ABSENTEÏSME EN (RE-)INTEGRATIE OPLOSSINGEN

KARIN ROSKAMS

MANAGER ABSENTEÏSME DEPARTEMENT

HELP UW MEDEWERKERS OP DE RAILS TE BLIJVEN

AGENDA

CASE

HOE?

WAT?

WAAROM?

VOORDELEN

WAAROM?EXTERNE FACTOREN

EXTERNE FACTOREN - ALARMERENDE CIJFERS

GEMIDDELD 14 DAGEN/JAAR

37% WERKSTRESS 10,6 MILJARD EURO

STIJGING AFWEZIGHEDEN > EEN JAAR

2011 2012 2013

+ 5% +10% +12%

58% VERGRIJZING

EXTERNE FACTOREN - ALARMERENDE SIGNALEN

VROEGTIJDIGE UITSLUITING HOOFDOORZAAK GEZONDHEIDSPROBLEMEN

BETAALBAARHEID SOCIALE ZEKERHEID

50% - 20% - 10%

WAAROM?UW UITDAGINGEN

ABSENTEÏSME

Verlies van kennis en ervaring medewerkers

Waardevolle medewerkers behouden

Uitzendkrachten zoekenExtra loonkosten

Oorzaken afwezigheid achterhalen

Verstoorde planningVerhoogde werkdruk

Langdurige afwezigen opnieuw inschakelen

Kennis wettelijk kaderAdministratieve rompslomp

Frequente korte afwezigheden aanpakken

UW UITDAGINGEN

Elke type verzuim vereist een eigen aanpak

KORT ABSENTEÏSME

Frequent kort afwezig (één of enkele werkdagen)

LANG ABSENTEÏSME

Vanaf 30 dagen afwezig

Medische Controle

EAP

Absenteïsme in 6 stappen

Telefonische opvolging

EAP

UW UITDAGINGEN

WAAROM?Visie – Missie

HEALTH

SUSTAINABLEEMPLOYABILITY

ABILITY

AGILITY

RESILIENCE

VISIE – MISSIE DUURZAME INZETBAARHEID

Afwezigheidsverloop van het type B ombuigen naar een verloop van het type

Dankzij ‘(Re-)Integratie oplossingen’ zijn medewerkers sneller klaar om hun werk te hervatten

1,0

0,8

0,6

0,4

0,2

0,00 100 200

TYPE A

TYPE B

DAYS ON SICKLEAVE

% O

F W

OR

KER

S O

N S

ICK

LEAV

E

VISIE – MISSIE TYPE A – TYPE B

WAT?ABSENTEÏSMEBELEID

Absenteïsme oplossingen

ORGANISATIE LEIDINGGEVENDE WERKNEMER

AUDIT

VISIE

AANPAK

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE

Infosessie CampagneTraining

Employee Assistance Program (K/L)

Medische Controle (K)

Re-integratie (K/L) => via Externe Dienst

Telefonische opvolging (L)

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE Per

man

ente

mon

itorin

g &

che

ck

WAT?ABSENTEÏSME OPLOSSINGEN

TWEESPORENBELEID

SPOOR 1: KORT ABSENTEÏSME

SPOOR 2: LANG ABSENTEÏSME

TWEESPORENBELEID

ABSENTEÏSMEBELEID

KORT AFWEZIG LANG AFWEZIG

LEIDINGGEVENDE NEEMT HET VOORTOUW VERPLEEGKUNDIGE NEEMT HET VOORTOUW

Houdt medewerker up-to-date en gemotiveerd

Belt medewerker maandelijks uit zorgoverwegingen (Vertrouwelijk)

Luistert naar medewerker en observeert Peilt naar de aard van de ziekte (motorisch, psychosociaal, …) en de gezondheidstoestand

Vangt signalen op en bespreektBezorgt info aan re-integratiecoördinator

Adviseert, detecteert knelpunten, vangt signalen opBezorgt info aan re-integratiecoördinator

WERKGEVER NEEMT HET VOORTOUW EN BEPAALT DE RE-INTEGRATIEAANPAK

(RE-)INTEGRATIEBELEID

Werkgever samen met arbeidsgeneesheer nemen de leiding. Een multidisciplinair team buigt zich over de werkhervatting.

TWEESPORENBELEID

SIGNAAL CONNECT

RE-INTEGRATIE

ORGANISATIE LEIDINGGEVENDE WERKNEMER

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE

AUDIT

VISIE

AANPAK

Per

man

ente

mon

itorin

g &

che

ck

Absenteïsme oplossingen

ORGANISATIE LEIDINGGEVENDE WERKNEMER

AUDIT

VISIE

AANPAK

Per

man

ente

mon

itorin

g &

che

ck

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE

Infosessie CampagneTraining

Employee Assistance Program (K/L)

Medische Controle (K)

Re-integratie (K/L) => via Externe Dienst

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE Per

man

ente

mon

itorin

g &

che

ck

Telefonische opvolging (L)

AANVANG LANGDURIGE AFWEZIGHEID

MEDEWERKER 30 DAGEN AFWEZIG

LANGDURIGE AFWEZIGHEID GAAT IN

BRIEF WERKGEVER AAN WERKNEMER

VERTROUWELIJK – ZORG – ADVIES

ABSENTEÏSME OPLOSSINGENCONNECT - STAP 1

FOLLOW-UP DOOR VERPLEEGKUNDIGE

KENNISMAKING - VOORSTELLING - EERSTE GESPREK

MAANDELIJKSE FOLLOW-UP (MAX. 5X - EVALUATIE)

ADVISEREN – GEZONDHEID & MOGELIJKHEDEN

LUISTEREN – MOTIVEREN - SIGNAAL WERKHERVATTING

ABSENTEÏSME OPLOSSINGENCONNECT - STAP 2

DOEL ‘CONNECT’ WERKNEMER - WERKGEVER

MEDEWERKER KLAAR VOOR WERKHERVATTING

ABSENTEÏSME OPLOSSINGENCONNECT - STAP 3

INFORMATIEOVERDRACHT RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR

SIGNAAL MEDEWERKER KLAAR WERK TE HERVATTEN

RE-INTEGRATIE FASE KAN OPGESTART WORDEN (EXTERNE DIENST)

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR INFORMEERT WERKGEVER

ABSENTEÏSME OPLOSSINGENCONNECT - STAP 4

WERKGEVER MAAKT KEUZE INZAKE RE-INTEGRATIEAANPAK

EVALUATIE & FOLLOW-UP VAN WERKHERVATTING

MEDEWERKER OPNIEUW AAN DE SLAG

2 KEER IN 2 MAANDEN FOLLOW-UP VERPLEEGKUNDIGE

WERKHERVATTING STABIEL

AFSLUITEND RAPPORT

< NIET STABIEL => ACTIE RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR >

ABSENTEÏSME OPLOSSINGENCONNECT - STAP 5

‘SIGNAAL’ WERKHERVATTING?RE-INTEGRATIEBELEID

Re-integratie oplossingenExterne Dienst

ORGANISATIE LEIDINGGEVENDE WERKNEMER

AUDIT

VISIE

AANPAK

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE

Infosessie CampagneTraining

Employee Assistance Program (K/L)

Medische Controle (K)

Telefonische opvolging (L)

SENSIBILISATIE

PREVENTIE

INTERVENTIE Per

man

ente

mon

itorin

g &

che

ck

Re-integratie (K/L) => via Externe Dienst

VOORBEREIDING RE-INTEGRATIETRAJECT

INFORMATIE AFWEZIGHEID MEDEWERKER (DOSSIER)

HERSTEL COMMUNICATIE WERKGEVER - WERKNEMER

TELEFONISCH GESPREK: INDIVIDUEEL TRAJECT

GESPREK: HR – LEIDINGGEVENDE – ARBEIDSGENEES-HEER - MEDEWERKER

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST - STAP 1

VERTROUWEN – INFORMATIE – MOTIVATIE - OPLOSSINGEN

UITDIEPING VAN DE PROBLEEMSITUATIE

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR – SPIL COMMUNICATIE

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR STELT MULTIDISCIPLINAIR TEAM SAMEN

ARBEIDSGENEESHEER – MULTIDISCIPLINAIR TEAM - JOBMATCHING

ARBEIDSGENEESHEER ALS EINDVERANTWOORDELIJKE MEDISCHE LUIK

ARBEIDSGENEESHEER ONDERZOEKT MEDEWERKER – STAAT CENTRAAL

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST - STAP 2

WERKGEVER – OPEN KLIMAAT VOOR RE-INTEGRATIE - WELZIJNSBELEID

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST - STAP 3

UITWERKEN VAN HET RE-INTEGRATIEPLAN

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR DISTILLEERT ACTIEPUNTEN

DEELTIJDS – SLEUTELEN AAN TAKENPAKKET – WIJZIGING WERKPOST

ARBEIDSGENEESHEER – MEDEWERKER – RE-INTEGRATIECOORDINATOR

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR WAAKT OVER HET WETGEVENDE KADER

BESPREKING VAN ALLE VRAAGTEKENS EN KNELPUNTEN

HOE – WANNEER – WAAR – IN WELKE OMSTANDIGHEDEN HERVATTEN

BASIS VAN EEN RE-INTEGRATIEPLAN

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST – OUTCOME STAP 3

LEIDRAAD VOOR IEDEREEN

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST – STAP 4

MEDEWERKER OPNIEUW AAN DE SLAG – VOLGT RE-INTEGRATIEPLAN

ARBEIDSGENEESHEER – EVALUATIE

RE-INTEGRATIECOÖRDINATOR – BEWAAKT DE AFSPRAKEN - WET

VERSLAG VAN ALLE ACTIES EN BESPREKINGEN - VERTROUWELIJK

UITVOERING EN BIJSTURING VAN HET RE-INTEGRATIEPLAN

AFRONDING VAN DE RE-INTEGRATIE

GESLAAGD?

EINDEVALUATIE - VRAGEN - ANTWOORDEN

PERMANENTE OPVOLGING LEIDINGGEVENDE

LEIDINGGEVENDE - HR - PREVENTIEDIENST

RE-INTEGRATIE OPLOSSINGENEXTERNE DIENST – STAP 5

WELZIJNSPLAN

VRAGEN?

Bel 02 729 92 85 of mail naar contact@securex.be.

www.securex.be/welzijnswijzer

www.securex.be/stress

www.securex.be/re-integratie

Contact

Psychosociale begeleiding in de praktijk

Prof. Dr. Nele Jacobs

Hanneke Kennes

Projectteam

Prof. Dr. Nele Jacobs

ZaakvoerderProjectcoördinator

Hanneke KennesConsultant

leiderschap en communicatie

Projectcoördinator

Nathalie MorrenProject- en

accountmanager

Wouter MintenConsultant

processen en databeheer

Voorstelling B2B team

Klinisch team

Gunther HeymansArbeids- en

organisatiepsycholoogKlinisch psycholoogGedragstherapeut

Audrey BoussartKlinisch psycholoog

Naomi DaniëlsNeuropsycholoog

Klinisch psycholoog

Voorstelling B2B team

Wat gaan we doen?

• Methodiek praktische aanpak• 1 à 2 cases tonen• Q&A

Aankondiging project Onzekerheid Beslissing Nieuwe

structuur

Onduidelijke fase Duidelijke fase

Problemen per fase

Welke risicofactoren?

veranderingreorganisatie

psychosociale belasting

RF1

RF2

RF3

RF4

RF5

Credit to: FreeDigitalPhotos.net

methodiek

1. EB modellen (kapstokken)2. Empirische data verzamelen over de actuele

eigen organisatie 3. Analyse & synthese van de meest

voorkomende individuele betekenissen4. Feedback en advies aan management5. Interventies : psychosociale begeleiding6. Evaluatie van effecten op risicofactoren

1. EB modellen

Risicofactoren

veranderingreorganisatie

psychosociale belasting

RF1

RF2

RF3

RF4

RF5

1. EB modellen: gedragsketen

1• Gebeurtenis

2

• Betekenis• Emoties

3 • Gedragsneiging

4• Respons

5• Gevolgen

2. Empirische data verzamelen

Organisatiecontext

Individuele context

Individuele betekenis

3. Synthese

Groep-sessies

Indivconsulten

SYNTHESECredit to: FreeDigitalPhotos.net

4. Advies & Interventies

SYNTHESE

ADVIES AAN DIRECTIE COMMUNICATIE / ACTIES

INTERVENTIES

4. Feedback & advies aan directie

• Meest gangbare percepties• Acute noden en behoeften• Meest voorkomende gevoeligheden • Gewenste bijkomende acties of beslissingen

5. Psychosociale begeleiding

RF1

RF2

RF3

RF4

RF5

Interventie 1

Interventie 2

Interventie 3

Interventie 4

Interventie 5

content – delivery mode – target group – risicofactoren/focus

evaluatie en feedback-loop

CASE 1

Aankondiging project

Het anticiperen op een negatieve gebeurtenis heeft dezelfde negatieve psychologische effecten als de gebeurtenis zelf

Onzekerheid

Aankondiging project

INTERVENTIES

RF1

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

RF2

RF3

RF4

?

INTERVENTIES

Hier wil ik graag nog de database tonenMaar ik heb dit niet in slide vorm

GROEPSSESSIES‘omgaan met onzekerheid’

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

1. WAT LEEFT ER?2. WAT DOET EEN PSYCHOLOOG?3. TRAINING EMPATHIE

& OMGAAN MET AGRESSIE4. PRAKTISCHE INFO

OPVANGDIENST

G• Aankondiging herstructurering

B/E

• Betekenissen?• Emotie?

G• Gedragsneiging?

R• Respons? (observeerbaar gedrag of afwezigheid van

gedrag)

G• Gevolgen?

G• Aankondiging herstructurering

B/E

• Ze hebben me niet meer nodig na zoveel jaren dienst• Mijn werkgever biedt geen bescherming, laat me in de kou staan• Emotie: boosheid

G

• Intentie hebben om te laat te komen, het niet nauw te nemen met veiligheidsvoorschriften, geen extra inspanningen willen doen

• Neiging om cynisch of agressief te reageren tegen hiërarchie

R

• Toch verplichtingen blijven nakomen of echt verzaken• Zich inhouden of toch reageren • Sommige medewerkers zetten zich niet meer 100% in, trekken de rest mee• Uitspraken: “Als ik toch moet vertrekken, waarom zou ik me dan zot lopen”

G

• Veiligheidsrisico’s stijgen , productiviteit daalt, de opkuis wordt niet gedaan• LG vermijden confrontaties, maar ook gewone operationele meetings• Medewerkers krijgen minder sturing en duidelijkheid

INTERVENTIES

RF1: EMOTIONELE BELASTING

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

RF2: GEBREK AAN SOCIALE STEUN

RF3: JOBONZEKERHEID

RF4:

INTERVENTIES

RF1:EMOTIONELE BELASTING

Communicatie met empathie voor emotionele impact

LG: Training omgaan met emotiesLG in verandering

EAP

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

RF2: GEBREK AAN SOCIALE STEUN

INTERVENTIES

RF3:JOBONZEKERHEID

RetentiebeleidOpleiding & ontwikkelingCommunicatie actueel beleid

Vertrouwen in mw bevestigenFocus op hier & nu

EAP

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

CASE 2

• Leidinggevende weet niet hoe hij/zij moet leiding geven

• Gebrek aan sturing en duidelijkheid KT• Emotionele impact op de werkvloer• Beste krachten vertrekken• Verlies vertrouwen in de onderneming• Onderling wantrouwen in de collega’s• Gebrek aan macht bij directie wegens

vakbondsdruk• Risico op stakingen

OnzekerheidAankondiging project

G• Agressief gedrag van collega’s tijdens stakingspiket

B/E

• B: collega’s hebben geen respect • B: het zijn beesten• E: boosheid

G• Neiging om revanche te nemen

R• Inhouden • Contact vermijden

G

• Geen samenwerking tussen diensten• Stressklachten stijgen, sociale steun vermindert• Algemeen wantrouwen stijgt

G• Werkhervatting na staking zonder genomen maatregelen tegen agressief

gedrag collega’s

B/E

• B: verwachting van sancties niet ingelost: er gebeurt niks• B: er heerst straffeloosheid, aan ons lot overgelaten, dit is niet rechtvaardig!• E: Bang, gespannen, over-alertheid

G

• geen intentie om te spreken met management over teleurstelling (mogelijk ontslag?)

• geen intentie tot probleem-oplossende en/of emotiegerichte coping)

R

• Geen coping strategie toepassen (wel vermijding)• Slapeloosheid• Piekeren

G

• Stress, depressie, nek-en rugklachten, hartklachten• Relatieproblemen• Misbruik van middelen

INTERVENTIES

RF1

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

RF2:

RF3:

RF4: ONGEWENST GEDRAG

CASE 3

• Nieuw leiderschap• Minder personeel• Veranderde werkomgeving• productieproblemen• Veiligheidsproblemen• Systeemproblemen• Overwerk

Nieuwe structuurBeslissingOnzekerheidAankondiging

project

INTERVENTIES

RF1

Organisatie

Afdeling/Team

Individueel

RF2

RF3

RF4

?

BEDIENDEN / KADERLEDEN

EMPIRISCHE INPUT

ARBEIDERS

Follow-up gesprekken

Drempelverlagende Groepssessies

Belevingsgesprekken

BEDIENDEN / KADERLEDEN

Belevingsgesprekken

EAP

208uFollow-up gesprekken

Drempelverlagende Groepssessies

1• Nieuwe structuur• Nieuwe jobinvulling

2• Betekenis• Emoties

3• Gedragsneiging

4• Respons

5• Gevolgen

5. Psychosociale begeleiding

RF1

RF2

RF3

RF4

RF5

Interventie 1

Interventie 2

Interventie 3

Interventie 4

Interventie 5

content – delivery mode – target group – risicofactoren/focus

evaluatie en feedback-loop

Bedankt!

AANWEZIGHEIDSBELEID OP VOLVO CAR GENT

70

Edit this in View

Slide Master

Volvo car – onze waarden …

• Passie voor klanten en auto’s

• Handel snel, leg de lat hoog

• Echte uitdaging en respect

7171

Volvo car Gentonze missiE EN VISIE

We bouwen kwaliteitsvolle auto’s van wereldklasse tegen de laagste kost en met de kortste doorlooptijd.

We optimaliseren het proces en elimineren verspilling, met een bedrijfscultuur ontworpen rond de operator.

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 74

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 75

Edit this in View

Slide Master

Dagelijkse realiteit

- 2ploegen systeem + vaste nacht- Cyclus < 60 sec.

- 2 X herbalans /jaar- Continu verbeteren

- Ratio min. 5% jaar over jaar

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 76

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 77

VERANDERINGHOGE VERWACHTINGENWORKLOADWERK-PRIVÉ

Communicatie; inzicht brengen & het onderwerp bespreekbaar maken

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 78

79

Facts & Figures Bron: Securex (2014)

• KT stabilieert & LT stijgt = nationale tendens• 72% LT = Musculoskeletale aandoeningen• Risicogroepen• Oorzaken:

o Lange wachttijd operaties o Vergrijzingo Werkstress/belasting

Medewerker: Aanwezigheidsbeleid

Jan Feb Maart April Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Av-er-age

0%

1%

2%

3%

4%

5%

6%

VCG Ziekteverzuim < 1 maand

2012

2013

2014

Target

Jan Feb Maart April Mei Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Av-er-age

0%

1%

2%

3%

4%

5%

6%

VCG Ziekteverzuim > 1 maand

201220132014

Focus areas & Acties• Leiderschap

o Ontwikkelingsgesprekkeno Controlearts op afspraak

• Duurzame inzetbaarheido Opleidingen voor mentale veerkrachto Ergonomische aanpassingeno Jobstudenten

Townhall 2014w25 Security Class: [Proprietary]

Volvo Car Group Leadership Behaviours

Passion for

customers

and cars

Real challenge

and respect

Values Behaviours

Believe in people • I trust in people’s potential, show integrity, and engage team members by having empathy and understanding how to create good relationships.

Challenge and support • I challenge and support teams and individuals to stretch themselves outside their own comfort zone to reach new heights and recognise and celebrate success. I provide honest feedback to drive up standards.

Show courage • I delegate responsibility and take accountability. I´m not afraid to take decisions. I address difficult issues.

Make things happen

and innovate

• I remove obstacles and enable action by encouraging active participation and using effective communication. I encourage creativity, foster and reward innovation and deliver new solutions that capture new market opportunities for Volvo Cars.

• I ensure that team members see the bigger picture and can relate it to their daily work. I explain the “why”.

Create meaning

• I know and understand market, brand and competitors and drive to go beyond market expectations. I strive to exceed internal and external customer needs and expectations.

Customer focus

Move fast, aim

high

ideaal

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 81

Opdracht hr: inzicht brengen in de dynamieken van aan- & afwezigheid (management team, leiding, vakbond & werknemers)

mentaal coachen in teams van leidinggevenden

opzetten van nieuwe ondersteunende structuren ( vb “care for you” & “healt coaching” )

regelmatige rapportering en “data mining”

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 82

84

Waarom?

Customers will never love your companyuntil the employees love it first-simon sinek-

Date Created: [YYYY-MM-DD]Issuer: [Name] [CDS-ID]; [Organisation]; [Name of document]; Security Class: [Proprietary] 86