Verschillen van inzicht bij Verschillen van inzicht bij substitutie van substitutie van

archiefbescheidenarchiefbescheiden

OF: Wanneer is kleur OF: Wanneer is kleur functioneel?functioneel?

Veiligheidsregio Brabant-ZuidoostVeiligheidsregio Brabant-Zuidoost

WIE ben ik en WAT is de VRBZO WIE ben ik en WAT is de VRBZO PLAN VRBZO:PLAN VRBZO:

Eind 2010 zijn bij de VRBZO alle Eind 2010 zijn bij de VRBZO alle inkomende, interne en uitgaande inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden voor de daartoe archiefbescheiden voor de daartoe geautoriseerdegeautoriseerde medewerkers, medewerkers, digitaal beschikbaar in digitaal beschikbaar in éénéén document/archief systeem document/archief systeem

Kwaliteitskader maken voor Kwaliteitskader maken voor digitaal archiefdigitaal archief

Uitgebreide set van documenten die Uitgebreide set van documenten die verantwoorde digitalisering mogelijk verantwoorde digitalisering mogelijk maken: Handboek digitalisering, maken: Handboek digitalisering, Postprotocol, overzicht metadata, Postprotocol, overzicht metadata, Gebruikershandleidingen, Gebruikershandleidingen, documentindexen, Beheerplan, documentindexen, Beheerplan, Beveiliging en back-up, technische Beveiliging en back-up, technische documentatie enz. documentatie enz.

SubstitutieSubstitutie

VRBZO scant fysieke inkomende VRBZO scant fysieke inkomende archiefbescheiden, plaatst de archiefbescheiden, plaatst de gescande stukken in het digitale gescande stukken in het digitale archiefsysteem en wil fysieke archiefsysteem en wil fysieke archiefbescheiden die vernietigd archiefbescheiden die vernietigd mogen worden na een korte periode mogen worden na een korte periode weggooienweggooien

Advisering door toezichthouderAdvisering door toezichthouder

Voor vernietigbare archiefbescheiden Voor vernietigbare archiefbescheiden is bij voornemen tot substitutie is bij voornemen tot substitutie advies nodig van toezichthouder advies nodig van toezichthouder (toezicht op het beheer: RHCe). (toezicht op het beheer: RHCe).

Verantwoorde substitutie van Verantwoorde substitutie van vernietigbare stukken is eigen vernietigbare stukken is eigen verantwoordelijkheid zorgdragerverantwoordelijkheid zorgdrager

Machtiging GSMachtiging GS

Voor te bewaren bescheiden is Voor te bewaren bescheiden is machtiging nodig van GSmachtiging nodig van GS

Verzoek om toekenning machtiging Verzoek om toekenning machtiging wordt in behandeling genomen als wordt in behandeling genomen als positief advies RHC aanwezig ispositief advies RHC aanwezig is

En als er nu verschil van inzicht is En als er nu verschil van inzicht is tussen beide toezichthouders?tussen beide toezichthouders?

Voorbeeld vanuit EindhovenVoorbeeld vanuit Eindhoven

Regionaal Historisch Centrum Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: Eindhoven: altijdaltijd scannen in kleur scannen in kleur

Provincie: scannen in kleur is niet Provincie: scannen in kleur is niet altijd nodigaltijd nodig

Resultaat: negatief advies van Resultaat: negatief advies van Regionaal Historisch Centrum Regionaal Historisch Centrum Eindhoven en derhalve geen Eindhoven en derhalve geen mogelijkheid aanvragen Machtiging mogelijkheid aanvragen Machtiging GS GS

In strijd met de wet?In strijd met de wet?

Door verschillen van inzicht/ Door verschillen van inzicht/ interpretatie ontstaat ook de vraag: interpretatie ontstaat ook de vraag: Wanneer handel je als Wanneer handel je als organisatie in strijd met de Wet?organisatie in strijd met de Wet?

Gebakken perenGebakken peren

Stelling: Omdat de archiefwereld Stelling: Omdat de archiefwereld verzuimd heeft een uniform verzuimd heeft een uniform kwaliteitskader te ontwikkelen, zitten kwaliteitskader te ontwikkelen, zitten veel organisaties met de gebakken veel organisaties met de gebakken peren:peren:

Dubbele archiveringDubbele archivering Extra kostenExtra kosten Zinloze tijdsbestedingZinloze tijdsbesteding

Roep om eenduidig kwaliteitskaderRoep om eenduidig kwaliteitskader

Maak één eenduidig kwaliteitskaderMaak één eenduidig kwaliteitskader

Alvast hartelijk bedankt!Alvast hartelijk bedankt!