Provinciale Archiefinspectie Zuid-Holland

Regiobijeenkomst Dordrecht

29 november 2012

Vervanging in de huishouding

Even voorstellen

• Archiefinspectie Zuid-Holland:

• Peter Diebels

• E: pgm.diebels@pzh.nl

• T: 0615964006

Hoe is het nu ….

Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt (…), is een

machtiging vereist van Onze minister dan wel (…)

van Gedeputeerde Staten.

Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot

vernietiging in.

Nu – 2 beleidsregels vervanging

1. Beleidsregel van het RijkBeleidsregel digitale vervanging

archiefbescheiden

2. Provinciale BeleidsregelsBeleidsregel vervanging

Archiefbescheiden Provincie Zuid-Holland 2008

Aanvraag machtigingProcedures

Procedure aanvraag vervanging

• Verkrijgen van een machtiging van minister van

OC&W (via Nationaal Archief) of van Gedeputeerde Staten voor de te bewarenarchiefbescheiden

– tot in 2013

– In 2013: één landelijke set van regels

• Verkrijgen van advies van de archiefinspectie/

eigen minister of gemeentearchivaris voor de te

vernietigen archiefbescheiden

Verkrijging Machtiging

1. Zorgdrager - Opstellen Handboek Vervanging

2. Zorgdrager / Extern bedrijf :

– (laten) uitvoeren proefdigitalisering

– Beperkte kwaliteitsproef om technische instellingen

te testen en resultaten te matchen aan de eisen

3. Extern bedrijf - Kwaliteitscontrole resultaten

proefdigitalisering

Stappenplan (2)

4. Zorgdrager & Gedeputeerde staten:

* Overleg over nadere invulling technische en procedurele eisen t.b.v. kwaliteitsborging.

* Afspraken over toetsingsmomenten, etc.

5. Zorgdrager - Verkrijgt positief advies gemeentearchivaris en neemt conceptbesluit

vervanging

6. Zorgdrager - Aanvraag algemene machtiging voor

Vervanging bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland

Stappenplan (3)

7. Gedeputeerde Staten beoordelen Handboek

Vervanging

• Toetsing handboek

• Met Checklist uit Beleidsregel vervanging

8. Gedeputeerde Staten verlenen machtiging tot vervanging - na goedkeuring handboek

9. Zorgdrager - Bekendmaking besluit tot vervanging

d.m.v. publicatie

Procedure aanvraag machtiging

Artikel 6 (Beleidsregel):

1. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na

ontvangst op het machtigingsverzoek.

2. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het

machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13

weken verdagen.

3. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben

genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging

binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging

geacht te zijn verleend.

Verlening machtiging :

• Geordende en toegankelijke staat gewaarborgd

– inhoud, structuur en vorm bij ontstaan

– tijdstip en taak of handeling

– samenhang met andere ontvangen en opgemaakte

archiefbescheiden.

• Duidelijke beschrijving

– procesmatige en technische inrichting

– overeenkomen met de werkelijkheid

• Kloppende technische specificaties

Duur en beperkingen machtiging

Rijk:

• Geldt voor bescheiden ontvangen NA de machtiging en zaken, die nog niet zijn afgedaan

– Aparte machtiging voor achterafgedigitaliseerde documenten

• maximaal 5 jaar na inwerkingtreding

– daarna opnieuw een machtiging aanvragen

Provincie:

• Kan ook met terugwerkende kracht

• geen beperking aan duur machtiging

Uitzonderingen

• Documenten die vanwege hun uitwendige vorm

van belang zijn voor het cultureel erfgoed

• Documenten met een symbolische waarde voor

het cultureel erfgoed

• Documenten waarvan de authenciteit of integriteit

niet vast staat

• Documenten die op grond van een wettelijke

bepaling in de oorspronkelijke vorm bewaard

dienen te worden

Wie hebben al machtiging ?

Gemeenten• Oss

• Deventer

• DCMR

• Westland

• Putten

• Oisterwijk

• Helmond

• Bergen op Zoom

• Woerden

• Woensdrecht

Rijk

• Provincies

– Flevoland

– Overijssel

– Zuid-Holland

• Diverse rijksorganen

Wijziging in 2013

Machtiging verdwijnt uit de Archiefwet

Oorzaak:

Wet revitalisering generiek toezicht >

Machtiging is vorm van specifiek toezicht

Gevolg: Eisen voor vervanging opgenomen in Archiefregeling

Nieuwe regeling in de maak:

Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en

Wetenschap van [datum], nr. ..., tot wijziging van de

Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels

omtrent vervanging

Nieuwe regels voor vervanging - inhoud

Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:

• Reikwijdte van het vervangingsproces:

• Opgave organisatieonderdelen en

• Categorieën archiefbescheiden

• Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen

instellingen en de randapparatuur

• Software en de gekozen instellingen;

• Criteria voor de keuze voor kleur, grijswaarden of zwart/wit

Nieuwe regels voor vervanging

• Wijze waarop de reproductie tot stand komt:

• formaten

• bewerkingen

• metagegevens

• keuze voor reproductie per batch of per stuk;

• Inrichting van controle op juiste en volledige weergave en herstel van fouten;

• Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• Kwaliteitsprocedures

Zorgdrager neemt besluit tot vervanging en besteedt hierin aandacht aan:

Nieuwe regels

Besluit zorgdrager:

– Vastleggen en verantwoorden van procedure en

keuzes ten aanzien van de techniek van

vervanging

– Voor reproducties gelden normen van

Archiefbesluit en Archiefregeling qua

duurzaamheid en geordende en toegankelijke

staat

Nieuwe regels

• Betrokkenheid van archivaris bij besluitvorming niet

verplicht

• Uitzonderingen niet benoemd

• Toetsing achteraf!!

• Voorlichtingsbrochure ?

• Vaststelling?

Tot die tijd blijft de huidige procedure van kracht

VRAGEN??

Nieuwe rol archiefinspectie

Bijdrage leveren aan herziening

interbestuurlijk toezicht

Wat verandert er nu voor u?

Iedere overheid verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer.

• rapporteren aan b&w / dagelijks bestuur

• controle door raad / algemeen bestuur

• eigen verantwoording ten aanzien van vervanging, vervreemding,

overbrenging, openbaarheid, archiefverordening, bewaarplaats

Belangrijke rol voor de gemeente- c.q. waterschapsarchivaris en met

name diens inspecteurs: HORIZONTAAL TOEZICHT

Provincie gaat ‘generiek’ toezicht uitoefenen:

• door een provinciaal toezichthouder

• functie van provinciaal archiefinspecteur verdwijnt

Resterend specifiek toezicht in de

Archiefwet

• Artikel 7: machtiging vervanging door GS (tot medio

2013)

• Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2 : melding van de

Archiefverordeningen aan GS

• Artikel 8: machtiging vervreemding door de minister

• Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging

archieven ouder dan 20 jaar door GS

• Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder

dan 75 jaar door GS

Wat gaat de provincie doen?

• Uitkomsten horizontaal toezicht (KPI’s, jaarverslagen

gemeentearchivaris) verzamelen

• Berichten uit de media, van burgers registreren (zelf

verzamelen)

• Afspraken over de beschikbaarstelling van informatie

door de onder toezicht gestelde overheid aan de

controlerende/inspecterende overheid (informatiearrangementen)

• Reality checks

• Desnoods interveniëren via…

De Interventieladder

Signaleren

Opvragen en valideren

Bepalen acties en termijnen

Vooraankondiging interventie

Besluit tot interventie met termijn

Sanctie: schorsing/vernietiging besluit of indeplaatsstelling

Taakverwaarlozing

Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een

gevorderde beslissing neemt, een gevorderde handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand

brengt

17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer

• Achterstand bewerking/overbrenging

• Ongeschikte archiefbewaarplaats

• Niet aangepaste verordening

Hulpmiddelen vanuit Provincie

• Advies

• Kennisoverdracht

• Hulpmiddelen:

Beleidsregels

Rekennorm

Referentiekader

RODIN

Referentiekader Opbouw Digitaal InformatiebeheerLANDELIJK OVERLEG VAN PROVINCIALE ARCHIEFINSPECTEURS

WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIERODIN