Post on 11-Sep-2018
1
PLAN VAN AANPAK VERKENNING
INFORMATIEVOORZIENING SOCIALE
DOMEIN (VISD)
Organiseren en innoveren van de informatievoorziening
sociaal domein
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
2
Versiebeheer
Versie Datum Wijziging Distributie:
0.1
0.2
3 oktober
2012
17 oktober
2012
1e concept
Uitgebreide Opdrachtbrief
verwerkt
Begroting en projectkaarten
stap 1 opgenomen
Joost Broumels
Cees Hamers
Cees Hamers
Joost Broumels
0.3 25 oktober
2012
Commentaar VNG verwerkt
Governancestructuur
toegevoegd
Cees Hamers/Joost
Broumels
0.4 26 oktober
2012
Afronding tekst concept Cees Hamers/Joost
Broumels
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
3
Inhoud
Inleiding ....................................................................................................................................... 5
Achtergrond en vraagstelling ........................................................................................................ 5
Opdracht ...................................................................................................................................... 6
Doelstelling Verkenning ................................................................................................................ 8
Leeswijzer .................................................................................................................................... 6
Op te leveren resultaten ............................................................................................................... 8
Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak; .............................................................................. 8
Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en standaarden ........................... 9
Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1-klant 1-plan 1-informatievoorziening’ ............ 9
Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg ..................................................................... 9
Beschrijving ..................................................................................................................................... 9
Uitgangspunten ............................................................................................................................ 9
Interactieve en iteratieve aanpak ............................................................................................... 10
Agile-benadering ........................................................................................................................... 11
Projectorganisatie en participatie. .............................................................................................. 11
Werken in regio’s ........................................................................................................................... 11
Initiatiefgemeenten ....................................................................................................................... 12
Klankbordgroepen ......................................................................................................................... 13
Digitale samenwerkingsomgeving ................................................................................................. 14
Rol KING/VNG ................................................................................................................................ 15
Welke regio’s ................................................................................................................................. 15
Communicatie ................................................................................................................................ 15
Aansturing en begeleiding .......................................................................................................... 16
Tijd & Resources ......................................................................................................................... 16
Risicoanalyse .............................................................................................................................. 17
Bijlage – Projectkaarten .............................................................................................................. 20
Stap 1 Voorbereiden en verkennen draagvlak ..................................................................................... 21
1a. Uitgewerkt plan van aanpak ......................................................................................................... 23
1b. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement .......... 24
1c. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein ................................................................. 26
Stap 2 Inventarisatie en analyse van bestaande ICT voorzieningen en standaarden ............................... 29
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
4
Stap 3 Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1 klant 1 plan 1 informatievoorziening ............................. 34
Stap 4 Kosten-baten analyse en advies over vervolg ........................................................................... 35
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
5
1. Inleiding
De komende jaren krijgen de gemeenten forse nieuwe taken in het sociale domein. De
voorbereiding voor de nieuwe Jeugdwet is in volle gang. De verwachting is dat het nieuwe kabinet
zal doorgaan met de decentralisatie van de begeleiding naar de Wmo, en de bundeling van
regelingen aan de onderkant van de arbeidsmarkt (werken naar vermogen). Daarbij staan de
gemeenten voor de opdracht om te bezuinigen op de uitvoeringskosten en de administratieve
lasten voor burgers én professionals te verlagen.1
Als gevolg van de ontwikkelingen in het sociale domein worden gemeenten geconfronteerd met
vragen op het terrein van ICT, informatiebeleid, standaardisatie van werkprocessen, privacy en
gegevensbeveiliging. Het is van belang dat álle bij de decentralisaties betrokken partijen – de
gemeenten voorop – zich een beeld vormen van hoe de informatievoorziening in het sociale
domein vorm kan krijgen.
De inzet van ICT is geen een doel op zich. Door ICT slim in te zetten kunnen gemeenten besparen
op de uitvoeringskosten en administratieve lasten reduceren. Daarnaast helpt ICT innovaties door
te voeren en nieuwe vormen van dienstverlening mogelijk te maken.
2. Achtergrond en vraagstelling
Er kan en zal geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in
het sociale domein. Immers, de contouren van het sociale domein en de beoogde dienstverlening
zijn nog niet uitgekristalliseerd. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de
praktijk en vanuit de uitvoeringsvragen moeten ontstaan.
We willen bovendien aansluiten bij wat er al is, maar er zullen ook nieuwe procesbeschrijvingen,
berichtenstandaards en nieuwe ICT-voorzieningen nodig zijn. Bij de verschillende
decentralisatieoperaties zijn al projecten over ICT en informatievoorziening in gang gezet.
Mede hierom is het nodig om snel te starten met een verkenning naar hoe ICT de uitvoering in het
sociale domein kan ondersteunen. Ten eerste, gemeenten beginnen nu met het ontwikkelen van
nieuwe werkwijzen. Nu is er nog ruimte om gezamenlijke standaarden voor gegevens en
werkprocessen te ontwikkelen en gemeenten hierop te laten aansluiten. Ten tweede, zolang de
wetgeving nog niet is vastgesteld is er nog ruimte om gebruik van standaarden en
gegevensuitwisselingen in de wet te borgen.
De verkenning zal een beeld moeten geven van de mogelijkheden, maar ook (juist!) van de
belemmeringen en risico’s, zoals wettelijke beperkingen.
Van gezamenlijke oriëntatie naar verkenning
1 De visie van de VNG op deze taken is beschreven in de notitie ‘Bouwen op de kracht van burgers – naar een krachtige en
samenhangende aanpak op het sociale domein’. Deze notitie is in de Bijzondere Algemene Ledenvergadering van de VNG
op 12 oktober vastgesteld. Zie ook:
http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20121112_bouwen_op_kracht_burgers.pdf
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
6
De afgelopen zomer is gestart met twee expertmeetings met medewerkers van de betrokken
departementen, enkele gemeenten, VNG, KING en enkele ketenpartners (zoals Jeugdzorg
Nederland). Vragen die hierbij zijn onderzocht zijn vragen als: ‘Hoe hangen de reeds lopende
projecten samen en hoe kunnen ze elkaar versterken? Wat is de rol van de burger? Hoe kunnen de
administratieve lasten fors verlaagd worden? Welke werkende en herbruikbare oplossingen zijn
voorhanden in de huidige uitvoeringspraktijk en geschikt voor de toekomst? Hoe sluit dit aan op de
beweging naar een ‘Compacte (rijks)overheid’, de basisregistraties en het i-NUP? Welk beleids- en
verantwoordingsinformatie is straks nodig? En hoe kan de balans gevonden worden tussen een
effectieve gegevensuitwisseling en het zorgvuldig gebruik van privacygevoelige gegevens en in de
nieuwe wetgeving voldoende worden geborgd?
Deze eerste gezamenlijke oriëntatie heeft geleid tot een samenwerking tussen departementen,
VNG en gemeenten om een Verkenning te doen op de Informatievoorziening Sociaal Domein
(VISD). Deze verkenning moet in juli 2013 afgerond zijn. De VNG heeft KING opgedragen de
verkenning in samenwerking te doen met een tiental gemeenten. De opdracht is beschreven in het
document “Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein” van de
VNG d.d. 16 oktober 2012.
Volgens de opdracht heeft de verkenning de volgende kenmerken2:
• Het project loopt van oktober 2012 tot en met juli 2013.
• Meedoen aan de verkenning dient voor de deelnemende gemeenten zelf ook meerwaarde te
hebben
• Ketenpartners en leveranciers worden nadrukkelijk mee betrokken bij de verkenning
• Er is een klankbord met vertegenwoordiging van gemeenten maar ook VIAG, IMG 100K+ en
G4.
• De inhoud wordt ontleend aan reële casussen aan te leveren door de deelnemende
gemeenten
• KING is verantwoordelijk voor de uitvoering en de kwaliteit van de op te leveren resultaten.
3. Leeswijzer
Dit plan van aanpak is gebaseerd op de Uitgebreide Opdrachtbrief Verkenning
Informatievoorziening Sociaal Domein van de VNG d.d. 16 oktober 2012. Het plan van aanpak volgt
volledig de lijn van de opdracht, de achterliggende visie en voorziet in de levering van de gevraagde
deelproducten.
In paragraaf 4, 5 en 6 is respectievelijk de opdracht, doelstelling en op te leveren resultaten
beschreven . Per op te leveren resultaat is in de bijlage een meer gedetailleerde projectkaart
opgenomen die o.a. de nadere aanpak, betrokkenen, inzet en planning vastlegt. In de eerste versie
van het plan van aanpak zijn voor stap 1 ‘ voorbereiden en verkennen draagvlak’ de eerste drie
projectkaarten uitgewerkt. De overige projectkaarten worden voor de start van de tweede stap
2 Zie pagina 15 van het document “Uitgebreide opdrachtbrief Verkenning Informatievoorziening Sociaal
Domein” voor een toelichting op deze kenmerken.
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
7
opgeleverd aan de stuurgroep VISD en gevoegd als bijlagen bij dit plan van aanpak. De realisatie van
een deelproduct begint pas als vooraf de projectkaart door de stuurgroep VISD is goedgekeurd.
Naast de overall uitgangspunten (7), beschrijven we ook de iteratieve en interactieve aanpak die
past bij de aard van de verkenning (8). De projectorganisatie (9), de aansturing en relatie
opdrachtgever-opdrachtnemer (10), de inzetraming en dekking (11). Een overzicht van risico’s en
beheersmaatregelen vormt het laatste deel van dit plan van de aanpak.
4. Opdracht
De opdracht die is geformuleerd luidt: Voer, samen met een representatieve groep gemeenten, een
verkenning uit naar de te organiseren en innoveren informatievoorziening in het sociale domein. De
opdracht valt uiteen in de volgende deelopdrachten3:
1. Beschrijf het principe van 1-gezin 1-plan 1-informatievoorziening: Beschrijf welke gegevens
nodig zijn om de uitvoering in het sociale domein volgens dit principe in te richten, verken uit
welke bronnen deze gegevens betrokken kunnen worden en beschrijf hoe partijen
(gemeenten, ketenpartners en burgers) met elkaar deze informatie kunnen uitwisselen.
Verken in hoeverre het mogelijk, nodig en wenselijk is om deze uitvoering met behulp van
ICT te ondersteunen en beschrijf welke functionele ICT-componenten dan aanvullend of
vervangend nodig zijn om de dienstverlening mogelijk te maken.
2. Onderzoek haalbaarheid en draagvlak: onderzoek of het realiseren van de benodigde
informatievoorziening en standaardisatie in de praktijk haalbaar zijn en of er bij de
gemeenten, departementen, ketenpartners en ICT-leveranciers draagvlak is om een
dergelijke ICT-voorziening breed in de gemeenten in te voeren.
3. Bepaal standaarden voor gegevens en werkprocessen: Stel voor het sociale domein een
eerste versie op van een standaard gegevensset (eenheid van taal) en gestandaardiseerde
werkprocessen. Inventariseer hoe de uitvoeringsprocessen nu verlopen en inventariseer
welke systemen op dit moment gebruikt worden. Geef een advies hoe vanuit de huidige
situatie het principe van ‘1 klant 1-plan 1-informatievoorziening’ breed in gemeenten
ingevoerd kan worden.
4. Beschrijf de belemmeringen en mogelijkheden als gevolg van de beoogde
informatievoorziening: deze kunnen inhoudelijk, technisch, bestuurlijk, of juridisch (privacy)
zijn. Geef bij de geconstateerde belemmeringen een advies hoe ze weggenomen kunnen
worden.
5. Geef een overzicht van de kosten en opbrengsten: geef een globale raming van de kosten en
opbrengsten van de invoering van de voorgestelde informatievoorziening en standaarden (en
eventueel van de voorgestelde ICT-voorzieningen). Beschrijf wat er nodig is (financieel,
bestuurlijk, juridisch, technisch) om de nieuwe oplossingen voor het sociale domein te
realiseren. De beschrijving moet als basis kunnen dienen voor besluitvorming over het
vervolg (onder andere de vraag over het wel/niet realiseren van landelijke ICT-voorzieningen
ter ondersteuning van het sociale domein).
3 Pagina 4 opdrachtbrief
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
8
6. Leg een relatie met het project (ROMA)
KING heeft deze opdrachtformulering geaccepteerd. Onderliggend plan van aanpak is een
gedetailleerde uitwerking van de manier waarop KING de opdracht zal operationaliseren.
5. Doelstelling van de verkenning
Doelstelling van het uit te voeren project is:
• Doorbreek verkokerd werken van organisaties, langs de lijnen van de eigen organisaties, en
binnen de kaders van de materiewetten. Schep samenhang. De huidige organisatie-inrichting en
informatievoorziening zijn onvoldoende in staat een samenhangend beeld van de klant te
vormen en in samenhang een passend dienstenaanbod te leveren. Zorg dat daar verbetering in
komt.
• Zorg dat de gemeenten de regie kunnen voeren over de vele organisaties die in het sociale
domein werkzaam. Breng samenhang en overzicht aan in het dienstenaanbod en in het veld van
aanbieders.
• Faciliteer zelfredzaamheid van de klant en creëer (ICT-)voorzieningen waarmee de klant (waar
dat kan) zijn/haar eigen ondersteuning kan organiseren. Geef de klant daarbij zelf voldoende
inzicht in de mogelijkheden en het aanbod.
• Verlaag de administratieve lasten voor burgers én professionals. De verschillende lijnen van
verantwoording, toezicht, inspectie, kwaliteitsbewaking en beleidsvorming stellen elk hun eigen
(omvangrijke) eisen aan de informatievoorziening binnen de uitvoering. Verminder
bureaucratisering van de uitvoering.
6. Op te leveren resultaten
Conform de opdracht verloopt de verkenning in vier stappen die (gedeeltelijk) parallel afgewerkt
zullen worden en elke stap heeft een concreet aantal te leveren producten/resultaten. Hieronder
staan de resultaten samengevat. In de bijlagen (projectkaarten) staan de stappen uitgewerkt en is
aangegeven hoe het resultaat bereikt gaat worden, welke inspanning geraamd wordt en van wie.
Op te leveren deelproducten:
Stap 1: Voorbereiden en verkennen draagvlak;
1. Uitgewerkt Plan van Aanpak, inclusief een lijst met deelnemende gemeenten, en een uitwerking
van de deelprojecten in projectkaarten.
2. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en casemanagement.
Deze quick-scan dient uiterlijk 9 november 2012 afgerond te zijn.
3. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein: Een advies over het (bestuurlijk)
draagvlak bij gemeenten, rijk, ketenpartners en ICT-leveranciers om te komen tot een herziening
van de informatievoorziening in het sociale domein.
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
9
Stap 2: Inventarisatie en analyse bestaande ICT-voorzieningen en
standaarden
4. Inventarisatie van bestaande ICT-voorzieningen (en hun samenhang) in de drie domeinen, en
analyse van herbruikbaarheid.
5. Inventarisatie van processen en informatiestromen (gegevensoverdracht)
6. Globaal procesmodel sociaal domein
7. Gegevensstandaard sociaal domein
8. Advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA en StUF
Stap 3: Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1-klant 1-plan 1-
informatievoorziening’
9. Een globaal functioneel ontwerp van hoe het principe van 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening
en een advies hoe dit in een ICT-oplossing kan worden vormgegeven
10. Een advies hoe met behulp van ICT de zelfredzaamheid van de klant kan worden versterkt
11. Een advies hoe de administratieve lasten voor burgers en professionals kunnen worden verlaagd
12. Een advies over de privacyaspecten van een samenhangende informatievoorziening in het
sociale domein.
13. Een advies over verticale en horizontale verantwoording.
Stap 4: Kosten-baten analyse en advies over vervolg
Beschrijving
14. Kosten-baten analyse
15. Advies over het vervolg
7. Uitgangspunten
Algemeen
• De verkenning bouwt zoveel mogelijk voort op al bestaande en bewezen oplossingen. Deze
bestaande systemen kunnen zowel inhoudelijk zijn (zoals gegevenssets) als technisch (zoals
infrastructuren);
• De verkenning sluit zoveel als mogelijk aan bij lopende ontwikkelingen en projecten. Een
inventarisatie hiervan maakt onderdeel uit van dit plan van aanpak en is opgenomen in bijlage 1.
Hierin wordt tevens een voorstel gedaan hoe de samenhang en betrokkenheid te organiseren.
• Het globaal functioneel ontwerp voor ‘1-klant 1-plan 1-informatievoorziening’ en de overige
producten van de verkenning worden organisatie- en structuuronafhankelijk ontwikkeld. Zij
dienen bruikbaar te zijn in verschillende domeinen en flexibel schaalbaar te zijn als de komende
jaren nieuwe verschuivingen in taken in de AWBZ, de Zvw en/of de Wmo plaatsvinden. Zij
worden onderdeel van de door te ontwikkelen GEMMA-portfolio (GEMMA 2.0)
• Investeringsbesluiten voor het vervolg kunnen alleen genomen worden op basis van een
positieve kosten-baten-analyse.
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
10
Methodisch
• Ontwikkelen van ideeën en concepten vindt plaats vanuit de praktijk, gebaseerd op ervaringen in
de praktijk, met betrokkenheid van professionals bij gemeenten, ketenpartners en ICT-
leveranciers en van klanten / burgers.
• Waar mogelijk werken we in de regio aan de verschillende projecten uit deze verkenning en
gezamenlijk in de op te richten digitale community.
• We maken gebruik van relevante instrumenten en hulpmiddelen die ontwikkeld zijn bij de
programma’s LRKP, Operatie NUP en Operatie BRP, zoals impactanalyses, i-Spiegel, monitoring,
FAQ’s, leveranciersmanagement en de Business Case methodieken.
• Voor de oplevering van deelproduct 13: “Een advies over verticale en horizontale
verantwoording” gebruiken we de kennis en instrumenten van KING inzake benchmarking en
“Waarstaatjegemeente”.
8. Interactieve en iteratieve aanpak
De aanpak is interactief want de opdracht aan KING is gemeenten, huidige actoren binnen het veld
én bestaande transitie-initiatieven te betrekken bij het uitvoeren van dit plan van aanpak.
Betrekken betekent in dit geval dat de deskundigheid van deze gemeenten en professionals
uitgangspunt is voor de inhoud van de te leveren resultaten. KING faciliteert de gedachtenvorming,
analyseert verschillen in visies en/of procesbeschrijvingen, deelt de ideeën en is penvoerder. Dat
alles volgens het principe: “denken, delen en doen”. Met de 10 gemeenten die deze verkenning ter
hand nemen maakt KING door B en W bekrachtigde afspraken over hun bijdragen en de waarde die
de verkenning voor deze gemeenten zelf moet hebben. Niet alle gemeenten zullen alle
deelopdrachten verkennen, maar het is wel de bedoeling dat meer gemeenten gelijktijdig nadenken
over dezelfde vragen zodat het mogelijk is om verschillen te constateren en te verwerken. Op basis
hiervan kunnen we generieke aspecten onderscheiden van specifieke situaties. KING zorgt ervoor
dat alle 15 op te leveren deelproducten ergens bij een of meer gemeenten belegd zijn. KING
regisseert dus de inbreng van gemeenten bij de uitwerking van de deelproducten.
De aanpak is ook iteratief, de opdrachtbrief geeft daartoe de argumentatie: “De contouren van het
sociale domein en de beoogde dienstverlening zijn nog niet uitgekristalliseerd. Er kan en zal daarom
geen sprake zijn van een blauwdruk of grand-design voor de informatievoorziening in het sociale
domein. De benodigde en gewenste informatievoorziening zal vanuit de praktijk en vanuit de
uitvoeringsvragen moeten ontstaan4.” Dat betekent niet alleen dat inhoud vanuit de
uitvoeringsvragen stap voor stap vorm krijgt maar dat het plan van aanpak ook werkende-weg
nadere concretisering krijgt. Het plan van aanpak is een dynamisch plan dat KING in de eerste
maanden van het project steeds verder concretiseert in projectkaarten voor alle 15 op te leveren
deelproducten. Bij de start van de verkenning heeft KING van de deelproducten van stap 1:
“voorbereiding en verkenning draagvlak” in projectkaarten per deelproduct uitgewerkt en voor de
andere drie stappen een globalere projectbeschrijving per stap opgesteld. Voor de raming van de
uitvoeringskosten, de sturing en verantwoording van de verkenning moet deze mate van
concretisering toereikend zijn. Voor de acceptatie van de resultaten zijn voor alle op te leveren
deelproducten projectkaarten nodig. De eerste drie kaarten zijn een voorbeeld voor de verder
4 Zie Uitgebreide Opdrachtbrief pagina 3.
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
11
concretisering van de overige. Binnen de uitvoering van stap 1 stelt KING deze resterende
projectkaarten op.
Agile-benadering
Projecten kennen drie hoekstenen voor de besturing: tijd, geld en overeengekomen resultaat
(scope). Bij projecten die nog veel onzekerheid kennen of over nieuw nog te doorgronden
denkbeelden gaan zoals deze verkenning, moeten we zorgvuldig omgaan met het vastzetten van
alle drie de hoekstenen. Ook omdat er een groot aantal partijen betrokken is en draagvlak
belangrijk is. Daarom volgen we een zogenaamde agile-benadering. Dat betekent dat we in dit geval
via de stuurgroep voortdurend moeten bekijken of het gelijktijdig vastzetten van zowel geld, tijd als
scope tot het goede resultaat leidt. Misschien is er reden om scope, geld of tijd aan te passen.
Bijvoorbeeld door time-boxing (verkleinen van scope) of budget verruiming. Het principe is dat er
15 deelprojecten binnen de begroting van € ….,- eind juli 2013 gereed zijn. Maar een transparante
rapportage over de voortgang zal tot een discussie moeten kunnen leiden over de diepgang van de
verkenning en of het allemaal haalbaar is. KING is verantwoordelijk voor deze regelmatige
rapportage aan de stuurgroep VISD.
9. Projectorganisatie en participatie.
Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het
gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert
vastgesteld op 10. Deze gemeenten noemen we de initiatiefgemeenten, zij betrekken zelf de
regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming. Alle
initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in een te vormen klankbordgroep visie en
realisatie.
Werken in regio’s
Zwaartepunt in de werkwijze is en blijft liggen bij de regionale aanpak die gemeenten en/of
samenwerkende gemeenten reeds in gang hebben gezet. Immers, deze actoren kennen elkaar en
weten ook dat ze het met elkaar moeten doen. Als KING sluiten we aan bij regionale verbanden en
initiatieven die er zijn of faciliteren we de regio bij het opzetten hiervan. Samenhang en integraliteit
in de aanpak staan voorop. Dit geldt ook voor de regionale overleggen met professionele
organisaties in de uitvoering.
Voor selectie van deelnemende actoren zijn enkele zaken van belang:
• We zijn nadrukkelijk op zoek naar gemeenten/regio’s die geloven in deze gezamenlijke
aanpak en hieraan willen bijdragen. (formeel) commitment vanuit deze gemeenten/ regio’s
voor deze ‘gezamenlijke’ aanpak is essentieel;
• Onder regio verstaan we een groep gemeenten die reeds regionaal georganiseerd zijn of
samenwerking zoeken op dit thema decentralisaties en dit gezamenlijk oppakken. Bij
voorkeur sluit het aan op de regiovorming die in het kader van de jeugdwet wordt
voorgesteld dan wel de arbeidsmarktregio’s die zijn aangewezen.
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
12
• Kennis meenemen uit het sociaal domein (of een van de deeldomeinen) en de gerelateerde
ketenpraktijk is een voorwaarde evenals de relatie kunnen leggen tussen inhoud en
informatievoorziening (proces- en informatiearchitectuur, applicatielandschap, ketens);
• Waar nodig houden we bijeenkomsten centraal in het land en/of bij gemeenten. We richten
ook een digitale samenwerkingsomgeving in.
Per regio organiseren we een startup in de vorm van een regionale werksessie. Hierin besteden we
(1) aandacht aan de inhoud (verdiepen van de inrichtingsprincipes ‘1 plan, 1 klant, 1
informatievoorziening’ en ‘zelfredzaamheid’) en (2) maken we afspraken over de specifieke
ondersteuningsbehoefte per regio. In onderstaand format is per thema en per deeldomein
aangegeven wat de accenten kunnen zijn per regio (zie bijlage 2). Tenslotte stellen we ook een
samenwerkingscontract (3) op waarin staat op welke ondersteuning de gemeenten vanuit de
Verkenning kunnen rekenen, wat de waarde is die gemeenten terug willen zien voor hun inspanning
en welke inspanning de gemeente aan de Verkenning levert in kennis en uren. KING verwacht dat
het College van B en W van betrokken gemeente dit contract tekent.
Initiatiefgemeenten
Gemeenten hebben zich aangemeld om te participeren in de Verkenning. Om op korte termijn het
gevraagde te kunnen leveren is het aantal gemeenten waar KING de workshops mee organiseert
vastgesteld op 10. KING maakt een lijst van de gemeenten waar een succesvolle intake mee heeft
plaatsgevonden. Deze lijst met initiatiefgemeenten, waar representativiteit voldoende geborgd is,
wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de opdrachtgever VNG. De initiatiefgemeenten betrekken
dus zelf de regiogemeenten en de professionele (uitvoerings-) organisaties bij de ideevorming.
Door onderstaande tabel met de initiatiefgemeenten in te vullen zorgt KING ervoor dat alle
aspecten van de informatievragen voldoende door de verschillende regio’s afgedekt worden.
ROMA gemeenten Nieuwegein, Veldhoven en Ede
Regio …..
Ervaring wordt vooral opgedaan op het gebied van
Jeugd Begeleiding Werk en inkomen Onderwijs
Inkijk en klantbeeld
Processturing
Verwijsindex en signalering
Casusoverleg
Social media en e-ondersteuning
Toezicht , verantwoording en
beleidsinformatie
Ketensamenwerking
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
13
Regionale samenwerking
Migratie en transitie
Privacy en doelbinding
Alle initiatiefgemeenten hebben een vaste vertegenwoordiger in de klankbordgroepen, zoals
hieronder beschreven. Per regio is er voor KING een aanspreekpunt. Als onderligger stellen we per
regio een compacte agenda op met daarop de activiteiten die we in dit kader gezamenlijk gaan
uitvoeren.
Klankbordgroepen
Om de kennis van de individuele gemeenten te delen en te verrijken organiseert KING twee
Klankbordgroepen. Een klankbord met vertegenwoordigers uit de deelnemende
initiatiefgemeenten op de inhoudelijke aspecten van de decentralisatie (de business). Dit is de
Klankbordgroep visie en realisatie.
Met business bedoelen we hier nadrukkelijk de binnengemeentelijke dialoog tussen de professional
(bv directeuren sociaal domein), de dienstverlening (bv de directeuren dienstverlening) en I&A (bv
de hoofden I&A dan wel CIO’s).
Naast de betrokkenheid van de initiatiefgemeenten organiseert KING rond de uitvoering van de
opdracht reviewgroepen waarin zitting hebben een vertegenwoordiging van andere gemeenten, de
provincies en de koepelorganisaties.
Als counterpart voor de klankbordgroep met de domeinkennis organiseert KING een
Klankbordgroep Ondersteuning en Bedrijfsvoering voor het bespreken van de informatievragen.
Deze klankbordgroep is samengesteld uit vertegenwoordigers van drie expertgroepen. Een
expertgroep ICT bestaande uit informatiemanagers van de initiatiefgemeenten, de VIAG, de IMG
100K+ en de G4. Bovendien is met D!mpact/GovUnited afgesproken hierin te participeren namens
samenwerkende gemeenten. De expertgroepen leveranciers, waaronder de huidige leveranciers
aan gemeenten & de beheerders van de applicaties van organisaties waar de gemeenten intens
mee moeten samenwerken en via een eigen expertgroep de zorginstellingen en –aanbieders. Het
begrip “leveranciers” heeft dus in de Verkenning een brede betekenis.
Tenslotte een expertgroep vanuit de departementen die zich buigt over voorstellen rond privacy,
beleidsverantwoording en relaties tussen de informatievraagstukken en de regelgeving. Deze
expertgroep zal grotendeels bestaan uit een selectie van de deelnemers aan de expertmeetings van
afgelopen zomer (zie paragraaf 2).
De VNG heeft altijd toegang tot workshops en projectgroepen in de rol van opdrachtgever.
De VNG en de Departementen hechten eraan dat burgers en belangengroepen op een of andere
manier betrokken worden. In deze Verkenning is dat een vraag die KING aan de gemeenten zal
stellen. KING ondersteunt desgevraagd daarbij. Voor het verdere verloop van de decentralisaties zal
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
op basis van de ervaringen opgedaan in de verkenning KING een voorstel doen. KING regelt ook dat
de belangengroepen van burgers toegang
Digitale samenwerkingsomgeving
KING zet een digitale samenwerkingsomgeving in, vergelijkbaar met die van
kennisuitwisseling te bevorderen. In de achterliggende projectkaarten is ook hiervoor een
projectkaart meegenomen (bijlage 3).
op basis van de ervaringen opgedaan in de verkenning KING een voorstel doen. KING regelt ook dat
de belangengroepen van burgers toegang krijgen tot de community.
Digitale samenwerkingsomgeving
KING zet een digitale samenwerkingsomgeving in, vergelijkbaar met die van Operatie
kennisuitwisseling te bevorderen. In de achterliggende projectkaarten is ook hiervoor een
projectkaart meegenomen (bijlage 3).
14
op basis van de ervaringen opgedaan in de verkenning KING een voorstel doen. KING regelt ook dat
Operatie NUP, om
kennisuitwisseling te bevorderen. In de achterliggende projectkaarten is ook hiervoor een
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
15
Rol KING/VNG
De rol van KING/VNG is niet alleen een faciliterende, maar ook een uitvoerende rol. Waar uit de
regionale aanpakken vraagstukken m.b.t. privacy naar voren komen die nader onderzoek naar wet-
en regelgeving vragen en/of advies richting de rijksdepartementen is de VNG aan zet. Waar de
regionale agenda’s overlappende vraagstukken laten zien op het terrein van bijvoorbeeld ‘inzicht
creëren in het netwerk van organisaties’ of een analyse van de bestaande (ICT-)voorzieningen, is
KING aan zet.
KING en VNG hebben dus, vergelijkbaar met de regionale agenda’s, een deels hiervan afgeleide
agenda met overkoepelende vraagstukken en activiteiten.
Welke regio’s
De regio’s waarmee nu al contact is zijn:
1. Ede (Foodvalley regio)
2. Eindhoven (Gesicht Oost Brabant)
3. Enschede
4. Rotterdam
5. Haaglanden
6. Leeuwarden
7. Zaanstad/ Purmerend
8. Amsterdam (regio van 16 omliggende gemeenten)
Daarnaast heeft een aantal gemeenten gemeld zich bij de verkenning te willen aansluiten.:
9. Haarlem/Haarlemmermeer
10. Drenthe
11. Nieuwegein
12. Lopik
13. Lansingerland
14. Dordrecht
15. Oss
Communicatie
Voor gemeenten en andere belangstellenden richt KING bij de start van het project een
(deel)website in, onder de KING website (link). Hier is te vinden:
• informatie over andere specifieke 3d activiteiten KING (aanbod en ervaringen),
• lessons learned van andere gemeenten, d.m.v. beschrijvingen van pilots, best&bad
practices,
• namen van collega's (KING, gemeenten) om te weten wie wat doet en waarover
aangesproken/bevraagd kan worden
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
16
• links met VNG-website, transitiebureau’ s, project Samenhang, etc.. zodat ook de informatie
over bijvoorbeeld het wetgevingstraject en de tijdsplanning actueel aangeboden worden
• links met het professionele veld
• maandelijks inspirerende columns/blogs
De eerdergenoemde digitale samenwerkingsomgeving maakt onderdeel uit van deze website.
10. Aansturing en begeleiding
De aansturing van het project is als volgt:
− Opdrachtgever is de VNG. Opdrachtnemer is KING. Voor de uitvoering van de opdracht sluit
de VNG een contract met KING. De VNG organiseert de randvoorwaarden om het project uit
te voeren (waaronder voldoende financiering en bestuurlijk draagvlak). KING voert de
opdracht uit.
− Gedelegeerd opdrachtgever is de stuurgroep. In de stuurgroep zitten minimaal 2
vertegenwoordigers vanuit gemeenten (gemeentesecretarissen), de betrokken directeuren
van de departementen (VWS, VenJ, SZW en BZK), vertegenwoordigers vanuit de VNG
(Voorzitter stuurgroep en uitvoering namens VNG) en een vanuit KING. De projectleider
(vanuit KING) neemt ook deel aan de stuurgroep, maar is daar geen lid van. Het secretariaat
van de stuurgroep wordt gevoerd door KING.
− KING stelt een projectleider aan voor de uitvoering van het gehele project.
− Onder de projectleider (KING) vallen in elk geval de:
o De klankbordgroepen en de expertgroepen (zie participatieschema pagina 14)
o Het Relatiemanagement
o De afstemming met / deelname in gerelateerde projecten
− Voor de kwaliteitsbewaking organiseert de VNG een doorlopende audit op de uitvoering van
het project (kosten VNG).
11. Tijd & Resources
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
17
12. Risicoanalyse
Risico Maatregel Verantwoordelijk
De contouren van het sociale
domein en de beoogde
dienstverlening zijn nog niet
uitgekristalliseerd. Dit leidt tot
onbruikbare resultaten uit de
verkenning.
Agile aanpak leidt tot
voortdurend bekijken of het
vastzetten van zowel geld, tijd
als scope tot het goede resultaat
leidt.
Terugkoppeling en discussie
vindt plaats in de Stuurgroep
VISD op basis van transparante
rapportages
KING
Committment van gemeenten via
B&W vergt lange doorlooptijd
Gemeenten zijn zelf
verantwoordelijk voor het
verkrijgen van bestuurlijk
committment. Hiervoor stelt
KING een korte projectbrief op
die de verkenning en aanpak in
hoofdlijnen toelicht
Nadrukkelijk onderwerp van
gesprek in de intake is wat de
(informatie)behoefte is van de
deelnemende gemeente (What’s
in it for me?). Op basis van deze
behoeften gaan we, evt
vooruitlopend op bestuurlijk
commitment, aan de slag.
Gemeenten en
KING
In deze fase van de Verkenning
zoeken gemeenten teveel details
omdat het voor hen voorbereiding
op de uitvoering is. Dit gaat ten
koste van de tijd beschikbaar voor
het onderzoek naar generieke
aspecten.
In de intake duidelijk het doel
van de Verkenning aangeven
naast de ontwikkeling bij de
gemeenten. KING professionals
blijven gericht zoeken naar
generieke aspecten.
KING
Professionele organisaties
(zorginstellingen en
dienstverleners) zijn of worden
onvoldoende betrokken door de
gemeenten in hun
omgevingsverkenning.
Via de expertgroepen
“Leveranciers” toetst KING bij
koepels of blijkt dat de
organisaties betrokken zijn.
KING/VNG
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
18
Onvoldoende middelen om
voldoende diepgang te verkrijgen.
KING rapporteert via de
stuurgroep over de te
verwachten resultaten. De
stuurgroep stuurt bij naar scope
of extra middelen. Via de
gemeentelijke
vertegenwoordiging in de
stuurgroep wordt aan de
verwachtingen gewekt.
Stuurgroep VISD
Rolverdeling
opdrachtgever/opdrachtnemer is
niet duidelijk bij betrokkenen bij
Verkenning, dit leidt tot onrust.
VNG heeft een rol als
opdrachtgever en in de uitvoering.
VNG en KING houden rollen
scherp en communiceren daar
regelmatig over. Binnen VNG is
de scheiding van rollen helder.
Eigen inzet VNG en KING goed
definiëren.
KING en VNG
Individuele gemeente kan
beoogde tempo en inzet niet
waarmaken. Hierdoor lopen de 10
gemeenten niet gelijk op.
Tijdig signaleren dat een
bepaalde gemeente op
achterstand loopt en de
Verkenning dreigt op te houden.
Met de andere gemeenten
doorgaan en individuele
afspraken maken. (Realisatie
gaat in deze fase voor draagvlak)
Stuurgroep VISD
en KING
Decentralisaties worden vertraagd
doordat uitstel komt over nadere
besluitvorming op landelijk niveau
onderzocht moet worden.
(Bijvoorbeeld rond de
kabinetsformatie)
Verkenning realiseert de
deelproducten ongeacht de
politieke discussies.
VNG en KING
Er is onvoldoende kennis bij KING
aanwezig om het gevraagde te
leveren.
KING zorgt voor voldoende
kennis door eigen en externe
experts in te zetten en goed
gebruik te maken van de
aanwezige kennis in het veld en
bij koepel- en
brancheorganisaties.
KING
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
20
Bijlage 1 – Afstemming lopende projecten
Om de afstemming met de gerelateerde projecten goed vorm te kunnen geven gelden de volgende
uitgangspunten:
Project Integrale Aanpak
In de selectie van de deelnemende gemeenten wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de al
geselecteerde focusgemeenten in het project Integrale Aanpak. De projectleider Integrale Aanpak
heeft toegang tot de klankbordgroepen van het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal
Domein.
De geconstateerde belemmeringen in wet- en regelgeving worden tussen de beide projecten
uitgewisseld.
Op 15 november 2012 vindt er een gezamenlijke start-up plaats tussen KING en de
accountmanagers van het project integrale samenhang.
Project GuWA
Het project GuWA formuleert vanuit haar eigen opdracht en stuurgroep de eisen en
randvoorwaarden die zij stelt aan:
− De gegevens set Wmo
− Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Wmo
− De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Wmo-wet wordt verankerd
Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein dient binnen deze eisen en
randvoorwaarden een voorstel te doen voor de standaard gegevens set voor het sociale domein en
voor een globaal procesontwerp.
In november vindt er een eerste gesprek plaats tussen KING en projectleider GuWa voor het maken
van concrete afspraken.
In de totstandkoming van deze onderdelen vindt nauwe afstemming plaats tussen de beide
projecten. Een medewerker vanuit het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein
neemt deel in de projectgroep van het project GuWA.
Project Beleidsinformatie Jeugdwet
Het project Beleidsinformatie Jeugdwet formuleert vanuit haar eigen opdracht de eisen en
randvoorwaarden die zij stelt aan:
− De gegevensset Jeugd
− Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Jeugd (zorgkader en gesloten kader voor
JB/JR)
− De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Jeugdwet wordt verankerd
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
21
Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein dient binnen deze eisen en
randvoorwaarden een voorstel te doen voor de standaard gegevens set voor het sociale domein en
voor een globaal procesontwerp.
In de totstandkoming van deze onderdelen vindt nauwe afstemming plaats tussen de beide
projecten.
Een medewerker vanuit het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein neemt deel
in de projectgroep van het project Beleidsinformatie Jeugdwet.
Project ROMA-gemeenten
Op verzoek van de opdrachtgever zal er in de Verkenning een relatie gelegd worden met de
voortgang en resultaten van het project ROMA.
Nader invullen als meer over het project bekend is.
Bijlage 2 – Projectkaarten
Stap 1 Voorbereiden en verkennen draagvlak
Beschrijving
onderwerp
(Kernbegrippen)
Onderzoeken haalbaarheid en draagvlak gezamenlijke aanpak informatievoorziening
decentralisaties
Achtergrond Om vanuit de uitvoering en informatiekundig perspectief ervoor te kunnen zorgen dat
gemeenten op tijd klaar zijn voor haar nieuwe taken, moet er de komende jaren nog veel
gebeuren. Er zullen nieuwe ICT-voorzieningen nodig zijn, maar ook willen we aansluiten bij
wat er al is. Bij de verschillende decentralisatieoperaties zijn al projecten over ICT en
informatievoorziening in gang gezet. Maar hoe hangen die projecten samen en hoe kunnen
ze elkaar versterken?
De oriëntatie op bovenstaande vragen vindt bottom-up, vanuit de praktijk, plaats. De
voorbereiding hiervoor heeft reeds plaatsgevonden in de eerdere expertmeetings (juli en
september 2012) tussen betrokken Rijksdepartementen, VNG, gemeenten, professionals en
KING.
De vervolgstap op deze oriëntatie is een meer gerichte verkenning informatievoorziening
sociaal domein. Hiervoor is bovenliggend plan van aanpak uitgewerkt, voeren we een eerste
analyse (quick scan) uit met betrekking tot het principe 1-klant 1-plan en verkennen we het
(bestuurlijk) draagvlak om te komen tot een herziening van de ICT-voorzieningen in het
sociale domein.
Onderzoeksvragen Zie uitwerking in de onderliggende projectkaarten
Scope • Jeugd, Zorg en welzijn, Werk en inkomen
Methodiek 1. a. Opstellen concept plan van aanpak (inclusief uitgewerkte
projectkaarten en overall projectplanning)
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
22
b. Inrichten samenwerkingsomgeving (community)
2. Vaststellen plan van aanpak in Stuurgroep VISD (voor
samenstelling zie par 10 van het PVA)
3. Organiseren en uitvoeren Quick scan integrale ‘intake en
casemanagement’
4. Organiseren en uitvoeren starting gateway (uitkomst is o.a. input
voor stap 4 ‘kosten-baten analyse en advies over vervolg’)
5. Afronden stap 1 en terugleggen resultaten in de Stuurgroep VISD
Wk 42/43
Wk 46 + wk50
(VNG+SG)
Wk 42-46
Wk 47-4 (2013)
Wk 5
Betrokkenen of
specifieke
belanghebbenden EN
rol
Gemeenten (Circa 10 gemeenten hebben de VNG
en KING gevraagd om hen te helpen bij het
verkennen van de benodigde ICT-voorzieningen
in het sociale domein)
Afgeven committment
Leveren van expertise
Departementen Deelname via Stuurgroep
Aan de slag met input vanuit
Quick-scan (met name vroegtijdige
aanpak juridische belemmeringen)
VNG Opdrachtgever starting gateway
KING Opdrachtnemer
In te zetten expertise • Projectmanagement
• Informatie-analyse
• Gateway methodiek
Op te leveren
resultaten
1. a. Uitgewerkt Plan van Aanpak.
b. Community ‘verkenning IV sociaal domein’
2. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t.
integrale intake en casemanagement.
3. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein
uitgevoerd.
Uitvoering door KING
Planning Start Oktober Einde Januari
Inzetraming
Uitgangspunten •
Relatie met andere
activiteiten
Organiseren aansluiting met interdepartementaal project ‘samenhang’
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
23
1a. Uitgewerkt plan van aanpak
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Voor de verkenningsfase is een gedegen plan van aanpak cruciaal. Kenmerken
van de uit te werken aanpak zijn interactief, iteratief en agile.
Achtergrond Zie voor nadere toelichting de eerste aanzet voor het plan van aanpak dat
momenteel wordt gemaakt.
Onderzoeksvragen Beschrijf de aanpak om te komen tot de beantwoording van onderstaande vragen
uit de uitgewerkte opdrachtbrief:
1. Beschrijf het principe van 1-gezin 1-plan 1-informatievoorziening
2. Onderzoek haalbaarheid en draagvlak
3. Bepaal standaarden voor gegevens en werkprocessen
4. Beschrijf de belemmeringen en mogelijkheden als gevolg van de
beoogde informatievoorziening
5. Geef een overzicht van de kosten en opbrengsten van de voorgestelde
informatievoorziening en standaarden voor het sociale domein
Scope Jeugd, Zorg en welzijn, Werk en inkomen
Methodiek 1. a. Opstellen en afstemmen plan van aanpak
b. Opstellen projectkaarten stap 1 tot en met 4
c. Projectkaarten voor de op te leveren producten (zie
opdrachtbrief) verder uitwerken
2. Plannen en voeren van intakegesprekken met de
deelnemende gemeenten (ca. 10). Onderwerpen zijn
a. Analyse van de verschillen in visie
b. Deelname op de verschillende thema’s
c. Aansluiting eigen activiteiten/ projecten
d. Inzet KING (expertise en €)
3. Formaliseren van de relatie met deze gemeenten (bij
voorkeur via B&W)
4. Vaststellen plan van aanpak door:
a. VNG
b. stuurgroep VISD
Wk 42/43
Wk 43/44
-
Wk 44-49
Wk 46
Wk 50
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
KING Opdrachtnemer
Gemeenten Deelnemer, levert deskundigheid
Professionals/ ketenpartners Leveren deskundigheid, Klankbord
in de totstandkoming van het plan
van aanpak
VNG Opdrachtgever, Klankbord in de
totstandkoming van het plan van
aanpak
In te zetten expertise Projectmanagement
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
24
Op te leveren resultaten Plan van aanpak met minimaal onderstaande
elementen:
• Deelnemende (en gecommitteerde) gemeenten
• Uitgewerkte projectkaart per op te leveren product
• Overall projectplanning
• Overlegstructuur (inclusief samenstelling Stuurgroep
VISD)
• Relatiemanagement
• Communicatieplan
Uitvoering door KING
Planning Start 15 oktober Einde 25 oktober
Inzetraming
Uitgangspunten • Het project loopt van oktober 2012 tot en met juli 2013
• De kennis en inhoud komt vanuit de praktijk van de deelnemende gemeenten.
De gemeenten stellen gedurende de looptijd van het project kennis en
capaciteit beschikbaar om de inhoudelijke producten op te leveren
• Bij de verkenning worden nadrukkelijk de ketenpartners en de ICT-
leveranciers betrokken.
• Naast de kring van de deelnemende gemeenten, is er een ruimere kring van
gemeenten en vertegenwoordigende organen als VIAG, IMG 100K+ en G4,
die als klankbord fungeert.
• KING verbindt, rapporteert en ondersteunt de gemeenten inhoudelijk en
facilitair
Relatie met andere activiteiten
1b. Quick-scan informatiebehoefte en belemmeringen m.b.t. integrale intake en
casemanagement
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Een eerste verkenning van de informatie die nodig is om het 1-klant 1-plan te
kunnen opstellen en de uitvoering daarvan te kunnen volgen (integrale intake en
casemanagement). Van belang is om snel te onderkennen welke belemmeringen
(met name juridisch) er zijn bij het verzamelen van deze gegevens.
Achtergrond In de ideale situatie na de decentralisatie is de zorg (voor de jeugd) in één hand,
wordt er integraal gewerkt vanuit breed gemandateerde professionals.
“Multihulpvragers” dienen niet van loket naar loket gestuurd te worden en steeds
vergelijkbare informatie leveren over bijvoorbeeld inkomen en ziektebeeld.
Een passend beeld hierbij is dat aan de keukentafel een integrale intake
plaatsvindt op basis van beschikbare informatie (over gezin), en dat op basis
daarvan een advies wordt gedaan over wat de burger zelf regelt en de
beschikbare publieke voorzieningen (compensatiebeginsel) in het kader van de
verschillende wettelijke regelingen. (dus samenhang tussen de decentralisaties).
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
25
Momenteel belemmert (het gebrek aan) doelbinding in (concept) wetgeving een
optimale invulling van de beoogde integrale dienstverlening. In wetgeving dient
ruimte te worden geboden om te komen tot efficiënte en effectieve
informatievoorziening voor de professionals en daarmee voor de burgers.
Onderzoeksvragen
1. Welke minimale set van gegevens is nodig voor een integrale (zorg)intake en
case management (hoofduitgangspunt is nu de Jeugwet, maar het betreft
nadrukkelijk ook de integrale intake ten behoeve van de overige
decentralisaties?
- welke gegevens van het gezin zijn nodig (bijv NAW, inkomen, medisch,
justitieel)
2. Uit welke bronnen kunnen deze gegevens worden geput (bijv
basisregistraties, een van zorgaanbieders, DUO, UWV, gemeentelijke
administraties, etc)
3. Wat moet in nationale wetten worden geregeld om mogelijk te maken dat deze
gegevens kunnen worden gebruikt voor integrale intake en case management
dossier?
4. Kan in algemene zin worden aangegeven welke (andere) juridische, ethische
en organisatorische belemmeringen (zoals beroeps- of ambtsgeheim;
protocollen) aan de verkrijging van voor de integrale intake noodzakelijk
gegevens in de weg staan, en of en hoe deze weggenomen kunnen worden
Scope • Quick scan geeft inzicht in de praktijk van de meest voorkomende situaties en
wordt, vanwege tijdsdruk met een set van maximaal 4 gemeenten uitgevoerd
Methodiek 1. Organiseren inzet 4 gemeenten (vanuit de daar lopende
trajecten)
2. Opstellen format Quick scan (waaronder bronnenanalyse)
3. Verzamelen en analyseren beschikbare kennis en
documentatie
4. Plannen en organiseren 4 bijeenkomsten (dagdeel per
gemeente)
5. Analyseren totaalbeeld en verwerken in format Quick scan
6. In digitale omgeving gezamenlijk schrijven aan
eindrapportage (community)
7. Voorleggen concept eindrapportage aan BZK en later aan
de Stuurgroep
8. Bijstellen en vaststellen Eindrapportage Quick scan
Wk 42
Wk 42
Wk 42/43
Wk 43/44
Wk 44
Wk 44
Wk 45
(9nov)
Wk 46
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
Gemeenten Enschede (aanspreekpunt Dick
Laan)
Breda (aanspreekpunt Manon Arts)
Eindhoven (aanspreekpunt Ab
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
26
Czech)
Wassenaar (aanspreekpunt ntb)
Provincies en grootstedelijke regio’s,
zorgverzekeraars, rijksoverheid
(departementen),
uitvoeringsinstellingen (UWV),
zorgaanbieders, bureaus jeugdzorg
Gebruik maken van aanwezige
expertise n.a.v. onderzoeksvragen
Project samenhang Afstemmen Quick scan met
uitvraag vanuit de betrokken
accountmanagers.
In te zetten expertise • Informatie-analyse
• Kennis vanuit de gemeenten Amsterdam, Enschede, Breda, Eindhoven,
Wassenaar
Op te leveren resultaten QuickScan informatiebehoefte en belemmeringen met betrekking
tot integrale intake en casemanagement. Onderdeel van deze
QuickScan zijn;
1. Eerste afbakening gegeven set intake en
casemanagement
2. Inventarisatie van beschikbare bronnen
3. Knelpuntenanalyse (juridisch, ethisch, organisatorisch en
informatiekundig )
Uitvoering door KING
Planning Start 16 oktober Einde 9 november
Inzetraming
Uitgangspunten • Betrokkenheid van de gemeenten (spreiding over G4, middelgrote en kleine
gemeenten), zoveel mogelijk focus gemeenten
• Betrokkenheid juiste expertise; niet vertrekken vanuit ICT; maar de gebruikers
(professionals); vertaalslag tussen informatie en wetgeving;
Relatie met andere activiteiten
1c. Starting Gateway Informatievoorziening Sociaal Domein
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Een advies aan de stuurgroep over het (bestuurlijk) draagvlak bij gemeenten, rijk,
ketenpartners en ICT-leveranciers om vanuit een gezamenlijke aanpak te komen
tot een herziening van de informatievoorziening in het sociale domein.
Achtergrond Het is van belang te komen tot een fundamentele oplossing voor de in het plan
van aanpak geschetste problematiek met betrekking tot de informatievoorziening
in het sociaal domein.
Uit de eerdere expertmeetings (juli en september 2012) blijkt dat het wenselijk is
collectief met een gezamenlijke aanpak te komen die gemeenten ontzorgt. Vraag
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
27
is hoever die aanpak moet gaan.
De Starting Gateway toetst of de voorgenomen verkenning en visie van VNG en
KING realiseerbaar is, tot hoever deze moet gaan en welke rol daar voor VNG,
KING, departementen, ketenpartners is weggelegd en of het de gewenste
effecten oplevert.
Onderzoeksvragen De indicatieve onderzoeksvraag voor de starting gateway is wat de scope zou
moeten zijn voor de fundamentele aanpak van VNG en KING rondom de te
organiseren informatievoorziening in het sociale domein.
Een eerste aanzet voor de sub-vragen die moeten worden beantwoord:
1. Zijn de te behalen doelen en resultaten helder en realistisch geformuleerd?
2. Welke voorzieningen en instrumenten moeten worden georganiseerd om dit
probleem structureel op te lossen? Beperken we ons tot standaarden of gaan
we voor het gezamenlijk organiseren van één gezamenlijke (ICT-)
voorziening?
3. Is er wetgeving nodig om het probleem fundamenteel op te lossen?
4. Wat is de samenhang met andere (bestaande) initiatieven en trajecten vanuit
het Rijk dan wel gemeenten?
5. Wat zijn de belangrijkste kritische succesfactoren, zowel vanuit de
maatschappelijke context, het (politiek) bestuurlijke krachtenveld als de
organisatie(s)?
6. Zijn alle risico’s in beeld?
7. Is de beleidsmatige context voldoende helder en gedeeld met betrokkenen om
het op te starten programma voldoende kans van slagen te geven?
8. Wat is er verder nog nodig om te besluiten om met een programma te starten
(financiële en andere middelen)?
Scope •
Methodiek 1. Opstellen aanvraag gateway review
2. Vaststellen methodiek gateway review
3. Toelichting aanpak in stuurgroep ‘verkenning
informatievoorziening sociaal domein’, subcommissie GDI,
RvC KING
4. Toelichting resultaten in stuurgroep VISD ‘verkenning
informatievoorziening sociaal domein’
Wk 47
Wk 48
Ntb
Wk 3 / 4
(2013)
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
KING
VNG/ Stuurgroep VISD Opdrachtgever Gateway
Ketenpartners Klankbordrol
ICT-leveranciers Klankbordrol, Expertise
In te zetten expertise Gateway methodiek
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
28
Op te leveren resultaten • Rapportage Gateway onderzoek
De starting gateway heeft tevens als doel bij te dragen aan
draagvlak voor het voorgestelde beleid.
Uitvoering door KING
Planning Start november Einde januari
Inzetraming
Uitgangspunten
Relatie met andere activiteiten
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
29
Stap 2 Inventarisatie en analyse van bestaande ICT voorzieningen en standaarden
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Ter voorbereiding op de verkenning van de benodigde ICT-voorzieningen vindt
een inventarisatie plaats van welke voorzieningen er op dit moment zijn, hoe die
samenhangen en welke standaarden (gegevensstandaarden,
processtandaarden en technische infrastructuur) voor het vervolg nodig zijn
Het inventariseren van welke organisaties betrokken zijn bij de decentralisaties
en welke kern-ICT-voorzieningen en standaarden binnen de deeldomeinen
jeugd, veiligheid, Wmo / ondersteuning, en werk & inkomen op dit moment in
gebruik of in ontwikkeling zijn en in hoeverre deze voorzieningen en
standaarden binnen de nieuwe inrichting van het sociale domein hergebruikt
kunnen worden.
Achtergrond
Onderzoeksvragen INVENTARISATIE en ANALYSE
• Welke organisaties zijn betrokken in het sociaal domein (per deeldomein
jeugd, veiligheid, Wmo / ondersteuning, en werk & inkomen?
• In welke uitvoeringsprocessen zijn zij betrokken?
• Welke voorzieningen en systemen zijn momenteel in gebruik of in ontwikkeling
binnen de deeldomeinen en welke rekenen we tot de kernsystemen?
• Welke (globale) functionaliteiten leveren deze voorzieningen?
• Welke informatie en gegevens worden in deze voorzieningen vastgelegd op
de domeinen Jeugd, Wmo en Werk & Inkomen?
• Welke standaarden gebruiken deze voorzieningen (bv. AZR standaard AWBZ-
zorg)?
• Welke koppelingen bestaan/ ontbreken er met andere processen en
voorzieningen en ondersteunen de kernthema’s en inrichtingsprincipes ?
• Onderzoek welke semantische verschillen in gegevens bestaan en hoe dat
opgelost moeten worden.
• Beschrijf in hoeverre deze bestaande functionaliteit/ systemen in staat zijn of
kunnen geschikt gemaakt worden om geïntegreerde dienstverlening te
ondersteunen?
• Beschrijf een globaal procesmodel en gegevensstandaard sociaal domein
• Geef een advies over advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA
en StUF
Scope • Met betrekking tot de gegevenssets worden minimaal betrokken:
het Suwi GR, de in ontwikkeling zijnde Wmo-gegevensset, AZR/Vektis, de
BDS-JGZ en andere gegevensmodellen uit het domein Jeugd.
Methodiek 1. Opstellen inventarisatieformats met als vertrekpunt de kaart
van soorten organisaties conform model Friesland
2. (minimaal 3) regionale bijeenkomsten met gemeenten,
provincie en betrokken organisaties voorbereiden en
modereren.
3. Inventarisatie aan de hand van desk research en resultaten
van de quick-scan uit stap 1
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
30
4. Analyseren totaalbeeld
5. Definiëren referentie componenten:
a. herbruikbare functionaliteit
b. procescomponenten globaal procesmodel
c. gegevensstandaard
6. Aanbod verwerken in NUP softwarecatalogus (Aris repository)
7. a. Invullen repository door leveranciers (software leveranciers
en partner specifieke systemen, maatwerk);
b. bewaking hiervan en kwaliteitscontrole door KING
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
KING
Gemeenten (regio’s) In kaart brengen aanbod organisaties,
informatiestromen en standaarden
Leveranciers Vullen softwarecatalogus
Provincies
Ketenpartners
In te zetten expertise • Informatie-analyse
• Standaarden
• Procesarchitectuur/ procesanalyse
Op te leveren resultaten 1. Inventarisatie van bestaande organisaties ICT-voorzieningen
(en hun samenhang) in de drie domeinen, en analyse van
herbruikbaarheid.
2. Inventarisatie en analyse van uitvoeringsprocessen,
standaarden en informatiestromen (gegevensoverdracht)
3. Globaal proces- en informatiemodel sociaal domein
4. Gegevensstandaard sociaal domein
5. Advies over de benodigde aanpassingen aan GEMMA en
StUF
Uitvoering door KING
Planning Start November Einde Maart
Inzetraming
Uitgangspunten • Leg de resultaten van het onderzoek vast in referentie componenten zodat
deze vastgelegd kunnen worden in de Aris repository (o-NUP Programma)
Relatie met andere activiteiten
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
31
Stap 3 Uitwerken globaal functioneel ontwerp ‘1 klant 1 plan 1
informatievoorziening
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Aan de hand van de analyses uit stap 2 kan een verkenning worden gemaakt
van welke ICT-functionaliteiten nodig zijn om het principe van ‘1-klant 1-plan 1-
informatievoorziening’ te realiseren.
Achtergrond
Onderzoeksvragen • Hoe kan met behulp van ICT de zelfredzaamheid en eigen
verantwoordelijkheid van de burger worden versterkt?
• Welke ICT-functionaliteiten zijn nodig om het principe van ‘1-klant 1-plan 1-
informatievoorziening’ te realiseren
• Hoe kan de privacy van de burger geborgd worden?
• Welke administratieve lastenreductie is mogelijk, bijv. door processen slim te
organiseren, door slim informatie te delen, of door minder informatie uit te
vragen en te registreren?
• Hoe kan vanuit de ICT-voorzieningen, die de primaire processen
ondersteunen, betrouwbare informatie voor verantwoording (horizontaal en
verticaal), beleid, kwaliteit, en sturing worden gegenereerd? Hoe kunnen hier,
bijvoorbeeld door het bundelen van informatiestromen, de administratieve
lasten voor de professionals en de gemeenten worden verlaagd?
Scope • 1-klant 1-plan 1-informatievoorziening
• Zelfredzaamheid
Methodiek Uit te werken onderwerpen voor het globaal functioneel ontwerp
zijn:
• Use cases: die het gebruik van 1 klant 1 plan 1
informatievoorziening in de praktijk beschrijven vanuit het
perspectief van verschillende gebruikersgroepen zoals
eindgebruikers (de professionals), aanbieders van data,
beheerders van de informatieplatform, etc.
• Domeinmodel: een beschrijving van de concepten en relaties
die een rol spelen in de informatieplatform,
• Functionele en technische risico’s: met hun impact en
maatregelen inclusief test cases die in de volgende fase
moeten worden opgepakt. Denk bijvoorbeeld aan vrije data-
uitwisseling versus doelbinding en het risico van het schenden
van privacyrechten.
• Beschrijving van componenten en interfaces: globaal ontwerp
van ieder van de bouwstenen in termen van componenten,
web services en interfaces
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
32
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
Departementen Genereren van beleidsinformatie als
afgeleide van de horizontale verantwoording
In te zetten expertise • Informatie-analyse
• Functioneel ontwerp
Op te leveren resultaten • Een globaal functioneel ontwerp van hoe het principe van 1-
klant 1-plan 1-informatievoorziening en een advies hoe dit in
een ICT-oplossing kan worden vormgegeven
• Een advies hoe met behulp van ICT de zelfredzaamheid van
de klant kan worden versterkt
• Een advies hoe de administratieve lasten voor burgers en
professionals kunnen worden verlaagd
• Een advies over de privacyaspecten van een
samenhangende informatievoorziening in het sociale domein.
• Een advies over verticale en horizontale verantwoording.
Uitvoering door KING
Planning Start Januari Einde Mei
Inzetraming
Uitgangspunten Functioneel ontwerp moet voldoen aan de volgende eisen en randvoorwaarden:
1. Toekomstgericht
2. Gericht op de professional
3. Ondersteunend aan de “één informatievoorziening” visie
4. Generiek toepasbaar
5. Implementatieonafhankelijk
6. Focus op informatie
7. Oog voor risico’s
8. Rekening houdend met bestaande ontwikkelingen, standaarden en systemen
Relatie met andere activiteiten
Stap 4 Kosten-baten analyse en advies over vervolg
Beschrijving onderwerp
(Kernbegrippen)
Ter afronding van de verkenning wordt wel een kosten-baten analyse opgesteld
met een advies voor het vervolg. Daarin zal nadrukkelijk aandacht besteed
worden aan wat er nodig is om de verkende voorzieningen in de gemeenten
breed in te voeren.
Onderzoeksvragen • Is het realiseren van een gemeenschappelijke ICT-voorziening wenselijk en
haalbaar?
• Wat is er nodig om deze voorziening te realiseren (financiële en andere
middelen)?
Versie 0.4
Plan_van_aanpak_VISD_v0.4.docx
33
Scope •
Methodiek 1. Opstellen business case
2. Uitvoeren marktconsultatie op basis van de business case
3. Ophalen committment gemeenten (deelname voor vervolg)
4. Opstellen programmavoorstel voor vervolg (evt met
scenario’s)
5. Bespreken programmavoorstel in Stuurgroep VISD
6. Decharge KING voor verkenning door Stuurgroep
Betrokkenen of specifieke
belanghebbenden EN rol
KING
VNG/ Gemeenten Committment voor vervolg
ICT-leveranciers Inbreng in marktconsultatie op basis van de
business case
In te zetten expertise • Business case
Op te leveren resultaten • Business case (wat er nodig is om de verkende voorzieningen
in de gemeenten breed in te voeren.
• Programmavoorstel conform MSP-methodiek
Uitvoering door KING
Planning Start Juni Einde Juli
Inzetraming
Uitgangspunten
Relatie met andere activiteiten Output uit stap 1: starting gateway review informatievoorziening sociaal domein