Bele ids rege l vervanging

Ingmar Koch

24 april 2008

I.K.

Provinciale Archiefins pectie Noord-Brabant

ikoch@brabant.nl

www.brabant.nl/archie fins pectie

Bijna is he t zover!

Ingmar Koch & Yvonne Welings

18 april 2007

Bele ids rege l dig itale vervanging

Einde lijk is he t echt zover

Gedeputeerde Staten s te lt “Beleids regel vervanging archiefbes cheiden Noord-Brabant” vas t(Va n onz e corre s ponde nt)’s -He rtog e nbos ch . Dins da g 26 fe brua ri he e ft he t B ra ba nts colle g e va n Ge de pute e rde S ta te n de B e le ids re g e l ve rva ng ing a rch ie fbe s che ide n Noord-B ra ba nt va s tg e s te ld. Hie rme e wordt de we g vrijg e ma a kt voor loka le ove rhe ids org a nis a tie s die hun be drijfs voe ring volle dig dig ita a l wille n la te n ve rlope n.

Provinc iale be le ids rege l

Een rege l voor

alle vormen van vervanging

Ve rfilm ing

Dig ita lis e ring

R outine m a tigB a c klog

Zijn er twee be le ids rege ls ?

Bele ids rege l van de Minis ter van Onderwijs , Cultuur en Wetens chap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtig ing als bedoe ld in artike l 7 van de Archie fwet 1995 ten behoeve van routinematige dig italis ering van archie fbes che iden (Be le ids rege l dig itale vervanging archie fbes che iden)

Ja! Van Gedeputeerde Staten voor:

68 gemeenten en ± 100 gemeens chappelijke regelingen

Brabants e De lta

Aa en Maas

De Dommel

Waters chappen

Midden en Wes t-Brabant

Brabant Zuid-Oos t

Brabant Noord

Politieregio’s

Van Minis ter Plas terk voor:

Rijks ins tellingen in de provincie

Zoek de vers chillen

Vers chillen rijk - provinc ie

Reikwijdte

Technis che eis en

Techniek

Proces machtig ings verzoek

Beoordeling Handboek

Digitalisering

Machtigingsverzoek indienen bij GS

Controle machtigingsaanvraag

Aanvraag volledig en

ontvankelijk?Overleg

Aanvraag aangevuld <2 weken?

Afwijzen aanvraag

KennisgevingKennisgeving

NEENEE NEENEE

JAJA JAJA

Zorgdrager neemt initiatief tot vervanging

Advies van archivaris

Opstellen concept-Handboek digitalisering en Vervangingsbesluit

Beoordeling Handboek Digitalisering

Machtiging door Gedeputeerde Staten

Besluit tot vervanging

Vervanging

Verklaring van vervanging

Handboek juist en volledig?

Afwijzen aanvraag

KennisgevingKennisgeving

Overleg

MachtigingMachtiging

Publicatie besluit

NEENEE

NEENEE

JAJA

Corrigeren concept-Handboek

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artike l 6:

2. Ge de pute e rde S ta te n be s lis s e n binnen 13 weken na ontva ng s t op he t ma ch tig ing s ve rz oe k.

3. Ge de pute e rde S ta te n kunne n de be s lis s ing op he t ma ch tig ing s ve rz oe k eenmaal voor ten hoogs te 13 weken verdagen.

4. Indie n Ge de pute e rde S ta te n g e e n be s luit he bbe n g e nome n b inne n 13 we ke n of in g e va l va n ve rda g ing b inne n de ve rle ng de te rmijn, wordt de ma ch tig ing g e a ch t te z ijn ve rle e nd.

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artike l 6:

2. Ge de pute e rde S ta te n be s lis s e n binnen 13 weken na ontva ng s t op he t ma ch tig ing s ve rz oe k.

3. Ge de pute e rde S ta te n kunne n de be s lis s ing op he t ma ch tig ing s ve rz oe k eenmaal voor ten hoogs te 13 weken verdagen.

4. Indie n Ge de pute e rde S ta te n g e e n be s luit he bbe n g e nome n b inne n 13 we ke n of in g e va l va n ve rda g ing b inne n de ve rle ng de te rmijn, wordt de ma ch tig ing g e a ch t te z ijn ve rle e nd.

Checklis t Handboek Vervanging

Toe ts ing s c rite ria :

- B e s c h rijv ing te ve rva ng e n a rc h ie fbe s c h e ide n

- B e s c h rijv ing ve rva ng ing s proc e s

- Te c h n is c h e inric h ting

Bes chrijving te vervangen archie fbes che iden

• Inh oud, s truc tuur e n vorm

• Tijds tip e n ta a k

• S a me nh a ng m e t a nde re a rc h ie fbe s c h e ide n

• Wa a rde voor c u lture e l e rfg oe d

• B e la ng va n de in forma tie

Bes chrijving inrichting vervangings proces (1)

• S e le c tie proc e s– Arc h ie fs tukke n– Kle ur

• Voorbe re id ing doc ume nte n

• S c a nproc e s

• R e g is tra tie proc e dure

Bes chrijving inrichting vervangings proces (2)

• Opna me in be h e e rs s ys te e m• Kwa lite its proc e dure s

– J u is th e id– Volle d ig h e id– Le e s ba a rh e id– Te rug vindba a rh e id

• Ve rn ie tig ing s proc e dure

Technis che inrichting

• B e s ta nds form a a t

• Kwa lite it va n de re produc tie s

Wat toe ts t GS nie t?

De beheers omgeving wordt in de machtig ings procedure nie t beoordee ld

Waarom nie t?

Beperking Archie fwet

- Artike l in de we t g a a t a lle e n ove r de ‘c onve rs ie ’

- G S h e e ft toe z ic h t op z org , a rc h iva ris h e e ft toe z ic h t op be h e e r

Hoe nu verder?

01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110

Ontwikke lingen

NEN 2082

Ontwikke ling E-depots

ED3

Tot s lo t

??