11.30 uur froukje terpstra en sheryl limburg - eerst stilstaan om in bewefing te komen -...

Unfold your potential

Introductie facilitaire benchmarks

Fier.fm: Sheryl Limburg en Froukje Terpstra

Eerst stilstaan om

in beweging te

komen

Agenda

1. Voorbereiding

— Wie is Fier.fm?

— Wat is benchmarken?

— Welke tools zijn er?

2. Warming-up

— Hoe werkt benchmarken?

3. Klaar voor de start?

— Hoe verloopt het benchmarkproces?

— Wat zijn de resultaten?

2

1. Voorbereiding Wie is Fier.fm?

Wie zijn we en wat doen we?

Waar?

Wie?

Trainen

Onderzoeken

Adviseren

Netwerken

Wat?

Tip! Check ook

www.fier.fm

3

“De term benchmark is afkomstig uit

de landmeetkunde. Een benchmark

is een van tevoren bepaalde positie

die kan worden gebruikt als

referentiepunt, een standaard

waarmee iets kan worden gemeten of beoordeeld."

1. Voorbereiding Wat is benchmarken?

Benchmarken bestaat al lang en ontstond in de landmeetkunde

4

1. Voorbereiding: Wat is benchmarken?

U benchmarkt wellicht vaker dan u denkt…

Prijs + + +++

Maximale snelheid

per uur + + +++

Aantal m3 +++ + +

Belasting per maand ++ + +++

5


Bij benchmarken blijft het niet bij vergelijken

Het gaat bij benchmarking om vergelijken, zowel intern als extern: – Bestuderen hoe anderen te werk gaan.

– Bestuderen hoe u zelf te werk gaat.

Het gaat bij benchmarking om begrijpen: – Waarom worden bepaalde processen toegepast?

– Hoe worden bepaalde kosten veroorzaakt?

Het gaat bij benchmarking om leren, verbeteren, sturen: – Het inslaan van een veranderingstraject.

Meten is weten

Stuurinformatie

Inzicht in kosten

Appels met appels

Standaardisatie

6


Er zijn verschillende argumenten om te benchmarken

“Het koppelen van verschillende soorten

stuurgegevens levert de juiste informatie

op voor het gesprek met de interne klant,

om nog beter in te spelen op de

behoeften en verwachtingen.”

“Wij zien benchmarken als een belangrijk

sturingsinstrument waarmee wij richting

geven aan onze bedrijfsvoering en zicht

hebben op het kwaliteitsniveau van onze

producten en diensten. .”

“Schiphol benchmarkt in de eerste plaats om haar

eigen facilitaire afdeling te toetsen aan de markt.

Uitkomsten leiden tot het veranderen van bestaande

processen en in sommige gevallen tot nieuwe

Europese aanbestedingen.”

7


Benchmarken is onderdeel van een jaarlijkse cyclus

•KSF5: klanten

•KSF6: financiële resultaten

•KSF7: innovatie, leer en aanpassings-vermogen

•KSF4: excellente operationele

uitvoering

•KSF1: passende cultuur

•KSF2: sterk management

•KSF3: gemotiveerde medewerkers Doorzicht:

Visie, bedrijfsplan, jaarplan, begrotingen/ budgetten

Daadkracht:

Dienstverlenings-overeenkomst, pdc

gids, meting operationele

kwaliteit

Inzicht:

Meting klant-tevredenheid, benchmarken,

account-gespreken

Daadkracht:

Netwerken, kennis-ontwikkeling door training en opleiding

8


Op facilitair gebied zijn vele benchmarks denkbaar..

Medewerkers

Tevredenheid

Leveranciers

prestaties

Klanttevredenheid

Facilitaire

Kosten

Objectieve

kwaliteit

Klantwaardering

9

1. Voorbereiding Welke tools zijn er?

Facilitaire normen kunnen als hulpmiddel gebruikt worden om

benchmarken vorm te geven..

Standaarden kunnen vastgelegd worden binnen een bedrijf of organisatie, binnen een consortium van organisaties of door erkende standaardisatieorganisaties.

Standaarden zijn overeenkomsten (internationaal privaatrecht). Standaarden zijn niet verplichtend, maar kunnen door de markt verplichtend worden beschouwd.

Standaarden zijn er op nationaal, Europees (CEN) en wereldwijd (ISO) niveau.

10


In de Europese norm EN 15221 wordt een onderscheid gemaakt

tussen verschillende facilitaire activiteiten

Space & infrastructure People and organization Central functions

11


De eerste functie heeft betrekking op ‘space and infrastructure’

24-03-2015 [12]

Space(accommodation) Outdoors

Cleaning Workplace

Primary activities specific


De tweede functie heeft betrekking op ‘people and organization’

24-03-2015 [13]

Health, safety, security,

environment Hospitality

ICT Logistics

Business support Organization specific


De derde functie heeft betrekking op centrale functies

24-03-2015 [14]

Sustainability Quality standards and

guidelines

Identity, innovation Risk policy

Agenda

1. Voorbereiding

— Wie is Fier.fm?



2. Warming-up





15

Case: benchmark adviesbureau Fier.fm

Opdracht 1

— 10 minuten

Per groepje maximaal 5 personen

Bereid met behulp van de toolbox een

terugkoppeling voor van maximaal 5 minuten

Opdracht 2

— 15 minuten

Basis voor deze opdracht is de informatie uit

opdracht 1. Extra informatie wordt door

Fier.fm verstrekt.

Per groepje maximaal 5 personen

Bereid met behulp van de toolbox een

terugkoppeling voor van maximaal 5 minuten

16

Case: benchmark adviesbureau Fier.fm

Opdracht 1

€ 12

€ 14

€ -

€ 2

€ 4

€ 6

€ 8

€ 10

€ 12

€ 14

Fier.fm (2014) Markt (2014)

Kosten schoonmaak per m2bvo

€ 240

€ 385

€ -

€ 50

€ 100

€ 150

€ 200

€ 250

€ 300

€ 350

€ 400

Fier.fm (2014) Markt (2014)

Kosten schoonmaak per werkplek

2014

Totale kosten € 12.000,-

Totaal werkplekken 50

Kosten per werkplek € 240,-

Totaal m2bvo 1000

Kosten per m2bvo €12,-

17

Agenda

1. Voorbereiding

— Wie is Fier.fm?



2. Warming-up





18

3. Klaar voor de start? Hoe verloopt het benchmarkproces?

Het benchmarkproces bestaat uit een zevental stappen

24-03-2015 [19]

Algemene parameters Kosten Overige gegevens

Start en instructie 1

Verzamelen van gegevens 3

M2 BVO

Aantal fte

Personeelkosten

Inkoop

Rente en afschrijvingen

Opbrengsten

Thema’s

Invoeren van gegevens 4

Controle en audit 5

Rapportage 6

Vaststellen uitgangspunten 2

Aantal werkplekken

Analyse 7


Het benchmarkproces bestaat uit een zevental stappen

24-03-2015 [20]

24-03-2015 [20]

Algemene parameters Kosten Overige gegevens

Start en instructie 1

Verzamelen van gegevens 3

M2 BVO

Aantal fte

Personeelkosten

Inkoop

Rente en afschrijvingen

Opbrengsten

Thema’s

Invoeren van gegevens 4

Controle en audit 5

Rapportage 6


Aantal werkplekken

Analyse 7


Beslis waar de benchmark betrekking op heeft

24-03-2015 [21]

Wijze van meten

Referentie Domein

Frequentie

Inhoud


Houd bij de benchmark rekening met mogelijke valkuilen

Administratie sluit niet

aan

‘Fouten’ bij boeken in

administratie

Medewerking financiën is

lastig

Medewerking vastgoed is

lastig

Benchmark is gebonden

aan één persoon

Het blijft bij vergelijken

22

3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?

Er zijn oneindig veel voorbeelden van facilitaire benchmarks

24-03-2015 [23]

Gemeente

Individuele benchmark facilitaire

kosten

1

Onderwijs

Benchmark tussen twee

scholen

2

Nutsbedrijf

Benchmark kosten en kwaliteit

3


In verband met een fusie hebben drie gemeenten hun

totale facilitaire kosten gebenchmarkt en verklaard

24-03-2015 [24]

Gemeente


kosten

BOUWKUNDE DIENSTEN EN SERVICES OVERHEAD FM

AFWIJKING VAN

GEMIDDELDE

+ Gemeente X

€ 87,- per m2 BVO

Gemiddelde gemeenten

€ 143,- per m2BVO

- Gemeente X

€ 3.424,- per werkplek*


€ 2.651,- per werkplek*

+/- Gemeente X

€ 1.379,- per fte


€ 1.131,- per fte

VERKLARING

Lage kosten ‘Voorzien in

huisvesting’ door reeds

afgeschreven

kapitaallasten

Energiekosten liggen ruim

onder het gemiddelde

Hoge kosten catering werk- en

vergaderservice door

personele inzet

Hoge kosten repro door

inkoop op het gebied van

‘kopiëren’

Hoge kosten

‘werkplekvoorziening’ door

kapitaallasten vervangen

meubelen en ‘losse’ inkoop

Staples

Inzet van personeel t.b.v.

management, bedrijfsbureau

en inkoop

Ontwikkeling

inkooporganisatie

VOORUITBLIK

Te verwachten stijging

van kosten ‘voorzien in

huisvesting’ door

toename kapitaallasten

Kosten energie zijn

stabiel en mogelijk is er

nog meer

besparingspotentieel door

de aanschaf van zuinigere

installaties

Aanbesteding reprografie zal

vanaf mei 2011 waarschijnlijk

leiden tot een daling van

kosten

Mogelijke daling kosten

inkoop door inzet in regio

Huidig

e sit

uatie

Vervolg

36% totale

kosten

50% totale

kosten

14% totale

kosten


Hierbij werden de kengetallen afgezet tegen de impact

op het primaire proces

24-03-2015 [25]

Gemeente


kosten

Bouwkunde

Energie

Onderhoud

Lunchruimte

KoffieverzorgingEvenementen catering

Bewaking, beveiliging & BHV

Schoonmaak

Post Repro

Werkplekvoorziening

Facility Mngt.

Hoger

Kengetal Ermelo ten opzichte van de het landelijk gemiddeldeN

ihil

Ind

ire

ctD

ire

ct

Lager Gemiddeld

Imp

act

op

pri

mai

re p

roce

s

Kengetal


In verband met een samenwerking tussen twee scholen

werden kosten naast elkaar gezet

Onderwijs


scholen

Totaal: € 2.727.600

Gebruikt actueel MJOP t.b.v. gebouwen en installaties.

>90% is uitbesteed

Totaal: € 2.391.137

MJOP is in ontwikkeling.

>90% is uitbesteed

Sch

oo

l A

Sch

oo

l B

Verdeling kostensoorten Verdeling kostensoorten

Legenda

Eigen personeel

Inkoop

Vermogenskosten

Overig

54% 44%

-2%

54%

46%

€146

€148

€144

€145

€146

€147

€148

€149

Kosten per gewogen deelnemer

€19

€12

€0

€5

€10

€15

€20

Kosten per m2bvo

26


Een belangrijk onderdeel hierbij was de onderbouwing van

de verschillen tussen de twee scholen

Onderwijs


scholen

Toelichting: in 2012 heeft School A veel taken uitgevoerd ten aanzien van onderhoud. Er hebben bijvoorbeeld taken plaatsgevonden ten behoeve van verhuizingen. Jaarlijks wordt op basis van de liquide middelen bepaald wat gedaan moet worden ten aanzien van onderhoud. Een MJOP is nog in ontwikkeling. School 2 heeft een MJOP maar deze wordt alleen gehanteerd indien liquide middelen beschikbaar zijn. Naar verwachting zullen de kosten alleen nog maar stijgen. Dit in verband met de minimale inzet op dit moment en het achterstallig onderhoud dat in de toekomst plaats zal (moeten) vinden.

€146 €148

€123

€90

€0

€20

€40

€60

€80

€100

€120

€140

€160 A

lbed

a

Zad

kin

e

Gew

.gem

. to

taal

Gew

.gem

. re

fere

nti

egro

ep

Kosten per gewogen deelnemer

€19

€12 €13

€10

€0

€2

€4

€6

€8

€10

€12

€14

€16

€18

€20

Alb

eda

Zad

kin

e

Gew

.gem

. to

taal

Gew

.gem

. re

fere

nti

egro

ep

Kosten per m2bvo

27


Het afzetten van kosten tegen kwaliteit behoort ook tot

één van de benchmarkmogelijkheden

organisatie X

GEM

€ -

€ 50

€ 100

€ 150

€ 200

€ 250

€ 300

€ 350

40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Kost

en v

an v

oorz

ien i

n..

per

m2bvo

Kwaliteit van voorzien in huisvesting(eindresultaten)

Kosten en kwaliteit van voorzien in huisvesting

Nutsbedrijf

Benchmark kosten en kwaliteit

28


Welke resultaten wil ‘facilitair België’ graag terugzien?

Activiteit Populariteit

Verbruikskosten energie ?/?

Onderhoud van huisvesting ?/?

Schoonmaak ?/?

Bedrijfsrestaurant / kantine ?/?

Receptie ?/?

Anders, namelijk: ?/?


Aspecten Populariteit

Kosten ?/?

Klanttevredenheid ?/?

Kwaliteit ?/?

Anders, namelijk: ?/?

29

Agenda

1. Voorbereiding

— Wie is Fier.fm?



2. Warming-up





30

Bent u klaar om in beweging te komen?

31

11.30 uur froukje terpstra en sheryl limburg - eerst stilstaan om in bewefing te komen -...

Leadership & Management

Transcript of 11.30 uur froukje terpstra en sheryl limburg - eerst stilstaan om in bewefing te komen -...