Vervanging Evenementendag 20081022

56
Vervanging Ingmar Koch 22 oktober 2008

description

Presentatie gegeven tijdens de Evementendag van @llbidgit op 22 oktober 2008

Transcript of Vervanging Evenementendag 20081022

Page 1: Vervanging Evenementendag 20081022

Vervanging

Ingmar Koch

22 oktober 2008

Page 2: Vervanging Evenementendag 20081022

Ingmar Koch

Provinciale Archiefins pectie Noord-Brabant

[email protected]

www.brabant.nl/archie fins pectie

Page 3: Vervanging Evenementendag 20081022

Vooraf

vervanging =

substitutie =

vervanging

Page 4: Vervanging Evenementendag 20081022

Nog meer vooraf

Vervanging is

het probleem niet!

Page 5: Vervanging Evenementendag 20081022

Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur

B ron: R e c ordke e ping , s e pte mbe r 2008

(h ttp://www.na tiona la rc h ive s .g ov.uk/doc um e nts /re c ord-ke e ping -s e p-08.pdf)

Page 6: Vervanging Evenementendag 20081022

Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?

Ruim 600 per dag

Page 7: Vervanging Evenementendag 20081022

Het kan nog erger: LHC

Page 8: Vervanging Evenementendag 20081022
Page 9: Vervanging Evenementendag 20081022

Programma

Page 10: Vervanging Evenementendag 20081022

Beleidsregel

•Geschiedenis

•Soorten vervanging

•Procedure

•Termijnen

Page 11: Vervanging Evenementendag 20081022

LOP

AI

Mo

de

l

Be

leid

sre

ge

l O

CW

Be

leid

sre

ge

l Li

mb

urg

Ma

chti

gin

g O

ss

Be

leid

sre

ge

l

No

ord

-Bra

ba

nt

2 2 o ktob e r 2 0 0 7 2 2 ja nua ri 2 0 0 8 2 6 fe b rua ri 2 0 0 8 1 5 a p ril 2 0 0 8 1 9 me i 2 0 0 8

Page 12: Vervanging Evenementendag 20081022

Vers chillende be le ids rege ls ?

Page 13: Vervanging Evenementendag 20081022

Wel dertien!

Page 14: Vervanging Evenementendag 20081022

Van 12 Gedeputeerde Staten voor:

Page 15: Vervanging Evenementendag 20081022

Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen

Page 16: Vervanging Evenementendag 20081022

Alle waterschappen

Page 17: Vervanging Evenementendag 20081022

Alle regio’s

Page 18: Vervanging Evenementendag 20081022

Van Minister Plasterk voor:

Page 19: Vervanging Evenementendag 20081022
Page 20: Vervanging Evenementendag 20081022

En de twaalf provincies!

Page 21: Vervanging Evenementendag 20081022

Provinciale beleidsregel

Een regel voor

alle vormen van vervanging

Page 22: Vervanging Evenementendag 20081022

VerfilmingDigitalisering &

Page 23: Vervanging Evenementendag 20081022

RoutinematigBacklog &

Page 24: Vervanging Evenementendag 20081022

Ideale procedure vanuit oogpunt GS

• Ontvangst machtigingsaanvraag

• Controle ontvankelijkheid en volledigheid

• Controle concept Handboek Digitalisering en concept vervangingsbesluit

• Overleg zorgdrager

• Goedkeuring Handboek Digitalisering en vervangingsbesluit

• Verlening machtiging

Page 25: Vervanging Evenementendag 20081022

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artikel 6:

2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

Page 26: Vervanging Evenementendag 20081022

Hoe lang duurt dat allemaal?

Artikel 6:

2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.

3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.

4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.

Page 27: Vervanging Evenementendag 20081022

Beleidsregel

Page 28: Vervanging Evenementendag 20081022

Toetsingscriteria

•Beschrijving archiefbescheiden

•Beschrijving vervangingsproces

•Technische inrichting

Page 29: Vervanging Evenementendag 20081022

Beschrijving archiefbescheiden

• Inhoud, structuur en vorm

• Tijdstip en taak

• Samenhang met andere archiefbescheiden

• Waarde voor cultureel erfgoed

• Belang van de informatie

Page 30: Vervanging Evenementendag 20081022

Beschrijving vervangingsproces (1)

• Selectieproces– Archiefstukken– Kleur

• Voorbereiding documenten

• Scanproces

• Registratieprocedure

Page 31: Vervanging Evenementendag 20081022

Beschrijving vervangingsproces (2)

• Opname in beheerssysteem• Kwaliteitsprocedures

– Juistheid– Volledigheid– Leesbaarheid– Terugvindbaarheid

• Vernietigingsprocedure

Page 32: Vervanging Evenementendag 20081022

Technische inrichting

• Bestandsformaat

• Kwaliteit van de reproducties

Page 33: Vervanging Evenementendag 20081022

Toetsingscriteria

Page 35: Vervanging Evenementendag 20081022

Juis the id

Terugvind-baarheid

Lees -baarhe id

Volledigheid

Controles

Page 36: Vervanging Evenementendag 20081022

Volledigheid

Page 37: Vervanging Evenementendag 20081022

Leesbaarheid

Page 38: Vervanging Evenementendag 20081022

Terugvindbaarheid

Page 39: Vervanging Evenementendag 20081022

Juistheid

Page 40: Vervanging Evenementendag 20081022

Controlesystematiek

Page 41: Vervanging Evenementendag 20081022

Controlesystematiek

• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden

Page 42: Vervanging Evenementendag 20081022

Precies en helder formuleren

• Vernietiging:

– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”

– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”

Page 43: Vervanging Evenementendag 20081022

Precies en helder formuleren

• Volledigheid / taak:

– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”

Page 44: Vervanging Evenementendag 20081022

Precies en helder formuleren

• Correcties:

– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”

Page 45: Vervanging Evenementendag 20081022

Bewaaromstandigheden

• Eisen uit de Archiefwet

• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie

Page 46: Vervanging Evenementendag 20081022

Aandachtspunten

Page 47: Vervanging Evenementendag 20081022

Hoe nu verder?

Page 48: Vervanging Evenementendag 20081022

01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110

Page 49: Vervanging Evenementendag 20081022

Ontwikkelingen

•NEN 2082

•E-depots

•ED3

•Archiefregelingen 2008

Page 50: Vervanging Evenementendag 20081022

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)

Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

Requirements for records management functionality in software

Page 51: Vervanging Evenementendag 20081022
Page 52: Vervanging Evenementendag 20081022

E-depots

Page 53: Vervanging Evenementendag 20081022

Eisen Duurzaam Digitaal Depot

e is e nduurz a a m dig ita a lde pot.b log s pot.c om

Page 54: Vervanging Evenementendag 20081022

Archiefregelingen 2008

Page 55: Vervanging Evenementendag 20081022

www.s lides hare .com/ingmario www.s lides hare .com/ingmario

Page 56: Vervanging Evenementendag 20081022