Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

27
Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda

Transcript of Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Page 1: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot

Miriam Weeda

Page 2: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Inhoud

• De weg naar een Machtiging voor vervanging

• Een E-depot opbouwen

• Structuur van je E-depot?

• En dan…

Page 3: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Even voorstellen

• 2003 in DIV-wereld terechtgekomen• Studie Duitse taal en cultuur (afgestudeerd op

Duitse manuscripten)

• Vooral DMS trajecten: gebruikers-trainingen, RMA inrichting, digitale DIV-processen• Consultant bij Dino4

Page 4: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Herkenbaar?

• Hybride dossiers• Beheer papieren archief (traditionele dossiers)

• Digitale documenten (inscanning of digital born)

• Beheer ingescande papieren documenten (kosten per meter, hoeveel heb je?)

Page 5: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Oplossing?

• “Alle papieren documenten weggooien”

• Digitale documenten leidend maken!

Machtiging voor vervanging aanvragen en eigen E-depot opzetten

(=digitaal archief met te bewaren en op termijn vernietigbare records)

Page 6: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

6

In de praktijk: DCMR Milieudienst Rijnmond

Actief voor bewoners, bedrijven en overheid

Milieu-expertise voor binnen- en buitenland

24 uur per dag, 550 medewerkers voor 22000 bedrijven.

Page 7: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

7

Afdeling DCI (Documentatie, Communicatie en Informatie)

Actief voor medewerkers en bezoekers

Archief expertise: voorbeeldfunctie voor regio en vergelijkbare organisaties

1 bureauhoofd

24 medewerkers

150.000 dossiers

Page 8: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

De Weg naar de Machtiging

• Machtiging aanvragen: eng!

• DCMR: Traject van 2 jaar (na 1 jaar ‘digitaliseren’)

• Aangroei 400 m per jaar tegengaan

• SSA: op termijn vervangen

• Machtiging van Gedeputeerde Staten

Page 9: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

De Weg naar de Machtiging

Hand-boek

samen-stellen

AuditMachting

s-aanvraag indienen

Substitu-tie

wordt verleen

d

Dubbel archiveren papier

én digitaal

hoeft niet meer

Page 10: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Machtiging

Het recht om fysieke – te bewaren – archiefbescheiden na scanning te vernietigen

Nog maar weinig machtigingen afgegeven:

Gemeente Oss : Werk en Inkomen (aanvragen Levensonderhoud), Financiële Administratie (Inkomende facturen) en de afdeling Belastingen (Bezwaarschriften)

Gemeente Schijndel: alleen vernietigbare bescheiden Gemeente Deventer: te bewaren bescheiden Provincie Overijssel: ..

Page 11: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Wetgeving - Archiefwet, artikel 7

Te bewaren

Machtiging van Onze Minister

OCW (Rijksarchiefbewaarplaats)

of Gedeputeerde Staten

Vernietigbaar

Machtiging van

zorgdrager

Page 12: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Handboek

• Toont situatie van jouw informatiehuishouding• Puur beschrijvend• Kwaliteitsproject!• Helaas geen ‘model’ handboek of standaard

Wat zijn de minimale eisen in je informatiehuishouding?

Tip: Zoek direct contact met gemeentelijk en provinciaal archiefinspecteur

Page 13: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Minimale eisen handboek: inhoud

1. Archiefbeschrijving

2. Processen & structuur

3. Techniek

4. Kwaliteitsmanagement

Page 14: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Minimale eisen handboek

1. Archiefafbakening: Weet je voor welk proces, vernietigbare of te bewaren archiefbescheiden? DCMR: primaire proces

2. Processen & structuur : Zijn alle documentstromen/processen helder? Heb je een RM functionaliteit waarin je de

digitale documenten in een structuur kan opbergen?

Page 15: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Voorwaarden

3) Techniek (ICT) Hoe en welke software is aanwezig. Is er een breed informatieplan beschikbaar?

4) Kwaliteit Wie heeft welke taken en

verantwoordelijkheden?DCMR: kwaliteitstraject met medewerkers

Page 16: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

De weg naar substitutie

• Tijdens gehele traject: communiceer en overleg met betreffende instanties

Doe het samen!• Kaders vaststellen: belangrijk zijn NEN-normen (15489,

2082)

• Inrichting digitaal beheer van documenten en kwaliteitszorg zijn essentiele onderdelen

• Begin klein (valkuil om groot te willen beginnen)

Page 17: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Machtiging

• Je hebt de machtiging en dan ?

• E-depot krijgt status!Machtiging van

Onze Minister

(Rijksarchiefbewaarplaats)

of Gedeputeerde

Staten

Page 18: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Een e-depot bouwen

E-depot? Definieer E-depot …

- Bak met digitale documenten- En aanvullende info over..- Te vernietigen of te bewaren informatie?- Alleen voor semi-statische informatie?- Los systeem of Recordsmanagement functionaliteit ingebouwd?

Page 19: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

E-depot

Of “het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van tebewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”(rapport E-depot Duurzame digitale toegang tot informatie mei 2010)

Page 20: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Welke structuur in je E-depot?

Waar worden records beheerd?

• In dynamische fase: in DMS of processysteem

• Semi-statische fase: beheer in RMA of RM functionaliteit

• Statische fase: Regionaal of landelijk E-depot

Page 21: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Welke structuur in je E-depot?

Welke records heb je?

• Dossiers: documenten met verschillende bewaartermijnen

• Documenten: per soort gecategoriseerd• Gestructureerde processen (AO)• Zaakgericht: processen met daarin zaken• Ongestructureerde en semi-gestructureerde

informatie?

Page 22: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Welke beheer-instrumenten heb je?

• DSP

• Fileplan

• Zaaktypencatalogus

Page 23: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Documentair Structuur Plan

• DSP : proces-georienteerd • Compleet overzicht informatie beheer

• Voordelen: alle documenten in processen onder te brengen• Aan elk proces koppel je een bewaartermijn• Zaak, dossier of document• Keuze van DCMR (voorbeeld Model DSP)

Page 24: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Fileplan

• Documentgeorienteerd

• Term wordt in DMS E-Docs gebruikt

• Voorbeeld: University of Toronto

Page 25: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Zaaktypencatalogus

• Zaaksgewijs archiveren• Compleet overzicht van alle zaak- informatie

voor gemeentelijke activiteiten • Beheer-voordeel: 1 bewaartermijn voor 1 zaak • Dienstverlening staat voorop• Komt samen met DSP

Page 26: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Samengevat

• Baken duidelijk af waarvoor machtiging wordt aangevraagd

• Kwaliteit ! (processen, instrumenten, structuur)

• Werk samen met archiefinspectie!

Page 27: Substitutie, de eerste stap naar een e-depot

Vragen?