LEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIES –––– GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN ---- CERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATEN

[- 1 -]

I. LEGALISATIES

-1- Wat is een legalisatie?

Een legalisatie is een verklaring van een notaris inhoudende dat u daadwerkelijk degene bent die de

handtekening heeft geplaatst.

-2- Wettelijke basis.

Er bestaat geen wettekst voor de legalisering van handtekeningen door de notaris. Het betreft een

eeuwenoud gebruik dat is gestoeld op het gewoonterecht en op het principe dat de bevoegdheden van

de notaris niet limitatief staan opgetekend.

-3- Tot hoever reikt de onderzoeksplicht van de notaris ?

De tussenkomst van de notaris beperkt zich tot de bevestiging van de handtekening op het document.

De notaris zal zich bij legalisatie nooit uitspreken over de staat en bekwaamheid van de ondertekenaar,

noch over de inhoud of de rechtsgeldigheid van het document.

De notaris kan overgaan tot legalisatie van een handtekening op voorwaarde dat de handtekening werd

aangebracht in zijn bijzijn of reeds eerder werd aangebracht op een notariële akte van het

notariskantoor.

In dit laatste geval zal de notaris een grote waakzaamheid aan de dag leggen vermits de te legaliseren

handtekening niet in zijn bijzijn werd geplaatst. In geval van twijfel, zal hij weigeren te legaliseren.

Soms kan de inhoud van het voorgelegde document sowieso de persoonlijke verschijning vereisen. Dit

zal het geval zijn indien vermeld staat : "In aanwezigheid van notaris …" "Voor mij, notaris, geplaatst

door…".

-4- Kan de notaris een kopie van een handtekening legaliseren ?

Neen, de notaris zal enkel tot legalisatie van een originele handtekening overgaan.

-5- Dienen plaats en datum van ondertekening van het document dezelfde te zijn als

die van de legalisatie ?

Er bestaan terzake geen dwingende regels. Bijgevolg hoeven plaats en datum van ondertekening van

het document niet noodzakelijke dezelfde te zijn als plaats en datum van de legalisatie.

-6- Legalisaties van documenten in een andere taal dan het Nederlands, het Frans,

het Duits en het Engels.

Indien uw documenten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken dienen te worden gelegaliseerd of

geapostilleerd, dan moet u op volgende zaken letten :

LEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIES –––– GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN ---- CERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATEN

[- 2 -]

Het Ministerie van Buitenlandse zaken weigert over te gaan tot legalisatie van documenten in een

andere taal dan het Nederlands, Frans, Duits of Engels. Het Ministerie eist een beëdigde vertaling naar

het Nederlands, Frans of Duits en dus niet naar het Engels.

De notaris moet in dergelijk geval in het bezit gesteld worden van het te legaliseren document evenals

van de beëdigde vertaling waarbij de handtekening van de vertaler gelegaliseerd werd door de

rechtbank van eerste aanleg. Alvorens het gelegaliseerde document en de beëdigde vertaling te kunnen

doorsturen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken moet de beëdigde vertaling gelegaliseerd zijn

door het Ministerie van Justitie. Indien de notaris voor die legalisatie moeten instaan zal die

verplaatsing worden aangerekend.

De notaris zorgt NIET voor legalisaties via ambassades en consulaten !!

-7- Praktische informatie

Indien u uw handtekening wenst te laten legaliseren, maakt u een afspraak op het telefoonnummer

02/645 19 45.

De prijs voor één legalisatie op één document bedraagt 45 EUR*.

Indien na legalisatie een apostille op het document vereist is wordt voor de kost van deze formaliteit 45

EUR* per apostille gevraagd. Voor de verplaatsing naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt

een bedrag van 75 EUR* aangerekend.

Voor de verplaatsing naar het Ministerie van Justitie, teneinde de legalisatie te krijgen m.b.t. de

beëdigde vertaling (zie punt -6-), wordt een bedrag van 75* EUR aangerekend.

In uitzonderlijke omstandigheden en bij hoogdringendheid kunnen hogere tarieven worden toegepast.

Eventuele verzendingskosten worden ook apart aangerekend.

De betaling gebeurt contant aan de balie tegen ontvangstbewijs of mits bankoverschrijving.

II. GELIJKVORMIGE KOPIE

Een gelijkvormige kopie is een kopie die door de notaris gelijkvormig wordt verklaard aan het origineel

document.

De notaris kan enkel een gelijkvormige kopie afleveren indien het originele document hem wordt

voorgelegd.

Dezelfde tarieven als bij de legalisaties zijn van toepassing bij de verklaring 'voor gelijkvormige kopie'

van een origineel document.

De notaris kan ook verklaren dat een outprint van een document uit een databank die hijzelf kan

consulteren (bvb. Belgisch Staatsblad of Kruispuntbank der Ondernemingen) inderdaad een outprint

is van die databank.

LEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIESLEGALISATIES –––– GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN GELIJKVORMIGE KOPIEËN ---- CERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATENCERTIFICATEN

[- 3 -]

De notaris kan niet instaan voor het gelijkvormig verklaren van officiële documenten, zoals

identiteitskaarten, paspoorten en diploma's. Die bevoegdheid werd toevertrouwd aan de burgemeester

of de door hem gemachtigde ambtenaar (art. 126, 4° Gemeentewet).

III. CERTIFICAAT

Een certificaat is een document waarin de notaris informatie betreffende een Belgische vennootschap

of vereniging die hijzelf heeft kunnen nagaan voor waar attesteert.

De notaris kan dergelijk certificaat opstellen waaruit o.m. blijkt, op datum van de aflevering van het

certificaat en gebaseerd op gegevens via de hem ter beschikking gestelde databanken :

- dat de vennootschap werd opgericht conform de wettelijke normen in voege;

- dat zij nog steeds is ingeschreven en niet in staat van vereffening is;

- wie de bestuurders zijn en wanneer zij werden aangesteld;

- wie de vennootschap jegens derden kan vertegenwoordigen conform de statuten.

De kostprijs van dit certificaat bedraagt 300 EUR*.

Werd de tekst van het certificaat volledig voorbereid door de cliënt of zijn raadsman, dan wordt de

prijs gebracht op 150 EUR* (voor zover de inhoud door de notaris niet moest worden aangepast).

BERQUIN NOTARISSEN

1 januari 2013

(*) : BTW inbegrepen