Unfold your potential
Introductie facilitaire benchmarks
Fier.fm: Sheryl Limburg en Froukje Terpstra
Eerst stilstaan om
in beweging te
komen
Agenda
1. Voorbereiding
— Wie is Fier.fm?
— Wat is benchmarken?
— Welke tools zijn er?
2. Warming-up
— Hoe werkt benchmarken?
3. Klaar voor de start?
— Hoe verloopt het benchmarkproces?
— Wat zijn de resultaten?
2
1. Voorbereiding Wie is Fier.fm?
Wie zijn we en wat doen we?
Waar?
Wie?
Trainen
Onderzoeken
Adviseren
Netwerken
Wat?
Tip! Check ook
www.fier.fm
3
“De term benchmark is afkomstig uit
de landmeetkunde. Een benchmark
is een van tevoren bepaalde positie
die kan worden gebruikt als
referentiepunt, een standaard
waarmee iets kan worden gemeten of beoordeeld."
1. Voorbereiding Wat is benchmarken?
Benchmarken bestaat al lang en ontstond in de landmeetkunde
4
1. Voorbereiding: Wat is benchmarken?
U benchmarkt wellicht vaker dan u denkt…
Prijs + + +++
Maximale snelheid
per uur + + +++
Aantal m3 +++ + +
Belasting per maand ++ + +++
5
1. Voorbereiding Wat is benchmarken?
Bij benchmarken blijft het niet bij vergelijken
Het gaat bij benchmarking om vergelijken, zowel intern als extern: – Bestuderen hoe anderen te werk gaan.
– Bestuderen hoe u zelf te werk gaat.
Het gaat bij benchmarking om begrijpen: – Waarom worden bepaalde processen toegepast?
– Hoe worden bepaalde kosten veroorzaakt?
Het gaat bij benchmarking om leren, verbeteren, sturen: – Het inslaan van een veranderingstraject.
Meten is weten
Stuurinformatie
Inzicht in kosten
Appels met appels
Standaardisatie
6
1. Voorbereiding Wat is benchmarken?
Er zijn verschillende argumenten om te benchmarken
“Het koppelen van verschillende soorten
stuurgegevens levert de juiste informatie
op voor het gesprek met de interne klant,
om nog beter in te spelen op de
behoeften en verwachtingen.”
“Wij zien benchmarken als een belangrijk
sturingsinstrument waarmee wij richting
geven aan onze bedrijfsvoering en zicht
hebben op het kwaliteitsniveau van onze
producten en diensten. .”
“Schiphol benchmarkt in de eerste plaats om haar
eigen facilitaire afdeling te toetsen aan de markt.
Uitkomsten leiden tot het veranderen van bestaande
processen en in sommige gevallen tot nieuwe
Europese aanbestedingen.”
7
1. Voorbereiding Wat is benchmarken?
Benchmarken is onderdeel van een jaarlijkse cyclus
•KSF5: klanten
•KSF6: financiële resultaten
•KSF7: innovatie, leer en aanpassings-vermogen
•KSF4: excellente operationele
uitvoering
•KSF1: passende cultuur
•KSF2: sterk management
•KSF3: gemotiveerde mede- werkers Doorzicht:
Visie, bedrijfsplan, jaarplan, begrotingen/ budgetten
Daadkracht:
Dienstverlenings-overeenkomst, pdc
gids, meting operationele
kwaliteit
Inzicht:
Meting klant-tevredenheid, benchmarken,
account-gespreken
Daadkracht:
Netwerken, kennis-ontwikkeling door training en opleiding
8
1. Voorbereiding Wat is benchmarken?
Op facilitair gebied zijn vele benchmarks denkbaar..
Medewerkers
Tevredenheid
Leveranciers
prestaties
Klanttevredenheid
Facilitaire
Kosten
Objectieve
kwaliteit
Klantwaardering
9
1. Voorbereiding Welke tools zijn er?
Facilitaire normen kunnen als hulpmiddel gebruikt worden om
benchmarken vorm te geven..
Standaarden kunnen vastgelegd worden binnen een bedrijf of organisatie, binnen een consortium van organisaties of door erkende standaardisatieorganisaties.
Standaarden zijn overeenkomsten (internationaal privaatrecht). Standaarden zijn niet verplichtend, maar kunnen door de markt verplichtend worden beschouwd.
Standaarden zijn er op nationaal, Europees (CEN) en wereldwijd (ISO) niveau.
10
1. Voorbereiding Welke tools zijn er?
In de Europese norm EN 15221 wordt een onderscheid gemaakt
tussen verschillende facilitaire activiteiten
Space & infrastructure People and organization Central functions
11
1. Voorbereiding Welke tools zijn er?
De eerste functie heeft betrekking op ‘space and infrastructure’
24-03-2015 [12]
Space(accommodation) Outdoors
Cleaning Workplace
Primary activities specific
1. Voorbereiding Welke tools zijn er?
De tweede functie heeft betrekking op ‘people and organization’
24-03-2015 [13]
Health, safety, security,
environment Hospitality
ICT Logistics
Business support Organization specific
1. Voorbereiding Welke tools zijn er?
De derde functie heeft betrekking op centrale functies
24-03-2015 [14]
Sustainability Quality standards and
guidelines
Identity, innovation Risk policy
Agenda
1. Voorbereiding
— Wie is Fier.fm?
— Wat is benchmarken?
— Welke tools zijn er?
2. Warming-up
— Hoe werkt benchmarken?
3. Klaar voor de start?
— Hoe verloopt het benchmarkproces?
— Wat zijn de resultaten?
15
Case: benchmark adviesbureau Fier.fm
Opdracht 1
— 10 minuten
Per groepje maximaal 5 personen
Bereid met behulp van de toolbox een
terugkoppeling voor van maximaal 5 minuten
Opdracht 2
— 15 minuten
Basis voor deze opdracht is de informatie uit
opdracht 1. Extra informatie wordt door
Fier.fm verstrekt.
Per groepje maximaal 5 personen
Bereid met behulp van de toolbox een
terugkoppeling voor van maximaal 5 minuten
16
Case: benchmark adviesbureau Fier.fm
Opdracht 1
€ 12
€ 14
€ -
€ 2
€ 4
€ 6
€ 8
€ 10
€ 12
€ 14
Fier.fm (2014) Markt (2014)
Kosten schoonmaak per m2bvo
€ 240
€ 385
€ -
€ 50
€ 100
€ 150
€ 200
€ 250
€ 300
€ 350
€ 400
Fier.fm (2014) Markt (2014)
Kosten schoonmaak per werkplek
2014
Totale kosten € 12.000,-
Totaal werkplekken 50
Kosten per werkplek € 240,-
Totaal m2bvo 1000
Kosten per m2bvo €12,-
17
Agenda
1. Voorbereiding
— Wie is Fier.fm?
— Wat is benchmarken?
— Welke tools zijn er?
2. Warming-up
— Hoe werkt benchmarken?
3. Klaar voor de start?
— Hoe verloopt het benchmarkproces?
— Wat zijn de resultaten?
18
3. Klaar voor de start? Hoe verloopt het benchmarkproces?
Het benchmarkproces bestaat uit een zevental stappen
24-03-2015 [19]
Algemene parameters Kosten Overige gegevens
Start en instructie 1
Verzamelen van gegevens 3
M2 BVO
Aantal fte
Personeelkosten
Inkoop
Rente en afschrijvingen
Opbrengsten
Thema’s
Invoeren van gegevens 4
Controle en audit 5
Rapportage 6
Vaststellen uitgangspunten 2
Aantal werkplekken
Analyse 7
3. Klaar voor de start? Hoe verloopt het benchmarkproces?
Het benchmarkproces bestaat uit een zevental stappen
24-03-2015 [20]
24-03-2015 [20]
Algemene parameters Kosten Overige gegevens
Start en instructie 1
Verzamelen van gegevens 3
M2 BVO
Aantal fte
Personeelkosten
Inkoop
Rente en afschrijvingen
Opbrengsten
Thema’s
Invoeren van gegevens 4
Controle en audit 5
Rapportage 6
Vaststellen uitgangspunten 2
Aantal werkplekken
Analyse 7
3. Klaar voor de start? Hoe verloopt het benchmarkproces?
Beslis waar de benchmark betrekking op heeft
24-03-2015 [21]
Wijze van meten
Referentie Domein
Frequentie
Inhoud
3. Klaar voor de start? Hoe verloopt het benchmarkproces?
Houd bij de benchmark rekening met mogelijke valkuilen
Administratie sluit niet
aan
‘Fouten’ bij boeken in
administratie
Medewerking financiën is
lastig
Medewerking vastgoed is
lastig
Benchmark is gebonden
aan één persoon
Het blijft bij vergelijken
22
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
Er zijn oneindig veel voorbeelden van facilitaire benchmarks
24-03-2015 [23]
Gemeente
Individuele benchmark facilitaire
kosten
1
Onderwijs
Benchmark tussen twee
scholen
2
Nutsbedrijf
Benchmark kosten en kwaliteit
3
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
In verband met een fusie hebben drie gemeenten hun
totale facilitaire kosten gebenchmarkt en verklaard
24-03-2015 [24]
Gemeente
Individuele benchmark facilitaire
kosten
BOUWKUNDE DIENSTEN EN SERVICES OVERHEAD FM
AFWIJKING VAN
GEMIDDELDE
+ Gemeente X
€ 87,- per m2 BVO
Gemiddelde gemeenten
€ 143,- per m2BVO
- Gemeente X
€ 3.424,- per werkplek*
Gemiddelde gemeenten
€ 2.651,- per werkplek*
+/- Gemeente X
€ 1.379,- per fte
Gemiddelde gemeenten
€ 1.131,- per fte
VERKLARING
Lage kosten ‘Voorzien in
huisvesting’ door reeds
afgeschreven
kapitaallasten
Energiekosten liggen ruim
onder het gemiddelde
Hoge kosten catering werk- en
vergaderservice door
personele inzet
Hoge kosten repro door
inkoop op het gebied van
‘kopiëren’
Hoge kosten
‘werkplekvoorziening’ door
kapitaallasten vervangen
meubelen en ‘losse’ inkoop
Staples
Inzet van personeel t.b.v.
management, bedrijfsbureau
en inkoop
Ontwikkeling
inkooporganisatie
VOORUITBLIK
Te verwachten stijging
van kosten ‘voorzien in
huisvesting’ door
toename kapitaallasten
Kosten energie zijn
stabiel en mogelijk is er
nog meer
besparingspotentieel door
de aanschaf van zuinigere
installaties
Aanbesteding reprografie zal
vanaf mei 2011 waarschijnlijk
leiden tot een daling van
kosten
Mogelijke daling kosten
inkoop door inzet in regio
Huidig
e sit
uatie
Vervolg
36% totale
kosten
50% totale
kosten
14% totale
kosten
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
Hierbij werden de kengetallen afgezet tegen de impact
op het primaire proces
24-03-2015 [25]
Gemeente
Individuele benchmark facilitaire
kosten
Bouwkunde
Energie
Onderhoud
Lunchruimte
KoffieverzorgingEvenementen catering
Bewaking, beveiliging & BHV
Schoonmaak
Post Repro
Werkplekvoorziening
Facility Mngt.
Hoger
Kengetal Ermelo ten opzichte van de het landelijk gemiddeldeN
ihil
Ind
ire
ctD
ire
ct
Lager Gemiddeld
Imp
act
op
pri
mai
re p
roce
s
Kengetal
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
In verband met een samenwerking tussen twee scholen
werden kosten naast elkaar gezet
Onderwijs
Benchmark tussen twee
scholen
Totaal: € 2.727.600
Gebruikt actueel MJOP t.b.v. gebouwen en installaties.
>90% is uitbesteed
Totaal: € 2.391.137
MJOP is in ontwikkeling.
>90% is uitbesteed
Sch
oo
l A
Sch
oo
l B
Verdeling kostensoorten Verdeling kostensoorten
Legenda
Eigen personeel
Inkoop
Vermogenskosten
Overig
54% 44%
-2%
54%
46%
€146
€148
€144
€145
€146
€147
€148
€149
Kosten per gewogen deelnemer
€19
€12
€0
€5
€10
€15
€20
Kosten per m2bvo
26
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
Een belangrijk onderdeel hierbij was de onderbouwing van
de verschillen tussen de twee scholen
Onderwijs
Benchmark tussen twee
scholen
Toelichting: in 2012 heeft School A veel taken uitgevoerd ten aanzien van onderhoud. Er hebben bijvoorbeeld taken plaatsgevonden ten behoeve van verhuizingen. Jaarlijks wordt op basis van de liquide middelen bepaald wat gedaan moet worden ten aanzien van onderhoud. Een MJOP is nog in ontwikkeling. School 2 heeft een MJOP maar deze wordt alleen gehanteerd indien liquide middelen beschikbaar zijn. Naar verwachting zullen de kosten alleen nog maar stijgen. Dit in verband met de minimale inzet op dit moment en het achterstallig onderhoud dat in de toekomst plaats zal (moeten) vinden.
€146 €148
€123
€90
€0
€20
€40
€60
€80
€100
€120
€140
€160 A
lbed
a
Zad
kin
e
Gew
.gem
. to
taal
Gew
.gem
. re
fere
nti
egro
ep
Kosten per gewogen deelnemer
€19
€12 €13
€10
€0
€2
€4
€6
€8
€10
€12
€14
€16
€18
€20
Alb
eda
Zad
kin
e
Gew
.gem
. to
taal
Gew
.gem
. re
fere
nti
egro
ep
Kosten per m2bvo
27
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
Het afzetten van kosten tegen kwaliteit behoort ook tot
één van de benchmarkmogelijkheden
organisatie X
GEM
€ -
€ 50
€ 100
€ 150
€ 200
€ 250
€ 300
€ 350
40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Kost
en v
an v
oorz
ien i
n..
per
m2bvo
Kwaliteit van voorzien in huisvesting(eindresultaten)
Kosten en kwaliteit van voorzien in huisvesting
Nutsbedrijf
Benchmark kosten en kwaliteit
28
3. Klaar voor de start? Wat zijn de resultaten?
Welke resultaten wil ‘facilitair België’ graag terugzien?
Activiteit Populariteit
Verbruikskosten energie ?/?
Onderhoud van huisvesting ?/?
Schoonmaak ?/?
Bedrijfsrestaurant / kantine ?/?
Receptie ?/?
Anders, namelijk: ?/?
Vaststellen uitgangspunten 2
Aspecten Populariteit
Kosten ?/?
Klanttevredenheid ?/?
Kwaliteit ?/?
Anders, namelijk: ?/?
29
Agenda
1. Voorbereiding
— Wie is Fier.fm?
— Wat is benchmarken?
— Welke tools zijn er?
2. Warming-up
— Hoe werkt benchmarken?
3. Klaar voor de start?
— Hoe verloopt het benchmarkproces?
— Wat zijn de resultaten?
30
Top Related