Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen

Stadsarchief Antwerpen

Situering stadsarchief Antwerpen

• FelixArchief: nieuw gebouw sinds 2006 (23 km van 33 km volzet)

• Digitaal depot (omvang + aangroei)

• 6 consulenten voor toezicht op archieven

Situering administratie stad Antwerpen

Stedelijke back-office in 1 gebouw in 2010: denBell

Principes:

1. Werken “optimaal digitaal”- Unieke digitale dossiers

- Mappenstructuren

2. Papieren archieven- Statisch => stadsarchief

- Semi-statisch => kelder den Bell

- Vernietigen: op basis van bestemmingsaanvragen

3. Informatiebeheersplannen in 2007- financiën, personeelsmanagement, integrale veiligheid

- => IBP 1.0

Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: ad hoc

Ad hoc

Selectiebeslissingen stadsarchief Antwerpen: proactief met IBP

Pro-actief

Intern:

1. Goede digitale dossiervorming stimuleren

2. Zelfredzaamheid archiefvormers

Extern:

3. Uitvoeren archiefdecreet (nieuw)

4. Actieve openbaarheid (nieuw)

Doelstellingen IBP 2.0: multi-inzetbaar

•Digitaal archief => veel schaduwarchief

•Wie beheert het unieke dossier?

•Vermijden ad hoc beslissingen zonder overzicht

dossiervorming

•Automatiseren overdrachten en vernietigingen

•Bewaking digitale veroudering

1. Goede digitale dossiervorming stimuleren

2. Zelfredzaamheid van de archiefvormer

•Zelf de beslissingen kunnen opzoeken

•Zelf structureren van dossiers

•Zelf dubbels opsporen

•Zelf de dossierbeheerder detecteren

3. Uitvoering Archiefdecreet

•Archiefdecreet (o.v.v. uitvoeringsbesluit)

•Vernietigen op basis officiële selectielijsten

•Indien niet in lijsten => voorleggen commissies

•Registreren vernietigingen

•Gevolg:

•Selectielijst = uitgangspunt voor structuur IBP

•Elke IBP beslissing gekoppeld

4. Actieve openbaarheid

•IBP geeft aan waar documenten zich bevinden

•Werking IBP meenemen naar burgers

=> mogelijkheid om actieve openbaarheid te

bevorderen, door publicatie IBP

=> Kennis over documentvorming vergroten

Welke gegevens bevat een Informatiebeheersplan (IBP)?

1. ISAD(G) als basis

Archiefvormer ziet:

•Beschrijving (=Titel)

•Toelichting (=Bereik/inhoud)

•Datering

•Ordening beschrijvingen van IBP kunnen later gebruikt worden wanneer de dossiers daadwerkelijk overkomenStadsarchief ziet: ook andere ISAD-velden

2. Selectievelden

Archiefvormer ziet:

•Bestemming: Archiveren, Vernietigen of Selecteren

•Uitvoeringstermijn

•Criteria: toelichting en voorschriften

Stadsarchief ziet:

•Link naar selectielijst

•Link naar bestemmingsaanvraag = goedkeuring

3. Koppelingen

Administratie zoekt op:

•Lijst met IBP’s

•Bedrijfseenheid/afdeling (= Archiefvormer)

•Functie (= Functionele Classificatie)

•Informatiesysteem

•Digitale klassementen (zie verder)

Beschikbaar stellen van IBP:Records Management Toolbox

Problemen en oplossingen

Probleem 1: instabiliteit IBP’s

Instrumenten van de administratie vaak niet stabiel of niet bruikbaar om IBP’s te ordenen:

•Mappenstructuren: instabiel

•Papieren archief: verouderd als uitgangspunt

•Organogrammen: instabiel, geen band met

documentvorming

•Informatiesystemen: onbekend wat erin zit

•Procesmodellering: instabiel

•Productenbomen: instabiel

•Selectielijsten: stabiel maar onbekend en moeilijk

Probleem 1: Instabiliteit IBP’s: Oplossing

•IBP structureren dmv stabiele structuur: selectielijsten / functionele classificatie

•IBP is opvraagbaar via koppelingen (zie boven)

19

Functionele Classificatie

20

Probleem 2: zelfredzaamheid archiefvormer

•Helpt het wel? Verloopt het vlotter?

•Wordt het IBP gebruikt?

•Is het niet onleesbaar?

•Is het opstellen van IBP geen werkverschaffing

voor archivarissen?

•Is structuur IBP (selectielijsten) te begrijpen?

Terechte vragen!

Probleem 2: Oplossing:Extra zoekfunctie: mappenstructuren

•Voordelen:•Herkenbaarheid•Niet theoretisch: dit is hun klassement•Van hieruit rechtstreeks overdrachten en vernietigingen te monitoren

•Nadelen:•Vaak onstabiel•Concept dossiervorming vaak niet goed gevolgd•Onderscheid interne en primaire taken moet duidelijk zijn

Conclusie

IBP 2.0 stadsarchief Antwerpen:Combineren van

goede, stabiele en onderhoudsvriendelijke structuur met

werkbaarheid en herkenbaarheid