Informatieplan IOOV

•Aansluiting bij de praktijk

Informatieplan

Stap 5 actieplan- projecten- activiteiten, inzet, kosten

Stap 2 omgeving en kaders:- Rijksbrede ontwikkelingen - E-inspecties- ICT beleid VenJ- Meerjarenvisie IOOV

Gewenste situatie

migratiepad

Huidige situatieStap 1 vertrekpunt- Stand IV huidige situatie- Ambities en knelpunten- Doelstelling IV Stap 4 aanpak

- Spoor 1 – korte termijn- Spoor 2 – middellange termijn- hergebruik applicaties- aansluiten ext. ontwikkelingen

Stap 3 globale analyse- Model Informatiehuishouding- Gat met de huidige situatie- samengaan met IST

Stap 6 besluiten / acties MT

Inhoudsopgave informatieplan IOOV

Hoe4. Aanpak

a. Twee sporenb. Hergebruik applicatiesc. Aansluiten bij ontwikkelingen

5. Actieplana. Projectenb. Inzet en kosten

Wat1. Vertrekpunt

a. Huidige situatie IVb. Ambities en knelpuntenc. Doelstellingen IV

2. Omgeving en kadersa. Kadersb. Externe ontwikkelingen

3. Gewenste IVa. Model Informatievoorzieningb. Gat met de huidige situatiec. Samenwerking ISt

Huidige Informatievoorziening (IV)

Applicaties

ICT infrastructuur

Koste

n

Werkplekken- PC- Laptop- Smartphone- Externe toegang- etc.

• Werkplekken en telefonie in kaart• Gebruik applicaties in kaart van de IOOV en van andere Inspecties en VenJ (t.b.v. eventueel hergebruik)• ICT Infrastructuur in kaart• Totale kosten huidige ICT na overdracht aan VenJ € 279.318

Onderwerp Ambitie Knelpunt

A) Efficiency –sturingsinfo ontbreekt waardoor geen zicht op efficiency inzet, geen overzicht bezoekinformatie, geen mobiele werkplek en mogelijkheid om informatie vanaf een andere locaties op te roepen, onvoldoende vaardigheden m.b.t. gebruik van applicaties

X

B) Efficiency – plannen van aanpak, onderzoeksvragen zijn vooraf niet altijd goed uitgewerkt, waardoor tijdens onderzoeken ‘rework’ ontstaat

X

C) Kwetsbaarheid – kennis in de hoofden en niet gestructureerd opgeslagen, afhankelijkheid van betreffende medewerker die weet wat waar te vinden is

X

D) Effectiviteit – structureel bijhouden of de situatie is verbeterd na onderzoek

X

E) Risicoanalyse – de Minister vooraf kunnen informeren over waar de risico’s zitten (geen gestructureerde opslag van gegevens waardoor er geen analyses mogelijk zijn)

X

F) Er is behoefte aan integrale overzichten (bijv. situatie per regio of domein, trendanalyses) t.b.v. analyses, toezichteffect

X

Ambities en knelpunten

Doelstellingen IV• Structureel borgen van kennis:

– vastlegging onderzoekgegevens – (op)bouwen toegankelijk collectief geheugen – gebruik van externe bronnen t.b.v. (management)informatie,

(risico)analyses, opvolging aanbevelingen uit onderzoeken.

• Verbeteren efficiency en effectiviteit werkproces:– mobiel werken– delen bezoekinformatie– ondersteunen onderzoeksopzet– opleiding

• IOOV heeft beperkte middelen; toekomstbestendige informatiehuishouding maar kostenefficiënt

Kaders • Meerjarenvisie IOOV• VenJ beleid:

• Baseline ICT management • Digijust is voorgeschreven besluit bestuursraad• IOOV valt onder SG-lijn dus: verplichte afname GDI, DBOB-

regie is aanspreekpunt voor wensen vanuit de IOOV• Invlechting ICT in VenJ

• Overgang naar VenJ werkplek, maar datum nog niet bekend• Invlechting VenJ – consequenties en planning op ICT gebied

nog onduidelijk

Externe ontwikkelingen - VenJ en e-inspecties

Ontwikkelingen planning RealisatieAansluiting Digidoc/digijust juli 2012 planning traject onzekerOnderzoek gezamenlijk DMS eind mei 2011 vervolg nog onbekendWebbased Survey (IGZ) beschikbaar Financiering door e-Inspecties indien

vragenlijst voor eind 2011 gereed t.b.v. pilot Rampenbestrijding op Orde

HolmesBeschikbaar op ICT omgeving rijksinspectiesAansluiting overige Inspecties

Januari 20122e kwartaal 2012

Planning is onzeker

Digitale werkomgeving Inspecties (DWI)

PvE wordt opgesteld Planning onbekend

Inspectieview Bedrijven Voorziening beschikbaar

Nog besluitvorming over hoe en wanneer in te passen binnen IOOV. Vraagpunt is de kosten van het beschikbaar stellen van bronnen en of dit wenselijk is.

MARTHE / RITHm Ontwikkeling Planning onbekendRisico-analyse Inventarisatie Planning onbekend

Conclusie: nog veel in de planfase

• Aansluiten basisregistraties (geen landelijke planning)• Compacte rijksdienstsnota:

– Één ICT infrastructuur (DWR)– Één ICT dienstenaanbieder (SSO-ICT)– Verder werken aan één rijksinspectie

• Nota I-strategie:– Integraal actieplan hergebruik informatiesystemen > 2011– Rijksbrede informatiearchitectuur gereed in 2013 (één rijksinspectie onder één

gemeenschappelijke informatiearchitectuur)– Opstellen van een overheidscloud (beschikbaarheid gegevens, beeld en geluid >

gepland 2013)– Uitrol DWR gehele rijksoverheid in 2015– Voldoen aan de basisvoorwaarden informatiehuishouding rijk > te implementeren

in 2015– Archiefachterstanden (digitalisering) in 2020 weggewerkt

Conclusie: ook hier nog veel in planfase

Externe ontwikkelingen – rijksbreed > DGOBR

Externe ontwikkelingen - aanbevelingen

Externe ontwikkeling Actie Volgen StatusInspectieraad Basisregistraties X Business Case (e-Inspecties)Holmes X Fit-gap analyse (e-Inspecties)Digitale werkomgeving Inspecties (DWI) X Prog. van Eisen (e-Inspecties)

Inspectieview Bedrijven X X Presentatie in PL-overleg. Korte Termijn aansluiten voor gebruik. Langere termijn eventueel aanleveren gegevens

MARTHE / RITHm X Risico-analyse X Bespreken inventarisatieronde en factsheetMinisterie VenJ Invlechting VenJ X Bespreken in stuurgroepVenJ werkplek X Bespreken in stuurgroepAansluiting Digidoc/digijust X Juli 2012 samenvoegenPentagroep Onderzoek gezamenlijk DMS X Inventarisatieronde (e-Inspecties)Webbased Survey (IGZ) X Voorstel in PL-overleg en MTRijksbreed Compacte Rijksdienst X I-strategie X

Gewenste IV – huidig primaire proces als basis

7. Afronden en evalueren

1. Voororiëntatie

2. Uitvoeren oriëntatie

4. Uitwerken onderzoeks- instrumentarium

5. Veldwerk / analyse

6. Beoordelen

Fase 1

Fase 3

Fase 2

II. Structureel toetsingskader (indicatoren + normering + weging)

IIIa Risicoanalyse

3. Opstellen Plan van Aanpak

Trigger thematisch/incidenten/actualiteiten

systematisch

cyclischewerkwijze

I. Informatie vergaren

IIIb Doorlichting

8. EffectmetingProces nog niet uitgekristalliseerd, nog geen eenduidige zienswijze

Gewenste IV - model informatievoorziening

broninfo onderzoek doc

Analyse

toetskaders

bro

nnen

Kw

alite

its-co

ntro

le

Bevraging

projectplanning

Werkstroom beheer

Sta

kehold

ers

Toezich

tsobje

cten

Vraag/antwoord

Interventie

BedrijfsvoeringBedrijfsvoering (F, P, productie)

Gewenste IV – gat met de huidige situatie

broninfo onderzoek doc

Analyse

toetskaders

bro

nnen

Kw

alite

its-co

ntro

le

Bevraging

projectplanning

Werkstroom beheer

Sta

kehold

ers

Toezich

tsobje

cten

Vraag/antwoord

Interventie

BedrijfsvoeringBedrijfsvoering )

Excel, SPSS

Email

MS-projects

P-direct, BINK

Digidoc

Gewenste IV – vergelijking met ISt

broninfo onderzoek doc

Analyse

toetskaders

bro

nnen

Kw

alite

its-co

ntro

le

Bevraging

projectplanning

Werkstroom beheer

Sta

kehold

ers

Toezich

tsobje

cten

Vraag/antwoord

Interventie

Bedrijfsvoering

Excel, SPSS

Email

MS-projects

TKG

Isist

TKG

Bedrijfsvoering )P-direct, BINK

Gewenste IV – kansen samenwerking IOOV/ISt

Kansen samenwerking ISt Actie Toelichting

Gezamenlijke webportal X Quick Win: Bespreken met ISt

Implementeren TKG X Quick Win: Datum volgt (afhankelijk van invlechting VenJ)

Gezamenlijk informatiemanagement

X Quick Win: • Afgestemde afvaardiging in overleggen• Selecteren, inkopen, ontwikkelen ICT voorzieningen

ISIST X • Overnemen Bezoekinformatiesysteem (afhankelijk van invlechting VenJ• Onderzoek of ISIST bruikbaar is voor Document • Management en werkstroombeheer IOOV

Toegang en analyse bronbestanden

X Gezamenlijk onderzoek naar mogelijkheden bronbestanden

Onderzoeksdatabase X Gezamenlijk onderzoek naar applicaties/ontwikkeling

Analyse- en bevragingstools X Gezamenlijk onderzoek naar tools

Aanpak• Twee sporen:

– Spoor 1 korte termijn acties en quick wins• Realisatie in 2011

– Spoor 2 middellange termijn – structureel borgen van kennis• Voorbereiding in 2011• Realisatie 2012

• Uitgangspunten– Zoveel mogelijk hergebruik van bestaande applicaties– Zoveel mogelijk aansluiten op ontwikkelingen inspectieraad,

Pentagroep en VenJ

Actieplan – spoor 1 – korte termijn

Projecten spoor 1 Aanleiding Status

1. Plaats- en Tijdongebonden werken knelpunten/ambities A Loopt

2 Toetsingskader Generator (TKG) knelpunten/ambities B Loopt

3. Inspectieview Bedrijven (gebruik) Inspectieraad Starten

4. Webbased Survey Pentagroep Starten

5, Overdracht ICT Invlechting IOOV in Ministerie VenJ Loopt

6. Webportal IOOV en Ist Fusie IOOV / Ist Starten

7. Quick Wins Informatiemanagement - afvaardiging overleggen - selectie, ontwikkeling en inkoop ICT

Fusie IOOV / Ist Starten

Actieplan – spoor 2 – middellange termijn Projecten spoor 2 Aanleiding Status

1. Kennisbank - Informatiebehoefte - Applicatiekeuze - Realisatie en implementatie

knelpunten/ambities C, D, E en F Starten

2. Applicatieportfolio - hergebruik applicaties / nieuwe applicaties

3. Informatiemanagement - borgen informatiemanagementfunctie inspectie

4. Aansluiting e-inspecties - aansluiting basisregistraties - Holmes - DWI - MARTHE/RITHm - Risicoanalyse - gezamenlijk DMS

Inspectieraad, Pentagroep Loopt

5. Digidoc / Digijust Invlechting IOOV in Ministerie VenJ Loopt

Actieplan – besluiten / acties MT1. Akkoord te gaan met de lijn van dit informatieplan en het

actieplan voor spoor 1 en spoor 2

2. Migratie naar VenJ werkplekKnelpunt: Het is van groot belang dat IOOV z.s.m. aansluit op het VenJ-netwerk i.v.m. communicatie met departement, TKG, Bist. Om ook de BZK faciliteiten (Digidoc en e-mail) te kunnen blijven gebruiken is een externe toegang tot het BZK-netwerk nodig. Dit is nog niet gerealiseerd. Aanvraag hiertoe is ingediend door de projectleider TKG.

Opdracht aan VenJ en BZK om versneld toegang te regelen.

Actieplan – besluiten / acties MT3. Realisatie mobiele werkplek.

Knelpunt: beveiligingsbeleid staat niet toe dat een laptop op het Lokale Netwerk op kantoor wordt aangesloten. Dit betekent in feite dat per medewerker twee werkplekken (dubbele kosten) noodzakelijk zijn indien mobiel werken wordt doorgevoerd (bij 40 PC’s ca. € 100.000 extra).

Actie naar PSG?:- óf toestemming voor gebruik van laptop op kantoor- óf financiële dekking voor dubbele werkplekken

4. InspectieraadActie naar Jenny Thunnissen en Ferry de Rijcke - Bekostigen activiteiten e-Inspecties uit budget e-Inspecties:

-Webbased Survey -Aansluiting basisregistraties (actielijn 3 Pentagroep)

- Planning voor het uitvoeren van de activiteiten:- Fit-gap analyse HOLMES- Prog. van Eisen Digitale Werkomgeving Inspectie- Inventariseren gezamenlijk Document Management Systeem

Actieplan – besluiten / acties MT5. Kansen samenwerking met ISt

- Gezamenlijke webportal- Implementeren TKG- Gedeelde afvaardiging in overleggen (mbt ICT)- Selecteren, inkoop en ontwikkelen ICT voorzieningen- Bezoekinformatiesysteem overnemen- Inventariseren:

- Mogelijkheden ISIST;- Toegang en analyse bronbestanden- Onderzoeksdatabase- Analyse- en bevragingstools.

Actie naar: Wouter MeursBespreken en afspraken over gezamenlijke aanpak