Machtiging vervanging Oss

29
Machtiging vervanging Oss Hoe ging de provincie Noord-Brabant daar mee om? Ingmar Koch 11 november 2008

description

Presentatie gehouden tijdens de studiemiddag van de Provinciale Archiefinspectie Utrecht over de Beleidregel Vervanging op 11 november 2008.

Transcript of Machtiging vervanging Oss

Page 1: Machtiging vervanging Oss

Machtiging vervanging Oss

Hoe ging de provincie Noord-Brabant

daar mee om?

Ingmar Koch

11 november 2008

Page 2: Machtiging vervanging Oss

I.K.

KochIngmar

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant

[email protected]

www.brabant.nl/archiefinspectie

Page 3: Machtiging vervanging Oss

Onderwerpen

Aanpak beoordeling Oss

Bijzondere aandachtspunten

Hoe nu verder?

Page 4: Machtiging vervanging Oss

Aanpak beoordeling Oss

Page 5: Machtiging vervanging Oss
Page 6: Machtiging vervanging Oss

Eerste indruk

- Breder dan alleen vervanging

- Ook beschrijving archivering digitaal aangemaakte documenten

- Structuur ≠ structuur Beleidsregel

- Mag, maar lastig voor PAI

Page 7: Machtiging vervanging Oss

Inhoudelijke beoordeling

Op basis van (concept) Beleidsregel vervanging:

•Beschrijving archiefbescheiden

•Beschrijving vervangingsproces

•Technische inrichting

Page 8: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (1)

• Inhoud, structuur en vorm

– Zeer beknopt

• Tijdstip en taak

– Staat niet in het Handboek (maar kan ook nog in het besluit / de aanvraag)

• Samenhang met andere archiefbescheiden

– Relatie tussen vervangen en niet-vervangen documenten niet beschreven

Page 9: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (2)

• Waarde voor cultureel erfgoed

– Inherent aan de waardering in selectielijst

• Belang van de informatie

– Is onderzocht of de vervanging geen nadelige (juridische) consequenties heeft voor burgers en overheden?

Page 10: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (3)

• Selectieproces

– Archiefstukken

– Kleur

• Standaard zwart-wit; foto’s, tekeningen in kleur. Behandelaar kan aangeven of iets kleur had moeten zijn.

• Voorbereiding documenten

• Scanproces

Page 11: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (4)

• Registratieprocedure

• Opname in beheerssysteem

• Kwaliteitsprocedures

– Juistheid

– Volledigheid

– Leesbaarheid

– Terugvindbaarheid

Page 12: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (5)

• Vernietigingsprocedure

–Vernietigingstermijn onduidelijk:

“Na het scannen worden de documenten ... gedurende een termijn van 6 weken bewaard. ... De ... fysieke documenten ... worden na afloop van deze 6 weken daadwerkelijk vernietigd.”

Page 13: Machtiging vervanging Oss

Beoordeling Handboek (6)

• Bestandsformaat

• Kwaliteit van de reproducties

– Niet vermeld

Page 14: Machtiging vervanging Oss

Vervolg

- Bespreking commentaar

- Oss, archiefdienst, PAI

- Fysiek controleren werkwijze

- Oss, PAI

- Aangepaste versie: april 2008

- Positief advies archivaris, met kanttekeningen

- Machtigingsaanvraag 11 april 2008

Page 15: Machtiging vervanging Oss

Machtiging: 19 mei 2008

• Nogmaals fysieke controle

• Kanttekeningen

– Kleur vs zwart-wit

– Terminologie

Page 16: Machtiging vervanging Oss

Bijzondere aandachtspunten

Controles

Formuleringen

Bewaaromstandigheden

Page 17: Machtiging vervanging Oss

Juistheid

Terugvind-baarheid

Lees-baarheid

Volledigheid

Controles

Page 18: Machtiging vervanging Oss

Volledigheid

Page 19: Machtiging vervanging Oss

Leesbaarheid

Page 20: Machtiging vervanging Oss

Terugvindbaarheid

Page 21: Machtiging vervanging Oss

Juistheid

Page 22: Machtiging vervanging Oss

Controlesystematiek

Page 23: Machtiging vervanging Oss

Controlesystematiek

• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden

Page 24: Machtiging vervanging Oss

Precies en helder formuleren

• Vernietiging:

– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”

– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”

Page 25: Machtiging vervanging Oss

Precies en helder formuleren

• Volledigheid / taak:

– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”

Page 26: Machtiging vervanging Oss

Precies en helder formuleren

• Correcties:

– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”

Page 27: Machtiging vervanging Oss

Bewaaromstandigheden

• Eisen uit de Archiefwet

• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie

Page 28: Machtiging vervanging Oss

Hoe nu verder?

Wat als het Handboek moet wijzigen?

Nieuwe aanvragen?

Wijzigen Beleidsregel?

Page 29: Machtiging vervanging Oss

Afbeelding: Sclera Picto's

www.slideshare.net/ingmario