Informatie en Organisatie

Specialisten in dienstverlening, bedrijfsvoering en informatiemanagement bij lokale overheden

Herindeling Goeree-Overflakkee

Uitdagingen

• Maar 1 jaar om alles te realiseren

• Politieke verdeeldheid

• Nog geen ambtelijke samenwerking op ICT

• 2 rijke gemeenten en 2 arme gemeenten

• Geen plannen voor huisvesting

• Conflict met OR over uitbesteding belastingen

• Plaatsing medewerkers pas 22 nov bekend • 2 PINK-Roccade en 2 Centric (burgerzaken, sociale zaken, financiën,

gegevens distributie), 1 Novell en 3 Microsoft, 2 Decos en 2 Corsa, 4

verschillende beheerpaketten en vergunningsystemen, 2 zelfstandige

belastingheffing en 2 bij het SVHW (belastingssamenwerking)

Kaders dienstverlening

De frontoffice is er op gericht om te zorgen dat:

• de klant slechts op één plek, eenmaal, zijn vraag hoeft te

stellen;

• de klant steeds meer vanuit dit punt direct een antwoord op de

vraag krijgt (in de toekomst 80% van de vragen);

• bij het eerste contact de afhandeling procedure helder wordt

voor de klant en diens verwachtingen daarmee overeenkomen;

• de backoffices praktisch zijn afgeschermd voor klantinitiatieven

die geconcentreerde afhandeling onnodig verstoren;

• alle (vier) KCC-kanalen (schriftelijk, telefonisch, elektronisch en

persoonlijk) vanuit één punt in de organisatie bediend worden.

Kaders Bedrijfsvoering

• Per1 januari 2013 zal de nieuwe organisatie op een groot aantal terreinen presteren, waar mogelijk minimaal op het huidige niveau en op sommige terreinen al daarboven. Het pad naar de volledige beoogde transitie zal enige jaren in beslag nemen.

• De ambtelijke organisatie van de gemeente Goeree-Overflakkee is een open ontwikkelings-en mensgerichte organisatie die middenin de samenleving staat. Het is een organisatie die ook de nieuwe kansen en uitdagingen van het gebied herkent en deze kansen en uitdagingen oppakt in samenwerking met alle partijen.

Kaders HRM

Kaders ICT

• Frontoffice / Antwoord© / 14xy / Digitaal loket;

• Midoffice: zaakgericht werken;

• Basisregistraties;

• Informatiebeveiliging;

• Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik;

• Gebruik van e-Overheid standaarden;

• Het gebruik van open standaarden;

• Het Nieuwe Werken;

• Het gebruik van sociale media;

• Open overheidsinformatie;

• Werken onder architectuur;

• KCC en (twee) virtuele loketten op de koppen van het eiland.

IT-Projecten

Hardware

Applicaties

Inrichting

ICT

Politiek-bestuur

Juridisch

Bedrijfsvoering

Financiën Medewerkers

Mondeling

WGR

Fusie

Geïnspireerd

T.V.B.

Gemotiveerd

Vertrouwen

Contract KCC/Zaken

Teams

Virtuele org.

Eigen kosten

Eén boekhouding

Afrekenmodel

Vaste prijs

Eén org.

Weerstand

Proactief

Geïnformeerd

Betrokken

Visie

4K’s

HNW

Alle processen

Extern

ICT-Organisatie

Programmamanagement en Projectsturing

Visievorming op lagen (1)

IST Bedrijfsvoering

SOLL bedrijfsvoering

1-1-2013

SOLL bedrijfsvoering

1-1-2015

IST Inform- en apl architectuur

SOLL I en apl architect.

1-1-2013

SOLL I en apl architect.

1-1-2015

IST Technische infr

SOLL Technische infr.

1-1-2013

SOLL Technische infr.

1-1-2015

IST ICT organisatie

SOLL ICT organisatie

1-1-2013

SOLL ICT organisatie

1-1-2015

IST Projectorganisatie

Visievorming op lagen (2)

Bedrijfsstrategie Middelen

HRM, Cultuur

Management en

organisatie

Processen en bedrijfsvoering

Informatie strategie

Inform en appl architectuur standaarden

Functioneel en gegevens beheer

ICT strategie

Technische architectuur hard-

software

Technisch beheer

Strategisch (richten)

Tactisch (inrichten)

Operationeel (verrichten)

Bedrijfsvoering Informatie man ICT diensten

SOLL-Architectuur

Tijd en geld

Rechtmatigheid

Doorlooptijd

Draagvlak

Complexiteit

Kwaliteit

Sc1: Alles aanbesteden

Sc2: Stichtse Vecht

Sc3:Tussenoplossing

Inkoop: alles nieuw (sc1) of naar systeem

Middelharnis (sc2)

Prestatieinkoop

• Niet de opdrachtgever, maar juist de opdrachtnemer,

als expert is het beste in staat om de opdracht vorm

te geven en uit te voeren.

• Weinig control en veel vertrouwen!!

• Wij geven aan wat ons gewenste eindplaatje is

• Dus geen kruisjes lijsten!

• Veel sneller dan oude procedure

Samenhangende keuzes

• Bepaalde Applicaties moeten bij elkaar (gekoppeld): – 1. EA: Gegevensdistributie, Gegevensmagazijn, Service bus, BAG, BGT, WOZ

moeten bij elkaar – 2. EA: DMS / zakenmagazijn / KCC / sjablonen moeten bij elkaar – 3. Financieel pakket bij voorkeur sterk gekoppeld aan 1 – Vergunningen- subsidies bij voorkeur koppelen aan 2 – Soc. Zak, Burgerzaken/GBA pakket bij voorkeur in sterk gekoppeld aan 1 – Personeelsadministratie voorkeur gekoppeld aan GBA en financiën aan 3 • Tijdverantwoording en -registratie gekoppeld aan 3

• Geen noodzaak tot koppelen: – Toegangscontrole aan 3

• Geen keuze / monopolist – Website / digitaal loket / KCC – Belastingen naar SVHW

• Nu geen keuze / weet nog niet – Beheerpakketten, overige

4. Groeps Toestand

5. Kennis en kunde

6. Groeps-gevoel

7. Groeps-gedrag

2. Groep-kenmerken

1. Teamleden Bio

T

C V G

PK

3. Situatie / omgeving

8. Individu-eel resultaat

9. Groeps-resultaat

Rollen van Belbin Taken, verantwoordelijkheden bevoegdheden

Gerealiseerde Planning (1)

Gerealiseerde Planning(2)

Nieuwe applicaties

• De kernapplicaties zijn uiteindelijk aanbesteed bij

Centric: Key2financiën, Key2datadistributie,

Key2burgerzaken, GWS4All, Key2betalen,

Key2jongerenmonitor.

• Verder wordt ADP gebruikt voor salarissen,

Oranjewoud voor beheersystemen, Vicrea voor BAG

en GIS, Squit-XO voor de WABO, Decos voor het

DMS/zakenmagazijn en SIM voor de website.

Wat ging er goed

• Projectmanagement en projectleidersoverleg

• Financiële sturing

• De plannen en de Soll-architectuur

• Goed inkoop-team

• Besluitvaardigheid, ruimte voor actie, werklust,

pragmatisme, haarlemmeroliebudget, flexibiliteit

• Goede sfeer bij medewerkers, wijzigingen in

projectstructuur, wederzijds respect en vertrouwen,

mandaat

• De belangrijkste leverancier (Centric) als partner

Wat ging er minder

• Het feitelijke kernteam is klein en kwetsbaar

• Deel-projectleiderskwaliteiten

• Gegevens van medewerkers niet op orde

• Hoog ziekteverzuim: niet iedereen kan tegen het gemis van

structuur en perspectief

• Soms teveel deelprojecten waarop we zelf de regie wilde

voeren

• Contracten opzeggen

• Niet gestructureerd testen

Voorstraat 88 4153 AN Beesd

T: 31 (0)655 172.931 E: info@nativeconsulting.nl www.nativeconsulting.nl

Native Consulting BV

Native is toonaangevend en vernieuwend in het verbeteren van

bedrijfsstrategie, bedrijfsvoering, informatievoorziening, ICT

én de bijbehorende operationele processen.

Native is praktisch en resultaatgericht en maakt gebruik van

visualisaties om ook directies, het college en de gemeenteraad in

deze processen te betrekken. De visualisaties zorgen voor

verbinding en overzicht.

Native is onderscheidend in het delen van informatie en het

verbinden van haar klanten; door gemeenten voor gemeenten.