Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.

• Medemblik in cijfers• Medemblik heeft antwoord• Uitdagingen• Organisatorische verandering

– Documentstromen– Implementatie van DMS– Procesinrichting– Taakveld Documentaire Informatievoorziening (DIV)

• Rollen• Taken• Verantwoordelijkheden

– Vakafdelingen• Informatiearchitectuur

– EGEM NORA– Internetportaal

• Projectsturing– Projectorganisatie, opdrachtgever, projectgroep – Projectplanning– Rapportages

• Lessons learned

Agenda

• Fusie in 2007

• Samenvoeging van drie gemeenten– Noorderkoggenland– Wognum– Medemblik

• 13 kernen

• 26.550 inwoners

Gemeente Medemblik in cijfers

Vanaf begin september 2008 kunt u bij gemeente Medemblik een aantal producten digitaal aanvragen. Lekker makkelijk, vanuit

huis of elders. Hiermee wil gemeente Medemblik de dienstverlening verbeteren.

Dit gebeurt in het kader van het dienstverleningsprogramma Medemblik heeft Antwoord

“Medemblik heeft antwoord”

• Streven naar organisatiebreed informatiebeheer

• Informatie is voor iedereen beschikbaar mits geautoriseerd

• 24h x 7 beschikbaarheid

• Locatie onafhankelijk werken

• Integratie met andere applicaties o.a. kantoorapplicaties, procesapplicaties

• Grip op de diverse kanalen (multi channeling)

• Wat digitaal is digitaal houden, wat nog niet digitaal is, omzetten naar digitaal

Uitdagingen

Vindbaar is het sleutelwoord

Winkel op ordeGlazen huis Fabriek draaiende

Transparante, goed besturende zich verantwoordende

organisatie

Klantgerichte dienstverlening

Betere bedrijfsvoering

Waar staat het DMS

...WOZ

Klant Contact Centrum

Formulieren

Vraaggeleiding

Personalisatie

Digitale Kaart Overig

Middelen

Onderwijs

Vergunningen & Handhaven

Werk & Inkomen & Zorg

Belasting & Kadaster

Adressen & Gebouwen

Burgerzaken

Kennismanagement

Functionele architectuur eGemeente Medemblik

Proces management

Document management

Managementinformatie

Routering Synchronisatie

Orkestratie BPM

Gegevensmagazijn

burger

Zakenmagazijn

Gemeenteportaal

BackOffice

Zaakafhandeling

RelatieManagement

LoketOverheidsportaal

FrontOffice MidOffice

Outputmanagement

tsbg

geobedrijf

Authenticatie

Betaling

Landelijke basisregistraties

BedrijvenKadaster

Gebouwen

Personen

Topografie

Adressen

Versie 2.0

• Documentstromen• Implementatie van DMS• Procesinrichting• Taakveld Documentaire Informatievoorziening

(DIV)– Rollen– Taken– Verantwoordelijkheden

Organisatorische veranderingen

Digitale aanvragen via website

Registratie in Decos

Documentrouting + Workflow management

Terugkoppeling status aan de Burger

Document- en informatiestromen

Implementatie van het DMS

• Documentstromen• Implementatie van DMS• Procesinrichting• Taakveld Documentaire Informatievoorziening

(DIV)– Rollen– Taken– Verantwoordelijkheden

Procesinrichting

Activiteit

Activiteit

Activiteit

Activiteit

Procesinrichting (vervolg)

Rol

Rol

Tijd

Activiteit

Activiteit

Activiteit

FunctiePostregistratie Rol Activiteit

Tijd

Rollen, taken en verantwoordelijkheden

FunctieArchief medew.

DIV

Functie Rol Activiteit Tijd

De medewerker weet zijn Positie en

verantwoorde-lijkheden in

de organisatie

De medewerker weet wat hij moet doen,

hierop wordt hij beoordeeld!

De medewerker weet wat hij

moet doen, bij elke rol, hij mag eisen stellen aan

input en is verantwoordelijk voor de kwaliteit

van de output

Rollen, taken en verantwoordelijkheden

Een tijdelijke organisatievorm die nodig is omeen uniek en vooraf gedefinieerd product te maken of resultaat te behalenop een vooraf afgesproken tijdstipgebruikmakend van vooraf gestelde middelen.

Wat is een project?

• Projectorganisatie• Opdrachtgever• Projectgroep • Projectplanning• Rapportages

Essentiele onderdelen

OpdrachtgeverProjectgroepMatrixorganisatieProjectplanningVoortgangsrapportage

Projectorganisatie

Prince 2 methodiek

Rapportages

• Projectmatige aanpak is essentieel

• Zorg voor samenhang tussen informatie-architectuur en informatiebeleid

• Zorg dat organisatiebreed informatiebeheer op de agenda blijft staan, laat MT hieraan committen

• Communiceer of je leven ervan afhangt

• Zorg voor borging van projectresultaat in een bestaande beheersorganisatie

• Organisatiebreed informatiebeheer is nog steeds mensenwerk en een DMS kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.

Lessons learned

• Stel een datum m.b.t. afschaffen fysieke documentstromen

• Maak duidelijk wat niet tot het project behoort

• Strakke projectplanning en fasering is essentieel

• Vier de successen in de en met de organisatie

• Organiseer binnen de organisatie een Decos gebruikersgroep

Tips