proces

Inkoopstructuur BN


Inkoopstructuur BN

• De organisatie van inkoop bij BN• Inkoop is vooral projectmatig aangestuurd. Elke project krijgt vanuit de regio een inkoper of

inkoopverantwoordelijke toegewezen. • De hoofden inkoop hebben frequent overleg op divisieniveau.• BN overstijgend is er het inkoopcoördinatoren overleg. In dit overleg en op divisie niveau

worden de projectoverstijgende inkopen besproken.• In de zijlijn opereert de afdeling Purchasing Services met de volgende taken:

– Beleid en strategie, inkoopprofessionalisering, proces en werkmethoden, etc.– signaleren en initiatieven ondernemen om de synergie van BN te benutten– Ontwikkeling, beheer en 1e lijn van de inkoopondersteunende systemen.– inkooppoule als capaciteitsreservoir voor ondersteuning van de bedrijven, ter begeleiding van de projectoverstijgende inkoop

en uitvoering van de BN overstijgende facilitaire inkoop.


Het bouwproject proces

IngenieurProjectleider

Calculator

Inkoper

Leverancier A Leverancier A Leverancier A Leverancier A

Leveranciers B/C Leveranciers C/D/E Leveranciers B/D/F Leveranciers C/E

Ontwikkelaar/Architect

Werkvoorbereider

Inkoper (?)


Het bouwproject proces• Het bouwproces bestaat uit vier fasen. Afhankelijk van de contractvorm (Ontwikkeling,

Engineer en Build, Bouwteams, Aanbesteding) worden de fasen 1 t/m 4 in zijn geheel of gedeeltelijk doorlopen door 1 of meerdere door de opdrachtgever samen te brengen partijen.

• Er zijn daarnaast veel functies betrokken. In de ontwikkelfase gaan de planologen en architecten aan het werk. In de ontwerpfase wordt aan de technische uitwerking de hand gelegd. Tot deze fase rekenen we ook de aanbieding voor de klant. In de uitvoering wordt het project gerealiseerd. Inzichten in ontwerp en over de uitvoering van het bouwproces wijzigen zich gedurende de voorbereidingsfase en zelfs in de uitvoering, wat zijn weerslag heeft op gemaakte of te maken afspraken.

• De markt wordt gedurende het bouwproject meerdere keren benaderd door al of niet andere spelers. Mogelijkheid tot invloed van leveranciers is dus afhankelijk van de aard van de opdracht en dit hangt samen met het moment waarop de aannemer betrokken wordt. Dit alles bepaald de mate waarin de aannemer en leveranciers nog kunnen meedenken.

• Inkopen gebeurt op projectmatige basis en vindt thans zijn feitelijke start in de uitvoeringsfase van het bouwproject. In het voortraject aangevraagde offertes spelen al dan geen rol. Elk project vraagt dus om nieuwe oriëntatie op projectrealisatie en de aanbiedermarkt. De inspanning van de inkopers concentreert zich op de tactische fase van het inkoopproces. De operationele fase beslaat slechts uit het eenmalig uitnutten van de contractafspraken.

• Informatie overdracht tussen de verschillende project fasen is zeer complex en soms gebrekkig• In totaal maken we zo’n 300 projecten per jaar, waarbij ca. 50 leveranciers per project nodig

zijn voor de realisatie. 20% is wezenlijk: 80% van de inkoopomzet.


Coördinatie van diversiteit

Voorkeur leveranciers

Partnerschap

Raamcontracten Shoppen

R

I

S

I

C

O

G E L D S T R O O M

beton

beton

beton

fundering

heipaalgeheide paal

heibedrijf


Coördinatie van diversiteit

• Een product of dienst is voor elk project weer anders in belang.• Vraag en aanbod fluctueren daarnaast sterk, waardoor het zoek proces naar een beschikbare

en geschikte leverancier telkens weer geïnitieerd moet worden.• Ook door de keuze van het bouwproces is de samenstelling van hetgeen wij kopen telkens

anders.• Dit resulteert in ca. 3000 inkooptrajecten per jaar en nog eens 9000 afroepen of andersoortige

afspraken met leveranciers, waarvoor zij ons uiteindelijk facturen sturen.


Ondersteunende systemen


Ondersteunende systemen

• De huidige systemen van BN zijn talrijk• De systemen zijn niet gekoppeld• Overdracht van informatie gaat vaak nog steeds op ouderwetse manier met alle risico’s van

dien.• Er bestaan thans drie inkoopsystemen die ook los van elkaar werken. De huidige systemen

ondersteunen het inkoopproces maar deels en zijn niet koppelbaar met andere systemen in de organisatie.


• Ideale situatie

• De praktijk

© Ballast Nedam

Doelstelling inkoopautomatisering


Doelstelling Inkoopautomatisering

• Van terugval bij herinvoering en overdracht tot stroomlijning in proces.


Doelstelling

• Gekoppelde in- & externe processen• digitalisering• voorkomen van gegevensverlies bij overdracht• volledigheid, juistheid, laatste status

• Mogelijk maken van – uniformiteit, – professionaliteit en – efficiënt proces• Bijdragen aan verlaging faalkosten

(8%-12%)


Doelstelling

• Koppeling zorgt voor digitale gegevens overdracht• Werkproces gevat in het automatiseringssysteem moet een bepaalde kwaliteit van het

inkoopproces en de uitkomsten daarvan garanderen voor alle inkoop(voorbereidende) activiteiten en de diverse functies die dat uitvoeren

• Efficiency en foutloos proces zorgt voor lagere kosten


BISBIS

Inkoop / SCMInkoop / SCM

MaterieelMaterieel

FinanciënFinanciën

KostenbewakingKostenbewaking

Payroll / HRMPayroll / HRM

WerkvoorbereidingWerkvoorbereiding

Bestellen/afroepenBestellen/afroepen

Integratie van informatie

xD

BIMBIM

Construct. analyseConstruct. analyse

PlanningPlanning

VisualisatieVisualisatie

SimulatieSimulatie

2D CAD2D CAD

CoördinatieCoördinatie CalculatieCalculatie

CAMCAM

xD 5D

xD

xD

xD

4D2D


•BUILING

•INFORMATION

•MODELING

CONSTRUCTEURS/

INGENIEURS

BUILDING

INFORMATION

MODELLING

ARCHITECTEN

INSTALLATEURS

AANNEMERS

EIGENAREN

TOELEVERANCIERS

BIM in het bouwproces

27


Integratie van informatie

• Building Information Modelling (BIM) tracht door simulatie, analyse, 3D weergaven en digitale uitwisseling van informatie de consistentie van data en informatie te waarborgen, waardoor betere (integrale) beslissingen vroegtijdig genomen kunnen worden en de verschillende samenkomende expertise gebieden te coördineren.

• Het Business Informatie Systeem (BIS) informeert ons bedrijf over “hoe goed we het doen” in de brede zin van het woord.

• Om van idee fase naar realisatiefase te komen is de calculatie, werkvoorbereiding en inkoop een zeer belangrijke spil.

• Dmv document management is de stroomlijning van informatie goed te krijgen(versiebeheer)• Digitale interactie in de uitvoeringsfase met de leveranciers staat pas in de tweede fase te

gebeuren. Niet in de laatste plaats door de mogelijkheden en bereidwilligheid van die leveranciers (veelal de vakman). Het project Sales in de bouw van Bouwend Nederland helpt hierbij


E-Procurement

Onderzoek en selectieleveranciers

Leveranciers uitnodigen

Automatische evaluatie

Elektronischeonderhandelen

Leverancier keuze

Maken van E-document (specificaties en wegingen)

Behoeftebepaling

OmgevingMedium

Bestandsvorm(en)

Behoeftebepaling

Onderzoek en selectieleveranciers

Aanvragenoffertes

Offerte evaluatie

Specificatie

Onder-handeling

Leverancier keuze

Media


E-procurement

• E-procurement is digitalisering en efficiency in het inkoopproces


“E-procurement” bij BN


E-procurement bij BN

• E-procurement is digitalisering en efficiency in het inkoopproces en • De aansluiting op de overige bedrijfsprocessen in fase 1• Aansluiting op processen van leveranciers in de uitvoeringsfase in fase 2• Calculatie, werkvoorbereiding, inkoop gekoppeld door centrale gegevensbestanden• Koppeling van kantoor en vloer via ERP systemen• Terugkoppeling van vloer tbv leveranciersmanagement


Tijdslijn

• Inkoopinformatieplan april ‘05• Workshops inkoopproces mrt. ’06• Specificatie opstellen okt. ‘06• Leveranciersselectie juni ‘07• Kick off en inrichting nov. ‘07• Uitrol BN bedrijven tot 2010• Aansluiting leveranciers vanaf 2009


Tijdslijn

• Hoe hebben we het aangelopen• Opstellen informatieplan ter bepaling van huidige informatiestromen en aanwezige systemen• Workshops voor vaststelling uniform en verbeterd werkproces• Systeem en software vereisten vastgesteld• Leveranciersselectie gedaan• Start met gehele project organisatie en inrichten werkprocessen met medewerking van alle

relevante betrokkenen• Implementatie bij alle bedrijven• Start met digitale gegevens uitwisseling met leveranciers


Hoofdbrekers

• Noodzaak en voortgang• Stakeholders meekrijgen en

communicatie?• Leverancier passend bij organisatie• Spanningsvelden• Acceptatie na implementatie


Hoofdbrekers

• Is er noodzaak voor automatisering en verbetering en wordt die ook door iedereen gevoeld. Dit bepaald namelijk in hoge mate de snelheid van voortgang

• Wie wil en moet meepraten (en zien zij dit ook meteen zo?). Verras mensen niet op het eind en confronteer ze met een voldongen feit, want dat zet je terug in de tijd.

• Theorie en bouwpraktijk matchen niet. Bedrijf dat bouw begrijpt, toekomst visie heeft en een culturele fit heeft met de kopende organisatie is niet makkelijk gevonden.

• Spanning: “who’s in the driverseat• Gaat iedereen het ook gebruiken


Passen systeem en bedrijf?• Softe tactieken blijken het meest effectief• Getrainde mensen positiever• Wees bewust van de verschillende

gebruikersgroepen• Communicatie over mogelijkheden,

aanbevelingen van collega’s en verzoek van de baas versterkt gebruiksintentie.

Source: Reunis (2007) The effect of Influence Tactics on EP Adoption Cognitions, PhD Dissertation (in press)


Passen systeem en bedrijf?

• Onderzoek naar huidige acceptatie van systemen en hoe mensen zo ver gekomen zijn.• Verandering vraagt om motivering en redenen voordat iemand zaken anders gaat doen.• Om de gebruiksintentie te verhogen zijn een aantal middelen inzetbaar blijkt uit onderzoek van

de heer Reunis.

“E-procurement” BN - Passievooronderwijs.nl · • Opstellen informatieplan ter bepaling van...

Documents

Transcript of “E-procurement” BN - Passievooronderwijs.nl · • Opstellen informatieplan ter bepaling van...