Infosessie boekhouding

Juni 2010

Agenda

Ontvangst en algemene inleiding Informatieve bestanden Themis boekhoudbestanden Vragen/antwoorden

I . Algemene inleiding

Themis Begin van de productie 201001 Bestanden verspreid via Vera

Doelstellingen van de sessie: De bestanden die ter beschikking gesteld worden

begrijpen De linken tussen de bestanden begrijpen Geen wijzigingen van de bestanden momenteel

I . Algemene inleiding

Stap 1 : infosessies in alle provincies

Stap 2 : enquête

Stap 3 : werkgroep – september 2010 Groepen voor de personen die de Themis

bestanden gebruiken (BRP, financiële diensten, …) Groepen voor de personen van de

personeelsdiensten Verschillende behoeften

Kandidaatstelling : srt@ssgpi.be vóór 31 juli 2010

I . Algemene inleiding De bestanden die voortkomen uit Themis

2 categorieën van bestanden

Deze die onmiddellijk na de definitieve run ontstaan (zie productiekalender)

L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML L4.BLLC.0011502.20100423.000001.XLS L4.CNTL.0011502.20100423.000001.XML L4.DIGI.0011502.20100423.000001.ZIP L4.F274.0011502.20100422.000001.CSV TH.CTXX.0011502.20100425.000001.XLS TH.PAYE.0011502.20100425.000001.XLS TH.SBNN.0011502.20100425.000001.XLS

I . Algemene inleiding

L4.BHCP.0011502.20100423.000001.XML

Afkomstig uit Themis

Type van het bestand

FormaatDatum aanmaak

bestand

Nummer van de juridische entiteit

Volgnummer

I . Algemene inleiding

L4.BHCP. … XML : Boekhoudbestand Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run

L4.BLLC…...XLS : Rapporteringsbestand Elke maandag gepubliceerd en na de definitieve run

L4.CNTL…..XML Elke dag gepubliceerd na elke fictieve run en na de

definitieve run

L4.DIGI…...ZIP Loonfiches van alle personeelsleden

I . Algemene inleiding

L4.F274…..CSV Aangifte bedrijfsvoorheffing

TH.CTXX.….XLS Bestand dat het geheel van de contentieux herneemt

TH.PAYE…..XLS Bestand dat de nettobedragen herneemt die te storten zijn

aan de verschillende schuldeisers

TH.SBNN…..XLS Bestand dat de negatieve netto’s herneemt die bestaan in

Themis

I . Algemene inleiding

Deze die na de definitieve run voorkomen en die omgevormd worden door het SSGPI

I . Algemene inleiding

TH.AAAA.0011502.20100423.000001.XML

‘Omgevormd’ bestand

Type van bestand

FormaatDatum aanmaak

bestand

Nummer van de juridische entiteit

Volgnummer

I . Algemene inleiding TH.AAAA….xls

Inhoudstafel

TH.ALLE – per thema AAAA is het bestand met een lijst van de

toegevoegde bestanden en hun korte inhoud Dit bestand wordt zo genoemd omdat VERA

bij het aanmaken van een zipbestand steeds de naam overneemt van het eerste bestand en dit in alfabetische volgorde (cfr eerste verzendingen -TH.BHCP.TOT )

We onderscheiden 2 thema’s :- Personeelsbeheer- Boekhoudkundige en controlebestanden

TH.ALLE – per thema Informatieve bestanden voor de personeelsdirecteur of zijn medewerkers

1.TH.ADRE

Dit is het eerste bestand dat maandelijks wordt overgemaakt. Het bevat 3 adressen: woonplaats, briefwisselingsadres en betaaladres met het rekeningnummer.

TH.EMPL 2. TH.EMPLDit is een update van de personeelsgegevens

(identificatienr,rekeningnr, type personeel, contractueel/statutair, schaal-, graadanciënniteit, vrijwaring, enz. …)

TH.EMPL HIR & TER3. TH.EMPL HIR=>een jaaroverzicht (sedert 1 januari 2010) van alle aanwervingen,

heraanwervingen en gestatutariseerde personeelsleden

4. TH EMPL.TERDit is een jaaroverzicht van alle beëindigde contracten, mobiliteit,

pensioen, statutarisering = einde contractueel

TH.ALLE – per therma (Personeelsbeheer 2)5. TH.GRAD Inventaris per « level » = niveau

of kader van de graden zoals ze gekend zijn in Themis/Peoplesoft

6. TH.CNTL …FTE Aantal gepresteerde uren per betaalperiode met onderscheid tussen vooraf- en nabetaalden

1 COMMISSAIRE DIVISIONNAIRE DE POLICE

O Cadre d'officiers 2

2 COMMISSAIRE DE POLICE O Cadre d'officiers 5

4 INSPECTEUR PRINCIPAL DE POLICE

M Cadre moyen 16

6 INSPECTEUR DE POLICE S Cadre de base 68

16AGENT DE POLICE H Cadre auxiliaire 2

20CONSEILLER A Niveau A 2

27CONSULTANT B Niveau B 3

31CONSULTANT-ICT B Niveau B 1

34ASSISTANT SOCIAL B Niveau B 1

39ASSISTANT C Niveau C 10

45AUXILIAIRE D Niveau D 1

46OUVRIER D Niveau D 1

48OUVRIER QUALIFIE D Niveau D 5

49CHEF D'EQUIPE D Niveau D 1

   

  30-04-2010 31-05-2010

  Count_Ctr Count_Ctr

  Fulltime Fulltime

  38 38

  HrsWeek HrsWeek

  9,5 19 28 30,4 38 30,4 38

ContractDivision N N N N N N N

33001. . . 2 94 1 28

33091 . 1 1 . 24 . .

33099 1 . . . . . .

TH.ALLE (Personeelsbeheer 3)5. TH.CNTL ….TOTLCD Per functionele code en per betaalperiode wordt een lijst

opgemaakt van het totaal van de Creditamounts per looncode met vermelding van het aantal begunstigden.

6. TH.CNTL …TOTSUP => supplementen Per personeelslid worden de looncodes 4XXX hernomen per

betaalperiode met vermelding van het bruto of geïndexeerde maandbedrag, de periode (de berekeningsbasis aan 100%) (WageAmountOfUnits), het aantal dagen of het aantal eenheden van de geleverde prestaties en waar nodig het type van de geleverde prestatie (vb: 4163-Maaltijd Model 9bis, Mandaattype, …)

TH.ALLE – BHCP en CNTL TH.BHCP

Dit is het vertaalde bestand xml L4.BHCP in Excel-formaat. Het is geformateerd en heeft enkele toegevoegde kolommen. TH.BHCP…TOT

3 tabbladen met een totaal van de debit en de creditAmounts- Economische Code zonder toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen- Economische Code met het toevoegsel (suffix) + algemene rekeningen- Economische Code met het toevoegsel (suffix) + het detail van de

algemene rekeningen. 45281=> 452811 recuperatie netto negatieven45281=> 452812 inhouding maaltijdcheques45281=> 452813 inhoudingen geschillen

TH. ALLE – CNTL

De controlebestanden bevatten in het eerste deel signaalgegevens en basisgegevens noodzakelijk voor de berekeningen en diverse aangiften.

Per afwerkingscode (10,11…) en per betaalperiode wordt in het « tweede » deel de afrekening gemaakt van bruto tot netto met toevoeging van de patronale lasten, de berekening van de sociale toelage II. Ook enkele basisbedragen worden als informatie meegegeven.

Zowel percentages, aantal prestaties (dagen en eenheden) en waar nodig codes worden opgegeven (4163 Maaltijden Model 9Bis – onder de rubriek percentages).

De kolom « WageAmountparUnit » herneemt de 100%of de berekeningsbasis (BBSZ, BV, patronale lasten, …)

TH. ALLE – CNTL vervolg

Op basis van dit bestand gebeuren verschillende extracties die in onderstaande bestanden worden overgemaakt

De bestanden zijn resultaten van filters :1)TH.CNTL…TOTLCD :2) TH-CNTL….TOTSUP:3)TH.CNTL….TOT FTE

Th.COST….

Dit bestand bevat 3 tabbladen met per tabblad het brutobedrag, de patronale last en de totale kost

Cost.1 : Kost per niveau of kader Type van werknemer Contractueel of statutair

Cost.2 : Kost per loonschaal Cost.3 : Kost per functionele code

Kost per niveau of kader

Inhoud

1. Boekhoudbestand TH.BHCP TH.BHCP = TH.PAYE

2. Rapporteringsbestand L4.BLLC 3. Bestand TH.SBNN 4. Link tussen de 3 bestanden 5. L4.F274 – Bedrijfsvoorheffing

Basis bedrijfsvoorheffing Bedrijfsvoorheffing6. Controlebestand TH.CNTL

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Doel? Interfacebestand bestemd voor het

boekhoudpakket in de zone ter verwerking van de informatie uit de loonrun

Komt steeds overeen met het controlebestand en het betaalbestand

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Link tussen het boekhoudbestand en het betaalbestand

Stap 1: Totaal maken van het bestand TH.PAYE: € 265.553,37

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Stap 2: bestand TH.BHCP: PaymentDebtCode 2

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Stap 3: bestand TH.BHCP: inhoudingen

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Stap 4: Totaal maken van de bekomen resultaten: 264.588,58 + 964,79

265.553,37

Het bekomen resultaat is gelijk aan het totaal van het betaalbestand

1. Boekhoudbestand TH.BHCP

Regularisatie en tegenboeking L4 berekent enkel het verschil Het loondossier Themis herneemt de

tegenboeking niet

2 096,60 – 1 910,86 = 185,74

Berekening door L4 op basis van €

185,74 €

Gegevens in geheugen bij L4Berekening uitgevoerd in PS via Java

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC

Het rapporteringsbestand bevat 4 tabbladen: Globaal overzicht

Dit rapport geeft minstens een lijn per begrotingsartikel (functionele code en economische code)

Detail per looncode Bij dit rapport is er een bijkomend sleutelveld: de

looncode Detail per persoon

Berekening per persoon volgens economische code Detail over de inhoudingen

Tabblad van de inhoudingen die gebeurd zijn per persoon

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC

Tabblad « Detail inhoudingen »L4.BLLC

2. Het rapporteringsbestand L4.BLLC

Tabblad « Detail inhoudingen »L4.BLLC MaaltijdchequesL4.BLLCTH.BHCP

390,51 – 340,11 = 50,4024,64 + 25,76 = 50,40

3. Bestand TH.SBNN

Herneemt het geheel van de netto-negatieven Iedere schuld begint met een letter

C…. Schuld die geconverteerd is uit de CDVU

P… Manueel aangemaakte schulden L… schulden gecreëerd uit Themis in

geval van een negatieve regularisatie

3. Bestand TH.SBNN

3. Bestand TH.SBNN Dit komt overeen met de code 2 in de kolom

PaymentDebtCode in het boekhoudbestand (het boekhoudbestand herneemt wel enkel de netto- negatieven van de lopende maand)

4. Link tussen de drie bestanden

Boekhoudbestand, rapporteringsbestand en bestand TH.SBNN Alle algemene rekeningen van het

boekhoudbestand zijn hernomen in het rapporteringsbestand

Het rapporteringsbestand herneemt de inhoudingen

4. Link tussen de drie bestanden

264 472,13

TH.BHCP L4.BLLC (detail inhoudingen)

+ 964,79 = 265 436,92

4. Link tussen de drie bestanden

L4.BLLC (Globaal) 264472,13 + 964,79 = 265 436,92

4. Link tussen de drie bestanden

Boekhoudbestand TH.BHCP versus rapporteringsbestand L4.BLLC Stap 1: Eerst maken we het totaal van de

algemene rekening 45501 en 45511

4. Link tussen de drie bestanden

Stap 2: Om te kunnen nagaan of het totaal van het rapporteringsbestand overeenkomt met het boekhoudbestand, hebben we tevens de negatieve netto’s nodig:

4. Link tussen de drie bestanden

Stap 3: De bekomen resultaten optellen: Totaal rapporteringsbestand: 265.436,92 Totaal negatieve netto’s: 116,45

265.553,37

Het totaal van het rapporteringsbestand is gelijk aan het totaal van het boekhoudbestand en het bestand TH.PAYE.

4. Link tussen de drie bestanden

Maaltijdcheques TH.PAYE

4. Link tussen de drie bestanden

MaaltijdchequesL4.BLLC TH.SBNN

187 149,89 + 2 548,02 + 24,79 = 189 722,70

4. Link tussen de drie bestanden

Maaltijdcheques

Totaal TH.PAYE 189 672,30 Totaal L4.BLLC en TH.SBNN 189 722,20 Verschil 50,40

4. Link tussen de drie bestanden

Maaltijdcheques

24,64 + 25,76 = 50,40

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Het is mogelijk dat er 3 bestanden aangemaakt worden: De wedde van de na vervallen termijn

betaalden en de wedde van de voorafbetaalden (L4.F274.n°Jur zone.datum.000002.CSV)

De onregelmatige prestaties (L4.F274.n°Jur zone.datum.000001.CSV)

Bestanden uit de CDVU (zonenummer_datum_FinProf-datum aangifte datumW.xls)

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Bestanden L4.F274 Gebaseerd op het afwerkingsnummer

(ComputationID/Afwerkingssleutel) Onderscheid tussen:

De wedde van de na vervallen termijn betaalden (115461001125)

Van de voorafbetaalden (115461001130) Onregelmatige prestaties van de na vervallen

termijn betaalden (11546100110) Onregelmatige prestaties van de voorafbetaalden

(115461001115)

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP Basis bedrijfsvoorheffing

L4.F274 vermeldt de basis bedrijfsvoorheffing van de na vervallen termijn betaalden en van de voorafbetaalden

L4.BLLC Economische codes 11101, 11108 en 11201

LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 - 45453

L4.BHCP Economische codes 11101, 11108 en 11201

LOON + H/S + NAT – 454012 – 454014 - 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.274 herneemt de basis BV voor de na vervallen

termijn betaalden en de voorafbetaalden

WeddeOnregelmatige prestaties

39 455,23 + 345 486,02 = 384 941,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.BLLC

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

LOON + HS + NAT - 454012 - 454014 - 45453 = Basis BV

427 730,48 + 651,38 + 132,25 - 14 801,05 - 1 080,94 - 27 690,87 = 384 941,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Basis BV L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP TH.BHCP

Economische codes 11101, 11108 en 11201 LOON + HS + NAT – 454012 – 454014 – 45453

LOON : 427 730,48

HS : 651,38

NAT : 132,25

454012 : 14 801,05

454014 : 1 080,94

45453: 27 690,87

Basis BV: 384 941,25

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

L4.F274, L4.BLLC en L4.BHCP Bedrijfsvoorheffing

L4.F274 vermeldt de BV van de na vervallen termijn betaalden en van de voorafbetaalden

L4.BLLC Totaal van de algemene rekening 45301

L4.BHCP Totaal van de algemene rekening 45301

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

Bedrijfsvoorheffing L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP L4.274 herneemt de bedrijfsvoorheffing voor de na

vervallen termijn betaalden en de voorafbetaalden

Onregelmatige prestaties Wedde

20 119,24 + 102 240,23 = 122 359,47

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP Bedrijfsvoorheffing

L4.BLLC Totaal algemene rekening 45301

5. L4.F274 - Bedrijfsvoorheffing

L4.F274, L4.BLLC en TH.BHCP Bedrijfsvoorheffing

TH.BHCP Totaal algemene rekening 45301

6. Controlebestand TH.CNTL

Detailniveau per werknemer Bijvoorbeeld:

Weddecomplement vrijwillige vierdagenweek Weekendprestaties Weddebijslag mandaat ….