Maak eens een Handboek!

Chido Houbrakenwww.chido.nl

@adviesCH

9-5-2011 1Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

VoorstellenChido Houbraken

Informatie-, Documentatie- en Organisatie-advies(C.H.I.D.O.)

9-5-2011 2Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

• Sinds 2010;• Adviseert organisaties op het gebied

van de logische inrichting en ordening van hun informatiehuishouding;• Kennis over de gevolgen van

digitaliseringstrajecten voor de geheugen- en verantwoordingsfunctie van de gedigitaliseerde informatie.

Waar gaan we het over hebben?

• Wat is een Handboek Vervanging?• Waarom een Handboek Vervanging?• Hoe ziet een Handboek Vervanging er uit?• Ontwikkelingen• Samenvatting en aandachtspuntjes

9-5-2011 3Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Handboek

• boek waarin een overzicht wordt gegeven van een tak van wetenschap (Van Dale)

• een publicatie die de stand van zaken in een wetenschap, op een wetenschapsgebied of een deeldiscipline weergeeft (Wikipedia)

9-5-2011 4Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Handboek Vervanging

9-5-2011 5Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Plaatje: http://www.donaldduck.nl/ext/gfx/content/duckipedia/kwikkwekkwak/11handboek.jpg

Waarom een HB Vervanging?

• Wettelijke eis• Vastleggen en beheren van proces• Afleggen van externe verantwoordelijkheid• Naslagwerk voor eigen organisatie

9-5-2011 6Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Redenen voor vervanging

9-5-2011 7Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Redenen voor vervanging

• Fysieke toestand van het archiefmateriaal• Ruimtegebrek (??)• Opheffen hybride situaties• Verantwoordingsfunctie verkiest (vereist) een

digitaal origineel boven een papieren origineel

9-5-2011 8Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Vier vormen van vervanging

9-5-2011 9Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

InhoudelijkProcesmatig

DOORLOPEND AD HOC

DIRECT Routinematige vervanging Gelegenheidsvervanging

RETRO Vertraagde vervanging Klassieke vervanging

© Chido Houbraken (en dus geen officiële vakterminologie)

Hoe ziet een HB Vervanging er uit?

Vormeisen

Inhoudelijk deel:• Verantwoording• Beschrijving van de inrichting van het

vervangingsproces• Technische inrichting

9-5-2011 10Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Hoe ziet een HB Vervanging er uit?

VerantwoordingBeschrijving van de te vervangen

archiefbescheiden:• Inhoud, structuur, vorm• Tijdstip en werkproces• Samenhang andere archiefbescheiden• Cultureel erfgoed• Belang informatie

9-5-2011 11Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Hoe ziet een HB Vervanging er uit?Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces:• Selectieproces• Voorbereiding• Digitaliseringsproces• Opname in beheerssysteem• Kwaliteitsprocedures• Vernietigingsprocedure

9-5-2011 12Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Hoe ziet een HB Vervanging er uit?

Technische inrichting:

• Documentatie mbt gebruikte bestandsformaat• Kwaliteit van de reproducties

9-5-2011 13Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Ontwikkelingen

• Wetswijziging:De verplichte machtiging in art. 7 van de Archiefwet komt te vervallen.

• Nieuwe versie pdf-A• Digitale handtekening• Referentie-architecturen (NORA, GEMMA

enz.)• Zaakgericht Werken / HNW

9-5-2011 14Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Samenvatting

• Een Handboek Vervanging opstellen is ook nuttig als er geen wettelijke eis is (ook bijv. voor vernietigbare stukken).

• Vervanging (zeker routinematige vervanging) heeft een grote invloed op het werken van DIV en de organisatie. Leg vast in het Handboek wie waarvoor verantwoordelijk is.

9-5-2011 15Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Aandachtspunten

9-5-2011 16Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Aandachtspunten

9-5-2011 17Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)

Vragen?

9-5-2011 18Presentatie evenement: Substitutie. De Hoogste Tijd (Middelburg)