Nieuwe presentatie huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Digitaal Ontsluiten BouwarchiefGemeente Arnhem

VIAG Congres 2008Dinsdag 2 december; 10:15-10:55Sprekers:Bas Kooter (namens Arnhem)Paul vd Weijde (Redora)

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Even voorstellenBas Kooter, IXXI BV, Zoetermeerwww.ixxi.nl, b.kooter@ixxi.nl, 06-53791865, bas.kooter@arnhem.nl

Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IMGeeft presentatie namens de gemeente Arnhem

Projectleider gem. Arnhem- Inrichting Midoffice (sep 2006 aug 2008) Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 Q3 2009)

Ervaringsgebieden- ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN- Ruimtevaart: ESA/ESTEC- Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI- Gemeente: Arnhem

Zie linkedin voor volledig profiel: http://www.linkedin.com/profile?viewProfile=&key=1232396&trk=tab_pro

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Agenda-onderdelenIntroductie

Situatieschets (waarom, problematiek)

Het bouwarchief (tijdsbeeld)Papieren dossiersRegisters (papier en digitaal)

Het totale proces (partijen, activiteiten)Archief: Herstructurering en registratieScanfabriek: Groeperen, Scannen, InpakkenICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting

De projectplanning (fasen, mijlpalen)Analyse: volumeberekeningen, planvorming1 meter pilot: aantonen dat het kanUitbouw digitale infrastructuurInrichting ScanfabriekScannenOntsluiten

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

De situatie - 1Stadhuis

Stadskantoor

Gelders Archief

410m (1917-1979)43m (1980-1989)720m (1945-2008)BWL LoketArchieven op 3 locaties

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

De situatie - 2Stadhuis

Stadskantoor

1000 mGelders Archief

Afstand tussen loket en archief was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren410m (1917-1979)43m (1980-1989)720m (1945-2008)BWL LoketVerbeterde Dienstverlening met nFrontofficeArchieven op 3 locatiesHet BWL Loket van het stadskantoor naar het stadhuis

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

De situatie - 3Stadhuis

Stadskantoor

Gelders Archief

KaartenRegisterRegisterMais FlexisRegister410m (1917-1979)43m (1980-1989)Kaarten(45-89)AIV(90-98)BWT(98-08)720m (1945-2008)BWL LoketNiet alleen dossiersMaar ook registers!

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

ArchievenSecretarie (stadhuis) (19801989 = 43m)Gelders Archief (19171979 = 422m)Bouwarchief (stadskantoor) (1945 2008 = 717m)

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 1Meerdere archieven met papieren dossiers

(deels overlappend)Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers(zowel operationeel als historisch)(zowel in digitale als papieren vorm )191719451980199020002008

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 2Secr.Adm (1980-1989)191719451980199020002008BWT (1998-heden)AIV (1990-1998)Blauwe Kaarten(1945-1990)MAIS Flexis (Gelders Archief)(1917-1979)Gelders Archief(1917 1980 = 410m = 274m + 136m)(Originele Bouwdossiers)Secretarie(19801989 = 43m)(Stadhuis)Docman (postregistratie) (1987-heden)Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z)(19452008 = 717m)(Stadskantoor)

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Aspecten + Doelstelling + MiddelenArchiefBeheerders

Afdeling DIV

Gelders ArchiefHandjesvoor deVoor- en Na-Bewerking,Scannen en Data-entry

PresikhaafSoc.Inst.ICT

Redora

ICT Arnhem

OraclePlatformBouwinspecteursHandhaversBelastinginsp.JuristenBWL Loket

BurgersMakelaarsNotarissen~ 800 m PapierDigitale Ontsluiting!!!!!Eind GebruikersHl vl werkHistorie1917 2008Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methodenVolume Kosten Eentonig werkKwaliteit ! ?Zoeken op adresOntsluiting van registers n dossiersAansluiting tussen tijdvakken regelenInfo huish. Arnhem Technologie / innovatieErst InternOplossing ToetsenBijsturenGoed GevoelDn Extern

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Fasen en mijlpalen (1)Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4200720082009AnalyseStart1 m aanpakGO !PilotICTVIAGWat moet er gebeuren om n meter papier digitaal te ontsluiten!?We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

En meter aanpak: volledige cirkelPapieren Dossiers

Herstructurering(tijdvakken)+VerbeterdeRegistratie

RegistersmetInfo over archiefInfo over dossiersData-entry

Indelen in categorieen

Scannen

Inpakken inzuurvrijMateriaalDigitaleDocumenten(PDF,TIFF)Zoek n vindtDigitaal RegisterDIVV&HJZWOZBWL

MakelaarNotarisBurger.De sociale werkplaats kan het!Het beoogde mechanisme werkt!~ 800 m PapierDigitale Ontsluiting!!!!!Eind GebruikersHl vl werk

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Herstructurering + RegistratiePRE-AIVAIV (20%)BWT (30%)Van Alfabetisch gesorteerd: 45-08Naar 3 tijdvakken: 45-90-98-08

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

De scanfabriek bij Presikhaaf

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Gerealiseerd procesStadskantoor

Stadhuis

Gelders Archief

Scanstraat

BouwarchiefSecr. ArchiefArchiefDIVBalieBalieScannen

Scan gereedArchief gereedKlantcontactPapierenDossiersPapierenDossiersDigitaleDossiersDigitaleDossiers

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Fasen en mijlpalen (2)Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4200720082009AnalyseScannenBWTAIVSAPREInternContractenExternOntsluiting eindgebruikersStart1 m aanpakGO !PilotEnvelopICT-ontwikkelingInrichten ScanfabriekHerstructurering / RegistratieMigratieVerbeteringenVIAG

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

De totale infrastructuur details RedoraPapieren Dossiers

Herstructurering(tijdvakken)+VerbeterdeRegistratie

RegistersmetInfo over archiefInfo over dossiersDigitale Infrastr.Scan fabriek~ 800 m PapierEind GebruikersDIVV&HJZWOZBWL

MakelaarNotarisBurger.

RedlineGegevens magazijnZaken magazijnUCM

Documenten magazijnOracleDocumentCaptureScannenIndelen met barcodevellenArchief gereed makenIn- en uitklaren

huisstijl

Digitaliseren Bouwarchief

Resum van de projectaanpakNadruk op ontsluiting ipv op digitaliserenVanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen

Vanuit contextInzicht in archieven en registers in de tijdVolumes kosteninschatting

Iteratief full-life-cycle procesEn meter aanpak !!Eerst kleinschalig opschalen na succesAltijd alle partijen bij begin elke stap betrokken

Realisatie expliciet onder regie van de gemeente:Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden)Ontsluiting staat voorop ICT is de sleutel !Het scannen is alleen heeeel veeeel werk

huisstijl