Vervanging Evenementendag 20081022
-
Upload
ingmar-koch -
Category
Documents
-
view
540 -
download
0
description
Transcript of Vervanging Evenementendag 20081022
Vervanging
Ingmar Koch
22 oktober 2008
Ingmar Koch
Provinciale Archiefins pectie Noord-Brabant
www.brabant.nl/archie fins pectie
Vooraf
vervanging =
substitutie =
vervanging
Nog meer vooraf
Vervanging is
het probleem niet!
Digitale groeicijfers in MB per dagDataproductie van het Britse ministerie van Cultuur
B ron: R e c ordke e ping , s e pte mbe r 2008
(h ttp://www.na tiona la rc h ive s .g ov.uk/doc um e nts /re c ord-ke e ping -s e p-08.pdf)
Hoeveel cd’s zijn dat in 2010?
Ruim 600 per dag
Het kan nog erger: LHC
Programma
Beleidsregel
•Geschiedenis
•Soorten vervanging
•Procedure
•Termijnen
LOP
AI
Mo
de
l
Be
leid
sre
ge
l O
CW
Be
leid
sre
ge
l Li
mb
urg
Ma
chti
gin
g O
ss
Be
leid
sre
ge
l
No
ord
-Bra
ba
nt
2 2 o ktob e r 2 0 0 7 2 2 ja nua ri 2 0 0 8 2 6 fe b rua ri 2 0 0 8 1 5 a p ril 2 0 0 8 1 9 me i 2 0 0 8
Vers chillende be le ids rege ls ?
Wel dertien!
Van 12 Gedeputeerde Staten voor:
Alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen
Alle waterschappen
Alle regio’s
Van Minister Plasterk voor:
En de twaalf provincies!
Provinciale beleidsregel
Een regel voor
alle vormen van vervanging
VerfilmingDigitalisering &
RoutinematigBacklog &
Ideale procedure vanuit oogpunt GS
• Ontvangst machtigingsaanvraag
• Controle ontvankelijkheid en volledigheid
• Controle concept Handboek Digitalisering en concept vervangingsbesluit
• Overleg zorgdrager
• Goedkeuring Handboek Digitalisering en vervangingsbesluit
• Verlening machtiging
Hoe lang duurt dat allemaal?
Artikel 6:
2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.
3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.
4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.
Hoe lang duurt dat allemaal?
Artikel 6:
2. Gedeputeerde Staten beslissen binnen 13 weken na ontvangst op het machtigingsverzoek.
3. Gedeputeerde Staten kunnen de beslissing op het machtigingsverzoek eenmaal voor ten hoogste 13 weken verdagen.
4. Indien Gedeputeerde Staten geen besluit hebben genomen binnen 13 weken of in geval van verdaging binnen de verlengde termijn, wordt de machtiging geacht te zijn verleend.
Beleidsregel
Toetsingscriteria
•Beschrijving archiefbescheiden
•Beschrijving vervangingsproces
•Technische inrichting
Beschrijving archiefbescheiden
• Inhoud, structuur en vorm
• Tijdstip en taak
• Samenhang met andere archiefbescheiden
• Waarde voor cultureel erfgoed
• Belang van de informatie
Beschrijving vervangingsproces (1)
• Selectieproces– Archiefstukken– Kleur
• Voorbereiding documenten
• Scanproces
• Registratieprocedure
Beschrijving vervangingsproces (2)
• Opname in beheerssysteem• Kwaliteitsprocedures
– Juistheid– Volledigheid– Leesbaarheid– Terugvindbaarheid
• Vernietigingsprocedure
Technische inrichting
• Bestandsformaat
• Kwaliteit van de reproducties
Toetsingscriteria
Bijzondere aandachtspunten
Filmpje:
http://www.youtube .com/wa tch ? v=fz xCi20mYdE
Juis the id
Terugvind-baarheid
Lees -baarhe id
Volledigheid
Controles
Volledigheid
Leesbaarheid
Terugvindbaarheid
Juistheid
Controlesystematiek
Controlesystematiek
• Frequentie• Omvang• Fouttolerantie• Correctiemethoden
Precies en helder formuleren
• Vernietiging:
– “Nadat een termijn van twee maanden is verlopen, wordt een lijst opgesteld van alle registraties van documenten over deze periode.”
– “Omwille van mogelijke fouten bij het scanproces worden papieren originelen pas na een periode van 4 weken vernietigd”
Precies en helder formuleren
• Volledigheid / taak:
– “Post met op de envelop persoonlijk/vertrouwelijk voor de burgemeester, wethouders en/of kabinet. Deze stukken worden ongeopend doorgestuurd. Burgemeester of kabinet zijn zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van deze stukken bij DIV voor registratie (NEN-ISO 15489).”
Precies en helder formuleren
• Correcties:
– “Is de scan niet juist dan wordt het originele exemplaar tijdelijk uit de Paternosterkast gehaald en vervolgens opnieuw gescand.”
Bewaaromstandigheden
• Eisen uit de Archiefwet
• Verplaatsing melden aan de archivaris en de provinciale archiefinspectie
Aandachtspunten
Hoe nu verder?
01011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111010100101010011001011010010111100001010101110101001010100110010110100101111000010101011101010010101001100101101001011110000101010111001001010100110010110100101111000010101011100100101010011001011010010111100001010101110
Ontwikkelingen
•NEN 2082
•E-depots
•ED3
•Archiefregelingen 2008
Nederlandse norm
NEN 2082(nl)
Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur
Requirements for records management functionality in software
E-depots
Eisen Duurzaam Digitaal Depot
e is e nduurz a a m dig ita a lde pot.b log s pot.c om
Archiefregelingen 2008
www.s lides hare .com/ingmario www.s lides hare .com/ingmario